科研经费报销信息化管理现状与无纸化报销展望

科研经费报销信息化管理现状与无纸化报销展望

一、调研概况

• 调研时间：2021年8月至10月
• 调研方式：线上座谈和问卷调查
• 调研对象：北京、上海、西安等地27家单位及46位专家
• 调研样本：199份有效问卷，涵盖103家单位，包括高校、科研院所、医院和企业
• 人员分布：科研人员、科研管理人员、科研财务助理143人（72%），财务人员与财务管理人员56人（28%）

二、调研结果分析

（一）科研人员体验视角的分析

1. 报销效率

   • 提单耗时差异：76.93%科研人员可以在10分钟内完成提单，12.59%耗时超过60分钟
   • 报销流程耗时：25.17%单位3天内完成，47.55%单位3至7天内完成

2. 财务系统易用性

   • 科研人员对财务系统易用性评分：3.64（1分为最低，5分为最高）
   • 科研人员对财务人员专业能力、服务态度、工作时效评分：4.13、3.99、3.85

（二）不同单位财务信息化水平差距

1. 在线报销

   • 77.67%单位具备在线提单报销功能
   • 44.66%单位支持手机端提交报销单

2. 业财系统集成

   • 56.31%单位实现财务系统与资产管理系统对接
   • 49.51%单位实现财务系统与科研系统对接
   • 37.86%单位实现财务系统与合同系统对接
   • 33.98%单位实现财务系统与采购系统对接
   • 32.04%单位实现财务系统与商旅系统对接

3. 发票查验

   • 44.66%单位具备发票自动查验功能

4. 纸质附件要求

   • 发票、行程单、火车票等外部标准化票据提供频次较高（4.15）
   • 劳务费、专家费发放明细表等提供频次相对较高（3.96）
   • 合同等外部协议的提供频次也相对较高（3.83）

5. 预算控制

   • 85.71%单位具备预算控制功能

6. 领导签批

   • 49.51%单位认可线上审签
   • 32.04%单位采用线下审签

7. 财务审核

   • 46.43%单位采用传统模式线下审核
   • 35.71%单位线下审核并核对单据影像
   • 17.86%单位实现线上审核

8. 付款入账

   • 69.64%单位支持银企直联
   • 80.36%单位支持会计凭证自动生成

9. 报告生成

   • 42.86%单位支持科研项目决算报表一键生成

10. 档案归档

    • 46.43%单位尚未建立电子档案系统
    • 21.43%单位部分电子档案得到审计/检查人员认可
    • 10.71%单位所有电子资料仍需提供纸质资料

11. 经费分析

    • 67.86%单位可以从不同维度对科研项目经费使用进行分析
    • 21.43%单位可以对科研人员进行信用管理
    • 19.64%单位可以在财务系统中记录违规报销

三、结论与展望

1. 多数单位距离无纸化报销有较大差距

   • 超过半数单位尚未实现财务系统与科研、商旅、采购系统的对接
   • 约三分之一单位仍采用传统线下审签模式
   • 近半数单位财务人员只能在线下审核报销单据
   • 近半数单位尚未建立会计电子档案系统
   • 只有少量单位可以在财务系统中记录违规报销

2. 软环境对无纸化报销的影响

   • 国家层面缺乏相关政府管理部门的顶层设计
   • 缺乏统一的数据标准和保管要求
   • 外部审计对电子档案的认可度不统一
   • 政府信息系统未