为什么信托和协会应该将其福利管理外包

为什么信托和协会应该将其福利管理外包 帮助您避免惊喜的10个问题指南 目录 Introduction3 1.我的预计总成本是多少 整个合同的所有权？8 2.我需要什么服务？8 3.我将如何提供这些服务？9 4.谁来建立和维护我的平台？9 5.我的平台会支持我的成员团体未来的福利策略吗 ？10 6.谁将培训我的员工并维护文档？10 7.我应该考虑哪些合规问题？11 8.在创建内部服务中心环境时，我应该考虑哪些其他因素？ 11 9.我的潜在供应商的可用技术是什么？他们的路线图是什么？12 10.供应商有多专注于 员工福利?12 了解更多13 |2©Businessolver.com,Inc.2023。保留所有权利。 73% 如今，福利占成员团体总薪酬支出的30.5%至37.5% 。1 作为由各种规模的雇主组成的信托或协会，这可能并不令您感到意外，尤其是在这个快速演变的劳动力市场中。更重要的是，这证明了您在满足会员群体需求方面扮演的重要角色，这些需求涉及到管理有助于他们吸引和留住顶尖人才的员工福利。 从员工的角度来看，57%的人认为福利是选择新工作的主要因素。273％ 的人认为正确的福利会增加对雇主的忠诚度。3 你的工作是确保他们在正确的地点和正确的时间获得正确的福利。 1.员工补偿的雇主成本，美国劳工统计局，2019年 2.2016年值得关注的五大职业趋势，Glassdoor，2016年 3.第17年度美国员工福利趋势研究，MetLife，2019年 许多员工相信正确的福利会增加对他们组织--你的成员--的忠诚度。 Businessolver |3©Businessolver.com,Inc.2023。保留所有权利。 今天的员工期望需要更多的创新 当您致力于满足组成您的信托或协会的成员团体的需求时，重要的是退一步，审视其员工的需求和快速演变的期望。也就是说，在吸引并留住客户方面，当今的集合保险集团必须为员工提供与在线购物、移动银行、打车服务以及日常生活中遇到的几乎每一次交易中所期待的消费者体验相匹配的服务。 要保留成员团体并发展业务，您必须为员工提供现代福利体验。 想想您最喜欢的零售商。您的会员卡只需一次快速滑动即可获得奖励。您的在线门户具有您的购买历史记录，并且可以轻松获得退货。当您在机架上找不到尺寸时，可以在线订购。电子邮件推荐您可能喜欢的新产品，短信提醒您快速销售。 当您的客户体验如此流畅时，您会感觉到零售商真的了解您。您感到被重视。您感觉自己是一个人，而不仅仅是一个数字。利益点也应有所不同。 当然，这种经验需要一定的投资和超越现状的创新承诺。 你的经验也很重要 在一个动态的经济环境下，有四代人在劳动力市场中活跃，并且监管环境正在迅速演变，像您这样的信托机构和协会需要灵活可扩展的解决方案，以满足成员群体的多样化需求。您最不需要的是限制响应能力或引发行政噩梦的福利管理系统。 作为共济保险福利的管理者，你与54%认为自己需要的传统人力资源团队有很多共同点，使他们的工作更容易的技术。1像他们一样，你知道技术为生活其他领域带来的优势，并希望在工作日的每一天都能享受到同样的优势。就像 人力资源领域的同行一样，你们这样的团体福利专业人士希望自己的“朝九晚五”看起来更像“早九晚五”。 1Businessolver.TechnologywithHeart,2019 最重要的是，与您的福利管理平台进行积极且高效的合作 ，使您能够专注于对组织有价值的行为——比如战略规划 、优化业务流程以及满足组成您的信托或协会的各种成员团体的众多其他需求。 认识到障碍 在提供现代福利体验和提升行政效率方面，共济保险集团面临几个独特的挑战。 束缚的预算。对于许多信托机构和协会而言，其收入中的一大比例来自于具有很小预算灵活性的公共实体。例如，学区不仅必须遵守其地方和州级的资金规定，还通过董事会成员和纳税人承担了更高的责任标准。 挤压资源。如同任何企业一样，信托机构和协会始终在寻求以更少的资源实现更多价值的方法。不幸的是，许多机构可能缺乏所需的人力或经验来引入能够使它们在竞争中占据优势的大规模效率提升措施。 创新差距。任何寻求规模经济的企业都应尽可能利用技术。遗憾的是，联合保险公司并未将此视为优先事项。许多公司多年来未发出新技术的请求建议书（RFP），因此他们不了解当前可用的技术。与此同时，他们的成员团体却在各自的职场中不断接触到新的技术。除非您创新或现代化，否则您可能会失去那些期望持续演变的客户。 人才干旱。信托和协会内的周转率较高。即使是较老且更为稳定的组织也面临着人员配置挑战，特别是如果它们未能实施继任规划以应对退休的“婴儿潮一代”的“银色海啸”。 遗留系统负担。由于上述因素，许多共保保险公司集团多年来一直使用相同的福利管理平台。虽然一些公司已经通过升级到企业资源规划（ERP）软件而摆脱了真正过时的手动系统，但大多数公司无法承担现代化系统所需的变更请求费用。其他一些公司发现，由于必须手动完成某些流程，仅维持系统的运行就需要一个团队的努力。 