如何通过AI驱动的解决方案征服尾部支出
挑战与背景
传统尾部支出管理面临诸多挑战，包括复杂的管理和资源密集型任务。尽管尾部支出可能不是战略采购的主要组成部分，但其对资源配置和效率的影响至关重要。具体挑战包括：
- 碎片化的供应链：缺乏对支出的全面可见性，难以控制采购活动。
- 低价值交易：需要大量供应商，导致合规性不一致和时间浪费。
- 长供应商上线周期：增加了响应速度和快速获取所需商品和服务的难度。
尾部支出管理的重要性
对于消费品包装公司（CPG），有效管理尾部支出对于维持运营效率和控制成本至关重要。尾部支出通常包括研发（R&D）、维护维修操作（MRO）、营销和促销材料、办公用品、IT设备以及差旅费用等。例如，一家正在开发新零食产品的公司可能需要购买少量的独特原料进行测试，这些虽然单次金额较小，但如果管理不当，累计成本会显著增加。
解决方案与实施
GEP 提供的尾部支出聚合解决方案通过简化供应商管理、减少供应商数量到单一供应商来解决这些问题。该解决方案的优势包括：
- 定制集成：最小化现有流程的中断。
- 灵活模型：根据交易量和业务需求调整规模。
- 自动化订购和采购流程：确保快速响应请求。
实施结果包括：
- 目标成本减少和效率提升：将供应商从1000+减少到单一供应商。
- 现金流改善：支付条款延长至30至60天。
- 快速周转时间：从请求收到订单不到5个工作日。
- 成功的试点应用：在美国和英国成功实施，并计划扩展到其他欧盟市场和新类别。
案例研究
一家全球领先的零食公司在GEP的帮助下优化了其尾部支出管理，简化了采购流程并减轻了行政负担。通过无缝集成现有的采购和发票系统，GEP 的尾部支出聚合解决方案实现了直接订单放置，并基于90天的付款条款管理所有后续供应商互动。这一实施不仅减少了行政开支，还提高了运营效率和合规性，显著增强了整体采购策略。
实施步骤
- 变更管理计划：与客户团队合作提高采用率。
- 10周加速实施：涵盖供应商注册、上线、订单处理和支付流程。
数字化尾部支出聚合解决方案的优势
- 供应商合并：通过单一供应商简化采购过程。
- 系统集成：无缝集成到现有ERP或P2P系统，确保数据流和组织内增强的可见性。
- 自动化工作流：自动处理采购请求、审批和订单处理，减少手动努力和时间。
- 高级分析和报告：提供详细的支出洞察，支持战略决策。
- 统一支持系统：提高服务质量和响应时间。
通过集中管理和简化供应商关系，数字化尾部支出聚合解决方案能够使采购团队将更多精力集中在战略性供应商关系上，同时减少行政负担，提高透明度和控制力。
