如何六家政府将他们的财务和人力资源运营转移到云端

电子书 如何六家政府将他们的财务和人力资源运营转移到云端 自动化之力量，可信数据，以及整合技术的优势。 目录 引言3 巴尔的摩市：在遭受勒索软件攻击后重新构想政府科技4 俄克拉荷马州土尔萨县：统一的系统释放时间和资源以更好地服务公众。6 丹佛市和县：与Workday携手加速发展8 克拉克县，华盛顿州：通过数字化运营以满足不断变化的政府需求10 阿克伦市：通过提升自动化和安全性更加稳固地崛起12 雅基马县：提升透明度和运营效率14 如何六家政府将财务和人力资源运营迁移到云上2 引言 经过多年的动荡变革，政府部门必须在他们的运营的每一个方面进行不同方式的思考从招聘、留住和发展人才到管理赠款资金以及确保纳税人资金的最好使用。 本电子书包括六个政府机构与Workday合作重新构想其财务和人力资源运营方式的故事。继续阅读，了解他们是如何从仅仅生存到繁荣，甚至在面对不确定性时也是如此。 巴尔的摩市：网络勒索攻击后的政府技术创新想象。 转换为安全、基于云的系统带来了显著的节省，包括降低的IT成本和更少的文书工作。 最近的一次勒索软件攻击成为对巴尔的摩市领导的一次警钟，他们意识到需要更安全的系统。匿名黑客控制了运行巴尔的摩政府部分计算机系统的部分，使城市生产力陷入停滞。房地产转让停滞，城市无法再接受账单支付。甚至电子邮件流量也停止了。这次攻击让市政官员感到不安，他们意识到他们不仅需要一个更安全的系统，还需要一个可以全市部署的统一解决方案。 幸运的是，他们已经取得了领先优势。作为“推动巴尔的摩向前发展”战略计划的一部分，领导层已经确定了为更好地管理城市所需的其它必要变革。 我们希望建立一个能够减少冗余和成本、统一标准并消除孤立数据的科技生态系统，城市总监兼首席人力资本官QuintonHerbert说道。“过去我们有领导人讨论过这种转型性的变革，但他们并不愿意改变。勒索软件攻击迫使我们寻找一个更安全的系统，这也可以成为我们现代企业的基石。” 两千五百万美元370K 40 通过流程自动化和标准化节省了250万美元的IT成本 删除了37000纸张碎片 标准化操作覆盖40个机构 席数字官表示，巴尔的摩市希望消 ToddCarter，该市首席信息官和首 除耗时且基于纸质的系统，包括手动时间表和带有三联复写纸的休假条。 云应用解救之道。 利用Workday人力资本管理（HCM）、Workday工资单和Workday财务管理，巴尔的摩市可以将其财务和人力资源系统迁移至基于云的应用。因此，该市实现了显著的成本节约，包括消除了370000份纸张的需求。 信息按需提供。 除了追踪城市财务和人力资源相关的实时数据外，经理们可以通过几个简单的查询，在手机或电脑上查看任何员工的状况。Herbert回忆起一次会议，一位委员会成员询问有多少员工接受了健康福利。Herbert通过简单地打开移动应用程序立即给出了答案。 无法访问实时数据带来了许多挑战，包括跟踪员工的状态。例如，工作人员可能被重新分配到另一个机构，但这种变动可能没有记录在管理人员依赖的过时手动电子表格报告中。 大约有40个机构，每个机构在执行最基本的职能时都有所不同，城市领导人希望有一个标准化的系统来打破隔阂。“如果你想到招聘或需求申请，一个机构需要15个人签字，”赫伯特说。“我们定制了这套系统，以至于一个供应商说：‘我们甚至不认识这个，所以你们只能靠自己了。’” “ 我们的Workday部署不仅是一个IT项目、人力资源项目或财务项目，它是一项巴尔的摩市的项目。现在，我们拥有了在整个企业范围内协同工作的系统和团队。 董事兼首席人力资源官 时间就是金钱。 在Workday标准化业务流程也有助于提升盈利能力，节省了250万美元的IT成本 。“我们希望公共工程部门的新员工和即将进入交通部门的员工在员工生命周期方面保持一致，”Herbert说。