新秩序：大流行后的商务旅行（EN）

新订单：大流行后世界中的商务旅行、企业采购和工作空间 我们的赞助商: 表的内容 介绍p。3 主要亮点第4页 今天的商务旅行计划第10页 旅行计划人员配备第12页 旅行计划结构和政策第18页 新秩序：公司如何运作第22页方法论第35页受访者简介第37页 关于GBTA第41页 关于人力资源第42页 介绍 说Covid-19大流行几乎影响了全球经济的方方面面是轻描淡写的。事实上，每个国家、企业和个人在人们互动方式方面都经历了重大变化，这反过来又影响了人们的旅行方式和开展业务的方式。由于没有关于企业在大流行期间应如何调整政策和程序的指南或蓝图，全球公司都做出了改变，以应对大流行带来的新挑战。由于商务旅行对于无数寻求服务现有客户和客户以及创造新收入机会的公司至关重要，因此旅行计划如何调整政策以应对大流行带来的挑战对于成功和目标实现至关重要。大流行使几乎所有旅行都停滞不前，尤其是商务旅行，这对许多公司创造收入、维护客户关系、发展员工技能和招聘人才至关重要。但随着大流行似乎消退和商务旅行的恢复，关于商务旅行在不久的将来会是什么样子的问题出现了，包括： 随着许多人已经习惯了虚拟会议和电话，商务旅行是否会减少？ 与大流行前相比，大流行和缺乏商务旅行对旅行计划的运行方式意味着什么？ 差旅经理的角色和职责发生了怎样的变化，今天的差旅计划是什么样子的？ 员工的工作生活和办公室足迹发生了哪些变化？ 公司是否雇用了更多的远程员工，远程工作安排是否正在成为新常态？ 可持续性等问题如何影响旅行计划，这对行业意味着什么？ 本研究探讨了商务旅行在大流行后环境中的外观，以及它对未来工人和公司的意义。它基于对北美和欧洲差旅经理（包括GBTA的现任和前任成员）的调查，并解决了几个关键问题，包括： 旅游项目:差旅经理是否比大流行前更忙？哪些函数消耗更多时间，哪些功能消耗更少？旅行计划有多少全职员工？旅行计划是否比大流行前小？旅行计划在内部处理哪些功能 ，外包哪些功能？ 工作规范和政策:工作生活是否因大流行而改变？公司是否减少了办公室占地面积？他们是否雇用了更多的远程工作人员？公司多久租用一次联合办公空间/灵活的办公空间？联合办公支出是否正式“管理”？”是如何共同办公/灵活办公空间了吗? 主要亮点 大流行影响了员工的工作地点，从而影响了公司的办公室足迹。三分之二（67%）的差旅经理预计，当公司完全重新开放办公室时，员工将进入办公室，但只有十分之一的员工将完全远程工作（10%）或完全在办公室工作（9%）。这也许可以解释为什么五分之二（40%）的差旅经理报告说他们公司的办公室占地面积比三年前（即大流行前）要小。略少于一半（47%）的差旅经理 说他们的办公室足迹与三年前相同。 大多数差旅经理表示，他们在公司没有实体办公室的城市有全职员工。五分之四（81% ）的差旅经理表示，他们的公司至少有“一小部分”全职员工在公司没有办事处的城市工作 。事实上，三分之一（34%）的人表示，他们的公司有“中等”或“显着”比例的员工远程工作。此外，五分之二（39%）的差旅经理表示，他们的全职新员工中有更大比例是完全远程办公的。然而，超过一半（57%）的人表示，他们公司的远程工作政策是永久性的还是临时性的还有待观察（相比之下，36%的人表示该政策是永久性的），这表明许多公司继续评估他们的远程工作政策。 一些公司允许远程员工租用联合办公/灵活的办公空间。三分之二（65%）的差旅经理表示不允许租用灵活的工作空间，但另有四分之一（28%）的人表示“偶尔”允许。此外，在至少偶尔允许远程工作者租用联合办公空间的计划中，五分之二的差旅经理表示这种安排只是“在某种程度上管理”，但三分之一（31%）的人不确定差旅计划中如何解决灵活的工作空间（如果有的话）。管理联合办公/灵活办公室支出的好处包括节省成本、改进政策合规性和注意义务、更丰富的数据以及更高效的流程，包括付款和费用报告。 