新秩序：大流行后的商务旅行（英文）

新秩序：大流行后世界中的商务旅行，公司采购和工作空间 我们的赞助商： 目录 Introductionp.3 主要亮点………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………… 今天的商务旅行计划……………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………. 旅行计划人员配备…………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… 旅行计划结构和政策。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。 。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。 。。。。。第18页 新秩序：公司如何运作……………………………………………………… 受访者简介……………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………… 关于GBTA。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。 。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。第41页 关于HRS…………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… ……………………………………………42页 Introduction 说新冠肺炎疫情几乎影响了全球经济的方方面面，这是一种轻描淡写的说法。事实上，每个国家 、企业和个人都经历了人们互动方式的重大变化，这反过来又影响了人们的出行方式和业务开展方式。由于没有关于大流行期间企业应如何调整政策和程序的指南或蓝图，全球各地的公司都做出了改变，以应对大流行带来的新挑战。由于商务旅行对于无数寻求服务现有客户和客户以及创造新的收入机会的公司至关重要，因此旅行计划如何调整政策以应对大流行带来的挑战对于成功和实现目标至关重要。这场大流行几乎使所有旅行，特别是商务旅行，这对许多公司创造收入、维持客户关系、发展员工技能和招聘人才至关重要。但随着疫情似乎减弱，商务旅行重新开始，人们开始质疑商务旅行在不久的将来会是什么样子，包括： 随着许多人习惯于虚拟会议和电话，商务旅行会减少吗？ 大流行和缺乏商务旅行对旅行计划的运行方式与大流行前意味着什么？ 旅行经理的角色和职责如何变化，今天的旅行计划是什么样的？ 在员工工作生活和办公室足迹方面发生了什么变化？ 公司是否正在雇用更多的远程工作人员，远程工作安排是否正在成为新的规范？ 可持续性等问题如何影响旅行计划，这对行业意味着什么？ 这项研究探讨了商务旅行在大流行后的环境中看起来如何，以及它对未来的工人和公司意味着什么。它基于对北美和欧洲旅行经理的调查-包括GBTA的现任和前任成员-并解决了几个关键问题，包括： 旅行计划：旅行经理是否比大流行前更忙？哪些功能消耗更多的时间，哪些消耗更少的时间？旅行计划有多少全职员工？旅行计划是否比大流行前小？旅行计划在内部处理哪些功能，以及将哪些功能外包？ 工作规范和政策：大流行是否改变了工作生活？公司是否减少了办公空间？他们是否雇用了更多的远程工作人员？公司多久租用一次共同工作空间/灵活的办公空间？共同工作支出是否得到正式管理？”如何预订联合办公/灵活办公空间？ 关键亮点 大流行影响了员工的工作地点，影响了公司办公室的足迹。三分之二(67%)的差旅经理预计，当公司完全重新开放办公室时，员工将进入办公室，但只有十分之一的员工预计将完全远程工作(10%)或完全在办公室工作(9%)。这也许可以解释为什么五分之二(40%)的差旅经理报告说，他们公司的办公空间比三年前要小(即e.，大流行前)。略低于一半 （47%）的差旅经理。 说他们的办公室占地面积与三年前相比是一样的。 大多数旅行经理说，他们在公司没有实体办公室的城市拥有全职员工。五分之四(81%) 的旅行经理表示，他们的公司在没有办公室的城市至少有“一小部分”全职员工。事实上 ，三分之一(34%)的人表示，他们的公司有“中等”或“显著”比例的员工远程工作。此外，五分之二（39％）的旅行经理表示，他们的全职新员工中有很大一部分是完全偏远的。然而，超过一半(57%)的人表示，他们公司的远程工作政策是永久性的还是临时性的还有待观察(相比之下，36%的人表示该政策是永久性的)，这表明许多公司继续评估他们的远程工作政策。 一些公司允许远程员工租用共同工作/灵活的办公空间。三分之二（65％）的旅行经理表示不允许租用灵活的工作空间，但另外四分之一（28％）的人表示“偶尔”允许这样做。此外，至少偶尔允许远程工作人员租用联合办公空间的计划，五分之二的旅行经理表示，这种安排只是“有些管理”，但三分之一(31%)的人不确定灵活的工作空间在旅行计划中是如何解决的(如果有的话)。管理联合办公/灵活办公支出的好处包括节省成本、改善政策合规性和注意义务、更丰富的数据以及更高效的流程，包括付款和费用报告。 远程工作安排在很大程度上被认为具有显著的好处，包括提高生产力、员工士气和人才 收购。旅行经理表示，增加远程工作可以提高员工士气（79％），保留率（74％） ，人才获取（72％），生产力（62％）和公司成本（60％）。更少的旅行经理 （38％）表示远程工作安排有助于改善企业文化。此外，包括人力资源（91％），C-Site（51％）和法律（34％）在内的关键部门最参与制定和更新工作政策，这表明人们广泛认识到远程工作为员工和员工提供了切实的利益。公司。 