大流行后的商务旅行（英文）

新秩序：后大流行世界中的商务旅行，公司采购和工作空间 我们的赞助商： 目录 导言第3页 关键亮点。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。 今天的商务旅行计划。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。 旅行计划人员配备。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。 。。。。。。。。。。。。。。 旅行计划结构和政策。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。 。。。。。。。。。。。。。。。。。18 新订单：公司如何运作。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。 。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。 。。。。。。。。。35 受访者简介……………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………第37页 关于GBTA……………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………第41页关于HRS42页 Introduction 说新冠肺炎疫情几乎影响了全球经济的方方面面，这是一种轻描淡写的说法。事实上，每个国家 、企业和个人都经历了人们互动方式的重大变化，这反过来又影响了人们的旅行方式和商业运作方式。由于没有关于企业在大流行期间如何调整政策和程序的指南或蓝图，全球各地的公司已经做出了改变，以应对大流行带来的新挑战。由于商务旅行对于无数寻求服务现有客户和客户并创造新的收入机会的公司至关重要，因此旅行计划如何调整政策以应对大流行带来的挑战对于成功和实现目标至关重要。这场大流行导致几乎所有的旅行，特别是商务旅行，这对许多公司创造收入、维持客户关系、发展员工技能和招募人才至关重要。但随着疫情似乎逐渐消退，商务旅行又恢复，关于商务旅行在不久的将来会是什么样子的问题出现了，包括： 随着许多人习惯了虚拟会议和电话，商务旅行会减少吗？ 与大流行前相比，大流行和缺乏商务旅行对旅行计划的运行有何影响？ 差旅经理的角色和职责发生了怎样的变化，今天的差旅项目是什么样子的？ 在员工的工作生活和办公室足迹方面发生了什么变化？ 公司是否正在雇用更多的远程员工，远程工作安排是否正在成为新的规范 ？ 可持续性等问题如何影响旅行计划，这对行业意味着什么？ 这项研究探讨了商务旅行在大流行后的环境中的样子，以及它对未来的工人和公司意味着什么 。它基于对北美和欧洲旅行经理的调查-包括GBTA的现任和前任成员-并解决了几个关键问题，包括： 旅行计划:差旅经理比大流行之前更忙吗？哪些职能消耗更多的时间，哪些职能消耗更少？旅行计划有多少全职员工？旅行计划比大流行前的旅行计划小吗？旅行计划内部处理哪些职能，它们外包哪些职能？ 工作规范和政策：大流行是否改变了工作生活？公司是否减少了办公室占地面积？他们是否雇用了更多的远程工作人员？公司多久租用一次共同工作空间/灵活的办公空间 ？共同工作支出是否正式“管理”？”如何预订联合办公/灵活办公空间？ 重点亮点 这场流行病影响了员工的工作地点，影响了公司办公室的足迹。三分之二(67%)的差旅经理预计，当公司完全重新开放办公室时，员工会进入办公室，但只有十分之一的人预计员工会完全远程(10%)或完全在办公室工作(9%)。这也许可以解释为什么五分之二(40%)的差旅经理报告说他们公司的办公室占地面积比三年前要小(i。Procedres.，大流行前）。略低于一半（47%）的差旅经理。 说他们的办公室足迹与三年前相同。 大多数差旅经理说，他们在公司没有实体办公室的城市拥有全职员工。五分之四（81 ％）的差旅经理表示，他们的公司在没有办公室的城市中至少有“一小部分”全职员工 。事实上，有三分之一(34%)的人表示，他们公司的远程员工比例“中等”或“相当大” 。此外，五分之二(39%)的差旅经理表示，他们的全职新员工中有更大比例是完全偏远 的。然而，超过一半(57%)的人表示，他们公司的远程工作政策是永久的还是暂时的，还有待观察(相比之下，36%的人表示该政策是永久的)，这表明许多公司继续评估他们的远程工作政策。 一些公司允许远程员工租用共同工作/灵活的办公空间。三分之二（65％）的差旅经理表示不允许租用灵活的工作空间，但另外四分之一（28％）的差旅经理表示“偶尔”允许租用弹性工作空间。此外，至少偶尔允许远程工作人员租用联合办公空间的计划，五分之二的差旅经理表示，这种安排只是“有点管理”，但三分之一(31%)的人不确定如何在差旅计划中解决灵活的工作空间(如果有的话)。管理共同工作/灵活办公支出的好处可以包括节省成本、改善政策合规性和注意义务、更丰富的数据以及更高效的流程，包括支付和费用报告。 远程工作安排在很大程度上被认为具有显著的好处，包括提高生产力、员工士气和人才 收购。差旅经理说，增加远程工作可以提高员工的士气（79％），保留率（74％） ，人才获取（72％），生产力（62％）和公司成本（60％）。更少的差旅经理 (38%)表示，远程工作安排有助于改善企业文化。此外，人力资源（91％），C-Site （51％）和法律（34％）等关键部门最参与制定和更新工作政策，这表明人们广泛认识到远程工作为员工和公司提供了切实的利益。 很少有旅行计划完全管理共同工作支出在至少偶尔允许远程员工租用共同办公空间或灵活办公空间的旅行计划中，只有17％的人表示与办公室相关的支出是“完全管理的” 。“更大的数字（41％）说它是”有点管理。“管理共同工作/灵活办公支出的好处可以包括节省成本，改善政策合规性和注意义务，更丰富的数据以及更高效的流程，包括付款和费用报告。 