实现业务成功自动化的 7 个重要文件

EBOOK The7 文档 实现业务成功自动化的基本 1 2 3 4 5 6 7 Contents Introduction1 实施自动化解决方案16 核对表18 自动化实现业务成功的7个基本文档 敏捷性是当今商业环境中的一个关键主题，因为速度和效率是任何成功组织的基石。当公司有能力快速适应或改变方向以应对不断变化的客户需求时 ，就更容易跟上市场变化。然而，事实是，大多数组织的行动并不如他们想要的那么快 ——尤其是当涉及到他们的销售团队时。 许多公司已经实施了诸如客户关系管理（CRM）平台，线索漏斗策略和新的通信工具之类的技术来加速其运营。但是他们经常发现他们的方法仍然需要认真的人工努力。 特别是销售团队，在准备报价、提案和合同时，将宝贵的时间和资源浪费在重复性任务和手动数据输入上，以至于销售代表每天实际销售的时间只有33%。关键数据通常存储在不同的、孤立的系统中，迫使用户搜索他们需要的信息的多个来源，然后将其复制并粘贴到他们的文档中。 即使所有这些都在Salesforce中，关键的帐户数据也会分布在不同的对象（帐户，机会，联系人和自定义对象）中，因此用户必须不断在不同的屏幕之间切换以收集所需的信息。 为了应对这些挑战，销售和销售运营领导者应该考虑文档自动化工具，这些工具可以减少手动工作，提高数据质量并增强其品牌。自动化时间和资源密集型流程将使他们的团队能够更有效地工作，对客户的 和合作伙伴的需求，并在赢得新业务和维护现有账户方面获得战略优势。 本指南将重点介绍所有组织-无论行业，垂直或位置- 都应考虑自动化的七个文档： •消除耗时且容易出错的手动数据输入 •在不需要额外资源或费用的情况下提高团队效率并改善绩效 •通过易于理解的文档、更快的谈判以及更快的采用所需产品和服务的途径，提供卓越的客户体验。 自动化可以将您的组织转变为更灵活、更高效和更有利可图的引擎。为了获得技术和人力资本投资的最大回报，这里列出了七个自动化的基本文档，以最大程度地影响您的销售速度和团队绩效。 3 1管道报告和商机报告 清晰准确的报告是销售工具包的重要组成部分。经理和高管需要 了解销售渠道以正确调整资源。他们需要深入了解销售业绩和趋势— —无论是按代表、销售线索来源、区域、 或行业垂直-做出快速决策并实现增长目标。 61% 销售经理很难收集对当前机会的见解 （来源：销售互动平台是B2B销售的新前沿 。 Forrester。2017年5月。） 大多数销售组织没有满足这一需求。虽然大多数销售经理都有工具来收集对团队活动和绩效的见解，但这些过程对他们中的许多人来说并不有效。大多数经理正在收集正确的数据，但没有得到他们需要的报告。 自动化实现业务成功的7个基本文档 为什么自动化？ 删除报告路障 内置或现成的报告功能通常具有数据源限制，因此报告跨多个对象的信息非常具有挑战性。 分享（数据）财富 如果数据是组织的命脉，那么毫不费力地与内部和选定的外部利益相关者共享数据对于成功至关重要。许多仪表板仅为内部受众提供可见性。如果您需要与不是该特定系统的授权用户共享它们，那么您将陷入困境。 停止在格式化修复上浪费时间整理一份漂亮、漂亮的报告-用于执行或董事会报告，用于 示例-意味着您的销售管理员或商业智能(BI)团队将花费数小时在Excel中导出数据、编辑数据和格式化数据 或PowerPoint。 4 自动化实现业务成功的7个基本文档 它是如何工作的？ 设置它，忘记它 安排自动定期报告发送给Salesforce组织内部或外部的任何人。将来自多个不同对象的数据合并为一个干净的报告-只执行一次，然后让自动化接管每日、每周或每月的发送。 按收件人自定义内容 构建和计划单个报告，但使用动态内容设置来确保收件人只收到他们需要的数据子集。 