通过集成的 eSignature 转变您的业务

WHITEPAPER 通过集成的eSignature转变您的业 务 为什么签名很重要 随着业务速度的加快和商业变得越来越复杂，签名比以往任何时候都更加重要。 关系、协议和合同需要相关各方在正式或法律上予以承认，从而 Inabroadspectrumofbusinessdocumentsthathavetobeenforceable.Tonamejustafew:accountplans,employmentagreements,lettersofintent,procurementcontracts,andsalescontracts,amongmanyothers. 在当今的商业环境中获取文档签名 签署协议对任何组织来说都是至关重要的任务。但是，创建和打印纸质文档，然后坐在桌子上轮流签名的日子已经一去不复返了。做生意的方式已经发生了重大变化。商业是全球化的，相互联系的，数字化的，需要比以往任何时候都更高的响应能力。 签署协议的各方通常位于不同的地理位置。即使您与另一方在同一地方，大多数情况下，您也不是在纸质文档上签名，而是在触摸屏上签署虚拟文档。但是，无论是在纸上还是在屏幕上，都已经稳步远离面对面签名 。 在新冠肺炎迫使许多组织远程和数字地开展更多业务，而不是亲自开展的时代，这一点更是如此。 人们也越来越重视创建方便、快捷、无痛的流程，以满足客户的高期望，并让员工继续致力于为组织和底线增加价值的任务。在这种环境中，创建高效的流程和优化的工作流程比以往任何时候都更加重要。如果签名过程仍然是基于纸张的，则会产生一些非常实际的问题，并减慢业务速度。 它还阻止组织充分利用商业运营转型带来的许多积极业务成果。 墨水签名的缺点 当文档以老式的方式在纸上使用墨水执行时，在当今的商业环境中有很多负面结果。交易迅速，业务随时随地完成。如果商业周期挂在一张纸上的墨水签名上，则存在一些严重的缺点： 这是一个手动的，低效的过程-而且价格昂贵 文件必须打印、扫描、通过电子邮件或邮件发送，然后由对方签名、扫描和退回(或邮寄回来)。像任何手动过程一样，它容易出错、速度缓慢，而且代价沉重。这包括员工在它上面花费的时间成本，更不用说所有纸张、打印甚至邮资的成本了。 它创造了风险 许多需要签名的文档都包含敏感信息。敏感文档被留在打印机或扫描仪上的风险更大，如果要打印以进行物理签名，甚至会丢失在邮件中。一项研究发现，75.9％的受访企业由于繁琐的纸质流程而遭受了严重的业务风险和合规性问题。[1] 缺乏可见性和控制 一旦纸质文档处于签名过程中，则无法查看状态，是否已收到并签名，第三方是否已签署并邮寄 这也是很难保证的过程——发送该文档，取回它，并记录结果—— 每次都以同样可靠的结果发生。 它减缓了业务 如果一个周期的每一步都必须经历这些手动过程，这将极大地拖累你的周期时间，并限制你项目的成功。销售周期将更长；合同谈判将延长；人力资源报价信可能无法在你选择的候选人接受另一个职位之前到达，仅举几例。 它不会让你的客户满意-他们可能会更少地考虑你的公司 客户已经开始期待高水平的便利和几乎即时的服务。严重的延迟，特别是如果他们要求您的客户参与相同的手动流程（签名、扫描、上传、电子邮件等）。)不会满足这一期望。这将影响他们对您的公司的看法-其流程是否最新，是否采用最新技术-并可能影响他们对您和您的品牌的信任程度 。 合同的情况 合同代表一种特殊情况，在这种情况下，快速安全地执行签名的重要性与任何业务领域一样重要，如果不是更重要的话。在当今的环境中，合同越来越普遍，它定义了大多数正式交易的条款和条件，并在B2B和B2C关系中承担相应的义务。合同对组织的所有领域都至关重要，从法律和采购到销售、运营等。没有具有法律约束力的协议，商品和服务不能交换，也不能确认收入。 由于合同生命周期对于简单地实现业务至关重要和核心，因此合同签订过程是一个关键领域，以便简化和优化整个组织的工作流程。 