公共部门福利管理解决方案指南

公共部门福利管理解决方案指南 使您的投资效益最大化的七个机会 目录 Introduction3 确定您的需求和预算4 风险缓解5 人工智能6 决策指导工具7 通信工具8 消费者导向账户10 总奖励11 了解有关本指南中主题的更多信息13 了解Businessolver是否适合您的组织13 |2©Businessolver.com,Inc.2023。保留所有权利。 作为公共部门的雇主，您在为员工提供医疗保健、退休基金以及日益丰富的自愿福利方面投入了大量资源。实际上，福利现在占政府组织整体薪酬支出的35%至43%。1 为了确保您最大限度地提高这项投资，您需要找到合适的管理合作伙伴。本指南可以提供帮助。 确定需求与预算风险缓解、人工智能决策指导工具、沟通工具、消费者导向账户、全面奖励。 如今的公共部门雇主将薪酬预算总额的35% 至43%用于员工福利 。 1雇员补偿的雇主成本，美国劳工统计局，2019年 |3©Businessolver.com,Inc.2023。保留所有权利。 确定您的需求和预算 政府机构在投资新技术时对预算问题特别敏感。尽管私营部门受到的限制较少且能更灵活地调整策略，公共实体必须尽一切可能确保其投资不仅负担得起，而且遵循可预测的预算模式。 这就是为什么任何对福利管理合作伙伴的搜索都必须从确定范围开始。首先，分解您的福利管理流程将其分解为各个组成部分。大多数组织可以识别出约20 个单独的健康与福利管理任务，此外还包括辅助性福利服务。 公共部门的雇主必须确保他们的人力资源技术投资遵循可预测的预算模式。 然后，问问你自己您是否希望在内部保留任何这些服务例如，一些公共部门组织可能希望自行处理员工服务活动，同时将技术外包，特别是如果它们拥有用于自身业务运营的强大且安全的客户服务呼叫中心时。这种安排通常被称为共外包。 随着利益日益复杂化，拥有超过500名员工的企业更倾向于将福利管理技术和服务外包，而非内部处理或合作处理，更偏好于外包。您外包的服务越多，预算就越可预测。也就是说，您对成本结构有更多的控制权，总拥有成本较低。 Thatsaid,thetotalcostofownershipalsovariousamongoutsourcesbenefitsAdministrationvendors.Thisis在变更请求中最为明显在这种情况下，您可能会感觉自己一直在被小幅度收取费用，尤其是在定制解决方案的情况下。这类平台需要专门的编码和/或针对您组织的独特实施方式以及收益选项。 与“定制化”的解决方案不同，“可配置化”的方案依赖于系统内部的原生工具来改变其行为或特性。单一来源的软件即服务（SaaS）平台通常更具可配置性，因此从长远来看成本较低。 风险缓解 健康与福利福利伴随着其应有的风险。雇主最不需要的就是在健康与福利领域增加额外的风险。数据安全性、供应商波动性或法规遵从性. 几乎每周，我们都会听到关于数据泄露的消息。社会安全号码被盗取。信用卡账户遭到入侵。客户和员工信息被泄露。当这种情况发生在公共部门时，可能会导致巨大的信任损失——一些公职人员可能永远无法从中恢复过来。 在公共部门，安全漏洞的平均成本现在为230万美元。 而且，它很昂贵。在公共部门，安全漏洞的平均成本现在为230万美元。1 为了避免成为网络安全新闻头条，公共部门的人力资源团队需要从供应商那里获得关于其系统安全性的保证。在寻找福利管理技术时，应让您的IT团队参与制定RFP（请求提案书），以便您能最有效地评估候选者的资质。 对安全的承诺他们可能会要求您考虑申请人的网络安全保险额度、员工培 训方式以及他们在过去应对安全问题时的做法等因素。 技术发展迅速，科技业务似乎更快，导致供应商波动成为公共部门雇主的主要关注点。为了将整体风险暴露降至最低，请进行研究以了解：确定您的合作伙伴关系的长期可行性。考虑诸如财务实力，员工流失率，增长历史和扩展计划等因素。 