联邦混合工作团队管理：AGA报告

2024年5月 AGA研究所 AGA高层圆桌讨论：管理联邦 混合型劳动力 报告贡献者 AGA自豪地认可Workday对这一努力的支持。 WorkdayAGA Workday,Inc.是一家基于云的企业软件公司，专注于人力资源管理和财务管理应用。我们是全球一些最大公司和最知名品牌的可信赖合作伙伴，包括联邦、州/地方政府和省级政府。在Workday，人工智能（AI）、机器学习（ML）和高级分析功能已集成到核心中，为我们的客户提供了一个平台来转变他们的流程和运营。 AGA是the协会旨在连接和赋能支持政府的金融相关专业人士，涉及从财务管理到信息技术、人力资源、资助管理、网络安全等领域，以推进良好政府计划，增长他们的专业知识并加速他们的职业发展。通过我们的国家和地方分会举办的活动，AGA将专业人士聚集一堂，分享最佳实践和经验，以促进政府问责制和透明度，目标是提高公众对政府的信任。 罗万·米兰达，博士，总经理及SLED行业负责人 艾恩·埃伯特斯，硕士，项目管理专业人士，首席执行官SusanFritzlen，首席运营官 林赛·麦克劳恩，高级市场与设计经理玛丽·玛格丽特·约迪斯，编辑 AGA高层圆桌会议： 管理联邦混合型工作团队 目录 执行摘要4 管理远程与混合工作团队..........................................5 当前联邦机构状况…5 工作安排演变对房地产市场面积的影响…5 利用飞行员调整工作安排。.6 后疫情时代办公室回归计划…6 远程工作与生产力…7 技术与未来工作…10 摘要…11 执行摘要 在2022年和2023年，美国政府问责局（AGA）和工作日公司 ●机构高管指出，尽管当选官员和其他联邦领导人质疑远 （Workday）合作，安排了一对一的访谈和由13个联邦机构高管参与的圆桌会议，以了解联邦政府工作中不断变化的特点。美国政府问责局的AnnEbberts和工作日公司的RowanMiranda主持了圆桌讨论。讨论涵盖了广泛的话题，包括远程和混合 程和混合工作安排的生产力水平，但生产力并未下降。 办公模式对政府房地产足迹、生产力、文化和技术应用的影响●年轻员工希望有更多面对面互动，并且似乎愿意回到办 。我们特别感兴趣的是，机构高管如何管理和与不再仅限于在联邦办公室会面的员工进行协作。 公室。这一因素也为即将退休的员工向下一代传授知识提供了机会。 ●联邦员工文化在多个方面发生了变化。管理者们正通过 我们的主要发现包括： 使用新的工具和方法，共同努力调整他们对员工的监督和支持方式。 ●机构采用多种混合工作安排，这些安排在工作日数上也 ●机构比以往任何时候都更多地使用技术工具。各种机构 各不相同。 继续尝试使用机器人流程自动化（RPA）、全息图、如数字白板等协作工具，以及由MicrosoftTeams和Zoom提供的调查方法。技术能够促进联邦工作文化和机构工作环境 ●远程和混合工作安排导致了减少政府房地产足迹和重新 的变化。 配置办公空间以促进协作和互动的新机遇。 ●一些机构利用评估和数据驱动的方法定期调整工作安排 ，以提高对劳动力的响应能力。 ●一些高管表示，他们担心对某些更适合面对面进行的互 动类型过度依赖技术。 ●远程和混合工作安排可能导致当一些员工在办公室而其 AGA和Workday感谢参与我们访谈和圆桌讨论的联邦机构执行 他员工不在场时，产生感知上的不均衡和不公平。 官员所分享的时间和见解。 ●在竞争激烈的劳动力市场中，联邦机构发现，工作安排 的灵活性对于招聘和留存人才至关重要。 管理远程和混合工作团队 当前联邦机构状况 发现：几乎所有圆桌会议的参与者都使用某种形式的远程或混合工作安排，但员工需到办公室工作天数存在相当大的差异。随着大流行的结束，办公室出勤率开始上升。 回归线下工作。“我们正在尝试确保我们的目标正确，”他补充道，以便该机构能够建立起远程工作和线下工作日的节奏。