通过使其具有弹性来准备数字化会计结算

通过使其具有弹性来准备数字会计结算 概述 企业控制者有千载难逢的机会通过数字技术改变收盘方式，但却因尚未为数字化做好准备的流程而受阻。与优化收盘相比，加强收盘的弹性是为数字化做准备的更有效的方法。 成功准备好数字化关闭流程的公司控制者实现或超过其数字化转型目标的可能性比同行高20%。然而，许多人对尚未准备好数字化的陈旧、僵化和多变的关闭流程感到束手无策。 公司控制人员花在优化关闭流程上的时间并没有为他们期望的数字化做好准备。他们将从使关闭过程具有弹性方面获得更多的里程——能够吸收不断发展和日益复杂的环境中的变化。为实现弹性，组织需要：(1)有一个清晰 的愿景，以支持密切的决策；(2)快速决策的能力；(3)早期识别潜在中断的传感机制。 主要发现 •公司控制者陷入了试图优化数字关闭流程的恶性循环。新的数字技术带来了新的工作方式、新的流程步骤以及来自其他数字化功能的新输入。在这种环境下，关闭过程是不断变化的。 •加强关闭过程的弹性是为数字化做准备的好方法，而不是优化关闭过程。增强的弹性解决了必须评估的新兴数字机会、新技术决定的新工作方式以及上游数字化的下游影响。 •一个有弹性的关闭流程包含三个关键组件来解决潜在的漏洞：(1)一个清晰的流程愿景，以此作为决策的依据；(2)快速决策的能力；(3)一种早期识别中断的传感机制。 •公司控制者需要停止优化他们拥有的关闭流程并开始使流程具有弹性。 控制器有机会改变关闭 公司控制者有千载难逢的机会通过使用数字技术来改变关闭流程。技术进步提供了以前不存在的流程改进机会，使始终在线但高质量的关闭成为可能。例如，现在可以使用AI来： •分析以前的应计费用并将其与历史发票进行比较，以更准确地估算应计费用。 •使用历史数据来识别通常迟到的交易并自动将其移至下一个报告期。 •比较当前和历史库存水平以标记异常情况。 公司控制者已经设定了一个目标，即让关闭流程为数字化做好准备。 他们希望利用新兴的数字机会，而不会将风险或低效率引入至关重要的关闭流程。为数字化流程做好准备具有重要意义；成功准备数字化流程的公司在数字化实施过程中不太可能重复努力，更有可能达到或超过其最初目标。1 优化关闭流程并没有为数字化做好准备 四分之三的企业控制人员正在优化他们必须为数字化做好准备的关闭流程——通过映射、标准化、消除痛点和减少流程冗余。1但这些行动不仅需要相当多的时间和精力，而且在为数字化的准备过程中也收效甚微。 在数字化之前优化流程的财务主管中，只有26%同意他们的流程已为数字化做好准备 。相比之下，20%未对其流程采取任何行动的财务领导者表示，他们已经为数字化做好了准备。1 优化流程以使其为数字化做好准备是行不通的，因为数字化转型会产生新的破坏水平，需要反复重做优化工作。例如 ，公司控制人员和他们的团队可能会花费数月的时间来绘制和标准化关闭流程，只是为了让一些流程步骤完全被新技术消除。然后必须重新映射该过程以解决缺少的步骤（参见图1）。 映射现有流程 标准化现有流程 新技术近在咫尺的新工作 方式 下游效应 上游数字化 理解和 去除痛点 重新映射解释上游变化的过程 发现痛点 资料来源：Gartner s 图1：数字化过程中优化的恶性循环 消除流程优化艰苦工作的中断不会很快消失。公司控制人员用来提高效率、敏捷性和生产力的技术的数量和类型正在扩大。随着频率的增加，控制权将需要对上游数字化的下游影响、新技术所决定的新工作方式以及必须评估的新兴数字机会做出反应。 有关特定金融技术的更多信息，请参阅2022年金融技术靶心报告。 “我们花了很多时间来绘制和改进关闭过程。