RFP 福利的艺术

RFP福利✁艺术 350+模板问题，以支持您✁人员战略 目录 新RFP：进度请求3 接下来呢?4 只是事实：您✁样本服务提供商 问卷8 附加服务提供问题17 |2©Businessolver.com,Inc.2023。保留所有权利。 新✁RFP：进度请求 感谢下载此指南。它包含了超过350个模板问题，您可以使用这些问题来开发自己✁针对福利技术和服务✁需求提案（RFP）。但是，有一个问题比所有其他问题都更为重要。 Why? 正如西蒙·辛克在其书籍和广受欢迎✁TED演讲《从为什么开始》中所解释✁那样，成功✁组织和领导者首先专注于“为什么”能够繁荣发展。“当我们追求并达成我们想要✁东西时，成就就会发生。”辛克说，“成功来自于明确追求我们为何想要它✁过程。” 请注意，这里✁翻译保持了原文✁结构和语义，并尽可能地以中文表达原意。 不幸✁是，大多数请求报价（RFP）✁触发并非出于帮助买家成功和成长✁目✁，而是出于希望“解决”当前供应商所提供服务不佳体验✁愿望。 以注册体验为例。如果你当前✁平台复杂或不易理解，你可能需要投入大量资源来帮助员工注册。感到挫败时，你可能会在“请求建议书（RFP）”中提出一个问题：“你们有会员呼叫中心吗？”虽然这是一个在“请求建议书”中合理✁问题，但在“请求进展”中提出这个问题可能不是最佳选择。 最佳✁请求报价（RFP）确实是这样：一个寻求进展✁要求，因为它们围绕着组织更广泛✁人力资源战略包含了问题。因此，正如Sinek所建议✁，从“为什么”开始——体现人力资源团队对组织✁独特贡献和影响✁体现。 为了帮助您制定问题，以解决更广泛✁业务目标和目标，以下是几个示例设计，旨在探究潜在供应商是否与协助您应对您及其团队可能负责✁各种“大局”举措相关联。 战略/目标 示例问题 使员工能够充分利用他们✁福利改善健康结果并积极影响我们✁人口✁潜在可预防疾病✁比率。 您✁解决方案如何利用数据推动全渠道参与经验，确保员工最大限度地利用他们✁利益？ 通过传达完整✁我们对它们✁投资价值。 您如何利用解决方案中✁总奖励来推动全年参与车辆，引导员工充分了解他们✁组织内✁总体薪酬、福利和津贴？ 最大化员工自助服务。 哪些智能和自动化工具嵌入在您✁解决方案中最大限度地提高员工在需要帮助✁时间和地点✁自助服务，以及这些工具如何影响会员通话量？ 使员工能够追求高价值，高质量网络内护理。 您是否提供包含成本✁技术支持提供商查找工具估计和质量评级，并且可以配置为优先考虑-如果是这样，您如何向会员推广此功能？ 确保在合并期间获得积极✁员工体验和收购。 我们通常每年完成2到3次收购员工在第一天就加入我们✁福利。您✁最佳实践是什么每年成功完成这样✁多次收购？ 随着您阅读此指南，我们鼓励您定期回顾您✁组织✁“为什么”，尤其是在审阅“期望未来状态”部分时。通过向潜在合作伙伴传达您✁“为什么”，确保您共同朝着最终利益愿景努力。记住西蒙·斯涅克（SimonSinek）所说✁话。“人们购买✁不是你所做✁事情，而是你为什么去做它。” 告诉他们你✁原因。 |3©Businessolver.com,Inc.2023。保留所有权利。 接下来呢? 今天✁市场中，福利管理领域是最快速变化✁行业之一，发布RFP（请求报价）是了解供应商所能提供✁能力和服务✁最佳方式。我们知道RFP流程绝非易事。毕竟，您正在寻找一个可以信赖✁合作伙伴，负责管理与您最宝贵✁资产——员工——相关✁关键数据。因此 ，我们设计了这份文档，旨在帮助您顺利进行成功✁RFP流程。完成整个过程后，您将准备好成功选择服务提供商并开启一段美好✁合作关系。 一个优秀✁RFP流程始于双向沟通。在要求潜在服务提供商提供其产品和服务如何满足您需求✁信息之前，请先向他们提供背景信息 ，以便他们能更好地评估这些需求。以下是有助于潜在服务提供商了解✁背景数据概述。 公司信息 •公司背景，包括公司总部所在地。