在酒店和食品服务中 ACA 合规成功的策略

ACA合规性在住宿和食品服务中的挑战 有关组织如何管理ACA报告的数据 我们的研究数据表明，许多组织发现ACA合规性难以做到，繁琐且耗时。 对于住宿和餐饮服务的人来说尤其困难。住宿和食品服务行业的组织存在许多陷阱。例如，对于拥有自筹资金计划的组织来说，很常见的是，如果他们至少有50名全职同等员工，他们只需要报告，而即使不到 50岁，他们也需要报告所有注册的员工。同样，有必要证明所有符合条件的员工都得到了保险，但很难让分散地点的年轻工人返回表格，确认他们拒绝了保险 。 2023年5月 住宿和食品服务中ACA合规性的挑战 尽管他们尽了最大的努力，但组织经常因不合规和延迟或不准确的申请而面临美国国税局的罚款。美国国税局的一封信往往是对该组织的粗鲁震惊。大多数组织认为他们完全合规，但调查数据显示，在所有行业中，大约四分之一的人收到了美国国税局的处罚函。我们的数据表明，住宿和餐饮服务的数量甚至更高。 ACA关于住宿和食品服务的规定的一个积极方面是均等规则。从理论上讲，这使得更容易处理辞职并在短时间内重新加入的员工。雇主可能会发现仅在理论上更容易理解的原因是均等规则确实很难理解，因此人力资源可能缺乏正确应用该规则的专业知识。 还有一些令人惊讶的细微差别会影响该行业。有了餐馆 ，你可能有几个地方部分由不同的人拥有。所有权结构会影响您是单独报告每个位置，还是将其视为一个组。这只是这些行业的雇主面临的复杂问题之一，要求他们在理解和应用ACA法规方面拥有不同寻常的专业知识 。 ACA合规性的挑战只会变得更糟。IRS的诚信期已经结束 。不仅如此，除了拥有自己的ACA法规的五个州之外，包括康涅狄格州，夏威夷，马里兰州，明尼苏达州和佛蒙特州在内的其他几个州也在考虑增加州级ACA法规 。 这项研究利用了四个数据来源：一组焦点小组，对参与ACA合规的专业人员的调查，对ACA合规专家的访谈以及Trusaic的惩罚信数据库中的信息。该研究揭示了组织正在采取哪些措施来遵守ACA，使其如此困难，以及他们可以做些什么来缓解合规挑战。 执行摘要 我们的研究数据表明，许多组织发现ACA合规性难以做到、乏味且耗时。尽管他们尽了最大的努力，组织通常会因为迟交或不准确的申请而面临美国国税局的罚款，如果他们聪明的话，他们会有争议，因为通常有可能让他们减少-尽管随着“善意救济”期的结束，美国国税局可能会更严厉地对待雇主。 遵守ACA的难度因行业而异。那些拥有大量低薪，可变时间员工以及参与公司赞助的健康计划的人尤其面临风险 。Trsaic的处罚数据集显示，住宿和餐饮服务的雇主面临特别高的风险。这些行业长期以来一直在努力收集准确的数据，这意味着它们缺乏ACA合规的必要基础。 ACA合规性的挑战是确切的，因为负担通常主要取决于组织中的单个人，并且很难找到诸如如何对各种员工情况进行编码之类的问题的答案。同样，编码在住宿和食品服务中可能特别困难，由于这些劳动力的性质，有很多细微差别会导致麻烦。 具有ACA合规性经验的人力资源专业人员强调，需要仔细检查所有数据（最好每月一次，而不仅仅是在年底），与专家建立网络，获得正确的软件并将工作外包。 Introduction 在Trsaic的ACA罚款数据集中，最有可能收到IRS罚款信的行业团体之一是住宿和食品服务。数据集有局限性，它只涵盖了Trsaic拥有信息的惩罚，然而，这个行业的人可能不会对这一发现感到惊讶。任何时候，如果你有一个相对低薪的员工，那么ACA的合规性就会变得很困难。 ACA关于住宿和食品服务的规定的一个积极方面是均等规则。从理论上讲，这使得更容易处理辞职并在短时间内重新加入的员工。雇主可能会发现仅在理论上更容易理解的原因是均等规则确实很难理解，因此人力资源可能缺乏正确应用该规则的专业知识。 也有一些令人惊讶的细微差别，影响行业。有了餐馆，你可能有几个地方部分由不同的人拥有。