使它有吸引力和易于阅读 使用完全格式化的文档模板，包括图表、表格、图形、超链接和图像，甚至自定义携带报告的HTML电子邮件，以包括背景、说明或 您的模板将在所有报表上强制实施一致的专业品牌。 关键考虑因素: 您的团队需要哪些报告，谁需要这些报告？ 与销售管理层合作，确定他们希望做出更好的数据驱动决策的领域。确定组织内外需要访问绩效见解的利益相关者。 数据存储在哪里？ 一些数据存储在单个Salesforce对象上，如简单的潜在客户数据，而其他数据存储在多个对象上，如分布在客户、机会和 联系人。您的团队目前最难访问哪些数据，这些数据存储在何处？ 哪些数据是聚合的？ 基本数据可以存在于许多不同的系统中。识别存储在企业资源计划(ERP)系统中的数据以及可能为文档增值的CRM之外的其他来源。 数据应该是什么输出格式？ 不同的图表类型将更清晰地可视化不同类型的数据。与利益相关者合作，了解他们的需求和偏好。 5 2销售建议书 如果销售提案仍在手动制作，则可能是一个主要的时间。销售代表必须反复将数据复制并粘贴到模板中，从而为错误创造了许多机会，例如使用错误的模板或源数据。这可能会导致 延迟交付提案。您的潜在客户期望更好，错误使他们有时间失去兴趣或研究其他选择。一旦提案发布，就很难衡量其有效性。前景有多感兴趣？他们甚至打开了吗？ Over50%of 销售组织通过自动化他们的提案流程提高了他们的获胜率。 （来源：2017年提案自动化市场脉搏。 Qvidian。2017年6月。） 在提案方面，文档自动化可以节省时间，帮助销售代表共享动态提案，并跟踪客户参与以更轻松地完成交易。实际上，销售组织只需自动化提案生成和跟踪流程，就可以提高成交率。 自动化实现业务成功的7个基本文档 为什么自动化？ 节省时间和资源 销售代表应该把时间花在销售上，而不是单调的管理任务上 。销售组织需要一种更快，更简单的方法来收集所需的信息 ，然后共享和跟踪复杂的格式化提案。 保持品牌不变，并包含引人入胜的内容Proposalsshouldbeseenasmarketingtools,withbrandconsistencyasa necessarybaseline.Manysystemsenablequotegenerationin PDF，但创建模板，结合完美格式化的图表，表格，图像，甚至视频生成建议将有助于把你最好的脚。 跟踪一切，包括参与 应该跟踪提案的每个版本。 销售管理可以使用数据洞察来改进销售流程元素， 并获得 了解交易状态、内容使用情况和其他衡量标准。如果您还可以跟踪您的潜在客户与您发送的提案的约定，那么您将有优势知道何时与他们联系以谈论条款。 6 自动化实现业务成功的7个基本文档 它是如何工作的？ 生成建议的速度比你可以说“生成”管理员设置了自定义文档模板，销售代表可以使用该模板通过安全链接生成和发送个性化建议，潜在客户可以从任何设备访问该链接。然后，代表可以跟踪他们的参与方式。 把你最好的脚向前 管理员和营销团队可以直观地定制模板，并从记录系统（CRM，CPQ等）映射数据，以实现速度和控制。内容是动态的，可以包括嵌入式视频，在线表格和交互式内容，以提高参与度。可以根据Salesforce中的任何信息包括或隐藏整个部分-交易规模、代表角色、帐户位置、行业或您的组织用于细分的任何其他信息。 第一次做对了 自动化和标准化确保销售代表再也不会发送不准确的提案。 关键考虑因素: 在您的销售流程中何时生成提案？ 考虑在生成提案之前需要收集哪些信息，以及如何以及何时收集这些信息。 你的建议有多复杂？ 无论多么复杂，您都可以构建它。合并来自外部数据源的数据，例如ERP，本地数据库，多个Salesforce组织，表，图像，富文本，图表，仪表板，自定义字体，水印，动态公式和全局货币。 你需要什么模板？ 复杂的数据自动化工具允许您根据业务规则显示或隐藏内容，从而减轻管理负担和冗余。用户不再需要为每个业务案例使用不同的模板，因此模板的总数可以减少到最低限度。