档案管理数字化微报告
甲子光年智库报告产品体系 甲子光年智库报告产品共分为四个类级，第一类为微报告，聚焦一个问题，风格简洁明要 •研究风格简洁明快 •一个报告只解决一个关键问题，并 提出一个核心观点 甲子光年智库微报告产品介绍 图：甲子光年智库四级报告产品体系 1微报告 2深度报告 数字化概念层出不穷，细分赛道迭代速度加快，相关从业人员需要新鲜、专业的市场分析及洞察。 因此，甲子光年智库推出科技行业系列“微报告”，向市 场分享最新的细分行业洞察。 报告特点： •以洞察趋势、实践研究为主 •具备核心观点、核心数据和典型案例 定制 3报告 •提供深度问题解决的咨询服务为主 •聚焦发现问题、分析问题、解决问题 •根据客户的定制化需求开展深度行 业研究 •以深度研究、定义赛道为主 咨询 I. II.III. 简洁明快：内容较短，方便快速阅读与碎片化阅读；直击重点：聚焦一个关键问题进行展开分析； 分享观点：拒绝平铺直叙，亮出智库独有观点； 4报告 后续，针对企业档案管理的深度分析，敬请关注甲子光年智库的《2022中国企业档案管理数字化行业研究》报告 Part01政策要求 目录 Part02发展背景 Part03范畴与定位 Part04市场痛点 Part05档案管理现状 Part06档案管理流程 Part07档案管理服务商 1.政策要求 •电子档案的推广与档案管理数字化势在必行 发票电子化电子发票，电子归档规范有序开展业务系统电子文件归档与管理工作 2019年11月27日，国务院总理李克强主持召开的国务院常务会议明确提出“明年底前，实现增值税专用发票电子化”。 国家试点 多类型项目试点推进顺利 地方试点 四川省档案馆、海南省档案馆等已开展电子档案管理试点与推广工作，确保档案的 [2020]6号《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》明确指出，以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存该纸质件的电子会计凭证。 第一批： 2017年，国家档案局联合发改委选定33家企业开展企业电子文件归档和电子档案管理试点，已全部验收。 主要以市政和基础设施建设项目为代表，其顺利验收标志着电子档案从技术上已经成熟可行。 企 2022年三月，国家档案局印发《关于进一步加强机关业务 系统电子文件归档与管理工作的通知》 一、要健全业务系统归档制度规范，推动建立完善的业务系统归档管理制度和技术规范； 二、要完善业务系统归档功能，保证业务系统能够按照档案工作要求完成电子文件形成、收集、整理、归档工作； 2018年，国家档案 局以市政项目、水利工程项目等基础设施建设项目为试点，逐步推广电子档案管理的建设和运用。 完整性、安全新和可共享性。业 试 点 行业试点 交通运输部办公厅转发国家档案局关于印发《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》的通知。 第二批： 2018年选定27家企业，已全部验收。 第二批以能源、制造业企业为主，基于工程管理信息化平台及大数据技术的电子档案管理已经具备技术能力； 第三批： 2022年确定38个项目为第3批试点项目。 新增机场、港口、市政、环保、设备制造等10种类型的项目；申报项目整体信息化水平相较以往也有较大提升； 三、要推进业务系统与档案系统有效衔接，通过归档接口实现业务系统与档案系统之间的信息交互和集成； 四、要不断提升数字档案资源建设质量和管理水平，实现业务系统归档全流程安全可控、科学规范管理。 2.发展背景 •当前已归档、未来待归档的各类档案数量庞大 2020年国家综合档案馆馆藏档案数量达91789.8万卷、万件，随着档案馆开始实现电子档案与实物档案同步接收，预计未来几年馆藏数量会有大幅增长。 