然后我们升级到新技术，然后我们必须一遍又一遍地做同样的事情。” 控制器，食品服务 9% 使您的流程具有弹性 弹性通过解决可能损害流程的潜在弱点（例如愿景不明确、利益相关者之间未解决的分歧以及未能预见到中断）来保护流程的数字化。 流程弹性：流程在不断发展和日益复杂的环境中适应变化的能力 虽然优化流程本身并不能奏效，但好消息是有一个成功的因素可以为数字化做好准备。59%的专注于使流程具有弹性的财务主管表示，这些流程已经为数字化做好了准备，而26%的财务主管则专注于优化现有流程（见图2） 。1 图2：专注于弹性的额外价值 表示其流程已为数字化做好准备的财务领导者百分比 60% 30% 59% 26% 20% 0% 不采取行动的公司 只专注于构建优化流程 金融领袖谁增加了优化的弹性 n=192 资料来源：2021年Gartner数字就绪调查 59%的流程已为数字化做好准备的财务领导者做了一些与同行不同的关键事情（见图3）： •制定清晰的流程愿景，通过以下方式锚定决策： •记录一个理想的过程 •为流程建立长期数字化战略 •确定技术采用的适当顺序 •评估是否应将数字化外包给业务流程外包组织 •通过以下方式建立快速决策的能力： •指定一个专门的团队来推动流程转型 •规划管理异常的流程 •通过以下方式开发中断感知机制： •使转型计划与其他职能保持一致 图3：使流程具有弹性的三项措施 设定清晰的流程愿景，以此作为决策的依据。建立快速决策的能力。 开发一种感应机制以及早识别中断。 资料来源：Gartner 增加方法的弹性打破了恶性循环 当公司花时间建立流程愿景、帮助他们快速做出决策的决策协议以及帮助识别上游中断的机制时，他们就会打破无休止的优化周期。例如，对数字化有清晰愿景的公司能够更好地轻松评估新技术选项。同样，投资于决策能力的公司很容易在实施过程中转向其他职能（参见图4）。 图4：弹性对恶性循环的影响 说明性的 优化弹性 地图如何使用新的数字技术实施该过程。 标准化使用新的数字技术的过程。 新技术近在 咫尺的新工作方式 新技术消除了工艺 步骤。 建立明确的过程 愿景。 建立感知机制 至尽早发现中断。 一个清除过程施的决定至 传感机制确保持 续改进。 需要的利益相关者想象明确参与新实 互相认识以及如何采用新的 至 做决定一起技术。在实施过程中。 建立能力做决定迅速 地。 资料来源：Gartner “您需要首先解决您的流程可能需要优化的根本原因：您的员工是否知道流程的优先级？上游和下游流程是否一致？你知道什么时候会有大的破坏吗？” 控制器，技术公司 使流程具有弹性的三个关键行动 01建立数字化关闭流程的愿景公司必须建立一个可衡量的、有时限的数字化未来状态，利益 相关者可以用来评估临时数字化决策是否正在发生变化 在正确的方向关闭过程。理想的未来状态应该具有三个关键品质： •可衡量的—必须清楚公司是否实现了目标。 •特定任务—必须清楚公司专注于数字化的任务。 •有抱负和可实现的—未来的状态必须在可实现和有远见之间取得平衡。 一个清晰的愿景是必要的，因为没有一个，流程数字化工作是由个人的、小规模的举措驱动的，这些举措会导致分散的数字化。会计结算尤其面临风险，因为它涉及组织的许多部分，并且 很难得到所有利益攸关方的同意。许多公司目前为流程设定了定向数字化愿景，以便轻松获得利益相关者的同意或共识；然而，广义的愿景掩盖了利益相关者如何解释实现愿景的差异。 有关更多信息，请参阅构建金融技术路线图的点火指南。 02建立决策基础设施 数字化不是一个时间点的练习，并非所有功能都必须始终与既定愿景保持一致。