优化软件和SaaS谈判的八步行动手册（英）

从剧本来优化软件和SaaS谈判 ©2022年Gartner，Inc.和/或其附属公司。保留所有权利。CM_GTS_1806304 采购、采购和供应商管理(SPVM)领导人没有足够的准备对于供应商谈判，减少其组织的 议价能力并增加其风险。关注这些八个步骤成功地计划和执行 软件和SaaS谈判以优化定价和词汇。 8步骤为谈判的成功 8.开发强大的SAM和审计管理流程 7.使用最终谈判策略优化交易 6.参与金融创造柠檬酸/TCO模型 重要发现 •不与IT和业务部门协作的SPVM领导者 利益相关者未能在以下情况下优化成本并将风险降至最低 5.维护条例清单 SaaS软件和合同谈判。4.捕捉隐藏的成本和失踪的细节 •许多SPVM领导人不知道该问什么问题 何时要求他们识别隐性成本和缺失条款，这可能导致预算超支和不合规费用。 •可以利用CxO功能来改善定价和条款和条件 3.沟通谈判策略 在最后的谈判中，但准备不足，2.制定谈判计划 沟通和规划可能会导致错失机会。 •未能传达合同条款、指标和供应商 资产管理团队的策略限制了他们的维护能力强大的资产管理流程，为审计做好准备。 来源:Gartner 1.创建谈判团队 跟我们在LinkedIn成为一个客户 步骤1 创建一个谈判团队 为了确保谈判成功，SPVM领导人必须使用协作捕获IT、业务、法律、风险管理和 财务要求。每个团队成员都有独特的才能，知识以及为制定谈判计划带来的专业知识。 跟我们在LinkedIn成为一个客户 步骤1 行动 1.组建您的团队，包括并代表关键利益相关者。 确保您有来自上述所有部门和其他部门的代表收购要求可能规定的利益相关者。 2.承诺需要沟通。 主动让整个团队参与谈判计划启动 会议是确保团队承诺得到审查的时间，并且个人作业确认。 3.创建您的项目计划。 使用结构化的项目计划进行高支出的重大谈判每个团队成员的可交付成果和截止日期。 优化软件和SaaS谈判的8步行动手册 关键团队成员和责任 •IT采购：谈判负责人，RFP创建 •法律:合同开发和评审 •合同管理:条例清单 •业务所有者:业务需求沟通 •技术服务：硬件和软件要求 跟我们在LinkedIn成为一个客户4 步骤2 制定谈判计划 应向谈判者描述明确的谈判计划 团队作为谈判软件和SaaS合同的一组共同目标这将优化和平衡本组织的成本、风险和价值。 跟我们在LinkedIn成为一个客户 步骤2 行动 优化软件和SaaS谈判的8步行动手册 1.创建一个模板。•扮演侦探：向供应商提问，以发现有价值的信息 内部协作以识别和排名财务、技术和业务 以及使用简单的“起点”模板的项目特定要求。样本两用需求排名/供应商评分矩阵， 显示在下一页上，允许您识别和排名需求，并构建RFP的供应商评分矩阵。 2.确定所有可行的竞争对手、替代方案和选项组织。 及时让IT部门为您提供有竞争力的供应商名称 和产品，以及替代品和解决方案。这可确保您拥有创造了一个强大的竞争环境，将成为 在整个谈判过程中，您可以用作杠杆的最有用的策略，与招标书开始。 3.研究供应商特定的策略和策略。 •财政年度结束日期：考虑使用 供应商季度末和财政年度末，以战略性地安排关闭 与这些关键日期保持一致的谈判。供应商的销售团队可能是 将在谈判期间为您提供权力和影响力，例如： –你如何获得报酬——直接佣金，还是工资和佣金？ –你全年都有奖金吗？你什么时候得到你最大的奖金? –您是否在某些产品和服务上获得比其他-哪些，以及薪酬激励计划如何工作吗? 4.制定你的B计划——准备好执行或离开。 当您提前开始谈判时，当您确定其他谈判时 选项、供应商解决方案或替代方案，您已经创建了B计划，并且定位自己走开。 5.监控供应商网站投资者关系。 •财务报告：如果供应商第一季度收盘价不佳，您就知道了 将渴望在第二季度“赶上”，您可以利用这一点来发挥自己的优势以获得更好的定价和更深的折扣以及特殊条款。 