FP ＆ A 如何实现新的影响力的 3 个步骤

财务主管洞察 管理问题 2019年10月 FP&A：C-Suite不可或缺的顾问 提供数据驱动的洞察力，以实现更好的管理决策 NillyEssaides和TomWillman 执行摘要 在当今的数字经济中，变化是迅速的，而且往往是出乎意料的。成功属于能够感知变化并快速响应的组织。因此，财务规划和分析团队正被提升到新的突出地位。通过利用现代数据管理架构和规划解决方案，增强分析能力，拥抱积极的规划流程，并使员工更接近业务，FP&A开发了无与伦比的能力，为领导层提供可操作的洞察力。 构建强大的数据基础 洞察力生成基于对新鲜，准确和全面的数据的访问。财务规划和分析人员必须对整个企业的财务和非财务信息具有可见性，以便检测有意义的模式，识别瓶颈并将业务决策与财务结果联系起来。 Historically,FP&A在高度断裂的系统环境中运行。独立的源系统阻止了功能和业务之间的信息流。先前的HackettGroup研究¹透露，即使已经将大部分ERP迁移到云的公司也会维护多个核心应用程序(图1)对于主要依赖本地系统的公司来说，情况甚至更糟。 图1当前ERP环境 在房地云 单个实例单个ERP，但多个 实例/版本 多个ERPS 资料来源：在云中实施ERP，哈克特集团，2018年 12018年在云调查中实施ERP ©2019HackettGroup，Inc.；保留所有权利。|CR_3000196财务主管洞察IHackett集团I1 利用高级分析改进现金预测 在一家全球制药公司，现金预测过去大多是手 动的，没有在各个国家和地区进行标准化。因此，预测产量花了太长时间才有用，而且容易出错。 为了提高预测速度和准确性，金融开始尝试AI解决方案。首先，该功能启动了一个有限范围的计划，以测试其数据的丰富性以及算法与人工过程的有效性。该项目应用了几种传统和机器学习模型来识别现金流驱动因素，并汇总结果以预测现金流和预测结果。 最初的重点是应收账款数据。该团队为五个国家的不同时期设计了一个多变量时间序列模型。使用基于云的数据基础设施和机器学习工具开发了40多种算法。该团队能够构建一个结合其他财务预测输入的人工智能引擎， 现在每月使用它来创建预测。集成模型包括自动数据捕获等组件，使算法能够不断学习，以便为每个周期和位置选择最佳预测模型。 通过标准化数据收集并针对特定情况自动选择正确的模型，新方法可以实现更有效的预测。流程成本降低了10-15%。同样重要的是，通过提高预测的准确性并更快地交付，财务能够提高全球现金的可见性，并为管理层提供更 好的指导。 Thefinanceorganizationis 目前正在尝试其他领域，如关键品牌的全 球净销售额预测。 ©2019HackettGroup，Inc.；保留所有权利。|CR_3000196 实现一个单一的全公司系统可能代表金融专业人士的必杀技，但它既昂贵又难以捉摸。即便如此，也没有时间等待。相反，财务主管越来越多地采用现代数据管理架构，例如数据中心和数据湖，可以帮助他们迅速突破信息孤岛。访问跨企业数据对于开发高级企业绩效管理（EPM）功能至关重要，这些功能包括预测，战略和年度计划以及业务和绩效分析。（我们的2019年。 关键问题研究结果预测，在未来两到三年内，数据管理解决方案的大规模部署将增加12.6倍。） 领先的FP&A组织正在快速发展。在去年春天我们的年度北美最佳实践会议上,一位首席财务官讲述了他的公司建立企业数据“保护伞”的举措。而他的组织继续致力于整合 从70个ERP到4个或5个，FP&A团队已经推出了基于云的数据架构解决方案，该解决方案将不同系统中的信息提取到单个存储库中，因此每个人都可以使用相同的数据来运行分析和生成报告。 如何在决策表中占据一席之地 增强的数据粒度、准确性和可访问性，再加上基于云的专用EPM软件，使FP&A成为企业分析的引擎和执行团队的重要组成部分，实现以下四种功能： 1.