合同生命周期管理之旅

合同生命周期管理之旅 白皮书 合同生命周期管理之旅 你读过一本关于商业合同的六字小说吗？这里有一个给你的：“英雄在旅途中。” 是的，这是大多数小说的情节。但这适用于商业合同。谁是英雄？旅程是什么？ 亲爱的读者，英雄是您：负责起草，执行和管理合同的内部律师或法律团队。您正在进行两次合同旅程。首先 ，您从头到尾都签署了每个合同。很可能，您正在进行一次现代化的合同生命周期管理（CLM）方法的旅程。 合同使商业和商业成为可能。它们使人们和组织之间的义务和承诺正式化。它们创造了信任和信心。它们通常为终止或续约提供明确的条款。它们保护您免受混乱，不良行为和厄运。他们是你组织的命脉。 亲爱的读者，英雄是你： 负责起草、执行和管理合同的内部律师或法律团队。 合同充满了令人兴奋的可能性，但它们也有可能带来麻烦。让我们看看合同旅程，看看如何创建更好的合同生命周期管理流程。 定义目的地：合同启动 当您收到合同请求时，您需要迅速采取行动。由您决定合同将您的组织带到何处以及您需要到达那里。 您可能会在会议和电子邮件中询问内部利益相关者的问题。您可能会询问您的团队是否记得类似的合同并寻找旧的示例。 CLM解决方案可以帮助您自动执行此启动过程，它可以收集关键信息并吸引合适的人员开始计划。 如果您拥有正确的支持和强大的文档自动化引擎，某些合同旅程可以开始和结束。使用CLM解决方案，您可以为同事创建常规合同提供自助服务门户。例如，业务领导者可以在不涉及法律部门的情况下完成保密协议(NDA)的模板。您设置了模板，因此没有人可以添加不合适的条款或错过关键条款。. 出发：起草协议 你知道你要去哪里,你有你需要的信息,现在是时候起草合同了,你可以从头开始,或者重用早期的工作产品作为模板 ,并一丝不苟地审查每个条款。 这种方法既耗时又容易出错。您必须寻找模型文档，并且存在使用过时语言或使用不反映当前实践的版本的风险。 CLM解决方案提供AI驱动的文档自动化，以根据过去的工作和指南快速创建合同的最佳版本。它根据您收集的信息生成协议。本草案根据您部门设置的预先批准的模板纳入了所有必需的条款和条件。从那里，您可以根据您的法律和情境知识对其进行审查，以确保其满足业务需求。. CLM系统使起草过程更有效率，并向另一方提供更强有力的草案。 通话端口：谈判和批准 您和您的合同正在进行中！有了坚实的草稿，您可以通过审查，谈判和批准来工作。传统上，法律专业人员通过跟踪文字处理文档中的更改来记录谈判和批准。他们来回发送电子邮件并手动合并来自多方的更改。 使用CLM系统，您可以查看评论和更改的门户。您还可以跟踪合同的状态，任何查看谈判线程的人都可以看到每个更改背后的原因。理想情况下，系统将具有一个工作流工具，您可以将其配置为根据需要发送提醒。您不必通过旧的电子邮件和文档版本来传达理由。 到货:执行 大日子！您已经到了签订合同并将条款付诸行动的时间。恭喜！ 打印机没纸了。扫描仪坏了。所有的笔都是红色或柔和的。这个简单的步骤可以容纳很多摩擦，这可能会减慢执行速度或在新关系中造成挫败感。 通过选择一个CLM系统 自动跟进缺少的签署者 ，您可以简化每个人的工作。 不要在纸上收集签名，而是考虑使用具有支持移动的数字签名功能的系统。通过选择一个自动跟进缺少签名人的CLM系统，您可以简化每个人的工作。 解决：义务和合规性 合同旅程并没有以签名结束。 您已完成的协议只是众多协议中的一项。现在，您需要掌握可能影响协议条款的业务、法律或监管变更。与许多内部律师一样，您可能会手动审查合同并采取措施解决发现的任何违规行为。 对于大多数组织来说，这是一种无效的方法。CLM系统提供完整的产品组合可见性，因此您可以监控您的绩效和资源。它可以跟踪合同义务，并在您可能违约时通知您。它还可以监控交易对手的义务，所以你知道对方是否也不遵守合同。合同组合的这种清晰度可以帮助您为组织带来巨大价值，并简化团队的工作负载。. 经验教训：修订和更新 您的合同从一开始就可能不是完美的或常青的。您如何跟踪续订和到期日期？销售数据进入业务系统以管理帐单和帐户管理流程。但是，供应商协议的流程可能较少。当法律法规发生变化时，您如何进行通用合同修订？ 法律部门不可能连续手动跟踪这些条款。如果你的系统是这样工作的，你可能会坐在过时的条款和到期的合同。使用现代CLM系统，您可以轻松查看影响您条款的关键日期或法规变更。此级别的可见性可确保您的公司保留合同权利，降低风险敞口并保护收入。 下一步是：随着时间的推移发展您的CLM流程 您的合同旅程始于协议的启动，并已在此结束，您的合同处于照常营业的状态。仍然有增长的机会。随着时间的流逝，公司法律部门可以不断改进其CLM系统。 使用正确的CLM解决方案，您可以从手动合同管理 一种复杂的方法，使您能够提供更好的业务合作伙伴关系。 一流的CLM工具可以随着您的业务而成熟。首先，该系统用作中央存储库。然后它变得更聪明，提供更多的洞察力 。最终，您的CLM解决方案可帮助您提供丰富、主动的洞察力，帮助企业做出更好的决策。随着你的方法的发展，你的合同会变得更好。最终，您可以与其他业务系统集成，以实现更好的协作和效率。. 那么，您准备好成为部门CLM旅程的英雄了吗？您准备好开始提高流程效率了吗？使用正确的CLM解决方案，您可以从手动合同管理转向复杂的方法，使您能够提供更好的业务合作伙伴关系。 您已经将目光投向了一个更好的目的地，但是旅程可能充满危险。您的公司的时间，声誉和金钱都处于危险之中。您想独自旅行吗？还是您会选择可以大大加快旅行时间的CLM指南？ CLM帮助您的公司完成整个合同旅程。无论您在此旅程中处于何处，ThomsonReuters都可以帮助您进行改进和优化。从ThomsonReuters了解有关CLM解决方案的更多信息。 ©2023汤森路透TR3428045-05/23