所有权结构会影响您是单独报告每个位置，还是将其视为一个组。这只是这些行业的雇主面临的复杂问题之一，要求他们在理解和应用ACA法规方面拥有不同寻常的专业知识。 本研究报告主要关注一般雇主，特别是住宿和餐饮服务机构所面临的ACA合规挑战。该报告借鉴了处理ACA的人力资源专业人士的焦点小组，对244名人力资源专业人士（所有行业）的调查，Trusaic的罚款数据集以及对ACA合规专家的访谈。 该报告提供了有关组织如何处理ACA合规性，如何降低处罚风险以及未来前景的见解。 ACA合规有多难？ 下图中引人注目的数据点是，27%的受访者（在所有行业中）表示ACA合规性并不令人负担。这些雇主可能有相对较高的工资，全职，白领雇员，所有这些人都得到了健康保险。住宿和餐饮服务的劳动力大不相同，预计这些行业中的许多人会发现合规非常繁重。 您对《平价医疗法案》(ACA)的报告要求有何看法？ 数 行业 52.5% 27.0% 20.5% 不沉重的负担有点沉重的负担 据来自所有 四分之一的受访者表示，他们已经接受了美国国税局的潜在ACA违规审计。 ACA合规的负担定量地显示在合规所需的小时数上。近70％的人每年在ACA合规上花费超过80个小时-而且很容易低估所涉及的小时数，因为不断检查数据会消耗全年的时间。 住宿和餐饮服务中的一个常见问题是工人在全职，非全职，可变或季节性方面的错误分类。正确的分类长期以来一直是一个问题，但是，ACA增加了一层复杂性，因为雇主可能会定义全职单向（例如Procedre，每周40小时)，而ACA对它的定义不同(i。Procedres.，平均每周服务30小时)。雇主需要确保在对员工进行分类时遵守ACA规则。难怪住宿和餐饮服务的人力资源领导者很难遵守ACA。 Eachemployershouldgothroughtheexerciseofestimatingthehoursittakestocomplybecausethatprovidesthebasisforabusinesscaseininvestinginbettersystems,processing,orexcourse.Somefocusgroupparticipantsmadethisestimentsby: •将峰值努力的周数乘以每周小时数 •加上今年剩余时间的类似估计 即使是粗略的，对合规所涉及的时间进行估计，也是做出正确决定以寻求支持的第一步。 任何在ACA合规方面花费超过80小时的人力资源专业人员都可以很好地证明，外包带来的投资将获得积极的回报。此外，所涉及的劳动力成本并不是外包的唯一原因，更有说服力的原因是降低罚款的风险，这是我们在本白皮书后面将深入探讨的主题。 估计您的组织在一年中在ACA合规性上花费的时间。 少于40小40-8081-160161-240241-320超过320小 30% 5% 12% 12% 20% 22% 30% 挑战的数量和范围告诉我们，对于负责合规的人来说，没有一个简单的解决办法。他们需要支持，以及正确的流程和技术，才能正确完成工作，并及时完成提交。 在所有情况下，数据收集都是合规的基础，不幸的是 ，住宿和食品服务的雇主因发现这一困难而臭名昭著 。雇用日期和终止日期通常不准确，这破坏了整个合规工作。 25% 20% %的受访者 15% 10% 5% 0% 当员工可以被视为在职员工或新员工时，ACA法规中也有特殊规则。HR需要相当大的专业知识才能正确应用这些规则。 显然，解决方案的一部分是拥有正确的软件，因为尝试处理所有 时小时小时小时 数据来自所有行业 小时时 手动相关数据，但并不是这个行业的所有雇主都有足够的软件来完成这项任务。 为什么合规这么难？ 为什么这么多组织发现合规很困难？有很多挑战，几乎每个调查的受访者都有自己的角度来看待困难的原因 ，共同的主题是： •规则不明确 •如此多的元素跟踪 •复杂的情况 •需要检查编码 •时间的量 •事实上，它是在一个非常繁忙的时间完成的 •缺乏工作人员来做这件事 •紧迫的最后期限 在所有行业中，最常见的合规问题是员工错误分类（见下图）。