全球人力资本管理和薪资合规

白皮书 全球人力资本管理和薪资合规 工作日方法 作为人力资本管理（HCM）和工资单技术的领导者，Worday为全球范围内各种行业、规模和业务模式的组织提供支持。我们了解到 ，每个客户的合规历程因法律、机构和业务因素而异。我们的承诺和实践是为客户提供工具和信息，以支持他们管理其全球合规义务 。 这就是为什么Workday全球合规方法侧重于三个核心实践： 1信任和透明度：我们专注于建立信任关系。我们将合规性视为一种合作伙伴关系 ，Workday在其中扮演辅助角色，使我们的客户能够履行其义务。 2我们的合规社区：我们利用内部和外部专家来确保我们保持知情并领先于不断变化的监管环境。 3灵活的设计：我们专注于构建强大的解决方案 为客户提供灵活性，以满足不断变化的合规需求。Workday中的全球核心基础和框架在Workday中为全球超过6000万名员工提供支持，部署在175多个国家/地区。 工作日合规承诺。 每个企业对合规性的处理方式都不同。这是关于拥有正确的信息和专业知识来构建全球企业所需的功能。 在应对合规性挑战时，我们的客户知道什么最适合他们的业务。Workday在整个开发过程中与客户合作，并致力于随着他们的需求的发展和变化而支持他们。Workday有多种渠道可用于与客户就合规性进行联系，其中一些包括： •我们的Workday社区门户：包括客户论坛和受客户启发的产品增强请求，称为“头脑风暴”，以及免费访问我们的全球监控服务以及全球矩阵，这是一个交互式地图，可概述我们的特定位置配置。 •设计合作伙伴小组：客户与我们的产品团队合作，帮助为功能开发提供信息。 •客户用户组：客户可以分享反馈和解决方案。 Workday在世界各地提供，并提供 超过35种语言的用户界面 。 Workday为全球4,050多家客户提供服务。 WorkdayPayroll在全球拥有超过2, 625名客户，超过2,075名客户 。 Workday全球核心设计。 支持全球组织的Worday方法始于全球核心基础和许多框架。这种全球核心设计使我们能够支持客户的全球合规计划，并提供跨越数据、流程和报告的功能。Worday中全球核心功能的四个层次为客户提供了关键的灵活性和自由裁量权，以调整其合规性和业务战略，以满足不断变化的全球监管要求。 第1层：基础和框架。 Worday使客户能够为全球员工提供适当的定制体验。基金会为客户提供与地理或区域特征相关的工作日交付选项，如首选显示语言、时钟、日期和数字格式以及货币。每个用户都有一个位置首选项，该首选项与安全设置一起确定数据格式（名称，地址，日期，货币，时区等）以及隐私首选项。所有Worday基础和框架元素都受到Worday中强大的加密和严格的数据保护功能的保护。我们鼓励您访问我们的网站，了解有关我们全球安全框架的更多信息。 Workday提供了许多框架，使客户能够根据其特定的全球、区域和本地需求配置功能。 一个框架示例是我们的业务流程框架(BPF)，它允许客户为业务交易定义工作流，可能需要某些步骤（如批准），具体取决于交易的性质或工作地点。 第2层：语言翻译。 Workday当前支持35种语言。Workday用户界面会自动以与工作人员位置链接的语言显示 ， 但是用户还可以选择35种支持的语言中的任何一种。 第3层：国家和本地配置。 工作日提供的国家/地区配置提供了专门构建的数据字段、业务流程和报告以及特定国家/地区的预配置数据，以简化和加快全球部署。这些配置为客户提供了一个起点 ，他们可以根据需要进行调整，以满足其组织的特定需求和本地配置要求。我们的目标是帮助客户不仅在部署时快速提升。 此外，如果他们在新国家/地区启动运营或扩展他们对Workday功能的选择，则也可以。Workday预先打包的内容有助于加快部署，降低实施成本并实现客户自我采用。 