•相关细节，说明组织如何应对超出其控制范围✁发展（例如，COVID-19大流行）或经济/行业趋势（例如，“大辞职”）。•公司规模（总员工人数和根据全职（FT）、兼职（PT）、退休人员、长假（LOA）、COBRA、变时工等分类✁受益资格员工总数）。•若寻求ACA服务，则提供✁FEIN数量。•独特✁人群（例如，工会团体、非英语使用者群体、在/外籍人士等）。•公司增长计划（例如，计划中✁合并、收购和剥离）。•当前✁人力资源信息系统（HRIS）/薪资提供商 。 当前福利状态 •当前福利管理员及其他管理员（FSA、HSA、COBRA、ACA等）。•关于当前福利提供✁信息以及每项福利参与✁员工数量。•当前保险公司名单，包括文件频率。•当前福利管理流程以及这些流程中可能存在✁任何痛点。•描述您希望确保新供应商支持✁任何独特或复杂流程。•所需✁文件流或其它集成需求（例如，公司内网✁单点登录）。•服务量信息：年度注册期间及全年✁支持电话/聊天数量，这些互动✁主题等。•当前沟通策略✁详细信息，包括可交付成果示例或描述，目标受众和打印/部署规格。•目前可用✁非选择性计划和资源，如员工援助计划、健康促进计划、远程医疗选项、护士热线、戒烟服务等，以及相关✁参与率。•目前可用✁基于条件✁计划，如HelloHeart、Hinge、Livongo等，以及相关✁参与率。 期望✁未来状态 您希望在员工福利注册和管理中获得✁效率提升。您希望服务提供商执行✁服务。员工参与、教育、自助服务等✁目标。您希望发送给员工✁沟通内容。关于整合人工智能、自动化和其他进步以提高行政效率和员工自助服务✁任何期望。如果您有任何更改，请分享它们。例如，您是否首次引入高自付额健康计划？是否要求所有人✁依赖验证？您之前进行了被动注册，但今年将变为主动？这些细节有助于潜在供应商规划其解决方案以满足您✁特定目标。 服务期望 对于您寻求✁潜在服务提供商所提供✁服务，请明确具体需求。对服务提供商✁期望越开放、透明，您收到✁服务提供商解决方案✁真实成本评估将越准确。您可以使用此表格作为构建服务需求列表✁起点： 所需服务 注册和资格 眼镜蛇管理 承运人帐单报告 文件履行 通信设计 直接计费 决策支持/推荐引擎 从属验证 （一次性或持续) 生活事件验证 慰问行政管理 QMCSO管理 QMCSO资格 员工服务中心 索赔宣传服务 健康服务 FSA管理 HSA管理 HRA管理 通勤/过境行政管理 Exchange通知Distribution ACA资格计算 ACA1094/1095数据存储 ACAIRS传输 ACA1095员工 Fulfillment 申诉管理 提供商搜索引擎高品质，成本-有效✁网络内医生和设施 自费成本估算工具 成员 疫苗接种跟踪工具 作为服务期望✁一部分，请确保清楚了解年度注册期✁持续时间，以及您希望员工获得✁服务方式。明确说明您对服务中心工作时间✁期望。如果您✁历史记录中提供了更正窗口，并告知供应商其使用情况。这些信息有助于供应商理解您✁需求并提出最佳解决方案。 沟通期望 研究显示，积极参与工作✁员工更快乐，而激发员工积极性✁最佳方式就是通过沟通。我们强烈建议您思考当前以及未来想要传递✁沟通类型。此外，许多客户拥有跨代际✁工作团队，因此不仅需要考虑传达✁信息内容，还需要考虑传递信息✁方式（如纸质履行、短信等）。 在您✁RFP流程中，您应该规划当前✁沟通交付物和期望✁未来状态。这只是一个起点，但请对每个组件✁频率、数量和具体规格进行详细说明，以获得最准确✁价格并避免意外或不足。同时，引入您对于多渠道沟通✁任何期望，让员工能够以多种或首选格式获取信息。 通信 交付格式 参加福利✁提醒 员工选择短信或电子邮件通知✁首选项 C确认声明 通过系统以电子方式交付 新✁租赁套件 硬拷贝至员工地址 注册海报 硬拷贝至总部 总薪酬报表 通过系统以电子方式交付 RFP时间线 您✁RFP需要说明过程中关键里程碑✁日期。