ACA 合规的挑战

ACA合规性的挑战 有关组织如何管理ACA报告的数据 我们的研究数据表明，许多组织发现ACA依从性难以做到，繁琐且耗时。尽管他们尽了最大的努力，但组织经常因延迟或不准确的申请而面临美国国税局的罚款。美国国税局的一封信往往是对组织的粗鲁震惊。大多数组织认为他们完全合规，但调查数据显示，大约四分之一的人收到了美国国税局的处罚函。 ACA合规的挑战只会变得更糟。IRS诚信期已经结束。不仅如此，除了拥有自己的ACA法规的五个州之外，包括康涅狄格州，夏威夷，马里兰州，明尼苏达州和佛蒙特州在内的其他几个州也在考虑增加州一级的ACA法规 。 Thisstudydrawedonthreesourcesofdata:asetoffocusgroups,asurveyofprofessionalsinvolvedinACAcompliance,andanonymousinformationfromTrusaic’sdatabaseofpenaltyletters.Thestudyreimportswhatorganizationsaretocomply 以及他们可以做些什么来缓解合规方面的挑战。 2023年3月 执行摘要 我们的研究数据表明，许多组织发现ACA合规性难以做到、乏味且耗时。尽管他们尽了最大的努力，组织通常会因为迟交或不准确的申请而面临美国国税局的罚款，如果他们聪明的话，他们会有争议，因为通常有可能让他们减少-尽管随着“善意救济”期的结束，美国国税局可能会更严厉地对待雇主。 遵守ACA的难度因行业而异。那些拥有大量低薪，工时可变的员工以及在公司赞助的健康计划中参与度低的人尤其面临风险。 ACA合规性的挑战是确切的，因为负担通常主要取决于组织中的单个人，并且很难找到诸如如何对各种员工情况进行编码之类的问题的答案。 具有ACA合规性经验的人力资源专业人员强调，需要仔细检查所有数据（最好每月一次，而不仅仅是在年底），与专家建立网络，获得正确的软件并将工作外包。 ACA令人困惑。 “我必须阅读和重读事物才能理解它们。” Introduction 尽管许多组织在ACA合规方面面临挑战，但关于该主题的研究相对较少。我们已经与焦点小组合作填补了这一空白，一项调查旨在了解组织如何应对合规性以及他们可以做些什么来使事情变得更容易，以及来自Trusaic的惩罚响应内部研究的数据。 这项2023年调查收集了244名参与ACA合规的专业人士的数据。定量数据补充了来自三个焦点小组的资格数据，这些数据深入研究了ACA合规的实际问题。来自Trusaic的ACA专家的访谈提供了更多关于为什么合规会很困难的见解。 这项研究为读者提供了有关其他组织如何管理ACA合规性的数据，并提供了有关如何改进流程的见解。 ACA合规性的负担有多大？ 很容易理解《平价医疗法案》的目标，但是对于雇主来说，问题是遵守法规有多麻烦。超过一半的受访者认为这有点负担，另有21％的受访者认为这过于负担。只有27％的人说这不是负担。 合规的难度因雇主的业务性质而异。只有少数合格工人的雇主会快速而直接地找到合规性。那些有大量合格工人和高流动率的人面临着巨大的困难。特殊情况，例如处理合并和收购也可能产生额外的复杂性，使合规性尤其繁重。 焦点小组洞察: 感觉不知所措 对于ACA合规问题特别苛刻的人力资源专业人士来说，他们感到不知所措并不少见。 对于发现ACA合规具有挑战性的专业人士来说，他们并不孤单，这对许多组织来说确实是一项艰巨的任务 。这项研究着眼于导致这些负担的原因，并揭示了减轻负担的策略。 您对《平价医疗法案》(ACA)的报告要求有何看法？ 20.5% 27.0% 不沉重的负担有点沉重的负担 52.5% ACA合规的负担定量地表现在合规所需的小时数上。几乎70%的人每年在ACA合规上花费超过80个小时-而且很容易低估所涉及的小时数，因为对数据的持续检查全年都在消耗时间。 