谁应该管理共同工作支出？ 虽然人力资源似乎是显而易见的选择，但旅行经理和会议策划者可能会发挥重要 作用的原因有几个： 差旅经理和会议策划者的情况:Whoshouldtaketheleadwithmanagingcoworkingspend?HumanResourcesmightseemliketheobvious choice.However,thereareseveralreasonswhytravelmanagersandmeetingplannerscanplayasignificantrole: 采购/采购专业知识：旅游经理和会议策划者已经在酒店和会议场所有丰富的经验。 利用现有流程：旅行计划已经拥有现有流程的所有权，他们可以利用这些流程进行共同工作/灵活的办公支出。例如，旅行经理可能与支付提供商建立关系，并可以为共同工作支出建立支付 流程。他们有时与风险管理顾问有关系，并且可能能够围绕共同工作建立风险管理协议。 自然搭配:在许多情况下，办公室支出实际上可能与商务旅行或会议有关。例如，假设一名员工出差去见客户。她可能会在她正在访问的城市租一间会议室，在那里她可以全天接待所有客户。所有这些 支出（包括差旅和办公室相关费用）都与同一商务旅行有关。此外，仍然需要一些远程工作空间来面对面。这为旅行经理创造了一个机会，通过利用更大的预订量与酒店和会议空间供应商协商更大的节省。 三分之一的差旅经理（35%）对使用与预订酒店或会议场所相同的渠道为员工预订共同办公空间感兴趣。此外，大多数差旅经理认为这样做有各种好处。其中包括更轻松的预订体验（74％），合并数据（71％），更轻松的付款（67％）和员工安全 （52％）。 旅行计划设在各个部门，该计划的关键功能在内部完成旅行计划最常见于财务部门（ 36％）和采购部门（31％），不太常见于人力资源部门（13％）或共享服务部门 （10％）。此外，关键功能通常完全在内部完成，包括旅行政策设计和/或更新（95 ％），选择/监督TMC（88％）以及选择和/或实施支付解决方案（74％）。实际上，与旅行计划有关的功能很少被部分或完全外包。 尽管商务旅行仍低于大流行前的峰值，但旅游经理们却很忙。大多数差旅经理表示，他们在各种任务上花费的时间比疫情爆发前更多。这些包括解决旅行者问题(77%)、监督/管理他们的TMC(57%)、分析/报告数据(52%)和护理责任/旅行者跟踪/与风险管理提供商会面(52%)。 旅行计划在很大程度上保持了大流行前的员工规模。COVID-19大流行影响了旅游业的人员配备。面对创纪录的亏损，航空公司、酒店和旅行社被迫裁员。随着旅行反弹，这些公司中的许多公司都难以重新配置人员。然而，这种趋势在很大程度上并没有发生在 五分之三的公司差旅经理(59%)表示，他们的差旅计划的员工规模与疫情爆发前相同。虽然五分之一（22％）的人表示他们的旅行计划的员工人数较小，但类似的数字（20％）表示实际上更大。 旅行计划的工作人员规模各不相同。平均而言，管理旅行计划大约有4.5名全职员工 ，他们大部分时间都花在与旅行相关的问题上。三分之一（29％）只有全职员工，另外三分之一有两到三名（31％），五分之二（38％）至少有四名全职员工。但是，这取决于计划的规模。 旅行计划将某些功能外包，并在内部执行其他功能。 大多数旅游经理表示，他们的公司“完全在内部”处理各种职能。其中包括旅行政策设计/更新（95％），选择/监督TMC（88％）以及选择/实施支付解决方案（74％）。 供应商谈判：旅行计划与航空公司和酒店广泛协商折扣和特殊条款。在许多情况下，他们会进行正式的征求建议书(RFP)。旅行计划可以将此过程外包给第三方，如TMC、顾问或技术公司。三分之一的旅行计划(33%)至少部分外包。航空公司RFP。更大的数字(47%)至少部分外包他们的RFP酒店includingone- quarter(26%)which"mostly"or"entirely"outsourcestheirhotelRFP.Thisnumbermightcontinuetogrowasaresultofseveralfactors(seeboxonp.19). 风险管理：COVID大流行带来了与风险相关的新挑战。旅行计划可能依赖第三方专家来帮助他们应对这些挑战。大多数旅行计划（57％）至少部分外包旅行风 险管理（TRM）。这包括近三分之一（29％）“大部分”或“完全”外包他们的TRM计划。 可持续性问题在旅行计划如何在RFP过程中选择酒店方面发挥了作用，但不是中心问题。三分之一(36%)的旅游经理表示，可持续性问题对他们在项目中选择的酒店有重大或中等影响，四分之一(28%)的人表示，可持续性在酒店选择过程中没有作用。但是，一半（48％）的旅行经理表示，他们要求酒店提供可持续发展信息，但仍会考虑不提供可持续发展信息的酒店。不到十分之一（7％）的计划表示他们只选择提供可持续发展信息的酒店。 今天的商务旅行计划 全球大流行在2020年停止了大多数商务旅行，但商务旅行在很大程度上又回来了，原因是疫苗接种率提高和新冠肺炎感染率下降。虽然人们对Covid和新变种的担忧仍然存在，但世界在很大程度上已经向前发展，国内和国际商务旅行已经恢复。最近的GBTA民意调查（2022年6月 ）发现，五分之四（83％）的GBTA成员和利益相关者报告他们的公司至少有一些国内商务旅行许可，五分之三（63％）的国际商务旅行许可。 事实上，一半(54%)的差旅经理报告说，他们公司的商务旅行量比他们预期的要“更多”或“更快”。 1GBTA2022年6月民意调查，https://www.gbta.org/LinkClick.aspx?fileticket=vX76K7aXenM%3d&portalid=0 另有三分之一(36%)的受访者表示，他们公司的商务旅行已经像他们在2022年1月预期的那样迅速回归。