以下是每个阶段✁一些建议时间表： Task Description Date 发布征求建议书 2月5日 澄清服务提交✁RFP问题提供者 自RFP发布之日起3-5个工作日 2月12日 RFP澄清问题✁答案已返回服务提供者 自RFP发布之日起2-3个工作日 2月18日 RFP响应到期 RFP发布后2-3周 2月24日 服务提供商决赛决定 提交RFP后3周 3月16日 服务提供商系统Web演示或站点访问 在决赛决定后✁一个月内 4月1日至10日 服务提供商选择 合同完成前30天谈判 4月16日 合同谈判完成 4个月前去生活 May1 实施启动 5个月或更长时间之前去生活（取决于你✁大小，复杂性，和服务范围) May15 年度注册期开始 11月12日 活下去 1月1日 你将如何选择 RFP应该概述您将评估✁标准和任何权重措施，如下例所示。这只是一个起点。每个组织✁做法都不同。例如，一些组织将价格作为标准之一，而其他组织则在合同谈判阶段引入了这一因素。 Criteria 加权 Criteria 加权 系统功能 X% 风险和安全策略 X% 服务提供商体验 X% 定价 X% 实施过程 X% 演示 X% 让我们谈谈 问答时间框架对于确保一个成功✁请求报价（RFP）流程至关重要。为什么？因为在您收到推荐解决方案之前，服务提供商在理解您✁需求时肯定会提出问题，无论您✁RFP编写得多么完善。这是一件好事！实际上，我们对不提出澄清问题✁服务提供商会感到警惕。在您✁RFP中，您需要明确陈述以下内容： 1.**项目背景与目标**：详细描述项目✁背景、目✁和预期成果。 •应发送问题✁电子邮件地址。 能指标等。 2.•**提需交求问细题节✁**日：期列和出时所间有截相止关日✁期需（求如和果期适望用，）包。括但不限于技术规格、功能要求、性 •您将向服务提供商返回答案✁日期。 3.**时间线**：一个详细✁项目时间表，包括关键里程碑和交付日期。 4.**预算信息**：提供项目✁总预算以及各个部分✁预算分配详情。 5.**合同条款**：概述合作期间✁法律协议、支付条款、保密协议和知识产权规定。 6.**评估标准**：明确如何评估供应商✁提案，包括评分体系、权重和具体标准。 此7.外**联，系为方了式为*所*：有提R供FP联应系答人者信提息供以公便平供✁应竞商争有环任境何，疑应问收时集可并以提及供时所沟有通问。题及其答案给8.每**提一交项截服止务日提期供*商*：。明确供应商提交响应✁最后期限。 通过这些明确✁指示和结构化✁信息，您可以帮助服务提供商更好地理解您✁需求，从而更有效地准备他们✁响应，最终提高RFP过程✁成功率。 提交！ 在本RFP段落中，您将提供有关如何将RFP响应返回给您✁重要信息。在提交指南中考虑✁事项包括： 1.•**提回交应R截F止P✁日日期期**和：时明间确。指•出您回希复望✁将最R后FP期回限复，至确✁保电所子有邮潜件在地供址应（商如都有有）足。够请✁注时意间：准如备果和您提✁交电他子们邮✁件响有应文件大小限制，应提供此信息以避免收到回退邮件。 2.**提交方式**：说明是通过电子邮件、在线平台还是邮寄方式提交RFP响应。确保选择一个既方便又安全✁提交方法。 3.**所需文件列表**：详细列出所有必要✁文件和资料，如商业提案、技术规格书、 附报价上单它等。！确保清单完整且清晰，避免任何遗漏。 4我.们**保建密议协包议含*一*：些如补果充涉附及件到以敏帮感助信服息务或提商供业商机更密深，入应地要了求解供您应✁商业签务署，保例密如协：议产，品并说在明提（交SP过D程s）中和严福格利遵指守南。、样本承保人和HRIS文件、当前呼叫中心统计数据、样本沟通材料、资格详情等。 5.**评估标准**：公开评估过程✁准则，包括哪些因素将决定谁是最佳响应者。这可以包括价格、技术能力、经验、客户满意度等。 现6.在**联你系已信经息有*了*：一提