跟踪所涉及的时间点是为决定投资更好的软件或外包解决方案是否有意义提供基础。任何在ACA合规方面花费超过80小时的人力资源专业人士都可以很好地证明外包投资会有积极的回报。此外，所涉及的劳动力成本并不是外包的唯一原因，更有说服力的原因是降低罚款的风险，这是我们在本白皮书稍后将深入探讨的主题。 焦点小组报价： 第二双眼睛 “当你填写提交时，可能会有很多自我怀疑。有第二双眼睛来审查数据真的很有帮助。” *注意：为了简洁和保持匿名，对报价进行了编辑 估计您的组织在一年中在ACA合规性上花费了多少小时 ？ 下图显示了受访者强调的一些特定的耗时活动。 30% 30% 25% 22% 20% 20% 15% 12% 12% 10% 5% 0% 少于40小40-8081-160161-240241-320超过320小 5% 什么活动最耗时？ 检查所有信息是否正确 教育员工 %的受访者 1095-C制备 时小时小时 小时小时时 理解复杂的规则 为什么合规这么难？什么需要这么多时间 ？ Thereisnosinglereasonwhycomplianceisburn-densome.Theproblemarisesfromthemanydifferentactivities,respondentsreportsthatthemainthemeswere: •检查数据 •软件问题 •确保表格填写正确 •确保准确记录变更 •管理异常 大量的双重检查 由于需要具有非常高的数据准确性，负责合规性的人花费了惊人的时间检查和重新检查数据。 有些人会自己检查1095表格，以确保每个表格都是正确的。 •理解代码 跟上不断变化的规则输入信息处理负担能力规则 对于主要是白领工人或高薪全职受薪工人的组织来说，遵守ACA法规相对容易，这些组织立即提供健康保险。对于工资较低的可变工时工人的组织来说，这很难参与组织的健康计划。 在调查中，略超过一半的受访者表示合规很容易或很容易，而重新维护者报告的难度适中，困难或非常困难。 要点是，对于许多拥有多样化和/或低时薪劳动力的组织来说，合规是一个困难的过程，需要必要的努力才能正确。 遵守ACA法规有多难？ 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% 非5常%困难 40% 9% 16% 31% %的受访者 45% 接下来最常见的合规问题是确定ACA负担能力和其他州要求。五个司法管辖区（加利福尼亚州，新泽西州，罗德岛州，华盛顿特区和马萨诸塞州）的ACA报告要求高于联邦政府的要求。 您的组织面临哪些潜在的合规性问题？（选择所有适用的问题 ） Whydosomanyorganizationsfindcompliancedifficultorverydifficult?Therearemanychal-lenges,almosteveryrespondenthadtheirownangleonwhatwasmakingithard,thecommonthemeswere: 员工分类错误 55% 43% 16% 14% 20% 27% 30% 43% 确定ACA负担能力 等。其他状态ACA报告要求 1095-C编码不当 •规则不明确 •如此多的元素跟踪 •复杂的情况 •需要检查编码 •时间的量 •事实上，它是在一个非常繁忙的时间完成的 •缺乏工作人员来做这件事 •The紧迫的最后期限 挑战的数量和范围告诉我们，对于负责合规的人来说 ，没有一个简单的解决办法。他们需要支持，以及正确的流程和技术，才能正确完成工作，并及时完成提交。 最常见的合规问题是员工分类错误等（见下图）。超过一半的受访者遇到过这个问题。 实施了错误的测量方法应用奇偶校验规则 脏数据索赔 有限公司 非评估期 短时间表 在某些情况下，完成ACA提交所需的数据直到提交到期前几周才可用。