关于B2B峰会观众招募的5个残酷事实

2023B2B企业大型峰会运营案例 ——记「预见AI·营销未来B2B数字增长峰会」的举办 2023.07.26byYi 引言 径硕科技于2023年7月13日举办的「预见AI·营销未来｜2023B2B数字增长峰会」圆满落幕。来自来自微软、仲量联行JLL、飞利浦医疗、网易伏羲、戈尔等企业的18位重磅嘉宾，围绕AI与数字营销的主题，展开了精彩纷呈的讨论与分享，400余位B2B市场人莅临参会。与线下会场同步进行的，还有该场峰会的在线直播——直播为峰会另行带来了上万名观众。 在经济下行的背景下，径硕科技如何成功举办这样一场线下峰会？秘诀，就在这份指南中。 -CompanyConfidential-2 目录 01.峰会启动&筹备02.峰会进行时 03.会后运营 01峰会启动&筹备 峰会启动前，市场人需要“扪心自问” •为什么要举办这场峰会？ •品牌宣传、拉新获客、潜客孵化、老客复购 •以往峰会效果如何？ •如果好，怎么保持 •如果不好，如何改进 •这场峰会针对哪些受众？ •?%的新用户，?%的新潜在客户，?%的现有客户 •赞助商、供应商、媒体方 •峰会给受众带来哪些价值？ •学习：行业内最新动态、系统性的内容、有趣有效的玩法 •交流：认识行业大咖、KOL、生态上下游的消息 •信任：了解公司的战略布局、产品服务升级、营销计划方法等内容 •如何评估这场峰会的效果？ •品宣方面：舆情分析 •获客方面：运营数据 ⬇扫码领取⬇ 「峰会启动&筹备策划实用模板」 01峰会启动&筹备 峰会启动第一步：主题确认 头脑风暴表格可以丑，但一定不能毫无想法！ 峰会项目正式启动后，当务之急便是决定峰会的主题。建议市场部全体人员积极参与头脑风暴，并结合活动举办的目的，针对所有选题进行讨论和初步筛选。而后由活动运营代表向峰会的最终决策者——CMO汇报初筛结果，并敲定最终选题。 01峰会启动&筹备 峰会筹备的关键内容因素：嘉宾人员的邀约 第一步：内部沟通，初拟邀嘉宾名单，确定大方向 第二步：对接嘉宾并跟进嘉宾情况（最好有1-2位备选嘉宾作为PlanB） 姓名 公司及title 人物简介 照片 演讲主题 主题摘要 用餐情况 跟进人 DDL 进度 备注 讲师1讲师2讲师3备选讲师1备选讲师2 第三步：跟进不同阶段，匹配的话术 序号 需求 话术 1 招募 为什么要参与这次峰会 2 提供信息 主要说明给哪些信息，DDL什么时候 3 打call视频 注意细则 4 帮忙宣传 短文案+海报 5 催PPT DDL什么时候？ 6 圆桌问题 大纲 7 行程信息 活动基本信息+参会指南+餐饮安排+什么时候到场，需要到哪个地方，做什么事情 8 礼品 礼品+贺卡，什么时候给 ⬇扫码领取⬇ 「峰会启动&筹备策划实用模板」 01峰会启动&筹备 ⬇扫码领取⬇ 「峰会启动&筹备策划实用模板」 峰会筹备的关键收益因素：赞助商邀约 01峰会启动&筹备 拉取赞助必不可少的武器：资源置换 赞助的方式行不通，也可尝试资源置换的形式，例如：双方共同完成观众邀约、峰会宣发、品牌露出 （物料、视频、文字新闻稿等）。 谈判过程中最重要的是，洞察对方真实的利益点：根据其最近在官方渠道发布的活动、面向的客群等进 行评估。 ⬇扫码领取⬇ 「峰会启动&筹备策划实用模板」 01峰会启动&筹备 峰会筹备的关键成本因素：场地选择 选择峰会举办的场地，需要完成以下三步动作： •根据交通是否便利、序厅是否有聊天区、层高（影响搭建）、布局（影响展位）、历史报价、即时报价等因素，选定至少3个场地。 •实地考察并拍摄相关照片、视频，分享给团队成员进行选择。 •团队评估后，敲定峰会场地。 01峰会启动&筹备 峰会筹备的视觉支撑：物料准备 峰会中应用的物料种类繁多、数量庞杂，大多数需要从0设计，因此需要在筹备期就做好规划和统计。运营人员需要考虑和整理以下相关信息：展示内容、尺寸、数量、对接人、负责人、初稿时间、打样时间、定稿时间、制作周期、收货时间、物料组装时间…… ⬇扫码领取⬇ 「峰会启动&筹备策划实用模板」 01峰会启动&筹备 峰会成败的关键：关于会前招募的5个残酷事实 1.B端主办/合办的小型线下活动（100人以内）平均到场率在20%-30%，因此如果运营人员期望有50名左右的到场观众，请招募至少167名观众，保守情况下请招募至少250名观众。 