“我们已经度过了疫情。现在我们正在讨论工作的新常态将是什么。” 演变的工作安排对房地产足迹的影响 在圆桌讨论期间，许多机构要求员工在每个薪资周期内到办公室工作两天。然而，一位机构负责人观察到许多员工来的比要求更频繁——有些人每周有三天。另一位参与者表示，她只要求员工在每个薪资周期内到办公室工作一天。“大家基本上都遵守这一规定，”她补充说，除非他们需要为特定会议或项目来办公室。对于在疫情前已经采用混合工作模式的机构，转为完全居家办公模式相对容易，但员工倾向于更多地到办公室面对面工作。 发现：混合工作安排允许机构重新配置空间并减少其房地产足迹。联邦政府的大部分员工继续远程工作或采用混合工作安排。 “房间里的大象，”一位参与者指出，“是政府机构在员工远程办公时可以利用的空余空间数量。“我们陷入了这样一个局面，我们拥有这么多空间，但我们并没有以最佳方式充分利用这些空间。我们需要一个根本的解决方案。 发现：一些机构进行深入调查和评估以塑造他们的 混合工作安排。 一家机构完成了一次职位评估，以确保数据支持他们的混合计划。第一步是将特定工作编码为远程工作，这大约占他们2,100名员工中的10%。其余的（90%）需要每个支付周期在办公室工作两天。该机构注意到，高管团队更频繁地来办公室，且“人们自然地更倾向于聚集在建筑物中。”圆桌讨论参与者表示 ，在任何给定的一天，大约有400人在建筑物内工作，而大流行之前是2,100人，但数字正在上升，表明更多员工感到舒适 。 空间转型。”另一位圆桌讨论者描述了他所在的组织20年前向混合工作模式的转变，当时该组织将遍布弗吉尼亚北部地区的18个办公室整合为一个单一校园。他表示，该机构知道其大部分任务可以在办公室外完成，因此它创造了一个可以共享办公室和工作区域的空间。“我们有意不为每个座位都建一个位置，”他解释说，“因此我们已经在向远程工作和减少占地面积倾斜”在疫情期间，整个机构，包括高级管理人员，都维持了远程工作协议。在圆桌讨论时，该机构已经开始转向一种灵活的安排，基于对哪些职位需要在办公室执行的评价。大多数员工（约90%）工作 从家中。参与者表示他在2020-2023年间“只在办公室工作过大约10次”——其中3次在2023年。“这真的很灵活，并且倾向于在家工作。” 员工，适合他们的。”位于华盛顿地区以外的总部机构曾考虑缩小其办公空间。从疫情开始以来，大多数员工远程工作，尽管大多数员工居住在办公室通勤范围内。因此，该机构正在合并办公空间并重新谈判租赁合同，以缩减其占用面积并维持远程工作。 后疫情时代返工计划 发现：混合安排可能会造成感知上的不平衡，并导致机构之间的人力资源变动。许多圆桌会议参与者正在寻求关于联邦政府工作场所标准化的指导。 工作可能性。另一家机构在疫情期间通过调查所有员工以评估他们偏好每周到办公室的天数，减少了41%的办公面积。当员工们返回工作岗位时，他们比规定的每个支付周期两天更频繁地来上班。根据组织调查的工作小组的反馈，该机构设立了共享办公室和工作空间，并安排了员工的使用时间。尽管员工数量与疫情前保持不变，但共享资源使得办公面积得以缩小。 飞行员用于微调工作安排的利用 发现：机构进行不同类型的试点以优化其工作安排。一些试点允许完全远程工作协议，允许员工搬迁至华盛顿特区以外的其他地区。 标准化，或者至少是一致性，的联邦员工工作安排可能通过阻止员工为了更灵活或更慷慨的混合安排而离开一个机构而帮助所有机构。总体而言，参与者表达了对联邦政府统一混合解决方案的渴望。“最终，”其中一人说，“我们大多数人将设立一个永久性的混合解决方案——不是100%在办公室，不是100%远程，而是两者的某种组合。但我们很快就需要解决这个问题 。” 不平衡导致员工对不公平产生感知。一家机构正在协商经理和高级管理人员从每周一天上班时间回归到办公室的50%时间的工作条款。