如果我们没有Workday，我们需要两到三倍的时间来确保我们符合GDPR “ 合规。法律顾问也将花费更多 。 Director 人力服务运营、协作解决方案 第4层：客户配置。 客户配置层使客户能够构建报告、集成和业务流程以满足其特定需求和要求。客户可以从头开始构建这些配置，或者通过使用Worday在框架的前三层中提供的灵活模板（业务流程、报告等）来加速部署。我们使客户能够根据其特定需求和实践调整Worday，以管理其全球员工队伍。 Workday基于单个代码行构建，这意味着所有客户都同时在同一版本上运行。这大大提高了将全球配置扩展到所有客户以及客户共享适用解决方案的能力。 客户配置国家/地区和本地配置语言转换 基础和框架 图1.Workday全局框架。 内置的灵活性。 业务和行业要求会影响公司解释和处理合规性挑战的方式。 鉴于这些不同的观点和对灵活性的需求，Workday旨在为客户提供一系列业务流程的功能和可配置性选择，以支持独特的合规性目标。如果监管要求发生变化，我们能够向所有客户发布更新，而不会中断服务。 为控制而构建。 一些流程要求精确——集体协议就是一个完美的例子。因为集体协议对员工工资有直接影响，所以没有出错的余地，企业必须确保严格控制到位。Workday使客户能够在为不同国家建立集体协议时设定严格的指导方针，并能够应用 各种业务流程的协议。保护性护栏防止员工收到错误的集体协议。严格的安全 和实时报告使组织感到舒适和安全，因为他们知道在最需要的地方有适当的控制措施。 图2.集体协议跟踪。 全球实践和本地管理的技术框架。 理想的全球业务战略使组织能够在全球范围内进行实践，同时在本地进行管理。在全球范围内设置控制的能力，但具有管理特定国内需求的灵活性，是至关重要的。这就是为什么Workday将全球框架构建到我们的全球核心方法中。 以下是这些功能强大但适应性强的本地工具的三个示例，这些工具使客户无需复杂的编码或特定于国家的产品知识即可管理全球合规性。 业务流程框架。 Worday允许组织协调全球流程与业务流程框架。Worday中的BPF可以在单个工作流中容纳多个复杂的业务任务。客户可以为诸如“促销”之类的全球业务需求创建一个全球流程 ，同时还具有自由裁量权和灵活性，可以根据特定地点、组织或组的需求设置各种独特的业务流程步骤。 为了改进审计，Workday业务流程会被标注日期和跟踪，因此组织可以在特定时间点看到各种业务流程的步骤。 在国际上，Workday对我们来说是本垒打。人们可以用当地语言写作，并且可以直接进入系统。我们 “ 发现在亚太和欧洲的部署完成后，我们能够满足所有劳动法规和我们关注的所有合规领域 。 斯科特·斯普拉德利 HewlettPackardEnterprise全球职能部门首席信息官 此外，Worday还为客户提供了550多种标准通用配置业务流程，这些业务流程可以配置为适应多样化和不断变化的业务需求。BPF允许企业将子流程，待办事项，批准，集成，报告和操作作为单个业务流程的一部分，以确保不遗漏关键步骤。例如，德国要求工人委员会批准任何员工薪酬变更。对于所有国家/地区，这些批准可以通过相同的业务流程来处理，但是可以对工作委员会批准步骤进行配置，以使其只是德国办事处的强制性步骤。 图3.可配置的业务流程。 报告框架。 Workday中的报告框架旨在报告位于Workday中的信息。报告本身使用面向对象的数据模型内置到Workday应用程序中，该模型允许向下钻取功能并从多个维度进行报告。报告可在任何设备上使用，并且可以快速轻松地共享。 Workday为WorkdayHumanCapitalManagement、WorkdayPayroll和WorkdayTimeTracking提供了超过2,500份标准报告。这些报告——例如，按季度划分的雇用和终止、营业额汇总、员工人数和按月划分的FTE、兼职员工和性别平等——被设计为基线，可用于满足常见的HCM报告需求。 