管理员花费更少的时间来管理和更新模板，而销售代表花费更少的时间来滚动无休止的列表以找到要使用的最佳列表。 7 3合同 没有人喜欢等待。然而，平均而言，公司可能需要长达一个月的时间才能创建和批准一份新合同。在此期间，您的前景会耐心等待，还是他们会对时间表感到沮丧并重新考虑他们的投资？ 3.4周: 创建和批准新合同所需的平均时间。 （来源：销售负责人合同管理统计） 事实是，达到并超过他们对前景和客户设定的期望的供应商更有可能赢得并保留业务。为买家提供快速、高效和无差错的文件交付，为长期互利关系奠定了基础。然而，对于大多数销售组织来说，合同准备和批准就像流沙一样，吸收了生产率的提高，并减缓了原本准备完成的交易。 自动化实现业务成功的7个基本文档 为什么自动化？ 加速和简化 销售代表应该能够在几天甚至几小时内完成合同谈判，而不是花几周的时间。 减少与法律的来回如果代表可以访问您的法律团队预先批准的条款和条件的版本，并且可以用于每笔交易，他们将不必等待标准更改的批准。 停止仔细检查版本 通读带红线的合同需要时间和精力，而且很容易错过小的更改。代表需要一种简单的方法来比较文档的版本并提交带红线的请求。 跟踪重要的东西 Ifimportanttermslikecontractlength,paymentinformation,orsigningbusinuschangedduringnegotiation,therepmightnot-enterthenewtermsinSalesforce.Thatcriticalinformation 然后，当需要提供支持或续签合同时，基本上是不可见 的。 8 自动化实现业务成功的7个基本文档 它是如何工作的？ 通过单击生成合同 生成新合同可以是一个简单的、一键式的过程，就像生成报价或提案一样。 管理标准条款和条件 标准条款和条件存储在条款库中，因此代表可以根据需要交换预先批准的条款。基本更改需要几秒钟，而不是几天，并且不会引入很多新风险。 跟踪每个版本 自动跟踪文档版本和相关电子邮件，减少错误并节省时间。 Redlining变得容易 Redlining工具跟踪潜在客户在MicrosoftWord中所做的更改（无论他们是否跟踪更改），允许从Salesforce进行简单的一键版本控制、编辑和批准。 True-upforaccuratereporting True-up工具可识别与原始文档中的合并字段相对应的任何已接受的更改，因此重要的更改可以同步回Salesforce，在Salesforce中它们可用于报告、客户服务和帐户管理。 关键考虑因素: 您的不同合同模板是什么？ 动态格式允许根据Salesforce字段显示或隐藏合同部分。类似的模板可以分组为更简单的自动化模板，从而清理模板库并简化维护。 您经常使用哪些条款和条件？ 如果特定合同条款有多个标准版本，则可以通过法律对其进行审核并保存在预先批准的条款库中，以节省时间和合同谈判过程中不必要的批准。 合同中所需的哪些信息已存储在Salesforce中？ 可以从Salesforce字段映射的信息越多，完成合同的速度就越快。还可以使用True- Up功能将字段更改跟踪回Salesforce，以确保准确的报告。 史密斯，皮尔斯。销售领导者的合同管理统计。2014。 9 4客户计划 无论贵公司目前正在制定详细的多页战略客户计划还是简单的战术单页寻呼机，客户计划都有助于正确调整需要（或希望）参与客户的所有利益相关者。成功的团队发现，通过可靠的客户计划，他们发现新商业机会的可能性增加29%，产生新收入增长的可能性增加55%。客户规划让每个人都在同一个页面上，并集中每个人的努力，最大限度地提高与客户的每次互动的价值。 自动化实现业务成功的7个基本文档 为什么自动化？ 收集所有你需要的信息 客户规划的主要挑战之一是整合正确的数据。 如