SFT董事会会议纪要
17一分钟苏格兰期货信托有限公司董事会会议日期和时间:2020年6月22日(星期一)地点:通过视频会议嘉宾:伊恩·拉塞尔，主席(IR)安·福兹(AF)比尔·马修斯(BM)波琳·米尔斯(PM)格雷厄姆·沃森(GW)安·艾伦(AA)彼得Reekie (PR)道歉:没有出席者:liz Petrie (LP)卡洛琳Whyteside (CW)手续1 道歉没有道歉。2 董事权益声明书没有宣布新的利益。他们强调了下列兴趣:IR作为苏格兰国家基础设施委员会主席的角色AA作为苏格兰建筑与设计协会主席的角色3 上次会议记录2020年5月5日的董事会会议记录被批准为正确记录。4 行动跟踪器会议注意到已完成的行动和正在进行的行动的时间表。有人指出，将分发关于历史咨询支出的进一步资料。讨论5 经济复苏谘询小组报告苏格兰政府成立了独立咨询小组，就COVID- 19大流行后苏格兰的经济复苏提供咨询，公关部门对该小组于当天早些时候发布的报告发表了评论。公关部表示，他已同意公司向集团提出的建议。 27公关建议，该报告采用经合组织的四个首都框架作为分析苏格兰经济的方式，并概述了报告的一些建议，包括应该对财政框架进行审查。这可能有助于促进投资拉动型复苏，以及报告的其他建议。委员会讨论了该报告，承认其范围和广度涵盖了经济的所有方面，并承认苏格兰政府有责任优先考虑。公关部门表示，该小组正在分析报告中的25条建议，并打算将意见提交给苏格兰政府经济理事会。苏格兰基础设施委员会第二阶段IR为苏格兰基础设施委员会的第二阶段建议提供了一份摘要，就像他最近为苏格兰政府基础设施投资委员会所做的一样。这些文件将于本周晚些时候提交给内阁大臣，并于2020年7月底公布。国际关系委员会表示，有关建议主要包括以下四个方面: 优先考虑基础设施的长期方法 使可持续发展的地方 公营部门与建造业的衔接 苏格兰国家基础设施公司的要求IR建议委员会加强其第一阶段建议，即应由一个独立机构就基础设施战略和挑战政府提供长期建议。该报告亦建议采用跨部门的政府决策方法。《国际咨询》列出了一些推广地点原则的建议，包括将地点的使用列为一项法律规定。咨询委员会获悉，该报告建议苏格兰政府和建筑部门应共同制定一项协定，其中包括提高能力、管道发展、增加劳动力多样性和使摆脱交易采购成为可能的措施。国际关系委员会进一步建议，委员会将指出，它尚未确定目前需要设立一个苏格兰国家基础设施公司。IR结束会议，GW担任主席与苏格兰基础设施委员会联系审计委员会注意到该报告概述了行政长官与个别非执行董事举行的一系列会议所产生的共同主题、证监会工作与审计委员会建议之间已确定的衔接领域的进展以及相关风险和缓解行动。董事会讨论了公司的运营独立性，一个由部长任命的具有治理结构的机构在多大程度上可以完全独立于部长，以及需要考虑是否有任何新的或不断发展的工作领域适合当前的商业模式。 37保密董事会承认，我们共同的主席可能被认为存在利益冲突的风险，并指出，委员会的任何建议都将由所有专员提出。公共关系部门概述了正在考虑的其他接口领域，强调了参与“基础设施优先”的不同领域，以及与政府和行业共同制定恢复计划的当前作用，这将为考虑未来在公共(社会)基础设施交付方面的作用提供信息。公关部建议，关于接口领域的文件将于初夏分发给董事会。会议指出，目前还不清楚政府对国际信息中心第2阶段建议作出反应的时间表，并同意如有必要，应在夏季安排一次额外的董事会议。国际关系委员会重新参加了会议并重新担任主席GW注意到需要减轻对利益冲突的看法，IR对此表示赞同。监控6 业务范围摘要报告委员会注意到关于四个业务领域的报告:基础设施融资和方案;发展和住房;管理和投资，建筑业和交付。公关部建议对总结报告的内容进行了修订，以提供更长远的、战略的业务视角，而不是关注项目7下报告的短期目标。PR邀请对新报告的反馈，然后反馈给领导团队。公共关系部门建议，教育团队与苏格兰政府领导的教育恢复小组就COVID-19开展的工作得到了业界的好评，随着指导方针的更新，预计将在这方面开展进一步工作。公关部证实，共同投资模式尚未被使用。有人指出，有一种风险是，对其使用的需求可能是有限的，而市场兴趣则需要大量的项目。讨论了COVID-19对住宅设计和市场的长期影响，包括未来可能重新利用多余的办公空间。机管局强调在建造业和运输业务领域开展质量工作的重要性，公关部证实，尽管在新冠肺炎危机初期资源被转移，但在复苏阶段，这一领域的工作已重新启动。 477 商业计划的目标董事会注意到2020年5月底关于业务计划目标现状的报告。公关部门强调，虽然现阶段所有目标仍是“绿色”的，但报告中指出，由于与2019冠状病毒病相关的活动取代了一些工作要素，因此对针对某些目标的工作进行了修改。审计委员会进一步注意到，新增加了五个目标，反映了COVID-19危机带来的实质性工作，这些目标将与现有业务计划目标一起跟踪。8 财务报告审计委员会注意到截至2020年5月31日的两个月财务报告。CW强调，受2019冠状病毒病危机影响，今年头两个月的差旅和培训支出低于预期。本处表示，我们正计算在这些方面节省的开支，并会公布预算，拨作顾问或确定的项目开支。