ACA 合规在家庭医疗保健中的挑战

ACA合规性的挑战家庭医疗保健 有关组织如何管理ACA报告的数据 家庭保健领域的人力资源领导者在ACA合规方面面临严峻挑战。家庭医疗保健是NAICS类别“医疗保健和社会援助”的一部分，Trsaic的合规处罚数据集表明，该类别是受处罚最严重的行业之一。数据集有局限性，它不包含所有ACA惩罚的数据，只有Trsaic知道的数据。尽管如此，考虑到该行业的性质，这一发现是可信的，特别是在家庭医疗保健的情况下，那里有许多相对低薪的可变工时工人。如果你在这个行业，那么你知道完全符合ACA是一个巨大的挑战。 尽管尽了最大的努力，但组织经常因不遵守规定以及延迟或不准确的申请而面临IRS的罚款。IRS的来信通常会对组织造成粗鲁的震惊。 2023年5月 大多数组织认为他们是完全令人满意的，但调查数据显示，在所有行业中，大约有四分之一的人收到了美国国税局的处罚函。我们的数据表明，家庭医疗保健的数量甚至更高。 在家庭医疗保健中，一个不可低估的问题是并购的影响 。每次合并或收购都会在合并数据和集成系统时产生复杂性。这不仅耗时，而且还为错误潜入创造了许多机会 。不幸的是，ACA合规是一项在发生错误时无法原谅的活动。如果合并或收购后的复杂性导致雇主未能达到提供最低基本保险的95％门槛，并且没有提供有资格获得保险的一名员工，则罚款将按员工总数计算近3,000美元。 由于ACA立法的复杂性，有很多误解的机会。例如 ，对于有自筹资金计划的组织来说，很常见的是，如果他们有至少50名全职同等员工，他们只需要报告 ，而即使不到50岁，他们也需要报告所有登记的员工。 如果人力资源部门没有获得好的建议，那么这些错误很容易发生，我们的焦点小组的发现之一是，许多人力资源部门并不容易获得好的建议。缺乏对人力资源的支持会产生重大的责任风险。 ACA合规性的挑战只会变得更糟。IRS的诚信期已经结束 。不仅如此，除了拥有自己的ACA法规的五个州之外，包括康涅狄格州，夏威夷，马里兰州，明尼苏达州和佛蒙特州在内的其他几个州也在考虑增加州级ACA法规 。 这项研究利用了四个数据来源：一组焦点小组，对参与ACA合规的专业人员的调查，对ACA合规专家的访谈以及Trusaic的惩罚信数据库中的信息。该研究揭示了组织正在采取哪些措施来遵守ACA，使其如此困难，以及他们可以做些什么来缓解合规挑战。 执行摘要 我们的研究数据表明，许多组织发现ACA合规性难以做到、乏味且耗时。尽管他们尽了最大的努力，组织通常会因为迟交或不准确的申请而面临美国国税局的罚款，如果他们聪明的话，他们会有争议，因为通常有可能让他们减少-尽管随着“善意救济”期的结束，美国国税局可能会更严厉地对待雇主。 遵守ACA的难度因行业而异。那些拥有大量低薪，可变工作时间的员工，以及参与公司赞助的健康计划的人尤其面临风险。Trsaic的惩罚数据集显示，家庭医疗保健是最受惩罚的行业之一。这个行业有许多挑战，包括收集准确数据的困难，这意味着他们缺乏ACA合规的必要基础。 ACA合规性的挑战是确切的，因为负担通常主要取决于组织中的单个人，并且很难找到诸如如何对各种员工情况进行编码之类的问题的答案。家庭医疗保健行业有一些不常见且难以预测的薪酬做法，例如按日计酬或随叫随到的员工，ACA对此类员工有特殊的规定，负责合规的人需要了解这些规定。 具有ACA合规性经验的人力资源专业人员强调，需要仔细检查所有数据（最好每月一次，而不仅仅是在年底），与专家建立网络，获得正确的软件并将工作外包。 Introduction 家庭保健领域的人力资源领导者在ACA合规方面面临严重的挑战。家庭医疗保健是NAICS类别“医疗保健和社会援助”的一部分，Trsaic的合规处罚数据集显示，该类别是受处罚最严重的行业之一。数据集有局限性，它不包含所有ACA处罚的数据，只有Trsaic知道的数据。尽管如此，考虑到该行业的性质，这一发现是可信的，特别是在家庭医疗保健方面，那里有许多相对低薪的可变工时工人 。