环顾角落 ： 如何出色地担任参谋长

战略与公司财务实践 环顾角落：如何出色地担任参谋长 首席执行官对首席执行官的成功至关重要，同时也可以促进他们自己的职业生涯。以下是掌握这一角色的人的八条建议。 安德鲁·古德曼、波比·约翰逊和康纳·罗奇福德 2023年10月 自现代起源以来在白宫，参谋长（COS）的角色在整个商业世界中激增。这是一个特权职位，可以接触到最高领导层和最紧迫的公司议程，但需要高度关注和独特的技能。正如一位前COS告诉我们的那样，“这是您可以拥有的最艰难的工作之一。” 尽管如此,这个角色的存在理由始终是使校长--通常是首席执行官,但越来越多的其他高管成员--能够执行他们的使命。 在过去五年中，我们每两年举行一次论坛，来自公共和私营部门的200多名参谋长聚集在一起。 通过与他们的对话和随后的研究，我们提炼出了八项实用建议，以帮助参谋长最大程度地发挥角色的影响-无论是对他们所服务的校长还是对他们自己的职业生涯而言 。 1.就工作描述达成一致 COS和委托人应事先明确定义角色的范围和决策权。你会完全控制行政事务吗？你会在领导会议或董事会会议上担任首席执行官的代理人吗？你甚至可以处理特殊项目 ，比如推出一套新的公司优先事项或建立新的职能吗？一位COS告诉我们，与她的常规职责一起运行一个项目可以让她扩展她的职能经验，帮助她结识了更多的同事 ，并使她能够了解该组织的运作方式。 定义职位描述应该是一个迭代的过程，随着委托人的需求和你的才能变得清晰，细化了角色的范围。另一位COS告诉我们：“你必须直接与[委托人]联系起来，知道你所处的空间将会发展。”“你的角色将会改变，业务将会改变，市场也会改变。” COS管理的团队规模是决定角色职责的另一个因素。在许多情况下，COS必须监督（有时是建立）首席执行官的办公室，领导一个多达20人的团队，这可能是一个模糊且政治敏感的职权范围。团队规模可能部分取决于拥有自己的参谋长的高管人数。在这种情况下，用一个面临这种情况的COS的话说，很容易最终“彼此做生意”，所以请确保你专注于校长对组织的战略重点。 首席执行官的COS最终不仅服务于公司的领导者，而且服务于更广泛的管理团队，因此，首席执行官将您的角色参数传达给高级管理人员和更广泛的组织是很重要的。这将有助于使您的职位合法化，并阐明角色的伴随职责和权力范围。 2.建立信任 赢得校长的信任是其他任何事情之外的优先事项。COS通常了解校长最敏感的问题-个人和专业。因此，您需要获得比以前的监督关系更高的信心，几位参谋长告诉我们。这可能需要询问许多澄清问题和 反复进行“感官检查”，以确保您和校长在同一页面上- 经验丰富的高管可能会感到不舒服。 信任对于该角色的一个常见方面尤为重要：担任首席执行官的发声委员会和顾问。通过与组织许多部门的互动，公正的观点得到了完善，你可以很好地对问题提出独特的看法，并在适当的时候甚至挑战首席执行官的想法。鼓起勇气尽早进行此类对话将大大有助于发展相互信任。 透明度是建立信任的基本要素，因此，即使在您担任职务之前，也要与您的校长讨论他们的优先事项和工作方式-以及即将离任的COS（如果有的话）-以确保您了解期望。高度的自我约束和谦逊也是有效的COS的重要品质。一位COS告诉我们：“我一直是以前担任职位的领导者。”“现在我不是，这是一个很大的转变。”另一个人指出，“你的工作不是让自己看起来很好，而是让你的校长看起来很好。." 由于您的有效性部分取决于许多利益相关者的善意，因此您还需要赢得更广泛的领导团队的信任。一位COS告诉我们：“要成为校长的可信赖知己和团队的声音，然后在需要时向校长微妙地提供汇总的“家庭真相”，这是一个困难的平衡。 最后，不要忘记您的校长是人，可能会与我们偶尔遇到的不安全感和疑虑作斗争。一位前政府部长分享说，老板有时需要COS来帮助他们振作起来 艰难的时期，并指出他重视一种他自己的参谋长的幽默。 3.钉你的第一 平稳过渡到这个职位比大多数其他职位更重要，因为组织的领导者从第一天起就会依赖你。“要清楚如何介入；否则，您会产生噪音，”一位COS警告说。我们采访的许多员工负责人谈到了他们的第一个投资者日，董事会会议或市政厅作为高压证明点，他们建议确定（与校长一起）关键的早期里程碑以正确无误。 与实现自己的第一同等重要的是帮助新CEO实现他们的目标。在最近的一篇文章中，我们强调了即将上任的CEO如何充分利用他们的早期角色。1COS必须了解这些最初的优先事项，所以问你的校长，“你希望组织如何看待你 ？”和，“在你离开这个角色的那天，你最失望的是什么没有取得成就？” 4.确保CEO办公室不是孤岛 你的部分工作是作为一个面临巨大时间需求的校长的看门人。然而，保留他们处理优先事项的时间不应该过分孤立首席执行官。相反，COS应该帮助将领导者与组织的其他成员联系起来，并确保他们被视为平易近人。一位COS提到，在她工作的早期，她让自己变得非常引人注目和容易接近。通过亲自出现在办公室，她是团队成员的自然首选 。 