在那些时间压力下关闭交易。•战略收购：当您看到供应商宣布新的战略收购时收购，你知道你的供应商的投资者希望看到这些并购是有利可图的。 跟我们在LinkedIn成为一个客户6 双重用途要求和供应商评分模板示例 优化软件和SaaS谈判的8步行动手册 供应商一个 类别重量分数加权分数 供应商B 分数加权分数 许可费用 维修和服务费用定制/实施成本培训费用 特性和功能 金融需求(Capex和Opex)业务流程需求 安全与监管要求金融稳定 内部评估/POC的成功培训项目的选择 条例的风险谈判缓和 审计/合规管理风险总计 来源:Gartner 跟我们在LinkedIn成为一个客户7 步骤3 交流 谈判策略 在太多的情况下，供应商销售团队被考虑和对待 像员工一样，并在最终用户组织中给予完全的自由。如果不注意确保供应商的访问，您不能责怪供应商通过供应商登录策略和访客进行监视和控制 徽章和限制访问。 跟我们在LinkedIn成为一个客户 步骤3 行动 1.跟踪供应商行为准则。 避免让供应商用来改进其的重要信息泄露知识和力量。 2.避免参加供应商的社交活动。 在谈判期间参加活动可能会降低影响力和展示偏袒。 3.坚持谈判的角色。 提醒IT和业务部门提供业务和技术规格或要求只有在谈判。 4.回顾会议协议。 在谈判会议期间保护机密数据。记住，一切说或做谈判有一个值。 优化软件和SaaS谈判的8步行动手册 跟我们在LinkedIn成为一个客户9 步骤4 捕捉隐藏和失踪成本的细节 在RFP流程中通过询问来捕获隐藏或丢失的成本详细信息你的供应商提出正确的问题。 跟我们在LinkedIn成为一个客户 优化软件和SaaS谈判的8步行动手册 步骤4 行动 1.要发现并揭示所有隐藏成本，请将您的问题分组分为三个类别: •软件和SaaS服务 清单，以揭示供应商的关键成本详细信息 软件和服务维护/支持教授Svcs./培训 •维护和支持费用保修选项 •专业服务和培训列表和净价期和有效期固定价格与T&M 2.创建清单以显示供应商的关键成本详细信息。类型选项规则/水平 注意：Gartner客户将获得对详细清单的完全访问权限其中包括供应商谈判的有力问题清单 永久/订阅/术语……提供所有覆盖类型/价格 度规描述 定价为每一个 利率 更好地与IT财务部门协作，以了解真正的或供应商建议或选项的总成本评估。 3.确保rfp包含成本问题。 用户与处理器和收入…… 详细登录 定价由处理器,部分数字pid 覆盖所有选项 详细登录 定价由处理器,部分数字pid 混合和基于角色的 可接受的标准验收后付款吗? 确保评估必要的细节以进行有效评分 政策订阅和支持 差旅和包含在价格 通过询问开放式成本问题（例如，而不是“如何维护成本是多少？“问”理想的维护是什么 人员配备模式？使用关键成本清单来指导创建这些问题。 虚拟化、博士/测试/Dev。使用…… 交货方法 本地,托管,SaaS…… 扩展能力 许可证在相同的折扣百分比 提供定价为每一个 折扣比例提供的网执照费 期末价格>帽 无论是CPI涨幅3%(), 如果不是,不超过成本的限制 培训方案 现场、远程在线 培训价格 描述每个选项 来源:Gartner 跟我们在LinkedIn成为一个客户11 步骤5 维护条例清单 条款和条件对合同的风险和回报平衡具有很大的影响。为了协商最好的条款和条件，创建和维护标准和 特定于供应商的清单。 跟我们在LinkedIn成为一个客户 步骤5 行动 1.创建具有本地最佳实践条款和条件的标准合同SaaS和云合同。 2.创建供应商清单以捕获细节，例如： •管理协议 •使用权利和限制 •特定于供应商的策略，例如自带许可证权利 •将软件许可证使用从本地移植到公共时的限制云环境，如亚马逊网络服务（AWS），谷歌和微软Azure 3.创建和维护相关条件清单。 