持续的一致性需要一个两部分的解决方案 ：（1）建立一个框架来决定每个团队可以拥有的自治程度；(2)持续管理异常情况——这将破坏愿景。 构建管理框架 理想的运营模式因公司在数字化转型之旅中所处的位置而异。为了扩展数字化，基于国家或业务的团队必须在没有来自集中控制权的定期输入的情况下运作。领先的公司通过考虑以下标准来评估其业务部门自主行动的准备情况： •权限 •容量 •存在孤立的思维 管理进程异常 必须不断评估流程异常并将其纳入数字化计划。必要的进程异常具有以下四个特征之一： •对内部控制至关重要 •遵守国家法律或法规要求所必需的 •公司大部分客户要求 •留住高价值客户的关键 03感知上游数字化决策的干扰 领先的公司维持机制来识别可能破坏收盘的上游中断。流程的上游部分（即那些不归财务所有的部分）正在经历他们自己的数字化工作。这些工作通常独立于控制权进行，但它们有可能破坏关闭过程，因为 它依赖于本组织其他部门的投入。 为了识别潜在的上游中断，EmeraldTent*的财务团队定期举行外部客户倾听会议，以确定需要通过上游和下游流程变更解决的客户痛点。该团队发现，如果这些更改满足外部客户的需求，那么通过流程更改来获取其他功能会更容易。在另一个例子中，另一个组织的财务负责人发现，当员工分享创新想法时，他们无意中强调了流程挑战。他们开始分析创新想法，以发现上游和下游流程漏洞。 结论 会计结算是控制权的支柱。随着数字化的发展，交割在一代人中首次出现了变革性的机会，但必须保护交割免受干扰 。流程映射、标准化和痛点解决的旧流程优化手册不会为未来的数字机会做好准备。真正的准备来自一个紧密的过程 ，该过程具有弹性并且能够吸收即将发生的操作环境的变化。 建议 为确保财务流程为数字化做好准备： •通过建立可作为参考点的数字化封闭流程的愿景，鼓励利益相关者之间采取一致的方法来制定临时数字化决策。 •建立决策基础设施，以确保正在进行的决策与既定的数字愿景保持一致。 •感知上游中断，尽早识别和降低风险。 关于本研究 这项研究来自对100多名 全球财务主管了解他们的挑战并确定可应用于其他组织的独特实践和解决方案。我们还参考了Gartner对多个国家/地区的近200名财务高管进行的2021年数字化准备情况调查 和行业确定关键挑战并找到导致数字流程就绪的解决方案。 尾注 *化名 12021年Gartner数字化就绪调查：我们对来自北美、欧洲、澳大利亚和亚洲的数十个行业的192位财务负责人进行了调 查。该调查于12月开放了三周，旨在了解财务应如何准备其流程（尤其是与会计结算相关的流程），以确保高效和成功的数字化转型。 可操作的、客观的见解 定位您的财务组织以取得成功。探索这些额外的免费资源和工具： 网络研讨会 财务流程改进：技术如何改变游戏规则 装备转型团队以实施技术驱动的改进。 立即观看 研究 企业控制者的领导愿景 发现作为控制者成功的3项战略行动。 现在下载 网络研讨会 加入专家深度潜水 聆听Gartner财务专家的最新见解。 立即观看 我们如何提供帮助 高德纳金融 获得支持以实现您的关键财务优先事项。 学到更多 已经是客户了？ 在您的客户门户中访问更多资源。登录 联系我们 获得可操作的、客观的洞察力，以交付您的关键任务优先事项。我们的专家指导和工具可实现更快、更明智的决策和更强的绩效。联系我们成为客户： 我们。：1 国际的：+44 申请演示 了解有关GartnerforFinance的更多信息 gartner.com/en/finance 随时了解最新见解 ©2022Gartner,Inc.和/或其附属公司。版权所有。CM_GBS_1894701