超过一半的受访者遇到过这个问题。 接下来最常见的合规问题是确定ACA负担能力和其他州要求 。五个司法管辖区（加利福尼亚州，新泽西州，罗德岛州，华盛顿特区和马萨诸塞州）的ACA报告要求高于联邦政府的要求。 您的组织面临哪些潜在的合规性问题？ （选择所有适用的选项） 55% 20% 16% 0 0%30%40%50%60% 14% 27% 30% 43% 43% 员工分类错误 确定ACA负担能力 等。其他状态ACA报告要求 1095-C编码不当 实施了错误的测量方法应用奇偶校验规则 脏数据索赔 有限公司 %10% 2 非评估期 数据来自所有行业 应对合规性挑战的选项 雇主需要确保与他们合作的特定外包供应商具有处理住宿和餐饮服务人员面临的特殊困难所需的技能。 如下图所示，确保ACA合规性的三种最常见的方法是： •包含在工资单中 •内部ACA合规团队 •外包给ACA合规供应商 请注意，这些并不是相互排斥的，组织通常会将合规性外包出去，但仍有内部团队。 您如何确保ACA合规性？（选择所有适用的选项） 51% 23% 25% 32% 44% 2% 50% 40% %的受访者 30% 雇主有几种解决合规问题的选择，这些选择并不相互排斥。一种选择是依靠内部团队，虽然这可以成为解决方案的一部分，但有复杂的ACA合规问题的雇主不应该仅仅依靠这一点，除非他们愿意对这个团队进行认真的投资。 其他支持选项包括各种类型的 外包。了解外包的重要一点是，供应商支持ACA合规性 20% 10% 0% 包括 与工资单 In-houseACA 合规团队 外包 给ACA合规供应商 外包给保险经纪 人 外包给会计师 Other 的能力差异很大。例如,雇主通常可以依靠保险经纪人来设计合规的计划。然而，正如之前所指出的，对于住宿和餐饮服务的人来说，制定一个合规的计划并不是一个大问题。更大的问题是数据收集和ACA法规的解释，以便向IRS提交适当的报告。 数据来自所有行业 在管理合规方面最成功的两个行动是建立一个专门的内部团队和外包给ACA合规专家（参见下图）。使这些成为首选解决方案的原因是，如果做得好，它们将解决合规的两个主要挑战：确切地知道在所有情况下该做什么，并能够完美地执行。 短时间表 在某些情况下，完成ACA提交所需的数据直到提交到期前几周才可用。由于该时间线已经处于一年中的繁忙时间，因此该时间线造成的压力加剧。 WhatactionshavehelpedyourorganizationmanageACAcompliance?(Selectallthatapply) 32% 发展专门的内部团队外包给ACA合规专家ACA合规软件 发展专门的外部团队 59% 30% 40% 60% 50% 40% %的受访者 30% 20% 10% 0% 贵组织未来的合规方法是什么？（选择所有适用的方法） 数据来自所有行业 如下图所示，这些数据揭示了未来组织打算如何处理ACA合规性。大多数依赖于内部ACA合规团队(57%)并外包给ACA合规专家(40%)。毫无疑问，面对复杂ACA情况的组织需要有深厚的专业知识水平，这两种方法是 60% 57% 51% 44% 40% 32% 25 23% 23% 19% 22% In-house 外包 外包 外包 外包 2% Other 2% 50% 40% %的受访者 30% 20% 10% 当前方法未来的方法 实现这一点。 0% ACA 合规团队 ACA合规专家 给会计师 % 给保险经纪人 给工资提供者 从数据中得到的最重要的教训是： •公司依靠工资单的可能性要小得多，目前有51％的公司正在使用这种方法，但只有28％的公司希望将来使用这种方法。 •公司更有可能外包给ACA合规专家，32％的公司正在使用这种方法，但40％的公司