智慧财务专题系列2：智慧费用报销的探索与实践

智慧费用报销的探索与实践——以高新技术企业Z公司为例

一、费用报销业务现状

• Z公司背景：Z公司是一家提供财务变革、财务共享服务及财务信息系统整体解决方案的高新技术企业。
• 现状：Z公司已实现费用报销流程的线上化，通过集成电子报账系统、电子影像系统和电子档案系统，实现费用报销的全流程在线处理。进一步通过集成商旅系统和办公采购系统，实现差旅行为和行政办公用品的集中管控。

二、费用报销业务优化的管理诉求

• 提高员工报销体验：减少纸质单据处理，降低员工和财务人员的工作负担。
• 降低财务审核成本：减少重复性手工操作，提高审核效率。
• 管理费用分析数据：实现费用数据的结构化采集和分析，支持企业决策。

三、智慧费用报销系统建设目标及流程

• 建设目标：通过自动化、智能化技术减少人工参与，规范审核标准，提高费用报销效率。
• 流程：
  • 数据采集：员工通过票联系统获取电子发票或使用OCR技术采集纸质发票信息。
  • 单据提交：员工通过费用APP提交报销单，系统自动对接商旅和采购系统。
  • 业务审批：业务领导通过移动端快速审批报销单。
  • 财务审核：智能审核系统辅助财务人员完成审核。
  • 财务入账：审核通过后，单据自动流转至会计核算系统生成会计凭证。
  • 资金支付：银企互联系统对接核算系统完成资金支付。

四、智慧费用报销“五部曲”

• 智能采集：采用票据切分分类+OCR智能识别技术，实现高效、准确的发票采集。
• 智能填单：通过自动关联内外部信息、智能语音识别技术，简化报销单填写过程。
• 智能投递：使用智能票据箱实现单据的自助打印、装订、投递和流转状态追踪。
• 智能审核：引入智能审核系统，结合机器学习算法，提高审核效率和质量。
• 智能分析：通过财务云图实现费用支出管理、费用合规管控和员工满意度的数字化呈现。

五、智慧费用报销系统建设价值

• 提高填单质量，提升财务审核效率：智能填单模式下，员工填单时间缩短，退单率下降；智能审核模式下，财务审核效率提高。
• 降低处理成本，加强风险管控：自动化、智能化技术降低单据处理成本，减少人为疏忽；多维度费用分析提升资金监管水平。
• 流程智能高效，全面优化费用管理：审批流、资金流、会计流、内控流和数据流均实现智能高效管理。
• 降低运营成本，指导经营管理决策：通过费用数据挖掘实现成本控制，支持企业高质量发展。