35,44640,54842,455 国家综合档案馆馆藏档案(万卷、万件) 53,47058,64265,06365,371 75,05182,851 91,790 2011 2012 2013201420152016 2017 2018 20192020 随着发票电子化政策以及电子发票电子存档规范的推行，百亿乃至千亿规模 的电子发票及相关凭证需要电子存档。 随着我国数据产量的不断增长，需要电子存档的业务、财务等数据也在随之 增加，未来电子档案数据量也将成为一个庞大的数量级。 电子发票开具数量规模及预测（亿张） 499.7 2017-2021年我国数据产量及全球占比情况 我国数据产量（ZB）我国数据产量在全球占比 246.0 8.8% 9.1% 9.3%9.6% 5.1 9.9% 6.6 9.132.7 100.5 2.33.03.9 2017 2018 201920202021E 20172018 2019 2020 2021 3.范畴与定位 •档案管理系统与知识管理系统的区别 档案管理系统知识管理系统 定位业务成果接收与管理知识资产汇聚与共享 管理主体 档案： 包括：会计档案、纸质档案、业务档案等 文档： 业务发展过程中产生的各类文档、流程、规定、说明等 类型格式一般为纸质档案和标准电子文件一般为非结构化的文档和数据 要求强制性要求高 满足合规与管理要求 强制性要求低 满足共享与创新要求 范围 有限归档：主要收集有归档要求的档案文件以及业务 发生结果的凭证文件 应存尽存：主要收集业务发生过程中本地的、协作的、系统 的、外来的文档 特点 “不能出问题” 有采集、查询、借阅、利用、统计、鉴定、销毁等多项要求 “必须用起来” 应当确保尽量自动采集，保障文档全面的收集，来源不能遗漏、分享不能空缺 核心安全、规范、稳定统一、共享、易用 4.市场痛点 •财务合规难、业务连续性难以保证，需要快速响应新规与业务迭代 财务：合规业务：连续 大量电子发票原件需要存 传统的电子发票归档流程中员工打印电子发票，将电子发票的纸质打印件粘贴在报 销单后交给财务，财务进行归档，很多企业未保存电子发票原件，也不知道如何对 应保存。系各 统类 难证 电子发票、纸质发票该怎么一起管，凭 管各 以散由于处在发票电子化改革的初期，企业存在着既有纸质发票又有电子发票的情况，统落不知道该怎么进行进行电子发票和纸质发票的联动管理，并满足建立纸电资料检索一于 关系的合规性要求。理个 会计凭证怎么安全高效的查阅 在传统归档模式下，企业在应对内、外部审计过程中，财务人员需耗费大量时间去库房翻找凭证，导致应对审计效率低，会计档案的借阅安全性无法有效保障。 采集难 档案来自于多个系统，相对分散，收集工作耗时耗力。 录入难 重复录入电子档案，信息管理混乱，归档管理人员工作负担重。 查阅难 规范化归档的鉴定、借阅、查询、销毁流程复杂，需要层层审批，无法及时 调取/查阅相关档案，使用者借阅效率低。 整理难 类目层级多，操作困难，文件可检索载体类型少。 管理难 企业档案管理缺乏关联性，完整性差，档案资料繁多，归档类目模糊，档案跨部门利用困难。 如何保障安全长久的保存档案 安全性是保障档案真实、完整、可用、安全、有效的前提。电子档案同样面临着长期保管的问题，一旦发生技术变革、 服务商经营不利、软硬件故障等情况可能导致数据坏死。不能有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏等影响。 5.档案管理现状 •需要归档的数据/文件散落在各个系统以及业务条线 审计 售前和销售 生产 采购 销售合同 CRM数据 DMS数据 经销商协议 对账单 ERP数据 MES数据 工程档案环境保护档案 项目管理档案安全管理档案 计量工作档案质量管理档案 SRM数据 采购合同 销售发货 库存 采购收货 领料单库存/存货档案 采购订单 发货凭证 电子发票 发票管理 出库单 成本管理 物资档案 记账凭证与各类单据 入库单 物流平台数据 出口报关单据 车票、行程单 报销凭证 费用管理 物流平台数据 固定资产 进口报关单据 物资档案 验收单 财务报告 财务报表 会计账簿档案 ERP数据 收货单 销售收款 销项发票 客户信息 应收管理 总账管理 结算单 应付管理 应付凭证 采购订单 预算管理 财务报表 薪酬管理 采购付款 进项发票 供应商信息 HRM数据 资金管理 电子银行回单 人力资源管理档案 业务数字化 业务数据 OA数据 易查找、调用的完整业务财务档案 档案数字化 财务数字化 财务数据 6.