不断变化的州和联邦层面的监管环境也带来了风险。在寻求新的福利管理技术市场时，请确保您的潜在合作伙伴能够确保遵守《平价医疗法案》（ACA）、 《雇员退休收入保障法》（ERISA）、《综合预算调整法》（COBRA）以及新《网络内容可访问性指南》（WCAG）。通过博客、出版物以及他们在现场活动中的参与情况，了解您的潜在合作伙伴在这些领域的活跃程度。 人工智能 在我们调查的首席执行官中，有百分之五十七的人告诉我们他们希望采用人工智能（AI）技术进行福利管理，以实现更高的整体性能，并将其列为他们寻找 的前七项关键功能之一。1这样做的原因显而易见。人工智能和机器学习可以显著减轻与福利管理相关的日常活动的负担。 这一点在公共部门尤为重要，公共部门的受众越来越期望政府能以尽可能高效和成本效益的方式运作。在寻找福利管理合作伙伴时， 向供应商询问他们必须帮助您更聪明而不是更努力地工作的技术。还要询 问包括哪些功能以及哪些组件可以作为购买提供。 公众越来越希望他们的政府尽可能高效和具有成本效益。 最重要的是，请确保提出正确的问题来帮助您确定 哪些功能可提供真正的业务成果与只是一些花哨的组件相比，聊天机器人（Chatbots）就是一个很好的例子。虽然华丽的图形可以让聊天机器人看起来智能，但其真正的价值在于可衡量的结果，如行政效率、利用率或员工满意度。当你寻找技术供应商时，请带上你的IT团队一起“深入了解”。他们能够判断聊天机器人是否仅基于“如果/则”规则运行，还是真正利用了机器学习。同时 ，他们还能帮助你提出正确的问题，例如聊天机器人可以处理的主题数量（即“意图”），以及回复是否仅限于特定范围或是利用上下文信息，比如受益人的名字，甚至是用户的情绪状态。 1技术与心脏，Businessolver，2019 决策指导工具 在公共部门中，丰富的福利项目作为最大的差异化因素之一，其交付过程几乎 与福利本身同样重要。一种尺寸不再适合所有人，尤其是在多代公共部门。员工处于生活的不同阶段，有着截然不同的福利需求和兴趣，而雇主感到他们在 努力寻找适合这一动态、多代际劳动力群体的恰切策略。 一个挑战是如何确保员工理解他们可享有的福利、这些福利的价值以及如何有效地使用它们。人们需要具备相关知识，至少也需要得到支持，以便能够做出明智的选择和利用。适当的选择，以解决他们的身体，情感和财务福祉. 不幸的是，福利理解度处于历史最低水平，仅4%的美国人能够正确定义诸如“免赔额”、“共保比例”、“共付费用”和“年度自付上限”等术语。除了知识的缺乏 ，人们的心态也至关重要。也就是说，风险厌恶可以显著影响一个人的福利 选择。一些员工可能更偏好高成本计划中看似可预测性更强的一面，即便从数字上看并不划算，而这一选择可能与较低的初期保费贡献相关。 ! 风险厌恶可以显著影响一个人的利益选择。 为确保您的员工选择满足其独特需求的福利，请寻找超越传统决策支持工具的福利管理解决方案。寻找一个有同情心设计的，当前和未来健康状况的因素，解决短期和长期的财务状况，并帮助员工克服与不同程度的风险厌恶相关的情感障碍。. 简而言之，请寻找一个能全面考虑个体的整体情况（包括健康、财务状况和 情绪状态）的决策指导工具。. 通信工具 对于许多人力资源团队而言，年度注册登记就像是他们的超级碗赛事——一年一次的机会，在帮助员工做出正确的福利决策时展现最佳状态。然而，前瞻性的HR专家深知这并非一劳永逸之举。相反，福利教育应全年持续进行。这更 像是一场马拉松而不是一场冠军比赛。 当然，第一步是尽可能多地了解你的员工人数技术包含强大且易于使用的报告功能的供应商将数据的力量置于您的手中。如果您担心员工是否能够承受大规模财务冲击，您可以向潜在供应商询问从您的福利管理系统中提取关键数据点的易用性（或难度）。例如，询问员工中使用高自付额健康保险计划（HDHP）的人中有多少人已经打开并/或最大化了他们的健康储蓄账户（HSA）的贡献，或者有多少员工请求了薪资预支。