委员会对培训支出不足表示质疑，并被告知有几个因素导致了这一情况，包括应对COVID-19危机的工作人员工作量增加、在线培训取代面对面培训的相关成本降低以及会议出席暂停。CW进一步建议，预算中仍有12万英镑用于执行暂停支付的奖金，该奖金将在今年下半年进行审查CW列出了包括信息技术费用在内的与预算的差异，并分配了咨询意见，将差异归因于预算在全年的平均分期，而实际支出甚至没有贯穿全年。审计委员会要求审查预算编制，以便更好地反映全年的预期支出模式。调整预算方法，以更好地配合预期的开支情况。董事会注意到截至9月30日的一年的现金流动预测，集团有足够的现金和现金等价物支付大约三个月的业务费用。9 集团审计委员会主席的报告GW提供了一份关于董事会会议之前召开的集团审计委员会会议的报告: 根据苏格兰审计署的招标程序，委员会已同意将Scott Moncrieff的任命延长两年，直至框架文件的通过情况明确。 委员会审查并同意了任命为期三年的内部审计员的建议。 57保密 委员会注意到适当的采购程序和任命均富会计师事务所对新的成果报告进行保证。 委员会注意到苏格兰政府所要求的偿还资本赠款的机制，并注意到已同外聘审计员商定了会计处理办法。 委员会获悉，审计工作已开始远程规划。10 企业服务报告审计委员会注意到该报告涵盖了财务、人力资源、通信、业务技术、办公室管理、采购和数据保护等领域近期和计划开展的活动。董事会注意到，该公司在5月收到了一份针对SFT的投诉，目前正按照正式的投诉程序进行。CW告知了投诉的背景，并证实已经听取了法律意见，并作出了正式回应。委员会获悉，自封锁开始以来，已经对在家工作的工作人员进行了调查，大多数工作人员目前对现有安排感到满意。11 公众参与调查审计委员会注意到关于对两个由国家金融机构发挥作用的保健项目进行公众调查的报告:SFT的前首席执行官是格拉斯哥伊丽莎白女王大学医院项目委员会的成员，但该项目不是SFT参与的方案的一部分。 皇家儿童和青少年医院是国家发展方案的一部分，该方案由国家金融机构管理。SFT在项目的不同阶段担任了多个角色。审计委员会注意到并讨论了主要涉及资源筹措的参与风险，包括在RHCYP项目各个阶段参与的行政长官所承受的压力，以及调查结果的声誉风险。董事会注意到，尚不清楚SFT是否将被指定为核心参与者，但委员会注意到，如果是这样，法律费用将是巨大的。在法务委员会与行政长官事先讨论后，委员会获悉，它打算就法律意见发出竞争性投标。 67审计委员会注意到并同意为筹备调查而提议的早期步骤。公关部通知说，筹备工作已经开始，任命了一名副主任负责项目管理过程，文件的整理工作将在夏季进行，并将在9月的董事会会议上提交最新情况。审计委员会同意在包括任何面谈/盘问在内的调查过程中支持工作人员的重要性。参与公众谘询的最新情况将于九月提交董事局。AF表示愿意提供支持和建议。12 员工意见调查董事会注意到一个员工小组为解决2020年初开展的员工意见调查提出的问题而制定的行动。委员会获悉，该小组目前正在确定每项行动之下的关键任务，并将确定任务的优先次序和分配责任。委员会怀疑工作人员是否相信已经确定了正确的行动。PR建议通过中期调查获得一些反馈，但警告说有些行动需要更长的时间来嵌入，需要一个完整的绩效周期来判断是否成功。审计委员会注意到，有关进展的最新情况将在今后的企业事务更新报告中提供。决定13 汽车津贴的建议委员会注意到关于汽车津贴的报告。CW表示，苏格兰的净零排放目标推动了这些提议，建议在三年内取消标准汽车补贴，只保留低排放补贴，并为电动汽车引入工资牺牲计划。委员会获悉，取消标准津贴的三年时限被认为是允许工作人员更换车辆的合理期限。委员会核可了这些建议，并注意到将进行一次工作人员协商。14 董事会战略的一天执行局注意到并讨论了概述9月战略日的结构和目的的报告，并注意到设想会议将以视频会议方式举行。委员会注意到，视像会议可以提供机会邀请来自更远地方的外部发言者，并请公关部在继续规划议程时考虑到这一点。执行局还同意，如果需要管理议程，可在战略日之前安排有外部发言者的单独会议。 77理事会同意提议的结构，并请公共关系处起草一份议程，以便在此基础上进一步审议。公关起草战略日议程。15 健康和安全审计委员会注意到年度健康和安全报告，包括2019冠状病毒病期间办公室对工作人员关闭期间的健康和安全安排。公关部门强调了为在家工作的员工提供的心理和身体健康方面的支持。审计委员会注意到并同意本组织卫生和安全结构的变化，公共关系确认，负责卫生和安全的主任已落实所有必要的法律规定和措施，以保护和促进工作人员的健康、安全和福利。委员会同意，在工作人员返回办公室工作之前，应针对COVID进行全面的办公室风险评估。委员会建议为返回办公室制定一项行为守则，并要求工作人员在返回之前确认其规定已得到遵守。公关部证实，正在与办公楼的其他住户进行联络，并正在考虑指导工作人员今后访问其他办公室。审计委员会注意到，年内有两宗与电气故障有关的小型“险些或险些事故”。PR建议说，这些都与插座的接线有关，并且已经进行了全面的审查和测试。16 国内企业公关建议工作正在进行，以确定SFT是否有可能对英国数字、文化、媒体和体育(DCMS)为5G使用发展提供资金的竞标做出回应。公关部门建议将一份文件分发给董事会，并确认该文件将包括资源筹措和已查明的任何声誉风险。