2.B端主办/合办的大中型线下活动（如峰会、展会等）平均到场率在25%-50%，因此如果运营人员期望有500名左右的到场观众，请招募至少1000名观众，保守情况下请招募至少2000名观众。 3.B端企业的分享性直播（非带货直播）平均观看率在19%-65%。所以如果运营人员期望直播间有500人热热闹闹地观看直播，请招募至少770名观众，保守情况下请招募至少2632名观众。 4.视频号直播推流能带来意想不到的直播观看效果，如果希望在现有活动获客的基础上，提高声量，那么视频号同步推流绝对值得一试（径硕科技「预见AI·营销未来」峰会的线上专场，依靠视频号直播、合作伙伴同步转播等途径获得了上万的播放量）。 5.B端参展、赞助其他峰会的获客范围：赞助金额和对应权益，与获客数量成正比，同时也可做资源置换。建议企业针对新的赞助展会，先小范围试水，测试获客效果。 01峰会启动&筹备 官网：SEO+SEM+直接访问+其他自媒体矩阵引流 官微：图文+模板消息 社群：自有社群+上下游合作伙伴社群 付费媒体：行业媒体、专业会展媒体、发膏机构 上下游合作伙伴资源置换 市场团队的SDR、BDR针对部分优质但未转出的线索进行电联邀约 销售团队、客户成功团队定向邀约 邮件营销+短信营销 峰会成败的关键：观众招募方案 01峰会启动&筹备 峰会筹备的终点：会前一天的人员分工 峰会前一天，所有内外部运营人员均需到达活动现场，进行物料的准备、场地设备的安装调试，以及峰会整体流程的彩排。 ⬇扫码领取⬇ 「峰会启动&筹备策划实用模板」 01峰会启动&筹备 扫码领取：峰会启动&筹备策划实用模板 适用于峰会前的排兵布阵，15个实用表格即取即用。 峰会总负责人、主持人、场内工作人员、场外工作人员合影 峰会总负责人及显眼包合影 ⬇扫码领取⬇ 「峰会启动&筹备策划实用模板」 02峰会进行时 MA超能力互动体验，中场休息期间的趣味切换 打卡点1 峰会微站——与会者的实时向导 扫描立牌二维码，触发公众号欢迎语，推出本次峰会的最新站点，同时引导用户了解最新产品功能。 打卡点2 产品视频demo 扫描立牌二维码，观看新品demo。 互动旅程-海报分享+有奖调研 打卡点3 扫描立牌二维码 欢迎语+活动规则 分享图片海报 完成抽 调研问卷奖 终点站 纯娱乐互动-拍照打卡墙+小JING灵玩偶 抽取幸运大奖 完成三个打卡点的盖章后，观众可到终点站抽取最终大奖。 集齐徽章，抽取大奖！ 02峰会进行时 峰会另一角：拍照墙打卡+玩偶合影+互动打卡点+奖品合辑 03会后运营 合理的峰会线索分配规则+策略性的线索跟进=MQL转出 峰会线索 报名线下峰会 > 报名峰会直播 出席 > 未出席 观看 > 未观看 峰会中销售接触认领 未被销售认领 线索跟进原则 1.峰会结束后，一周内完成峰会线索的第一轮沟通，转出部分优质线索 （MQL）至销售。 2.第一轮沟通后，针对“有意向进一步沟通”和“暂时较忙不便沟通” 的线索，优先进行复联，保持相对高频的互动，并转出部分优质线索 （MQL）至销售。 3.第一轮沟通后，针对“暂时无意向”的线索，可在第二周、第四周间歇性电话复联，保持低频互动并尝试转出MQL至销售。 4.第一轮沟通后，针对“完全无意向”的线索，SDR可等待对方主动活跃，再寻找话题进行沟通。 峰会带来的报名数据可以按照下图的逻辑安排跟进的优先级 市场部无需跟进 线上直播 观看人数：10000+ （含视频号直播推流、合作伙伴、行业媒体的分享） 互动打卡 场内超过70%的与会者参与了场外互动 03会后运营 获取新线索： 600+ 唤醒老潜客： 1000+ 峰会成果展示：品牌声量、产品体验、业务获客 线下峰会 现场参与：300+ 感谢观看！ 特别鸣谢 感谢活动组Cynthia、Maisie、May、Ivy提供的资料以及对细节问题的耐心解答！感谢电销组的王翀分享了SDR对峰会线索的跟进策略！ 关注径硕，营销有结果！