复杂的规划和分析 更好的数据产生更好的分析。通过实施下一代EPM解决方案，允许使用单一事实来源改进协作和持续规划 ，FP&A可以加快组织各个层面的决策。可以应用人工智能和机器学习功能来填充预测模型以指导管理操作。智能算法使用历史数据进行“训练”，并随着时间的推移进行学习，从而产生越来越可靠的前瞻性见解 。 （请参阅左侧边栏中的示例）这些智能自动化技术可以解析大量数据以检测重要模式，因此FP&A可以为领导者提供 他们需要调整战略和资源分配的信息。因此，公司可以保持在满足年度和战略目标的轨道上。 我们的研究表明，财务主管期望此类高级计划和分析工具的广泛采用将增加五倍。内置或独立解决方案不仅可以实现更复杂的分析，还可以自动执行常规工作，例如数据收集/验证和一级统计分析。因此 ，分析师可以将更多时间花在更高价值的活动上(图2). 图2分析师收集和汇编数据所花费的时间百分比（与分析） 年度计划预测业绩报告 表现最佳 56% 17% 表现最佳 54% 37% 表现最佳 59% 41% 对等组对等组对等组 来源：EPM绩效研究，哈克特集团，2018年 财务主管洞察IHackett集团I2 2.更好的商业伙伴关系 为了建立信誉，FP＆A必须与其业务合作伙伴紧密合作。最先进的组织将员工嵌入运营中，并使他们能够访问相关的内部和外部数据，以便他们能够深入了解业务挑战(图3)这有助于他们自定义分析，以帮助解决问题并创造新的机会。具有卓越EPM能力的FP&A团队不仅积极寻求与业务合作的机会，而且他们花时间开发业务敏锐度并将合作流程制度化到其业务交互模型中的可能性要高出2.3倍，因此协作成为他们日常活动的一部分。 图3FP&A-业务协作 同意声明的组织百分比 20% 83% 100% 2.3x 44% 100% 48% 56% 83% 6% 78% 83% 我们积极寻求商业伙伴 的机会 我们花时间发展商业 头脑 我们有一个正式的流程让FP& A参与业务决策 我们将FP&A支持 嵌入到业务 来源：EPM绩效研究，哈克特集团，2018年同行小组顶级性能 平均而言,EPM中表现最好的员工将42%的FTE分配到业务合作角色,而典型的FP&A职能只有26%。 FP＆A位于公司所有信息途径的交叉点，是信息价值链的自然协调器。 3.综合规划 传统的规划过程是孤立和脱节的。为了提交年度预算，每个部门都依赖自己的电子表格模型和数据。当一个业务单位或职能改变其目标时，这些变化不会自动对其他部门预算或公司计划进行，因此后者可能与业务现实明显脱节。通过访问一致的数据并使用现代EPM解决方案，每个小组都可以通过用户友好的界面并通过应用统一的工作流程以标准化的方式输入其信息。然后，系统自动将输入汇总到“主”计划中。此外，公司任何地方所做的更改都会立即纳入年度预算。 FP&A位于所有这些信息路径的交叉点，使其成为信息价值链的自然协调器。它可以协调不同的计划活动并同步离散的时间表，以便每个新计划都能利用之前计划的最新结果。这样,FP&A可以确定启动每个计划事件的最佳时间。在典型的公司中，全年可能会发生一些重大事件以及一系列次要事件，因此利用最新数据来产生更有意义的预算非常重要。 4.基于事件的规划 建立在强大的数据基础之上的协作计划流程使组织在做出有关预算分配的明智决策方面处于领先地位。但是 ，考虑到当今商业环境的变化速度，传统的计划方法坚持一定的节奏，可能会阻碍公司快速纠正路线以实现目标的能力。 这并不意味着分析师应该持续预测，或者放弃传统的月度或季度方法。相反，他们应该用事件触发的过程来补充他们现有的方法，当意想不到的事情发生时，这个过程会进入高速状态。通过利用现代化的EPM工具来自动化和加速收集各种数据，并实现更快、更准确的预测，FP&A可以支持计划的快速迭代。 No Yes 需要分诊 吗？ 