签约过程中的手动步骤-就像签名周期中的步骤-在许多方面都是有害的: 在整个合同周期中删除手动步骤并创建集成的自动化流程对于提高效率 、速度和安全性至关重要。将电子签名能力纳入订约过程对于以数字形式维护合同至关重要，从而提高对合同状态和内容（合同条款）的可见性。签名解决方案提供审计跟踪，以准确显示谁有合同、谁批准了合同、谁签署了合同以及何时签署合同。使用纸质流程很难达到众多法律和监管要求所要求的严格记录保存水平。公司面临着越来越多的需求，需要摆脱手动合同流程。 -包括在纸上签署的协议-在当今高度监管，快节奏的商业环境中。 75.9％的受访企业遭受了 谈判缓慢，缺乏可搜索性，错误频繁，风险增加。繁琐的纸质流程直接导致了严重的业务风险和合规性问题。 eSignature解决方案的好处 全面数字化和整合其方法的组织可以帮助员工更轻松地完成工作。目的是消除劳动密集型和有风险的手动步骤，削减不必要的成本，提高效率 ，并创造更好的客户和用户体验。电子签名是这一战略的一个典型例子 ，也是解锁许多其他战略的关键业务流程。换句话说，实施电子签名是更新和简化整个组织的工作流程和文档流程的重要组成部分。 电子签名集成为采用这些技术的公司创造了组织范围内的利益和具体收益 ，使其成为转变商业运营的重要组成部分。 速度和效率 准备签名的文档可以在几分钟内安全地发送，签名和返回，从而大大减少了执行合同和其他重要文件所需的时间。像CongaSign这样的解决方案与Salesforce集成，因此用户甚至不必离开 platformtosendthedocumentoutforsignature.Thiscanleadtofasterbusinessprocesses,moredealsclosed(forsalesorprocurement),andmoretimebacktoemployeesforvaluage-addedactivities. 降低成本/快速ROI 使用电子签名节省了打印，复印，扫描，邮寄，存储的费用，以及缓慢的成本 商业周期和失去的交易。像CogaSig这样完美地与您的CRM和文档生成解决方案集成的现代解决方案快速实施，一旦到位，将回馈大量宝贵的员工劳动时间，以创建快速的ROI。在AIIM的一项研究中，60%的受访企业在12个月内对无纸项目有积极的投资回报率，77%的企业在18个月内有积极的投资回报率。[2] 安全 发送用于电子签名的敏感信息需要强大的安全保护。Sign符合业界认可的物理和技术安全标准，可确保安全的交易，同时易于使用和快速实施。 防火墙和边界设备严格保护用于处理客户数据的基础架构，并确保不断更新的系统可访问性措施 传输的所有数据都是加密的，包括所有通信、存储的数据、要签名或返回的传输中的任何文档以及所有备份 身份验证跟踪签名者的IP地址，保证他或她的身份比大多数湿签名具有更高的准确性 当文档在签名过程中移动时，会创建完整的审计跟踪，最终副本会自动保存到Salesforce中，并可供平台外的签名者使用 为您的Salesforce用户建立的安全权限扩展到Sign，使您可以轻松地仔细分层访问 可靠 你需要确保你发送出去签名的文件会被送到你要发送给他们的人，并且你存储的这些协议的信息会在你需要的时候出现。 为了满足这些需求，所有Sign文件都会在多个位置进行备份，并全天更新 。 我们的服务通过AmazonWebServices(AWS)托管，可在美国、EMEA和APAC跨多个地理位置不同的数据中心提供，以确保连续性并防止任何服务中断。 Legal 符合某些标准的电子签名与纸上的墨水签名具有相同的重量和法律重要性 （有时被认为更具权威性和抗篡改性）。 在美国，2000年通过的联邦《全球和国家商务电子签名法》（ESIGN ）保证了电子签名在几乎所有用途中都具有与墨水签名相同的有效性。