优化软件和SaaS谈判的八步行动手册（英）

优化软件和SaaS谈判的8步行动手册 ©2022年Gartner，Inc.和/或其附属公司。保留所有权利。CM_GTS_1806304 没有为供应商谈判做好充分准备的寻源、采购和供应商管理（ SPVM）领导者会减少其组织的 议价能力并增加其风险。按照这八个步骤成功规划和执行软件和 SaaS协商，以优化定价和条款。 重要发现 •不与IT和业务利益相关者协作的SPVM领导者在谈判软件和SaaS合同时无法优化成本并将风险降至最低。 •许多SPVM领导者不知道该问什么问题以及何时问他们，以识别隐藏的成本和缺失的条款，这可能导致预算超支和不合规费用。 •在最终谈判期间，可以利用CxO力量来改善定价和条款和条件，但准备、沟通和规划不足可能导致错失机会。 •未能将合同条款、指标和供应商政策传达给资产管理团队，限制了他们维持稳健的资产管理流程以做好审计准备的能力。 8步骤为谈判的成功 8.开发强大的SAM和审计管理流程 7.使用最终谈判策略优化交易 6.参与金融创造柠檬酸/TCO模型 5.维护条例清单 4.捕捉隐藏的成本和失踪的细节 3.沟通谈判策略 2.制定谈判计划 1.创建谈判团队 优化软件和SaaS谈判的8步行动手册 2 来源:Gartner 在linkedin成为端跟着我们 步骤1 创建一个谈判团队 为了确保谈判成功，SPVM领导者必须使用协作团队方法来捕获IT、业务、法律、风险管理和财务需求。每个团队成员都有独特的才能、知识和专长，可以带入谈判计划的制定。 跟随我们LinkedIn成为一个客户端3 关键团队成员和责任 •采购:谈判领导者,RFP的创造 •法律:合同开发和评审 •合同管理:条例清单 •企业主:业务需求沟通 •技术服务：硬件和软件要求 优化软件和SaaS谈判的8步行动手册 步骤1 行动 1.组建您的团队，包括并代表关键利益相关者。 确保您有上述所有部门和其他利益相关者的代表，因为收购要求可能要求。 2.承诺需要沟通。 在谈判计划启动会议上主动让整个团队参与进来是确保团队承诺得到审查并确认个人任务的时候。 3.创建您的项目计划。 使用结构化的项目计划进行高支出的重大谈判，其中包含每个团队成员的可交付成果和截止日期。 步骤2 制定谈判计划 应向谈判团队描述一个定义明确的谈判计划，作为谈判软件和SaaS合同的一组共同目标，这些目标将优化和平衡组织的成本、风险和价值。 跟随我们LinkedIn成为一个客户端5 优化软件和SaaS谈判的8步行动手册 步骤2 行动 1.创建一个模板。 使用简单的“起点”模板进行内部协作，以识别和排名财务、技术、业务和项目特定要求。下一页中显示的示例双重用途需求排名/供应商评分矩阵允许您识别和排名需求，并为RFP构建供应商评分矩阵 。 2.为您的组织确定所有可行的竞争对手、替代方案和选项。 及时让IT为您提供有竞争力的供应商名称和产品，以及替代方案和解决方案。这可确保您创造了一个强大的竞争环境，该环境将作为 在整个谈判过程中，您可以用作杠杆的最有用的策略，从RFP开始。 3.研究特定于供应商的战术和战略。 •会计年度结束日期：考虑使用供应商季度末和会计年度结束进行“字符串”最终协商，以战略性地安排协商结束时间，以与这些关键日期保持一致。供应商的销售团队可能面临在这些时候完成交易的压力。 •扮演侦探：向供应商提问以发现有价值的信息，这些信息将在谈判中为您提供权力和影响力，例如： –你如何获得报酬——直接佣金，还是工资和佣金？ –你全年都有奖金吗？你什么时候得到最大的奖金？ –您是否在某些产品和服务上获得的报酬高于其他产品和服务——哪些产品和服务，以及薪酬激励计划如何运作？ 4.创建你的B计划-准备好执行或离开。 当您尽早开始谈判时，当您确定了其他选项、供应商解决方案或替代方案时，您已经制定了B 计划并准备离开。 