拥有此类数据，您将清楚地了解应投入多少努力来推广您的财务福祉福利，并应将沟通指向哪些员工。员工调查同样有效，尤其是当您的供应商能够支持此类工作时。 有远见的人力资源专业人士知道，福利教育不是一劳永逸的主张。 一旦你掌握了员工的需求和偏好，就更容易超越年度注册这一有限的时间窗口与他们建立联系。这就是与合适的福利管理供应商合作能够产生巨大差异的地方。当你寻找合适合作伙伴时，请询问潜在供应商是否具备帮助你全年推广福利价值的能力。考虑他们的福利管理平台和服务包是否允许你实现以下目标： -通过多样化的沟通渠道和策略，全年持续地向员工传达福利计划的详细信息 、优势和如何使用这些福利。 -提供灵活的福利选择，让员工可以根据自己的需求和偏好自定义福利组合，从而提高员工对福利计划的满意度和参与度。 -实现福利成本的有效管理和控制，确保福利计划的财务可持续性，并为公司节省成本。 -提供全面的员工支持服务，包括咨询服务、健康促进活动、财务规划指导等 ，以增强员工的整体福祉和工作满意度。 -优化流程，简化福利申请、变更和退出过程，提升员工体验，减少人力资源部门的工作负担。 -利用数据分析工具来监控福利计划的使用情况、员工满意度和成本效益，以便及时调整策略和优化资源分配。 通过以上考虑因素，你可以确保与合适的供应商合作，不仅能够满足当前的员工需求，还能促进长期的企业文化发展和员工忠诚度，从而提升整体的组织绩效和竞争力。 使用员工首选的渠道与员工沟通例如，通过电子邮件、短信和应用消息，提 供如何利用这些优势的实用建议。对于偏好纸质材料的员工，确保您的供应商有强大的履行部门以及专业知识来帮助您创建具有影响力的定制邮寄资料。当涉及到企业中最年轻的一代员工时，请询问您的供应商是否能为您提供关于最有效的沟通策略的建议，以接触并留住这一相对缺乏经验的劳动力群体。 寻找一个有能力帮助你全年提升福利价值的合作伙伴。 消费者导向账户 尽管高分位数计划（HDHPs）在公共部门中仍然相对罕见，但提供这类计划意味着您几乎肯定需要合作伙伴来协助管理与之配套的健康储蓄账户（HSAs）。即使您仅提供传统计划，您的许多员工也可能对设立灵活储蓄账户（FSAs）感兴趣，用于预扣税款以支付医疗费用和子女照护。为了获得竞争优势，您可能还应考虑提供其他相关服务或福利。 越来越受欢迎的消费者导向账户包括通勤账户以抵消旅行和停车费用，以及储 蓄目标账户帮助您的员工为紧急情况、学校开支或下一次家庭度假储备资金。67%的员工会被更关心 自己财务状况的雇主所吸引。 具有同理心的雇主会不遗余力地为员工设置这些选项，并确保他们最大化利用这一福利。证明他们把员工的最大利益放在心上事实上，67%的员工表示他们会被一个更关心自己财务状况的雇主所吸引。1同样重要的是，投资于员工的财务福祉还可以减少因财务压力导致的生产力损失。 但这些好处伴随着特定的挑战。鉴于78%的美国人报告称他们只能依靠一份工资生活，较低的可支配收入前景往往难以被接受，因此阐述其合理性可能会比较困难。2 然后是为每种类型的消费者导向帐户管理不同的供应商的挑战。 当您寻找合作伙伴来帮助您最大限度地提高对这些好处的投资时，请考虑您的供应商与您的福利管理平台集成无缝的界面将带来更高的注册率，而要求用户离开系统则可能导致行动受阻。此外，还需评估潜在合作伙伴是否提供持续性的教育支持，比如推荐引擎、建模计算器和营销工具等。最后，力求提供统一的跨账户体验。那些能提供一张卡、一个在线及移动体验、以及一种支持 模式的平台，不仅会使您的工作更加轻松，还能提升员工体验并增加参与度。 1.员工财务健康调查，普华永道，2018年 2.政府停摆凸显了更深层次的问题：美国78%的工人只能靠薪水过活 ，CNBC，2019年 总奖励 在竞争激烈的劳动力市场中，我们所有人都担心人才流失。但公共部门也必须面对快速老龄化的劳动力现实。退休