如果你在这个行业，那么你知道完全符合ACA是一个巨大的挑战。 尽管他们尽了最大的努力，但组织经常因不合规和延迟或不准确的申请而面临美国国税局的罚款。美国国税局的一封信往往是对该组织的粗鲁震惊。大多数组织认为他们完全合规，但调查数据显示，在所有行业中，大约四分之一的人收到了美国国税局的处罚函。我们的数据表明，家庭保健的数量甚至更高。 在家庭医疗保健中，一个不可低估的问题是合并和收购的影响。每次合并或收购都会在合并数据和整合系统时产生复杂性。这不仅耗时，而且还为错误蔓延创造了许多机会。 不幸的是，ACA合规是一项在错误方面无法原谅的活动 。如果合并或收购后的困境导致雇主未能达到提供最低基本保险的95％门槛，并且没有提供有资格获得保险的一名雇员，则罚款将近3,000美元乘以雇员总数。 本研究报告重点关注一般雇主和特别是家庭保健组织所面临的ACA合规挑战。该报告借鉴了处理ACA的人力资源专业人士的焦点小组，对244名人力资源专业人士（所有行业）的调查，Trusaic的罚款数据集以及对ACA合规专家的访谈。 该报告提供了有关组织如何处理ACA合规性，如何降低处罚风险以及未来前景的见解。 ACA合规有多难？ 下图中引人注目的数据点是，27%的受访者（在所有行业中）表示ACA合规性并不令人负担。这些雇主可能有相对较高的工资，全职，白领雇员，所有这些人都得到了健康保险。家庭保健中的劳动力是相当不同的,并且预期该行业中的许多人将发现合规性非常繁重。 从数据中可以清楚地看出，ACA合规的难度因行业和劳动力的性质而异。只是从家庭保健中选取一个例子，工人通常工作多个角色。 这增加了每月汇总该员工的工资单数据的复杂性。甚至在某些情况下，员工在指定的全职角色中做一些工作 ，而在指定的兼职角色中做一些工作，并且系统需要足够复杂才能正确地进行处理。 您对平价医疗法案(ACA)的报告要求有何看法？ 数据来自所有行业 52.5% 27.0% 20.5% 不沉重的负担有点沉重的负担 ACA合规的负担定量地表现在合规所需的小时数上。近70%的人每年在ACA合规上花费超过80个小时-而且很容易低估所涉及的小时数，因为不断检查数据，这一年四季都在消耗时间。 Eachemployershouldgothroughtheexerciseofestimatingthehoursittakestocomp-plybecausethatprovidesthebasisforabusinesscaseininvestmentinbettersyes-tems,processing,oroutsourcing.Somefocusgroupparticipantsmade •将峰值努力的周数乘以每周小时数 •加上今年剩余时间的类似估计 即使是粗略的，对合规所涉及的时间进行估计，也是做出正确决定以寻求支持的第一步。 任何在ACA合规方面花费超过80小时的人力资源专业人员都可以很好地证明，外包带来的投资将获得积极的回报。此外，所涉及的劳动力成本并不是外包的唯一原因，更有说服力的原因是降低罚款的风险，这是我们在本白皮书后面将深入探讨的主题。 估计您的组织在一年中在ACA合规性上花费的时间。 小于 40-80 81-160 161-240 241-320 超过 30% 5% 12% 12% 20% 22% 30% 25% 20% %的受访者 15% 10% 5% 0% 为什么合规这么难？ 为什么这么多组织发现合规很困难？有很多挑战，几乎每个调查的受访者都有自己的角度来看待困难的原因 ，共同的主题是： •规则不明确 •如此多的元素跟踪 •复杂的情况 •需要检查编码 •时间的量 •事实上，它是在一个非常繁忙的时间完成的 •缺乏工作人员来做这件事 •紧迫的最后期限 挑战的数量和范围告诉我们，对于负责合规的人来说 ，没有一个简单的解决办法。