由于该时间线已经处于一年中的繁忙时间，因此该时间线造成的压力加剧。 0%10%20%30%40%50% 60% 根据受访者的说法，这些问题的根本原因包括： •复杂的规则和更改的规则 •所涉及的繁琐工作 •获取准确数据的难度 •缺乏培训 •差的软件 在数据的保险提供商的摆布 “保险公司要到1月底才能给我提供数据，这并没有给我太多时间。” 寻求减轻ACA合规负担的组织需要花时间来解决这些根本问题。这不仅仅是通过更加努力或“更加小心”就可以解决的诉讼。虽然并非所有的ACA软件都是精心设计的，但值得注意的是，人们将“糟糕的软件”视为问题的原因之一可能是他们对软件的期望过高。在很大程度上取决于正确的流程，对复杂法规的理解以及出色的执行力。仅靠软件无法解决组织的ACA困境。 组织如何应对合规性挑战？ 如下图所示，确保ACA合规性的三种最常见的方法是： •包含在工资单中 •内部ACA合规团队 •外包给ACA合规供应商 请注意，这些不是相互排斥的，组织通常会外包恭维 缺乏编码的答案 “政府中没有人可以回答问题。我们有顾问，但他们也无法回答我们的问题。没有人可以打电话检查哪个代码是正确的。” ，但仍然有一个内部团队。 您如何确保ACA合规性？（选择所有适用的选项） 44% 51% 50% 40% 25% 32% %的受访者 30% 23% 20% 10% 外包给会计师 外包给保险经 纪人 外包给ACA 合规供应商 内部ACA 规团队 包括 与工资 Other 2% 0% 合 单 这是孤独的工作 在许多情况下，组织中只有一个人处理ACA合规性。这给该个人带来了很大的压力，以管理该工作量，并且这样做不会犯任何错误。 只有41%的人支持组织，当他们与美国国税局发生争执时，这是他们最需要的时候。 组织的要点是，在选择供应商时，重要的是检查他们提供的服务范围。鉴于许多组织在ACA合规性方面面临的困难，他们将需要一个在所有服务中提供出色支持的供应商。特别地，焦点小组的参与者表达了他们对能够获得 他们需要从供应商的主题专家。 最成功的两个行动是建立一个专门的内部团队和外包给ACA合规专家（见下图）。很可能，这些解决方案成为首选的原因是，如果做得好，它们将解决两个主要的恭维挑战：确切地知道在所有情况下该做什么，并能够完美地执行。 哪些操作帮助您的组织管理ACA合规性？（选择所有适用的操作） 32% 发展专门的内部团队 外包给ACA合规专家ACA合规软件 发展专门的外部团队 59% 30% 40% 60% 50% 40% %的受访者 30% 如果您的组织收到供应商的帮助，他们提供哪些服务？（选择所有适用的服务） 47% 46% 41% 45% 29% 50% 45% 40% 35% 30% %的受访者 25% 20% 15% 10% 5% 0% 20% 10% 专用支持双重检查和 与工资福利、时间和出勤的整合 关于ACA合规性的优秀教育 在与美国国税局发生争执的情况下支持我们 装饰形式和形式填充物 0% 供应商提供哪些支持？ TheACAsupportorganizationsgetfrommostvendorsisundermining.Fothanhalfof-ferdedicatedsupportforverifingACAaccuracy,whichisoneofthebiggestburnersorganizations 大多数组织是否合规？ 有多少人收到国税局的来信？ 尽管有负担和挑战，但超过四分之三的受访者有信心或非常有信心（即，至少有8/10），他们符合100％ACA。这些组织感到自信的事实可能反映了数量 他们付出了巨大的努力，而这一努力可能是由于害怕受到惩罚。 对于这种积极的发现，有一个警告。四分之一的受访者表示，他们已经被美国国税局审计了潜在的ACA不合规。收到美国国税局来信的受访者中有80％对他们的合规充满信心或非常有信心(即，10分中的8分或 以上)。根据