档案管理流程 •不同类型档案管理流程大致一致，但是管理方式各有不同 档案采集归档保存检索/使用 安全保障 档案管理 实物档案 使用OCR技术识别并录入实物档案影像资料 对影像资料自动分类存储，批量导入电子库房 实现档案借阅、检索、调阅下载、索引查询等功能 基于云平台保障数据内容完整、存储安全； 电子档案系统具备电子 根据企业需求自由配置某项实体档案的借阅时间 存证。充分保障电子档 工程电子档案智慧档案馆建设 电子会计档案 通过接口的方式自动采集会计凭证、账簿、报表等资料 同一记账凭证的会计资料支持多种方式检索，建立自动成册，并校验完整性，建立检索权限并对在线检分类存储并建立索引关系索操作进行记录 签名能力，自动加盖电 子签名； 通过第三方进行区块链 建立会计凭证元数据管理规范，保障真实、完整、安全 电子业务档案 集成OA、HR、CRM、ERP等多个系统文档，接受合同、订单公文等文档 支持多种来源形式接收，实现异构系统数据和文件的归档 将不同类型的文档和数据关联存放 案的真实性、完整性、 可用性和安全性 基于元数据管理档案的内容、结构、背景以及整个过程 工程电子档案具有专业性以及成套性特点，需要详细成套记录测量数据、建设信息以及竣工等各类图纸、文字、影像的数据。同时每个工程项目的档案要对后期扩建、维修等环节提供重要参考依据。 工程电子档案数字化通过自动化生成案卷档号、封面、案卷目录、备考表，并建立基于工程项目特性的索引关系来实现档案的查阅和使用。同时要完成与BIM以及GIS等相关工程系统的对接，提高信息利用率和管理效率。 数字档案馆：运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理， 并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和集成管理系统。 智慧档案馆：根据现实中档案馆1:1还原布局，并可视化的对档案进行搜索。无缝集成电子政务平台的数据，实现政务信息的快速归档。同时，本体与虚拟档案馆之间数据流双向流通，具备互操作性，有效反映库房各种业务过程。 ECM CLM 电子文件档案 电子签名 OA 电子会计档案电子文件档案 7.档案管理服务商 •服务商基于自身基因，提供差异化的档案数字化解决方案 电子会计档案 电子发票管理 费用管理 财务管理 档案管理 电子文件档案电子工程档案 BIM 电子工程档案 案例征集 甲子光年智库将发布《企业档案管理数字化转型研究报告》，现征集业内代表企业案例 •甲子光年智库将于2022年11月正式发布“2022年甲子光年《企业档案管理数字化转型研究报告》”。期待与各方企业及业内人士共同洞察档案管理数字化趋势，引领档案管理数字化行业发展。 报告亮点 行业首份档案管理方向的行业研究报告 如何基于档案管理赋能财务合规与 业务需要 不同行业企业选择数字化的特征与倾向 企业智慧档案馆的建设思路与实践 路径 报告覆盖厂商类型 各类型档案数字服务商 想要解决电子发票归档要求的企业 想要基于会计档案数字化来提升合规能力的企业 想要实现业务档案数字化的企业 想要建设数字档案馆的企业 发布传播渠道/报告 咨询联系 赵静蕊 微信：zhaojr8226 邮箱：jingrui.zhao@jazzyear.com 7甲子光年智库介绍 中国科技产业专业可信的评价体系 特点：多维动态数据、自有指数模型、研发研究驱动 甲子光年智库专注于研究科技应用及产业创新领域的行业洞察及解决方案，通过自有实勘数据调研、自建一级市场数据库和沉淀的产业CIO资源。解决产业如何认识，如