远程工作安排在很大程度上被认为具有显着的好处，包括提高生产力、员工士气和才能 收购。差旅经理表示，远程工作的增加可以提高员工士气（79%）、保留率（74%）、人才招聘（72%）、生产力（62%）和公司成本（60%）。较少的差旅经理（38%）表示 远程工作安排有助于改善企业文化。此外，包括人力资源（91%）、最高管理层（51%）和法律部门（34%）在内的主要部门最参与制定和更新工作政策，这表明人们普遍认识到远程工作为员工和公司提供了切实的好处。 一些旅游项目全面管理共同办公的花.在至少偶尔允许远程员工租用联合办公空间或灵活办公空间的旅行计划中，只有17%的人表示这种与办公室相关的支出是“完全管理的”。更多的人（41%）表示它“在某种程度上是可控的”。管理联合办公/灵活办公室支出的好处包括节省成本、改进政策合规性和注意义务、更丰富的数据以及更高效的流程，包括付款和费用报告。 谁应该管理共同办公的花? 虽然人力资源似乎是显而易见的选择，但差旅经理和会议策划者可能发挥重要作用 的原因有几个： 旅游管理人员和会议规划者：谁应该带头管理联合办公支出？人力资源似乎是显而易见的选择。但是，差旅经理和会议策划者可以发挥重要作用有几个原因： 采购/采购专业知识:管理联合办公可能涉及与WeWork或ImpactHub等提供商谈判“首选关系”。在某些情况下，这可能涉及进行正式的RFP。差旅经理和会议策划者已经拥有与酒店和会议场所合 作的丰富经验。 利用现有的流程:差旅计划已经拥有现有流程的所有权，可以利用这些流程进行联合办公/灵活的办公室支出。例如，差旅经理可能拥有与支付提供商的关系，并且可以为联合办公支出设置支付流 程。他们有时与风险管理顾问有关系，并且可能能够围绕联合办公制定风险管理协议。 自然的搭配:在许多情况下，办公室支出实际上可能与商务旅行或会议有关。例如，假设员工出差会见客户。她可能会在她正在访问的城市租一间会议室，在那里她可以全天接待所有客户。所有这些支 出（包括差旅和办公室相关费用）都与同一次商务旅行有关。此外 ，仍然需要一些远程工作空间来面对面地见面。这为差旅经理创造了一个机会，通过利用更大的预订量，与酒店和会议空间供应商协商更大的节省。 三分之一的差旅经理（35%）有兴趣使用他们已经用于预订酒店或会议场所的相同渠道为员工预订联合办公空间.此外，大多数差旅经理都认为这样做会带来各种好处。其中包括更轻松的预订体验（74%），整合数据（71%），更轻松的付款（67%）和员工安全 （52%）。 旅行计划位于各个部门，该计划的关键功能在内部完成.差旅计划最常位于财务（36%）和采购部门（31%），较少位于人力资源（13%）或共享服务（10%）部门。此外，关键职能通常完全在内部完成，包括差旅政策设计和/或更新（95%），选择/监督TMC（88% ）以及选择和/或实施支付解决方案（74%）。事实上，很少有与旅行计划有关的职能是部分或全部外包的。 尽管商务旅行仍低于大流行前的峰值，但差旅经理很忙.大多数差旅经理表示，与大流行之前相比，他们在各种任务上花费的时间更多。其中包括解决旅行者问题（77%），监督/管理他们的TMC（57%），分析/报告数据（52%），以及注意义务/旅行者跟踪/与风险管理提供商会面（52%）。 差旅计划在很大程度上保持了大流行前的员工规模。COVID-19大流行影响了旅游业的人员配备.面对创纪录的损失，航空公司、酒店和旅行社被迫裁员。随着旅游业的反弹，其中许多公司都难以重新配备人员。然而，这种趋势在很大程度上没有发生在 旅游买家方。五分之三的企业差旅经理（59%）表示，他们的差旅计划的员工规模与大流行前相同。 虽然五分之一（22%）的人表示他们的旅行计划的员工规模较小，但类似数量（20%）的人表示实际上更大。 旅游项目员工大小有所不同.平均而言，管理差旅计划大约有4.5名全职员工，他们大部分时间都花在与旅行相关的问题上。