该机构遇到了来自组织领导的一些反对意见，他们认为在员工在家办公的情况下，高级职员为何需要进入大楼感到难以理解。 感知到的不平衡使得机构易受退休的影响，另一位参与者表示 ，许多老年员工在疫情期间搬回了退休住所，由于没有持续的在家办公灵活性，很多人可能选择退休。预期的效应是在政府中减少特定机构的知识，因为可用来向年轻一代传授经验的资深专业人士将会减少。 一家机构领导人表示，在大流行期间，约40%原本在办公楼工作的该机构员工有机会远程工作。他们签署的协议允许他们作为全职远程工作者在美国任何地方搬迁，并且“永远不需要回到华盛顿特区地区”。此外，该机构还与其他15-20%的员工（包括高级管理人员）制定了协议，规定他们在每个支付周期内有两个工作日需要在办公室工作。同时，一项试点计划允许某些高级管理人员完全远程工作。 发现：工作安排的灵活性将长期存在；它将成为联邦政府人才招聘和保留的重要元素。 参与者表示，机构普遍预计办公室工作将发生变化，并认为员工将会转向提供更灵活工作时间和地点的组织。有人说：“我们将要 远程办公与生产力 观察到一个重大趋势，即转向允许机构的方向。 更多工作灵活性。我们将面临不平衡的局面。”受访者还一致认为，在疫情后的工作环境中，他们的灵活性比薪资差异具有 人力资源管理状况 作为联邦工作队伍中的一部分永久性地转变为混合型，联邦政府需要为员工提供现代的用户体验和充足的工具，以提高工作效率。在2023年夏季，联邦新闻网络和工作日对大约100名联邦执行和管理人员进行了一次关于人力资源管理（HCM）流程和系统的调查。受访者被问及：“你们组织最大的HCM挑战是什么？”被提及最多的三个挑战是员工招聘、员工流动以及员工的士气和工作倦怠。调查还显示，组织只是定期而非持续地衡量员工的满意度。在HCM技术方面，只有23%的受访者认为用户体验是优秀或以上的。 来源：, 联邦政府的人力资本管理 联邦新闻网络报告。2023年10月。 更大的影响力。许多申请人今天认为，一家机构提供远程工作安排的能力并不等同于对薪资的考虑。一位参与者指出，在联系求职者进行面试时，“他们首先的问题不是：‘我如何安排我的面试时间？’他们的第一个问题是：‘你们的工作灵活性安排是什么？’当他们听到我们的安排时，他们说：‘哦，这比我现在的情况差，所以我甚至不愿意参加面试，’然后他们自己退出考虑。我没有任何其他可以提供的激励措施。 他们——和通常没有其他工作候选人。“你知道的，这并不仅仅关乎混合型，”一位参与者说。“我们现在很难找到一个不在某种混合工作安排中的人，或者现在不能利用混合工作环境的人。我们几乎是在随心所欲地使用‘远程’这个词语……如果他们每周来一两次，那就不是远程了。” 许多参与者表示对联邦招聘和员工留存表示关注，以继续完成工作。“一切还是归结于工作，”有一个人说。“工作应该如何完成？以前又是如何完成的？我们需要审视这种混合环境，并看看它如何可以提高工作体验。” 发现：大流行病期间的工作安排改变了员工对灵活安排和地点的态度；即，这不再是一种特权，而是一种权利。 一位参与者表示，许多当选官员和机构执行官认为，联邦机构在疫情之前并不像现在这样高效，或者他们没有生产出满足任务需求的东西。“有一种观念认为，如果你不在办公室，你就没有在工作，”他解释说。“这些领导者需要明白，员工和管理人员曾经把远程工作和在家办公视为一种特权，但现在员工们更认为这是一种权利。” 这位领导表示，员工态度的转变是公共部门竞争人才的一个重要因素，国会议员和其他决策者在制定关于联邦政府工作的政策时需要考虑这一点。他还补充说，监督领导人将需要有关绩效和成果的数据和信息，以证明机构能够通过混合工作安排完成其使命。 尽管如此，参与者们一致认为，在大流行期间，工作总体上已经完成——而且完成得非常好——尽管员工的工作地点和时间存在很大差异。一些参与者表示，回到办公室不仅仅是为了完成工作量。“我们政府是一个学徒文化，”一位经验丰富的专业人