他们需要支持，以及正确的流程和技术，才能正确完成工作，并及时完成提交。 家庭医疗保健的大部分困难来自分散的劳动力。许多可变工资的工人都在为客户服务，所以让他们完成管理任务并不总是容易的。关于ACA合规性，有必要能够证明所有符合条件的员工都被提供了特权，但是很难让不在中心位置的工人返回确认他们已经拒绝覆盖的表格。 除了更常见的工资或小时工资结构外，家庭医疗保健通常每天支付一些工作。毫不奇怪，ACA在电话或其他方面有特殊规定 40小时小时小时 小时小时 320小时 数据来自所有工业5 可预测的时间，典型的每日就业。一个不符合这些特殊规则的人力资源专业人士可能会与之冲突。这只是家庭保健人力资源的另一个挑战。 家庭医疗保健的一个特点是用于调度和跟踪时间的系统通常专门用于该行业。因此,它们可能不具有用于充分捕获和报告ACA合规性所需的数据所需的特征。缺乏强大的软件是所有行业参与者的问题焦点-提到的十个 ，软件问题在家庭医疗保健中尤其严重。 就软件不能胜任任务而言，这在软件没有为您提供所需的信息的意义上是显而易见的，因此您必须手动完成工作。更棘手的问题是，软件可能看起来工作，但实际上犯了一些错误，例如，它如何跟踪员工工作时间处理不当。你可能不知道有一个错误，直到几年后，当美国国税局检测到错误并发送罚款信。 接下来最常见的合规问题是确定ACA负担能力和其他州要求。五个司法管辖区（加利福尼亚州新泽西州，罗德岛州，华盛顿特区和马萨诸塞州）的ACA报告要求高于联邦政府的要求。 您的组织面临哪些潜在的合规性问题？（选择所有适用的问题 ） 55% 20% 16% 0 20%30%40%50%60% 14% 27% 30% 43% 43% 员工分类错误 确定ACA负担能力 等。其他状态ACA报告要求 1095-C编码不当 实施了错误的测量方法应用奇偶校验规则 在介绍中，我们提到了家庭医疗保健领域并购的挑战 。两个具体的数据挑战是处理不同的数据格式，所有这些都需要协调，以及捕获历史信息的需要。在大型 %10% 非评估期 脏数据索赔有限公司 系统集成的匆忙中，历史信息很容易丢失。 在所有行业中，最常见的恭维问题是员工分类错误（见下一个图表）。超过一半的受访者遇到过这个问题 。 数据来自所有行业 应对合规性挑战的选项 雇主有几种解决合规问题的选择，这些选择并不相互排斥。一种选择是依靠内部团队，虽然这可以成为解决方案的一部分，但有复杂的ACA合规问题的雇主不应该仅仅依靠这一点，除非他们愿意对这个团队进行认真的投资。 其他支持选项包括各种类型的外包供应商。了解外包供应商的重要一点是他们的能力 四分之一的受访者表示，他们已经接受了美国国税局的潜在ACA违规审计。 支持ACA合规性差异很大。例如，雇主通常可以依靠保险经纪人来设计合规的计划。然而，如前所述，制定合规计划对于家庭医疗保健行业的人来说并不是一个大问题。更大的问题是数据收集和法规解释。雇主需要确保与他们合作的特定外包供应商具有处理家庭医疗保健行业面临的特殊困难所需的技能。 如下图所示，确保ACA合规性的三种最常见的方法是： •包含在工资单中 •内部ACA合规团队 •外包给ACA合规供应商 请注意，这些不是相互排斥的，组织通常会外包恭维 ，但仍然有一个内部团队。 ACA合规专家（请参见下图）。这些解决方案之所以成为首选解决方案，是因为如果做得好，它们将应对合规的两个主要挑战：确切地知道在所有情况下该做什么，并能够完美地执行。 WhatactionshavehelpedyourorganizationmanageACAcompliance?(Selectallthatapply) 您如何确保ACA合规性？（选择所有适用的选项） 60% 57% Current方法 未来的方法 50% 40% 44% 51% 40% %的受访者 30% 20% 10% 32% 23% 19% 25% 23% 22% 在管理合规方面最成功的两项行