“这对我们来说非常重要，而通过Workday，我们看到了这一目标正在实现。” 塔尔萨县，俄克拉荷马州：统一系统释放时间和资源，更好地服务于公众。 自助选项使员工能够访问和更改他们的工资扣除项、审查数据以及运行报告。 将工资处理时间缩短了50从人力资源和财务流程中节省了10万张纸张将报告生成时间从几天缩短到按需生成 塔尔萨县致力于以最有效的方式，以专业、诚信和尊重的态度服务所有市民。但它的部门化、基于纸质的系统减缓了政府机构满足公众需求的能力。 “简直是疯了，”人力资源总监凯西伯罗斯说。“我们得从PDF文件中打印出工作申请给招聘经理。我们有很多繁琐的文件要处理，这阻碍了我们更好地、更快地回应社区的能力。” 那些日子已经过去了，多亏了塔尔萨县采用Workday财务管理、Workday薪水和Workday人才管理。塔尔萨县现在拥有一个现代化的云基础流程，消除了10万张纸的需求。 向一个具有自助功能和实时报告等特性的全面整合系统转变意味着更快的周转时间和对我们所服务每个人的整体卓越服务，“JennPottorf，金融服务总监如是说。” “ 我喜欢进入会议室后，快速使用Workday应用在手机上回答问题。 人力资源总监 服务速度 塔尔萨也缩短了生成报告或响应最后时刻信息请求所需的时间。伯罗斯回忆起一位县选出的官员要求提供一份在军人纪念日即将到来之际，曾服役于军队的人员名单以向他们致敬。在过去，提供这份名单需要几天时间。而使用Workday，这项工作只需几个小时就能完成。 更优质的财务报告。 员工现在可以快速有效地满足严格的规则以获得联邦资金，这是自采用新系统以来的又一重大改进。“我们可以在每个赠款中跟踪具体的项目，特别是那126亿美元的ARPA美国救援计划法案”波尔特说。“我们能够对这些内容进行精细化的追踪至关重要。获得这些补助的资格标准极其复杂。” 使用基于云的应用程序套件已使员工将工资单处理时间减半。员工正利用节省下来的时间专注于报告和文档等领域的改进。 新型自助服务选项让员工能够无需求助于他人而更改工资扣缴、访问数据并生成报告。 关于拥有所有信息集中在一个系统中的最佳之处在于其易用性，”Burrows说道。如果参加会议时有人要求Burrows分享数据，通过Workday移动应用获取答案既容易又快捷。以前这需要花费数小时或数天时间。 “ 我们刚刚聘请了一个人，他告诉我系统操作起来非常简单，令人震惊。 满足财务审计要求现在变得更加容易，更不用说压力更小了。在此之前，审计季节意味着逐行浏览手工制作的Excel工作簿，然后进行核对并痛苦地双重检查数字。 “我无法强调我们为了年终审计将财务数据整理在一起所做的大量手动工作，”波特夫说。“现在我们只需从我们的Workday系统中提取那份报告，它就会为我们准备好了。” 响应式公共服务。 塔尔萨县也能够更快地回应公众的请求。在任何给定的一天，公民、记者和其他人士都会就一系列问题寻求信息，比如特定供应商拥有的发票数量或者翻新县属某块土地的成本。 “当你把所有东西都放在一个地方时，提供这些信息就快得多，”波托夫说。 县书记 我总是告诉我的人力资源团队，我们的客户既是员工也是公众，我们共同努力让客户体验达到最佳，“Burrows补充说。‘我们一直在寻求改进，所以最好的还在后面。’” 75 5 10 纸质减少 人力资源处理量提升75 综合5系统 进入1个应用 申请人数减少10。 丹佛市和县：正在转型 更快速地，与Workday携手。 “ 通过拥有WorkdayHCM、Workday财务管理和Workday采购，我们能够开始使用同一种语言进行沟通。这使得我们能够提高效率，并推动创新。 挑战。 一个高度定制化和集成的本地系统集合使得丹佛市和县升级变得困难。孤立的核心理念模块限制了组织内部的协作，并使丹佛市在扩展方面面临挑战。第三方系统集合需要广泛的集成，并提供了不可靠的数据。 