和客户可以从他们建立无限数量的报告。 报告框架使用我们强大的安全框架，使用户能够深入到报告中，但只能深入到适合其角色的详细级别。例如，为了遵守内部隐私政策，可以限制详细数据的显示，并且只能显示汇总值，具体取决于使用报告的人员的位置和层次结构级别。 另一个例子是工资合规仪表板，它提供了对法规变化和受影响的潜在员工数量的透明度 ，以及影响变化的实际裁决的链接。 图4.Payroll合规性仪表板。 本地化框架。 本地化框架允许客户根据员工的国家和地区控制哪些属性可用和可见。例如,在一些司法管辖区,客户可能被法律禁止或要求从工人收集某些信息。在这种情况下，本地化框架允许他们相应地配置这些属性-在必要时被隐藏或要求。客户还可以创建或修改特定国家/地区的值；例如，种族、合同类型等的下拉值。 Workday使用员工的地理位置来确定应该和不应该从他们那里收集什么类型的信息。在这种情况下， Workday提供了对某些用户隐藏字段或向某些用户显示字段，或要求用户提交某些字段的信息的选项。客户可以在功能区域级别设置其隐藏、显示和要求字段设置，并为每个本地化字段设置细粒度规则。例如，“出生日期”字段 可以在许多国家/地区自愿跟踪，而在其他国家/地区则需要跟踪，并且能够轻松更改字段设置或停用字段。 数据加扰器框架。 数据加扰器框架使客户能够在Workday实施租户中使用快速，支持且可重复的方法，以不可逆的方式使用随机生成的值替换选定的字段。这些加扰的数据可用于使用生产质量数据进行测试和训练，同时隐藏敏感的人员数据。 吹扫框架。 为了支持数据保护法，包括《一般数据保护条例》(GDPR)和数据保留要求，我们的清除框架使客户能够清除不同类型的数据，包括终止人员、在职员工、前员工、候选人和工作申请。客户可以轻松创建符合其特定业务需求的清除计划，以满足合规性要求。 “ 至于GDPR，它给了我们安心 ，但我们知道合规还有更多。也需要大量的手动工作和流程工作。但是我们现在有了遵守员工的基础 数据，以专业的方式管理全球员工的信息。 我们在全球范围内继续增长，人们越来越需要跨境共享数据-如果没有这样的基础，这是很难做到的。 JacobKjeldgaardOlsen战略总监Velux 客户资源。 全球专家。 在全球范围内支持合规性需要培养一个法律主题专家网络，这些专家对合规性的多方面方面具有适当的洞察力-从本地规则到垂直行业法规再到特定国家的合规计划。在工作日，专业知识始于我们的员工。我们产品开发部门的产品经理遍布全球，横跨北美、欧洲和亚洲。 这些产品经理在产品团队中嵌入的法律顾问的支持下，形成了一系列监管问题的主题专家内部网络，并优先考虑通过重叠的实践和资源网络保持知情。他们主动跟踪法律 更新并与全球法律顾问社区合作，以获取当地主题专业知识。这支持我们努力开发和维护满足客户需求的产品功能。 国际监测。 Workday客户可以通过监控服务以及与特定国家/地区的顾问和法律专家直接接触来访问关键信息。我们通过WorkdayCommunity将新兴信息方便地发送给客户，因此客户可以花费更少的时间来研究立法变更。 行业资源。 我们的行业资源包括访问国际、专业和行业组织的出版物和新闻警报。我们还收到行业分析师和设计合作伙伴团体的意见，以获取最新的合规英特尔。 我们的客户社区。 Workday在全球拥有强大且不断增长的影响力。我们的2,000多名客户总部位于欧洲，财富500强中有超过50％的客户选择Workday来经营业务。 由于我们的所有客户都使用相同版本的软件，因此Worday能够一次向所有客户推出合规性更新，从而更轻松地跟上不断变化的法规要求。客户可以参加WordayRisig和WordayRisigErope，这是我们的年度用户会议，提供主题演讲，引人入胜的会议，对等网络机会等等。了