5.监控供应商网站投资者关系。 •财务报告：如果供应商第一季度收盘不佳，您知道它将渴望在第二季度“赶上”，您可以利用这一点来获得更好的定价和更大的折扣以及特殊条款。 •战略收购：当您看到供应商宣布新的战略收购时，您知道供应商的投资者希望看到这些收购是有利可图的。 优化软件和SaaS谈判的8步行动手册 双重用途要求和供应商评分模板示例 供应商一个 供应商B 类别 重量 分数 加权分数 分数 加权分数 许可费用 定制/实施成本 维修和服务费用 培训费用 特性和功能 业务流程需求 金融需求(Capex和Opex) 安全与监管要求 金融稳定 培训项目的选择 内部评估/POC的成功 条例的风险 谈判缓和 总计 审计/合规管理风险 来源:Gartner 步骤3 沟通谈判策略 在太多的情况下，供应商销售团队被视为员工，并在最终用户组织中给予完全的自由。如果不注意确保通过供应商登录策略和具有受限访问权限的访客徽章来监视和控制供应商的访问，则不能责怪供应商。 跟随我们LinkedIn成为一个客户端8 优化软件和SaaS谈判的8步行动手册 步骤3 行动 1.跟踪供应商行为准则。 避免让供应商用来提高知识和能力的重要信息溜走。 2.避免参加供应商的社交活动。 在谈判期间参加活动可能会削弱影响力并表现出偏袒。 3.坚持谈判的角色。 提醒IT和业务仅在协商期间提供业务和技术规范或要求。 4.回顾会议协议。 在谈判会议期间保护机密数据。请记住，谈判期间所说的或所做的一切都有价值。 步骤4 捕捉隐藏的成本和失踪的细节 通过向供应商询问正确的问题，在RFP流程中捕获隐藏或缺失的成本详细信息。 跟随我们LinkedIn成为一个客户端10 优化软件和SaaS谈判的8步行动手册 步骤4 行动 1.要发现和揭示所有隐藏成本，请将您的问题分为三类： •软件和SaaS服务 •维护和支持 •专业服务和培训 2.创建清单以显示供应商的关键成本详细信息。 注意：Gartner客户将获得对详细清单的完全访问权限，其中包括供应商谈判的有力问题列表，以便更好地与IT财务部门协作，以了解供应商提案或选项的真实或总成本评估。 3.确保rfp包含成本问题。 通过提出开放式成本问题（例如，而不是“维护成本是多少？”，而不是“维护成本是多少 ？”，而不是问“理想的维护人员配置模型是什么？”），确保评估必要的细节以进行有效评分。使用关键成本清单来指导这些问题的创建。 清单，以揭示供应商的关键成本详细信息 软件和服务 费用列表和净价类型永久/订阅/术语……度规 用户与处理器和收入…… 详细登录定价sku,零件编号,pid政策 虚拟化、博士/测试/Dev。使用……交货方法本地,托管,SaaS…… 扩展能力许可证在同样的折扣比例 维护/支持 保修期和有效期选项提供所有覆盖类型/价格描述覆盖所有选项详细登录定价sku,零件编号,pid 订阅和支持 提供定价为每一个 折扣比例提供净执照费的百分比期末价格>帽无论是CPI涨幅3%(), 教授Svcs./培训 选项固定价格与T&M规则/水平定价为每一个利率混合和基于角色的可接受的标准验收后付款吗? 差旅和包含在价格 如果不是,不超过成本的限制 培训方案 现场、远程在线 培训价格 描述每个选项 来源:Gartner 步骤5 维护条例清单 条款和条件对合同的风险和回报平衡具有很大的影响。为了协商最佳条款和条件，请创建和维护标准和供应商特定的清单。 跟随我们LinkedIn成为一个客户端12 优化软件和SaaS谈判的8步行动手册 步骤5 行动 1.创建具有本地、SaaS和云合同的最佳实践条款和条件的标准合同。 2.创建供应商清单以捕获详细信息，例如： •管理协议 •使用权和限制 •特定于供应商的策略，例如自带许可证权利 •将软件许可证使用从本地移植到公共云环境（如亚马逊网络服务（AWS）、谷歌和微软Azure）时的限制 3.