1CarolynDewar，ScottKeller，VikramMalhotra和KurtStrovink，“从坚强开始：使您的首席执行官过渡成为更新的催化剂”， 麦肯锡季刊，2022年11月17日。 转弯给了那些同事一种更亲密的感觉与老板的联系。 为了保持这些联系，一些员工负责人帮助他们的校长为组织的不同部分开发沟通渠道，不仅关注互动的规律节奏，还关注他们的质量(比如向获得重大胜利或面临困难时期的员工发送个人信息)。然而，这种交流不能只流向一种方式；校长也应该关注员工的担忧，无论是通过炉边聊天 、早上喝咖啡，还是通过“走在地板上”。." 5.在不玩政治的情况下发挥影响力 作为首席执行官的COS，你有一个超能力：当你打电话时 ，人们会拿起电话。这个角色当然赋予了声望，但随之而来的是在没有明确授权的情况下行使影响力的棘手任务。作为与校长的直接联系，你有“光环权威”，但当你代表自己说话时，当你代表你的老板说话时，你应该清楚。参谋长警告说，不要陷入内部政治泥潭。事实上，COS必须掌握一种微妙的平衡行为，即成为领导团队的一部分，同时保持独立。因此，这个角色可能是孤独的-尚不清楚您可以向谁倾诉-因此，一些员工负责人依靠高管教练作为公正观点的来源。 就像即将上任的首席执行官经常进行“聆听之旅”一样，新的COS也应该广泛接触并与组织不同级别的同事建立关系。这个网络可以使您更好地了解机构的情绪，发展一种“由外在”的观点，然后可以用来帮助校长保持组织的脉搏。 6.磨练你的周边视觉 COS是校长的眼睛和耳朵，帮助他们预测和避免挑战并避免意外。一位COS指出，高级领导者往往只会给老板带来好消息；人脉良好的COS知道并告知他们的校长前线正在发生的事情，无论是好是坏。COS告诉我们 ：“你需要有一个指南针，说明你认为是引起首席执行官注意的‘正确’的东西。”要做到这一点，参谋长需要融合情商，大局思维和注意力。 到细节。 减少意外的一种方法是帮助您的校长将其专业和个人日历 （例如商务旅行和假期）与计划，执行委员会和董事会会议的业务周期保持一致。留出时间-每周，如果不是每天-扫描地平线并为即将发生的重要事件做准备也很有用 。花十分钟在关键董事会会议或全员会议上考虑可能的讨论主题将使您领先于潜在的问题。随着你在角色中的成熟 ，这将成为第二天性。 7.让你自己的角色 虽然外部环境、组织成熟度和校长的优先事项将决定COS角色的范围，但我们采访的参谋长强调了“与你一起扩大角色规模”的重要性。“作为一个COS，你有一个独特的机会来开发对你未来的职业生涯有价值的技能和知识。我们的目标是尽可能广泛和深入。不要回避技术主题，但也不要陷入组织中发生的每一项举措的细节。 尝试在潜入贴近您内心的项目与对您的校长重要的其他事项保持直升机水平之间找到平衡。在任何一天，你都必须决定把重点放在哪里，知道自己的喜好和优先事项将帮助你转向你的激情项目和优势。正如一位当前的COS建议的那样，“COS可以成为变革的使者，同时必须准备好成为整个组织的资源。“你有能力挑战现状，但成功的酋长。 的员工在发挥自己的作用和知道何时走上组织路线之间取得适当的平衡。 8.管理过渡(包括您自己的过渡) 由于COS角色是以关系为导向的，因此新负责人的到来是一个转折点。一些员工负责人成功地过渡到新的首席执行官，但该角色通常是有时间限制的（大约18到24个月）和轮换，部分原因是其要求很高。我们发现，大多数员工负责人倾向于在此时离开组织担任下一个职务。 虽然继续前进可能会让人感觉像是“深渊”，但用一位前COS的话来说，请记住，这个角色给了你无与伦比的组织视角——经验可以帮助你在许多其他职位上脱颖而出。你在任职期间发展的网络对于确保你的下一份工作也是有价值的。至于什么时候开始计划你的下一个角色，一个好的经验法则是在任期结束前的三到六个月开始，把20%的时间花在这项任务上。 在任何过渡中，固有的挑战都是利用即将上任的领导者的热情和即将离任的领导者的经验。您将需要管理所有关键业务活动的移交以及敏感的，以人为本的考虑因素-您可能不想写下但新首席执行官或COS应该意识到的问题。 对于即将上任的校长，继续担任职务的COS应平衡过渡的实际方面与学习即将上任的领导者的工作风格以及如何有效地支持和补充工作。对于即将离任的校长，您应该制定移交计划并记录过去的关键决定。 当你离开这个角色时，抓住机会与组织分享你在任职期间学到的东西。组织可能面临文化转型或战略调整,这可能会影响下一次COS的必要资格,根据您的经验,您的意见将被重视。 COS和校长之间的动态必须谨慎对待，也许比任何其他专业配对都要谨慎对待。尽管角色的可变性和强度使其具有挑战性，但它们也使其令人兴奋。那些巧妙地驾驭任期不同阶段的人可能会在他们面前发现新的职业前景。 安德鲁·古德曼是麦肯锡伦敦办事处的高级合伙人罂粟约翰逊and康纳·罗奇福德是顾问。 作者希望感谢RoseBeauchamp，MichaelBirshan，MarkDominik，SuzanneHeywood，AnnaMoore和StuartShilson对本文的贡献。 版权所有©2023麦肯锡公司。保留所有权利。