连锁经营行业全面费用管理数字化白皮书

知易：新环境下企业费用管理的新诉求与新内涵 行难：连锁经营行业费用管理现状与困境 破局：搭建现代化的费用管理体系 实践：选择基于大量优质客户经验的解决方案 内部：企业费用率提升，需通过技术手段管理财务和费用 A股主板企业整体费用率自2016年以来呈现上升趋势，由20.6%攀升至2020年的26.5%，企业面临费用率居高不下的困境，亟需通过技术手段提升财税管理能力来达到降低费用率的效果。当前影响会计从业人员的信息技术中，财务云仍高居支持率榜首，电子发票次之，同时电子档案较上年支持率提升最多，当前排名第四，这三项技术值得重点关注。 2014年-2020年A股主板企业销售期间费用率平均值，% 2020年影响中国会计从业人员的10大信息技术 外部：企业需建立财税管理数字化能力应对监管要求 当前企业税收环境已经被数字化监管全面笼罩，随着金税四期的到来，监管层对业务监控延展到了“非税”业务，并且实现了与各部委、人民银行等机构的数据打通。 企业的财务治理数字化若无法跟进逐渐严格的监管要求，未来可能无法满足基本经营的合规性。 从关键技术角度来看，电子发票和电子档案政策推动力度加大，电子发票已经处于全国全面铺开的落地阶段，电子档案的建设也受到政策大力支持，规划要求市地级以上国家档案馆全部具备电子档案接收能力，企业需要加快推进发票与档案电子化进程满足政策要求与监管趋势。 企业税收环境已经完全被数字化监管所笼罩 电子专票推广落地势在必行 2019年11月27日，国务院总理李克强主持召开的国务院常务会议明确提出 “明年底前，实现增值税专用发票电子化”。2021年6月24日，国家档案局发布了一则关于“电子发票电子化报销、入账、归档试点工作在全国全面铺开”的通知，这一举措意味着，电子发票的应用推广也将取得关键性进展。 网络硬件和基础软件的统一平台 建立各部委、人民银行以及银行等参与机构之间的通道 税务系统的数据信息在总局和省局集中处理 加快推进档案信息化建设，电子档案逐渐成为主流 企业相关人员手机号、纳税状态、等级注册信息 覆盖税收、各级税务机关和有关部门联网 2021年6月23日中办国办印发《“十四五”全国档案事业发展规划》，规划指出要加快档案资源数字转型。加强国家档案数字资源规划管理，逐步建立以档案数字资源为主导的档案资源体系。大力推进“增量电子化”，促进各类电子文件应归尽归，电子档案应收尽收，市地级以上国家档案馆全部具备电子档案接收能力，电子档案在档案资源体系中占比明显提升。 “税费”全数据、全业务、全流程的“云化”打通，为智能办税、智慧监管提供条件和基础 征收/行政管理、决策支持和外部信息等系统 费用管理数字化是企业财务管理数字化中的重要诉求 费用管理是企业财务治理的重要模块，导致费用管理问题的主要原因在于企业当前数字化管理能力不足，而在应用费用管理系统时，要解决如财务审核周期长，处理报销慢、分支机构分散、费用难以统一标准化管理等棘手问题均需要通过数字化的手段来应对。 “您认为导致费用管理问题的主要原因是什么？” “贵司开始部署基于云端的费用管理系统时，是为了解决下述哪些问题？”财务审核周期长，处理报销慢 51.0%49.0%41.2%39.2%35.3% 分支机构分散，费用难以统一标准化管理业务发展迅速，需求变动快、变动大现有的费用管理方式不合规费用管理不精细、不透明费用综合治理不高效费用投入产出比不清晰员工报销效率低 没有数字化系统全服务商不具备快速不同软件间数据孤财务审核周期长，程监管费用流转响应需求的能力立，无法统一分析处理报销慢 企业费用管控手段仍在不断进化 第一阶段的费控以报销流程为核心，仅承担了事后报销和审批工具的职能。第二阶段主要以商旅管理为核心，填补了事前控制的空白，同时也加强了报销流程的管理。 当前，费用管理已经进入到了“全面”阶段。