市财务总监 为何选择Workday。 丹佛市和县的工资处理时间现在快了25，所有费用报告都是通过数字化提交的，消除了纸质表格的使用。资产会计的自动生成每月节省10到20小时，从而有更多时间分析新资产。折旧处理时间几乎下降了90，丹佛市的未合格申请者减少了10。 从32个服务器缩减到0个 业务流程现在已优化，无需定制 将5个系统整合为1个 统一的数据模型提升了数据可信度。 效益与结果。 迁移至云解决方案。 在Workday之前，丹佛市和郡运行在32台服务器上，并且需要超过16人来管理和整合其各种系统。基于纸张的低效流程减缓了进度和增长。现在，一个5人团队管理着150个整合，ERP技术主要基于云并且已经整合，具有可预测的成本。 可配置无需定制。 丹佛市和县过去经常对ERP代码进行广泛的定制，这通常会使更新和补丁变得复杂。现在，用户无需进行定制，可以直接配置、测试并将更改发送到生产环境中的IT部署。 一个减少集成努力的系统。 丹佛市和县因人力资源、工资单、预算和财务等分别的模块，以及独立的人才招聘系统和机构系统（机场和图书馆）而陷入困境。随着Workday的引入，现在它使用的是一个无需在模块间进行集成的单一系统。 共享图表字段和分析值。 前一个模块的突破和独立的系统增加了对图表字段和分析值的混淆。此外，交易细节通常存储在另一个系统中，这降低了深入挖掘的能力。借助Workday，丹佛市和县的市政府从统一的数据模型和相互连接的值中受益，提供最新的报告和分析中的深入挖掘功能。 “ 克拉克县，华盛顿州：数字化运营以满足不断变化的政府需求。 Workday为我们提供了一套集人力资源管理和财务管理于一体的解决方案，采用统一的用户体验和安全模型。 克拉克县基于纸面的流程限制了洞察力和控制力，制造了复杂性，并减慢了满足快速变化世界需求的运营转型。 其现有的企业资源规划（ERP）系统过于僵硬且难以使用。进行变更需要编码专业知识，因此IT工作人员必须创建变更报告、总账代码、流程路由和工作标签。 一个灵活的数字基础，适用于财务和人力资源。 而不是花费600万美元升级现有的ERP系统，该县寻求了一个新的解决方案。在评估了9家软件提供商后，克拉克县选择了Workday财务管理解决方案和Workday人力资本管理（HCM）。真正的云服务Workday易于使用，且足够灵活以满足县府不断变化的需求。Workday还可以与现有的国库、银行管理和支付点应用集成，这有助于最小化数据孤岛和日常任务中的额外步骤。 财务总监 60 15 完成工资支付速度提高60 削减开支15 9600 160000美元 管理了9600个更少总账账户 每年节省160万美元 ，现在他们可以支持自动化工 凭借其内置功能，Workday帮助克拉克县将75个不同的纸质文件来源替换为1个数字化的数据源。9名全职员工的IT支持团队缩减至2名全职专门员工 作流程并为员工提供自助服务功能。该团队还受益于能够控制谁可以访问哪些数据，并记录谁查看和更改了哪些文件。 提升了敏捷性和响应时间。 今天，灵活的工作流程和自助服务能力为财务和人力资源工作人员提供了洞察力、调整流程以及管理意外事件的能力无需求助IT团队。例如，在疫情期间，财务员工无缝地从在办公室工作转变为居家办公。“当新冠来袭时，我们立即为工资发放、应收账款及其他关键财务流程建立了远程管理，并且没有出现任何障碍地继续运营，”克拉克县会计经理劳丽福斯特说，“没有Workday我们是无法做到这一点的。” “ 使用Workday，非IT人员可以做出更改，因为无需编 程。 提高了效率和节省了成本。 新的数字工作流程降低了成本并加速了发票、审批、报销、采购和采购流程。该县现在完成工资支付的速度提高了60，而新员工入职所需时间缩短了一半 。使用Workday，员工可以独立更新他们的个人资料，提交时间表、请假申请和费用报告。非IT人员可以调整总账