注意：Gartner客户可以参考以下Gartner工具包进行开发并维护标准的本地软件以及SaaS和云T&C 清单,控制成本和降低风险: •使用“工具包：优化软件许可合同的五步过程” 条款和条件”本地软件。 •使用“工具包：通过有效协商将SaaS风险和成本降至最低SaaS和云服务的最佳合同条款和条件”。 优化软件和SaaS谈判的8步行动手册 4.裁缝是特定于供应商的谈判。 注意：Gartner客户可以查看“遵循Gartner的T4流程进行优化” 谈判：战术、模板、条款和条件和时机。这项研究解释了一个谈判过程如何不适合所有供应商，条款和条件是 不例外。 跟我们在LinkedIn成为一个客户13 维护标准和定制的供应商特定条款和条件清单 优化软件和SaaS谈判的8步行动手册 本地软件SaaS和云定制的特定于供应商的 指标定义,计算规则例子所示 更新价格保护管理协议和秩序 优先级 HA/博士/测试使用权明确有意义的SLA处罚虚拟化策略、规则表 维护更新增加上限明确的使用,允许权利生产、测试和开发 生产与Nonproduction使用权利 直接和间接访问权限 审计权利明确(如审计NDA需要) url连接和引用 协议(任期期间没有变化) 处理第三方 网站上打印并附呈清除数据隐私和安全条款 子公司父——不到50%拥有 政策使用示例定义(例如,虚拟化、间接访问) 硬件/技术改变成本影响(例如,物理虚拟) 捆绑和重命名保护 支持明确定义(例如, 捆绑和Nonbundled、基础和保险费) 云来本地返回权利与价格保护 如果供应商的定价和使用权产品/服务或收购 转让股权 度量澄清为每个 生产(计数规则各不相同厂商) 退出保护规定云迁移策略,GDPR条款 来源:Gartner 跟我们在LinkedIn成为一个客户14 步骤6 参与创建金融 柠檬酸/TCO模型 一种财务分析模型并不适合所有交易，因此您必须参与 IT财务，用于创建自定义的总购置成本（TCA）和总成本拥有成本（TCO）分析以实现成本透明度，并使用这些分析在谈判模型作为杠杆。 跟我们在LinkedIn成为一个客户 步骤6 行动 1.提出正确的成本影响的问题。 使用步骤4中的软件和SaaS成本清单以及条款和条件清单从步骤5开始提出有助于确保您的TCA模型显示的问题对供应商提案进行“真实”和总成本分析的所有必要成本从现金流和预算/损益影响的角度来看。 注意：Gartner客户将获得简单但有效的案例研究展示提出正确问题的重要性的场景 一个准确和总成本的影响分析。 2.在整个谈判周期中持续协作。 使用清单确保协作和主动规划参与 在IT采购、IT、IT财务和关键业务利益相关者之间是制定RFP的谈判规划过程的一部分。 3.使用定制的柠檬酸模型作为杠杆工具。 在竞争和最终谈判中使用工具讨价还价提高定价和条例。 优化软件和SaaS谈判的8步行动手册 跟我们在LinkedIn成为一个客户16 步骤7 使用最后的谈判策略优化 即使您在内部做出了决定并选择了供应商和 它的选项，这个供应商永远不应该知道它已经被选中了点。在制定最终谈判策略时，请包括这套 技巧和策略。 跟我们在LinkedIn成为一个客户 步骤7 行动 优化软件和SaaS谈判的8步行动手册 1.维护一个竞争激烈的环境中。5.请求特殊条例的批准。 始终保持两个供应商的运行，直到最终谈判和整个谈判。每当谈判新产品和服务合同时 2.CxOs和利益相关者互换角色。 如果您一直在谈判，请切换角色以获得杠杆和议价能力与同一供应商销售团队合作多年。 3.使用您的首席财务官以及您的财务和会计政策。 非捆绑细节是资本支出-运营支出成本分析的必要条件，供应商和供应商知道这一点。如果您需要杠杆，请使用您的首席财务官作为关键决策者拆分。 4.使用CxO权力。 使用C级批准、资本委员会会议、执行委员会批准等，以实现“串”计时以与供应商保持一致季末、年终日期。 对于供