围绕不同费用类型、流程机制覆盖全品类的费用；横向扩展覆盖办公采购、租赁物业、日常经营等全场景费用，在前端连接更多消费商，在后端接入会计核算及电子归档， 围绕不同费用类型，包括差旅费、招待费、租赁费、物业服务费、人工社保费、广告费用等，帮助企业做到全品类费用管理。 实现全流程闭环管理。 覆盖部分场景（差旅为主） 通过接入机票、打车、酒店等平台，对接电子发票的供应商，实现员工行程集中预订，因公订单企业支付； 除商旅统一采购场景外，还涵盖了办公采购、租赁管理、工程项目管理、营销活动、费用摊销、费用预提等众多场景，帮助企业建立起费用全生命周期的专业管理体系。 关键词：流程 企业减少发票数量，直击报销业务痛点，从源头上进行费用管理、控制。 通过在线化的费用报销流程，让员工更加便捷的进行报销，节省时间，提高效率。同时企业能够对报销结果进行审批。主要以事后管控为主。 覆盖事前、事中、事后管控的整个流程，费控管理的预算环节精细化、费用发生环节透明化、报销环节合规化，推动财务治理以企业内部各责任部门（或个人）作为会计主体。 面向个人费用报销，集成更多消费商，实现申请-预算-消费-结算-入账-归档全流程管控，同时覆盖采购申请-预算-合同管控-对公支付-入账-归档的对公费用管理流程。 新时代费用管理系统需要新的内涵 基于新环境的全面费用管理系统TEM（Total Expense Management）应满足场景化、体验化、智能化、生态化、行业化、一体化六大要素。 一切费用发生的场景全部覆盖，如商旅报销、办公采购、业务招待、租金物业、门店经营、研发费用、营销会议等 基于丰富的服务商生态，并充分支持链接企业自有合作伙伴，为企业建立便捷、高效的合作伙伴服务平台 基于大量行业实践，围绕不同费用类型、费用场景、管控流程等场景，建立起适配企业所处行业要求的管理方案 企业管控制度软性植入到企业消费场景之中，平衡企业管控与员工体验的对立关系 通过AI技术重塑费用支出的预测、分析、审核、审批等场景，减少企业在低价值工作环节的消耗 支持集团化管理，梳理并建立企业统一规范标准的费用管理体系，并与企业内部系统嵌入融合，构建一体化应用系统 连锁经营行业费用管理需求聚焦于流程效率和费用管控 不同行业对于费用管理的侧重点各有不同。根据亿欧智库调研，连锁经营行业部署费用管理系统，主要解决的关键问题是费用流程效率和费用管控两个方面。其中费用流程效率中企业主要关注日常运营费用报销、消费平台对接功能。在费用管控能力中，则对智能审核与自动对接财务系统功能较为重视。 “贵司开始部署基于云端的费用管理系统时，是为了解决下述哪些问题？“ “贵司认为费用流程效率能力中的哪些模块是贵司最需要的？“ “贵司认为费用管控能力中的哪些模块是贵司最需要的？“ 连锁经营行业生存压力大，竞争激烈 2020年各月批发和零售业的固定资产投资完成额累计同比，% 2020.022020.03 2020.04 2020.05 2020.06 2020.07 2020.08 2020.09 2020.10 2020.11 2020.12 0 国内经济的下行压力减少了零售企业的现金收入，而疫情期间零售企业的支出并没有相同幅度地发生减少。大部分线下零售机构都处于关闭状态，但是还需要支付租金、员工工资等费用。零售企业的固定成本占比较高，在发生此类事件时，更容易出现收不抵支的情况。 从零售业固定资产投资情况来看，虽然2020年的投资完成额的同比下降在不断收窄，但是仍低于-20%。投资的下降使得零售企业难以开展与疫情前相同程度的业务拓展。 2010-2019年中国连锁百强总额占社会消费品零售总额比重，% 我国零售业属于低集中竞争型市场结构。 2010-2019年的10年间，连锁百强销售总额占社会消费品零售总额的比重均小于12%，2009年后更是呈现出逐步下降的趋势。近年来，这一比重稳定在6%左右，市场集中度水平较低，竞争激烈。 