启动沟通计划 激活快速响应团队 •对实现财务目标能力的潜在影响程度 （基于预设范围 ） •影响范围，即是否会影响一个产品线、整个业务、一个地区或全球 •事件频率，即一次性影响 或正在进行的，即新常态 监测新的发展 二级分析 一级分析 维持 为了进行非周期性预测，FP&A必须创建一个分类机制来评估不同事件的重要性以及如何处理这些事件。否则，员工将在第11个小时争先恐后地弄清楚该怎么做，这大大延迟了向高级管理层交付关键见解的时间。图4说明了这样的过程是如何工作的。当业务条件发生重大变化时，一个由分析师组成的预定义的快速响应团队会立即采取行动。该团队通过一个分类过程来运行事件，该过程包括一个预设的“过滤器”，以确定事件是否会对企业绩效产生重大影响。 图4基于事件的预测过程 Event •谁是相关方？ •在什么频率 ？ •在什么级别的粒度 ？ •通过什么信息渠道？ •使用任何可用的外部和内部数据 ，例如具有类似功能的过去事件 •运行基本情景分析以评估对实现年度目标的能力的影响 •验证重要性 •决定 临时预测频率 •如有必要，拉入额外的资源 •预测节奏 •从外部第三方资源获取更多数据 •使用更完整(使用广泛的情景规划和预测分析工具开发更准确的预测 •确定新的KPI •重新定义核心驱动程序和更新基于驾驶员的预测模型 •开发新的KPI •识别新的驱动程序并更新基于驱动程序的模型 •更新核心假设 •稳定时纳入定期规划 •解散快速反应小组 •纳入定期预测 •预设，基于技能和角色 •交叉功能，以获得对企业影响的整体视角 来源：Hackett集团 要创建这些规则，FP&A应提前运行场景分析。例如，它可以使用回归分析或统计模型来确定销售下降，自然灾害，战略供应商的损失或原材料成本的突然上升开始真正损害结果的点。如果事件被认为足够重要，团队将启动第一层和第二层分析。在整个过程中，团队根据情况的严重程度和可能影响的特定领域，将其活动和调查结果传达给公司层次结构。预测不一定会改变预算目标。相反，它用于帮助做出明智的选择，即必须进行哪些更改才能继续实现这些更改。 重要的是要注意这种高度警戒状态不能无限期地持续下去。一旦最初的中断结束或成为新的现实，及时预测团队应该将新的假设纳入公司的正常流程，直到下一个事件通过分类流程。最终，这种更加动态的计划过程使公司能够自动更新其战略，并通过对意外事件的快速，正确的响应来保持竞争优势。 结论和建议 FP&A组织正在成为执行层面决策的重要贡献者。他们提供数据驱动的洞察力，不仅解释“什么”，而且解释“为什么”和“现在是什么？”因此，他们能够直接影响企业绩效。 FP&A组织提供了数据驱动的见解，不仅解释了“什么”，还解释了“为什么”和“现在是什么”。 先进的EPM功能会对财务业绩产生重大影响(图5)。蓝条代表EPM领导者与其行业平均水平相比的财务表现。同行集团的绩效赤字为绿色。 -0.2% -1.1% -0.3% -4.5% 毛利 1.7% 2.5% 6.5% 7.5% 图5EPM能力与财务绩效之间的联系 性能溢价 行业中位数 绩效罚款 率EBITA 边距 净利股本回报 润率 资料来源：EPM绩效研究，哈克特集团，2018PEERGROUPTOPPERFORMERS FP&A如何实现这一新的影响力水平？以下是三个关键步骤： 1.奠定技术基础：强大的数据层和标准化的专用EPM解决方案可以帮助FP&A增强其分析能力。实施基于云的数据湖和数据中心等现代数据管理平台，以提高数据质量和可访问性。 基于EPM的解决方案，可利用对丰富数据的访问来改进和自动化预测、规划、性能分析和报告流程。 2.与企业更紧密地合作：将洞察力转化为行动需要与基于相互信任的商业伙伴建立牢固的工作关系。这种信任必须通过证明FP&A员工了解业务挑战并可以在相关背景下进行分析来获得。否则，行动领导人不太可能执行他们的建议。使用更多的自助服务分析和报告工具来加快响应时间，以便业务领导者可以快速做出数据驱动的决策。自动化日常活动，以腾出员工时间专注于创造价值的工作。