许多其他国家也广泛接受电子签名具有法律约束力，包括澳大利亚，新西兰和加拿大等。 在欧盟，监管法规是电子身份识别和信任服务或eIDAS，于2016年生效。它允许广泛使用电子签名，但有多层次的法律结构来管理它们的使用。 签名者的数字标识基于不同类型的身份验证证书，这些证书具有或多或少的法律证据。 风险较低 使用Sig，可以安全地发送、签名和返回文档。为每个文档创建审计跟踪，记录发生的所有事情，并带有日期/时间戳和IP地址戳。为eSigatre发送的文档是防篡改的；如果有人进行了更改，则签名将失效。事实上，与纸质签名相比，电子签名可以保证更安全的转让和更低的欺诈风险，因为该过程提供了更大的透明度。 更好的可视性 Sig提供了从草稿到完成发送签名的文档的实时状态，因此很清楚谁拥有合同，他们何时收到合同，以及需要谁的签名才能前进。系统创建审计跟踪或所有签名者操作的记录。这包括拒绝签署的记录及其原因。此审计跟踪在Salesforce中自动更新，确保实时访问以查看合同状态。执行的合同也会自动保存到Salesforce。该解决方案的预构建报告和分析功能使用这些数据来深入了解收缩障碍，如交易到期和下降。 可用性 除了快速实施之外，易于使用的电子签名解决方案还可以在内部和外部创建更好的用户采用。连接，知情的客户期望数字交互，安全性和移动签名功能，所有这些都是Sign提供的。专门为 Salesforce的用户体验是无缝的，具有用户已经知道如何使用的特性和功能 。一项研究发现，72％的企业认为改善其业务流程将提高客户满意度和品牌价值。[3]实施易于使用，可靠的电子签名过程是这方面的一个主要例子 作为集成业务流程的一部分 电子签名是简化，集成的业务流程优化的必要组成部分，在订约过程中，它是订约周期或其他业务工作流程中一系列自动化步骤的最终环节 。 然而，仅仅有一个电子签名解决方案已经不够了。如果一家公司已经有了解决方案，但臃肿的功能超出了公司的需求并提高了成本，那么该解决方案的ROI较低，并且与其他解决方案集成可能更加困难。特别是，如果公司使用Salesforce，但集成不是完全无缝的，工作流程会受到负面影响。构建的解决方案。 适用于Salesforce，并具有轻量级，简单的功能，专注于从CRM中快速，安全地执行文档，非常适合许多业务场景。与Salesforce紧密集成的解决方案还可以自动将数据传输到Salesforce，从而减少手动数据输入流程并提高整体数据质量。 集成的商务套件 Coga为商业运营转型提供市场上最完整的解决方案。作为CogaSite的一部分，Sig与其他Coga产品完美集成。它是来自单一的世界一流提供商的统一系统的一部分，因此公司可以根据其特定需求定制解决方案，以满足对业务至关重要的报价，合同，文档和流程以及更好的客户体验 。 类似的方法和并行架构可以全面创建强大的集成，更少的减速带和不同解决方案结合在一起的接缝。如果实施得当，结果是完美的流程，强大的多步骤自动化和深远的业务优势-简而言之，是整体业务转型的基石。 Sign是为Salesforce构建的，可在平台上创建现代签名应用程序，而无需从外部进行集成。Sign轻巧而经济，可从SalesforceClassic和Lightning提供无缝的文档执行。Conga在其解决方案中提供与Sign的完美集成，这些解决方案都是在Salesforce平台上构建的。 当您的解决方案全部来自一个值得信赖的供应商，并拥有出色的服务和支持的明确记录时，技术和专业脚手架得到保证。不会有任何指责其他供应商，因为系统不能很好地啮合，也没有任何需要。如果您的供应商具有一致性，可靠性，质量和五星级客户服务的历史，那么收益就是已知的数量。 有关Conga的eSignature的更多信息， 请求演示 [1]Hubspot，在数字时代，纸张是否在无声地杀死您的业务？”，http://cdn2.hubspot.net/hubfs/3