执行要点：以战略性方法降低IT成本，优化实施与投资

Gartner研究 执行要点：以战略性方法降低IT成本，优化实施与投资 RobertNaegle、StewartBuchanan2023年4月18日 执行要点：以战略性方法降低IT成本，优化实施与投资 发布日期：2023年4月18日-IDG00787321-阅读全文约需6分钟分析师：RobertNaegle、StewartBuchanan 主题：科技金融、风险和价值管理；高层领导力：战略性成本优化 CIO积极主动开展战略性成本管理，不仅能帮助企业度过危机时期，避免大幅削减开支，还能通过优化和重新分配资金的使用，让企业实现最有价值的业务成果，超越同行的表现。 分析 持续开展战略性成本优化工作 CIO想要最大限度地发挥技术对业务的影响力，就必须在IT部门内部以及与业务部门合作时，就成本管理相关工作构建共同的话语体系，并采用结构化的方法。也就是说，CIO需要根据需求减少开支，主动优化现有资源的利用，并使用节约下来的成本实现更高的业务价值。为此，CIO必须秉持积极主动的态度，有计划地开展战略性成本优化工作（见图1）。与传统的被动式成本削减不同，实施战略性成本优化，CIO会在框架内有目的地开展相关活动，持续地、最大限度地发挥技术投资的业务价值。（见注1。） 图1：战略性成本优化 战略性成本优化 来源：Gartner 提升业务影响 改善业务成果 将节约的成本再投资 减少成本 转移支出重心 重新协商 执行和评估 迭代和创新 提高生产力 精简 规划并确定优先事项 匹配价值 提升效率 删除 通过投资实现业务成果 重新分配资源 减少支出 创造价值 削减开支 优化表现 削减开支——重新分配支出 市场瞬息万变，技术相关预算中总会有一些需要重新审查、精简，甚至削减的项目。而常见的误区是，我们经常将削减成本简单地视为只有在应对严重业务风险（经济和/或业绩下滑）时才会采取的被动措施。 但其实，即使企业的经营状况良好，CIO也应该通过以下方式，将资金从对公司业务无意义的领域中转移出来： ■主动且有计划地审查和削减对业务成果没有明显积极作用的支出。比如有些过时或功能重复的监管工具，只是出于习惯而保留，但其实已经无法提供业务价值。这种情形，就应该再审查后予以淘汰。 ■在与供应商签订合同之前删除或减少支出条款，将节约下来的资金重新投入到能增加业务价值的项目中。 ■根据业务优先事项精简新增的支出项目。通过重新谈判，优化支出项目，在成本管理上获得更大的灵活性（请参阅《如何展示IT成本管理成功经验并利用IT财务控制加速实现IT成本管理目标》）。 ■在签订合同前，与供应商就支出条款重新进行谈判。 GartnerCIOITScore评价模型的数据显示，在成熟的IT部门中，有77%会在企业层级持续提出减少IT支出的想法并采取相应的行动，相比之下，其他部门这样做的比例只有18%。 优化表现——重新分配现有资源 CIO应秉持积极主动的态度，采用结构化的战略性成本优化方法，将现有资源重新分配到能最大化实现业务价值并提高IT和业务部门生产效率的举措中。 为此，CIO应设定基准，明确哪些职能或业务部门的成本明显高于垂直行业的平均水平。比如一个季节性业务的部门，在旺季需要大量产能，那么就可以在淡季不需要占用产能时，重新分配或削减产能。有的时候，更高支出可以换来更出色的业绩表现，这是有其合理性的。像是奢侈品业务，在客户体验技术方面的支出就会更高。不过这种情况，也还是可能有进一步优化空间的。 CIO应重新分配现有资源，提升现有资产对IT运营和业务成果的贡献，以此： ■提升效率：IT团队的工作重点，是以更少的资源更好地完成现有工作，将资源转移到为企业带来差异化的活动上，并支持业务部门采取同样的实践。（例如，以更少的人力处理更多的支持工单或服务请求。） ■提高生产力：利用现有资源完成价值更高的差异化工作，将精力和资金从低价值业务转移到高价值业务上。（例如，实现工作流程自动化，减少或避免人工接触。） ■转移支出重心：梳理调整资源分配，将资金投入到最需要的地方。释放资金和资源，获得更高的业务价值。（例如，将资金投入从被动监控转移到主动流程自动化和治理能力上。） 创造价值——通过投资实现业务成果 优秀的CIO不会通过削减成本来体现自己在企业级战略中的重要性，而是通过更具战略性和计划性的成本优化工作，投入资源推动实现业务成果，即使在经济不景气或是业务下滑的情况下，也能为企业创造价值。 CIO应秉持以下原则，投资于可获得重要业务成果和有价值回报的新能力上： ■匹配价值：CIO要牵头将相关支出与优先事项的业务成果重新匹配。为此，必须了解利益相关方的需求和预期成果。IT领导者必须与利益相关方合作，明确价值诉求，了解并解决利益相关方的技术痛点，并且意识到利益相关方是投资的回报对象。 ■规划并确定优先事项：根据事项对企业使命的影响，而不是资金的供应情况或请求的是否紧迫，来确定措施的优先级（请参阅《确认数字化投资优先事项，让业务价值最大 化》）。与业务利益相关方合作，确认优先事项，做出合理的商业案例，并加以验证。 ■执行和评估：CIO应与业务领导者合作，记录和验证技术投资计划，对相关变更开展沟通，并根据明确的基于价值的成功标准，评估技术投资的价值贡献。 ■迭代和创新：CIO应积极评估技术投资的进展情况，重估利益相关方的需求，满足不断变化的要求并倾听客户的需求，快速做出反应，保证敏捷和灵活。 开展合作，获得支持 CIO和业务领导者需要密切合作，共同开展战略性成本优化工作。在这个过程中，CIO必须将直接影响业务目标的项目和运营工作作为重点。 通过合作，CIO要： ■将成本优化计划与领导层决定的优先事项相匹配。 ■与利益相关方共同确定阻碍成本优化的因素。 ■制定应急预案，最大程度地发挥IT对关键业务优先事项的影响。 后续措施 作为CIO，您应该： 1.了解有关战略性成本优化模型的更多信息（请参阅《战略型CIO将成本优化与业务成果相关联》）。 2.加快推进您的战略性成本优化工作（请参阅《IT成本管理的12条准则》）。 3.根据企业的成本优化要求，评估您的战略性成本优化成熟度，明确需要达到的成熟度水平 （请参阅《IT战略性成本优化评价模型》）。 注1：成本优化要点 开展战略性成本优化工作，应注意以下要点： ■进行全面思考。除了考虑成本优化对特定职能部门的影响外，还要从企业整体业务和业务战略角度进行考量。比如，企业在需要减少开支时，除了削减差旅、培训和通信支出外，往往首先会进行裁员。然而，裁员虽然可以减少成本，但也会带来风险。为此，人力资源部门要能够共享重要信息，提供关键流程的专业知识，协调各业务部门，确保裁员决策的合理性。 ■获得支持。文化和政治因素，是阻碍成本优化成功实现的常见原因。如果成本管理工作缺少利益相关方和其他高管的参与，那么CIO在确定投资优先事项、制定计划和实施时就会面临风险。为此，应保证选择和确定优先级的流程清晰明了、沟通到位，且按照一贯要求执行的。 ■避免在业务部门间缺乏沟通或协作的情况下，单独削减职能部门的成本。最理想的情况是，CIO削减重要职能部门的开支时，能够获得跨职能部门的支持。例如，您可以提出“我们如何才能降低为客户提供服务的总成本？”这样的问题，来获得支持。 ■保证透明度。对CIO来说，要了解优化工作是否有所成效，这一点至关重要。只以传统高层视角考察预算的企业，只能看见盈亏的数字，往往无法明确并在企业内传达削减预算带来的影响。总体来说，业务利益相关方很难直观地看到减少特定资源支出能够产生的影响。不过，利益相关方可以就企业是否减少某项开支进行讨论，比如针对业务连续性和协作服务方面讨论开支的分配。 作者推荐 视您当前的订阅情况而定，部分文件可能无法查看。 《IT战略性成本优化评价模型》 《IT成本管理的12条准则》 《快速减少IT支出的10大原则》 《如何使用IT、财务和业务成果的语言传达业务价值》 《工具：紧急IT成本削减决策框架》 《工具：IT成本优化状态检查清单》 ©2023Gartner,Inc.及/或其关联公司版权所有。保留所有权利。Gartner是Gartner,Inc及其关联公司的注册商标。如无Gartner事前书面许可，不得以任何形式复制或传播本出版物。本出版物中包含Gartner研究部门的观点，不应被理解为事实陈述。本出版物中所含信息取自可靠来源，但Gartner不对此类信息的准确性、完整性和适当性做任何保证。Gartner研究中可能涉及法律及财务问题，但Gartner并不提供法律建议或投资服务，亦不可将Gartner研究成果作此用途。访问和使用本出版物时应遵守《Gartner使用政策》之规定。Gartner以独立客观而蜚声业界，所有研究项目均由公司研究部门独立完成，不受任何第三方影响。如需更多信息，敬请参阅《独立性和客观性指导原则》。Gartner研究不得用作生成式人工智能、机器学习、算法、软件或相关技术的培训或开发知识。 可行的客观洞察 为您的部门获得成功做好准备。探寻为中型企业领导者提供的其他免费资源和工具： 电子书 《12制定可付诸实践的IT战略 计划》 如何避免7大代价高昂的规划错误—附带一页纸模板，助您顺利传达战略计划 研究 《加快数字化转型的4大要 点》 制定数字化战略，确定数字化发展的目标和方向，推进关键数字业务项目。 下载报告 下载报告 网络研讨会 《如何系统阐述IT的业务价值》 从业务产出的角度出发，评估投资合理性，从而给出业务可行的IT价值。 路线图 《2022-2024年中型企业技术采用路线图》 将您的技术采用计划与其他中型企业进行比较。 观看研讨会 下载路线图 已经是Gartner客户？ 您可在客户门户网站上获得更多的资源。登录 联系我们 获得可行的客观洞察，履行您关键任务的优先事项。Gartner专家指南和工具使您能够做出更快、更明智的决策并获得更优的业绩表现。联系我们成为客户： 成为Gartner客户 点击了解更多关于GartnerIT领导者的相关信息 gartner.com/cn 持续获得最新洞察参加Gartner会议查看会议 ©2023Gartner,Inc.及/或其关联公司版权所有。保留所有权利。CM_GTS_2533560