创建和维护相关条件清单。 注意：Gartner客户可以参考以下Gartner工具包来开发和维护标准本地软件以及SaaS和云T&C清单，以控制成本并降低风险： •对本地软件使用“工具包：优化软件许可合同条款和条件的五步过程”。 •使用SaaS和云服务的“工具包：通过有效协商最佳合同条款和条件，最大限度地降低 SaaS风险和成本”。 4.裁缝是特定于供应商的谈判。 注意：Gartner客户可以查看“遵循Gartner的T4流程优化谈判：战术，模板，条款和条件和时机” 。这项研究解释了为什么一个谈判过程并不适合所有供应商，条款和条件也不例外。 优化软件和SaaS谈判的8步行动手册 维护标准和定制的供应商特定条款和条件清单 本地软件 定义的指标—示例说明的计数规则HA/博士/测试使用权明确 维护更新增加上限 审计权利清晰(例如,审计需要NDA) 网站上打印并附呈 使用示例定义的策略（例如，虚拟化、间接访问） 硬件/技术变更成本影响（例如，物理到虚拟） 捆绑和重命名保护 SaaS和云 更新价格保护有意义的SLA处罚明确的使用，允许生产、测试和开发的权利协议中附加和引用的URL（期限内没有变化）清除数据隐私和安全条款 明确定义的支持（例如，捆绑和非捆绑，基本与高级） 具有价格保护的云到本地重新进入权限退出保护规定 定制的特定于供应商的 管理协议和优先顺序虚拟化策略、规则表生产与Nonproduction使用权直接和间接访问权限为母公司拥有的少于50%的第三方和关联公司进行处理 收购或剥离供应商的产品/服务时的定价和使用权每个产品的指标说明（计数规则因供应商而异） 云迁移策略,GDPR条款 来源:Gartner 步骤6 参与金融创造一个柠檬酸/TCO模型 一个财务分析模型并不适合所有交易，因此您必须与IT财务部门联系，创建自定义的总购置成本（TCA）和总拥有成本（TCO）分析，以实现成本透明度，并在协商期间使用这些模型作为杠杆。 跟随我们LinkedIn成为一个客户端15 优化软件和SaaS谈判的8步行动手册 步骤6 行动 1.提出正确的成本影响的问题。 使用步骤4中的软件和SaaS成本清单以及步骤5中的T&C清单提出问题，这些问题将有助于确保您的TCA模型从现金流和预算/损益影响的角度揭示供应商提案的“真实”和总成本分析的所有必要成本。 注意：Gartner客户将获得一个简单而有效的案例研究场景，以证明提出正确问题以进行准确和总成本影响分析的重要性。 2.在整个谈判周期中持续协作。 使用清单确保IT采购、IT、IT财务和关键业务利益相关者之间的协作和主动规划参与是制定RFP 的协商规划过程的一部分。 3.使用定制的柠檬酸模型作为杠杆工具。 在竞争和最终谈判中使用工具来讨价还价，以改善定价和条款和条件。 步骤7 使用最终谈判策略来优化交易 即使您已在内部做出决定并选择了供应商及其选项，此供应商也不应知道此时已选择它。在制定最终谈判策略时，请包括这套技巧和策略。 跟随我们LinkedIn成为一个客户端17 优化软件和SaaS谈判的8步行动手册 步骤7 行动 1.维护一个竞争激烈的环境中。 始终保持两个供应商的运行，直到最终谈判和整个谈判。 2.CxOs和利益相关者互换角色。 如果您已经与同一供应商销售团队谈判多年，请切换角色以获得杠杆和议价能力。 3.使用您的首席财务官以及您的财务和会计政策。 非捆绑细节是资本支出-运营支出成本分析的必要条件，供应商也知道这一点。如果您需要分拆杠杆，请使用您的首席财务官作为关键决策者。 4.使用CxO权力。 使用C级审批、资本委员会会议、执行董事会审批等，使“串行”时间与供应商季度末或年终日期保持一致。 5.请求特殊条例的批准。 每当谈判新产品和服务合同时 对于供应商，请求“特别批准”升级，并确保您询问升级过程的工作原理以及谁是有权批准您