三分之一（29%）只有全职员工，另外三分之一有两到三名（31%），五分之二（38%）至少有四名全职员工。但是，这根据程序的大小而有很大差异。 旅行计划外包一些功能并在内部执行其他功能。 大多数差旅经理表示，他们的公司“完全在内部”处理各种职能。其中包括差旅政策设计/更新（95%），选择/监督其TMC（88%）以及选择/实施支付解决方案 （74%）。 供应商谈判:旅行计划广泛地与航空公司和酒店协商折扣和特殊条款。在许多情况下，他们进行正式的征求建议书（RFP）。旅行计划可以将此过程外包给第三方 ，例如他们的TMC、顾问或技术公司。三分之一的旅行计划（33%）至少部分外包航空公司rfp.更多的人（47%）至少部分外包他们的酒店rfp包括四分之一（26%）“大部分”或“全部”外包其酒店RFP。由于若干因素，这一数字可能会继续增 长（见第19页方框）。 风险管理：新冠疫情带来了新的风险相关挑战。旅行计划可能会依靠第三方专家来帮助他们应对这些挑战。大多数差旅计划（57%）至少部分外包差旅风险管理 （TRM）。这包括近三分之一（29%）“大部分”或“完全”外包其TRM计划的人。 可持续性问题在旅行计划如何在RFP流程中选择酒店方面发挥作用，但不是核心问题。三分之一（36%）的差旅经理表示，可持续性问题对他们在计划中选择的酒店有重大或中等影响，四分之一（28%）的差旅经理表示，可持续发展问题在酒店选择过程中没有任何作用。然而，一半（48%）的差旅经理表示，他们要求酒店提供可持续发展信息，但仍会考虑不提供可持续发展信息的酒店。不到十分之一（7%）的项目表示他们只选择提供可持续发展信息的酒店。 今天的商务旅行计划 全球大流行在2020年停止了大多数商务旅行，但商务旅行在很大程度上是由于疫苗接种率的提高和Covid感染率的下降而恢复的。虽然对Covid和新变种的担忧仍然存在，但世界在很大程度上已经向前发展，国内和国际商务旅行已经恢复。最近的GBTA民意调查（2022年6月）发现，五分之四（83%）的GBTA成员和利益相关者报告说，他们的公司至少允许一些国内商务旅行，五分之三（63%）的人允许国际商务旅行1。 事实上，一半（54%）的差旅经理表示，他们公司的商务旅行量回报速度比他们预期的要快“更多”或“更多” 1GBTA2022年6月民意调查，https://www.gbta.org/LinkClick.aspx?fileticket=vX76K7aXenM%3d&portalid=0 2022年1月。另有三分之一（36%）的人表示，他们公司的商务旅行在2022年1月的恢复速度与预期一样快。 然而，大流行对差旅计划和差旅经理都提出了新的要求。事实上，无论计划支出和地区如何，差旅经理都报告说，与三年前（即大流行前）相比，他们在计划的许多要素上花费了更多时间，包括解决员工问题（77%）和监督/管理TMC（57%）。此外，大约一半的差旅经理表示，他们花费更多或更多的时间分析和报告数据（52%），提供注意义务/旅行者跟踪（52%），管理技术 （46%）以及实施可持续实践（46%）。来自欧洲的经理（61%）比北美的经理（39%）更有可能花更多的时间实施可持续实践，与计划规模较小的经理相比，计划为3000万美元+（61%）的经理也是如此1000-3000万美元（40%）和少于1000万美元（30%）。 较少（30%）的人花更多的时间与供应商谈判，但十分之六（58%）的人表示他们花在谈判上的时间相同。 与大流行前相比，今天的旅行计划在各种任务上花费的时间是更多还是更少？ 更少的时间/更少的时间相同的时间更多的时间/更多的时间 57% 40% 77% 20% 3% 3% 故障排除旅行的问题监督/管理我们的TMC 分析/报告数据 52% 40% 8% 注意义务/旅行者跟踪/与风险管理提供商会面 30% 58% 5% 52% 46% 44% % 识别/采购/实施/配置/管理技术 4