线上零售占比逐年增高，企业费用场景更加丰富 中国网上零售额实物商品占社会消费品零售总额的比重自2015年以来呈现逐年增大的趋势，2020年6月达25.2%，线下零售在线化趋势已成定局。线上化对企业带来的不仅仅是运营模式的改变，费用类别同样也发生了巨大的变化。从线下的以重资产的门店运营费用，转移到线上的以平台运营费用为主，线上线下两种模式下企业费用类别几乎完全不同。在企业推进自身线上化流程的同时也要注意线上运营费用的管理控制，实现线上线下一体化费用管理。 网上零售额_实物商品占社会消费品零售总额的比重，% 连锁经营企业线上与线下成本费用分析 从2015年1月到2020年6月，实物网上零售额占比整体呈现高速增长的态势 2020年1月到6月的疫情期间，实现了从21.5%到25.2%的快速增长 2015年1月2016年1月2017年1月2018年1月2019年1月2020年1月2021年1月 销售费用逐步攀升，以门店费用为主 通过对二级市场零售/连锁零售企业近6年费用构成进行分析可以发现，销售费用是企业的主要费用支出，且存在逐年升高的趋势。管理费用占营收比例较为平稳，但是也占到了近4%的营收，同样值得关注。以典型的连锁零售企业苏宁易购为例，苏宁易购2020年主要销售费用为租赁费、工资、奖金、津贴和补贴、广告费及市场推广费三类，分别占比达26.26%、21.37%、16.37%。销售费用发生的主要场景为门店。 2015-2020零售/连锁企业销售费用与管理费用占营收占比*，% 示例：2020年苏宁易购销售费用构成及占比 租赁费工资、奖金、津贴和补贴广告费及市场推广费仓储费运输及力资费用固定资产折旧费水电能源费长期待摊费用摊销信息技术服务费无形资产摊销社会保险费办公费用住房公积金职工福利费咨询费差旅费保险费 6,742,092 5,486,901 4,202,519 主要为总部管理费用 业务招待费16,800 注*：企业列表参照中信行业分类中的零售分类；来源：choice 控制费用支出是提升门店利润的重要方式 提升门店利润的方式有提升收入、降低成本、降低费用三种。门店费用作为企业销售费用的主要构成，相比于收入和成本，可控程度更高，可通过数字化的手段快速落地并见效。 以新型连锁经营品牌名创优品和泡泡玛特为例，门店费用主要由人工费用、租金、折旧及摊销费用、水电杂费等构成，但不同企业门店费用类别占比有较大差异。 名创优品单店收入、成本、费用模型，万元 泡泡玛特单店收入、成本、费用模型，万元 不同业态、类型门店费用占比不同，对管理系统要求高 以高鑫零售旗下的品牌大润发为例，大型超市、中型超市、小店单店费用构成占比不同，大中型超市费用构成占比相近，小店费用构成中人工费用占比明显提高，近50%，相应的折旧摊销与租金费用占比相对较少。 不同于连锁商超，连锁餐饮龙头品牌以食材费用占比主导，人工、租金、水电次之，且不同餐饮品牌门店占比均有一定差异。 基于连锁经营品牌丰富的业态，多种类型的品牌经营模式，费用管理的需求侧重乃至重要指标均有所不同，这对费用管理系统提出了更全面的要求，服务商需要具备大量的实践基础、可配置模块才能更好的满足不同连锁经营行业企业的需要。 大润发、中润发、小润发单店费用占比差异* 连锁餐饮龙头单店费用占比差异 注*：大、中、小润发分别对应大型超市、中型超市、小店单店 财务指标众多，费用控制复杂，费用治理需要更高效 围绕“人货场”三要素的经营指标多达上百个，要管理好费用需要非常健全的系统以及强大的管理体系，然而在实际经营过程中“处处都是漏洞”门店、分支机构分布广泛，难以形成统一化的管理，缺少必要的数据统筹与完善的流程监管，费用监管不到位存在“跑冒滴漏”现象 流程复杂，人效难以提升 信息传递效率低，供应商管理困难 门店费用众多，难以提升管控能力 针对财务人员存在报销费用漏洞多，审批流程繁琐等问题；针对流动性颇大的门店员工则面临审核周期长、报销手续复杂的问题。 中间层存在各部门信息