很少有旅行计划可以完全管理共同工作的支出在至少偶尔允许远程员工租用联合办公空间或灵活办公空间的旅行计划中，只有17%的人表示，与办公室相关的支出“得到了充分管理”。更多的人(41%)说它“有点管理”。“管理联合办公/灵活办公支出的好处包括节省成本，改善政策合规性和注意义务，更丰富的数据以及更有效的流程，包括付款和费用报告。 谁应该管理共同工作支出？ 虽然人力资源似乎是显而易见的选择，但旅行经理和会议策划者可能发挥重要作 用的原因有几个： 旅行经理和会议策划人的案例：谁应该带头管理共同工作支出？人力资源似乎是显而易见的选择。但是，旅行经理和会议计划者可以发挥重要作用的原因有几个： 采购/采购专业知识：管理合作可能涉及与WeWork或ImpactHub等提供商协商“首选关系”。在某些情况下，这可能涉及进行正式的RFP。旅行经理和会议策划者已经在酒店和会议场所方面 拥有丰富的经验。 利用现有流程：旅行计划已经拥有现有流程的所有权，他们可以利用这些流程进行共同工作/灵活的办公室支出。例如，旅行经理可能拥有与支付提供商的关系，并可以为共同工作支出建立 支付流程。他们有时与风险管理顾问有关系，可能能够围绕共同工作建立风险管理协议。 自然搭配:在许多情况下，办公室支出实际上可能与商务旅行或会议有关。例如，假设一名员工出差去见客户。她可能会在她正在访问的城市租一间会议室，在那里她可以全天接待所有客户。所有这些 支出（包括旅行和办公相关费用）都与同一次商务旅行有关。此外，仍然需要一些远程工作空间来面对面。这为旅行经理创造了一个机会，通过利用更大的预订量与酒店和会议空间供应商协商更大的节省。 三分之一的旅行经理（35％）有兴趣使用他们已经用来预订酒店或会议场所的相同渠道为员工预订联合办公空间此外，大多数旅行经理认为这样做可以带来各种好处。其中包括更轻松的预订体验（74％），合并数据（71％），更轻松的付款（67％ ）和员工安全（52％）。 旅行计划设在各个部门，该计划的主要功能在内部完成旅行计划最常见的是财务部门（36％）和采购部门（31％），而较不常见的是人力资源部门（13％）或共享服务部门（10％）。此外，关键功能通常完全在内部完成，包括旅行政策设计和/或更新 （95％），选择/监督TMC（88％）以及选择和/或实施支付解决方案（74％） 。实际上，很少有与旅行计划有关的功能被部分或全部外包。 尽管商务旅行仍低于大流行前的峰值，但旅行经理们却很忙大多数旅行经理说，与大流行之前相比，他们在各种任务上花费的时间更多。其中包括解决旅行者问题（77％ ），监督/管理其TMC（57％），分析/报告数据（52％）以及注意义务/旅行者跟踪/与风险管理提供商会面（52％）。 旅行计划在很大程度上维持了大流行前的人员规模。COVID-19大流行影响了旅游业的人员配备。面对创纪录的亏损，航空公司，酒店和旅行社被迫裁员。随着旅行的反弹 ，这些公司中的许多公司都难以重新配备人员。但是，这种趋势在很大程度上并未发生在 旅行买家方面。五分之三的公司旅行经理(59%)表示，他们的旅行计划的员工规模与大流行前相同。 虽然五分之一（22％）的人说他们的旅行计划的人员规模较小，但类似的数字（20 ％）表示实际上更大。 旅行计划人员规模各不相同。平均而言，管理式旅行计划大约有4.5名全职员工，他们大部分时间都花在与旅行相关的问题上。三分之一(29%)只有全职员工，另外三分之一有两到三名(31%)，五分之二(38%)至少有四名全职员工。然而，这在很大程度上取决于项目的规模。 旅行计划将某些功能外包，并在内部执行其他功能。 大多数旅行经理表示，他们的公司“完全在内部”处理各种功能。其中包括旅行政策设计/更新（95％），选择/监督其TMC（88％）以及选择/实施付款解决方案（74％）。 供应商谈判：旅行计划与航空公司和酒店广泛协商折扣和特殊条款。在许多情况下，他们会进行正式的提案请求(RFP)。旅行计划可以将此过程外包给第三方 ，如他们的TMC、顾问或技术公司。三分之一的旅行计划(33%)至少部分外包他们的航空公司RFP更多的人(47%)至少部分将他们的酒店RFP包括“大部分”或“完全”外包酒店RFP的四分之一(26%)。由于几个因素，这个数字可能会 继续增长(见第19页的方框)。 风险管理：COVID大流行带来了与风险相关的新挑战。旅行计划可能会依靠第三方专家来帮助他们应对这些挑战。大多数旅行计划（57％）至少部分将旅行风险管理（TRM）外包。其中包括近三分之一（29％）的人“大部分”或“完全”将其TRM计划外包。 可持续性问题在旅行计划如何在RFP流程中选择酒店中起作用，但不是核心问题。三分之一（36％）的旅行经理表示，可持续性问题对他们在计划中选择的酒店有重大或中等影响，四分之一（28％）的人表示，可持续性问题在酒店选择过程中没有任何作用。然而，有一半（48％）的旅行经理表示，他们要求酒店提供可持续发展信息，但仍会考虑不提供可持续发展信息的酒店。不到十分之一(7%)的项目表示，他们只选择提供可持续发展信息的酒店。 今天的商务旅行计划 全球大流行在2020年停止了大多数商务旅行，但商务旅行在很大程度上已经恢复，这在很大程度上是由于疫苗接种率的提高和新冠肺炎感染的下降。尽管对Covid和新变体的担忧仍然存在，但世界在很大程度上已经向前发展，国内和国际商务旅行已经恢复。最近的GBTA民意调查（2022年6月）发现，五分之四（83％）的GBTA成员和利益相关者报告他们的公司至少允许一些国内商务旅行，五分之三（63％）允许国际商务旅行。 事实上，一半(54%)的差旅经理报告说，他们公司的商务旅行量比他们预期的“更多”或“快得多”。 1GBTA2022年6月民意调查，https://www.gbta.org/LinkClick.aspx?fileticket=vX