合规风险。围绕平价医疗法案（ACA）、COBRA以及其它合规相关问题的法规变动如此频繁，让人难以追踪。这不仅使你面临罚款 、处罚乃至诉讼的风险，聘请合规顾问的成本还阻止了你投资那些同样能保护你的技术。 无论是过去五年还是十年间，您是否因上述几种、大多数或所有障碍而未考虑新技术投资，现在可能是重新思考的时候了。技术成本更加亲民，且您的竞争对手很可能正在考虑更先进的解决方案以提升自身市场定位并获取更多市场份额——即您的市场份额。 但是，您应该选择哪种管理技术和服务？ 首先，它有助于理解福利交付的两种基本模式。 内包:在这个模型中，信任或关联主要依赖内部资源来管理整个福利管理流程，从注册到客户服务。通常情况下，此模型所使用的技术是一个基础的福利模块，将其附加于人力资源管理（HCM）或企业资源规划（ERP）软件上。 倾向于内包模式的集合保险团体应仔细考虑本指南中的10个问题。 外包:在本模式下，人员、流程和技术均由第三方管理。也被称为“点解决方案”或“最佳实践”福利管理平台，该技术强大且服务定制以适应每个信托或协会的独特需求和文化。 从成本的角度来看，外包解决方案的价格标签可能会比建立内包解决方案的价格标签更高。但是，进行内购的组织必须在人员配备方面进行额外的投资，并且通常必须求助于顾问来持续维护其平台。相比之下，外包解决方案具有更可预测的成本结构和更低的总体拥有成本。. 因此，聚合保险集团面临一个十字路口。在决定使用哪个供应商之前，他们首先必须确定哪种采购模式最适合他们。 不论你是以执行董事、利益总监、基金管理者或是其他身份服务于你的信任或协会，当你考虑选择时，请参照此指南提出以下10个问题。 1.我在整个合同中的预计总拥有成本是多少？ 当您的福利管理预算在与企业的其他关键优先事项保持同步方面挣扎时，将内部服务或外包服务的决策往往归结于成本考量。因此，初次看起来，内部解决方案显得极具吸引力；当现有的系统已经“带领您走到这一步”时，很难拒绝。然而，容易被忽视的是，内部的福利团队必须每天处理包括手动流程在内的工作，仅仅为了维持当前系统的运行。这可能导致您无法全面了解内部服务的全貌及其潜在的下游影响。 面对福利管理解决方案合同可能涵盖两、三甚至五年的情况，你需要确保理解选择一个平台相对于另一个平台的长期影响。首先，考虑一系列情景，在这些情景中，估计在整个合同期内拥有解决方案的总成本在增加员工、从IT或法律部门借用资源以及支付咨询费用之后，请确保研究选择解决方案的 成本，以防因安全漏洞导致的财务损失或其他成员体验对客户保留工作产生负面影响。 2.我需要什么服务？ 任何对于福利管理技术与服务的探索都需首先明确其涵盖范围。第一步 ，将福利管理流程分解为各个组成部分。大多数合并保险团体可以识别出约20个不同的健康和福利管理任务，更不用说辅助性福利服务了。 然后，问问自己哪些部分可以内部处理（例如，注册、履行等），哪些部分需要外部协助（例如，COBRA管理、FSA管理、系统设计等）。如果正在考虑的解决方案无法满足您的需求，计算你需要多少资金适用于其他供应商 、专业人员或顾问。 3.我将如何提供这些服务？ 确定工作范围后，考虑每个服务如何交付。以FS（FlexibleSpendingAccount ）管理为例。虽然内部处理方案可能包括整合FS数据和简化团队的部分行政工作流程，但如果员工不了解如何利用这些优势，那么这些好处就显得微不足道了。实际上，如果员工在使用他们的FS过程中感到困惑，导致团队需要通过员工查询或额外的教育努力来解决这些问题，那么所有那些效率提升可能会被抵消。 外包您的福利管理为您的团队提供了一份保险单 。 确保你有充分了解员工体验 以及这对您服务的员工及其团队的影响。将福利管理内部化意味着您的团队在出现问题时负责处理意外的员工查询。相反，将福利管理外包则为您提供了一份保险政策。如果真的出现问题，供应商才是那个必须解决问题的一方，并且他们将处理员工查询， 让你的团队专注于其他职责. 4.谁来建立和维护我的平台？ 拥有数百名员工且提供的福利相对较少的组织实际上可能需要考虑将福利管理内部化。但这种情况通常不适用于信托机构和协会。因为基于人力资源管理（HCM）或企业资源计划（ERP）的福利模块功能基础，对平台的任何自定义都可能需要由福利技术顾问来完成。在决定内部化之前，请了解您的顾问会收取多少费用以确保您的平台准备就绪，迎接年度注册的第一天。 然后，考虑可能需要进行的年中调整，比如调整人寿保险计划或应对供应商新提出的文件传输要求。如果你或你的IT团队具备所需的技术专长，这完全可行。若不具备，则应采取相应措施确保顺利进行这些调整。获取顾问将收取 的小时费率的报价年中的变化。 5.我的平台会支持我的成员团体未来的福利策略吗？ 随着医疗成本持续上升以及使用趋势的显现，最大的胜利在于优化计划设计本身。 你最不想要的是一个平台，它不会支持你的客户未来的成本节约努力因 为它缺乏灵活性，或者每年重新配置成本太高。 一些变化，比如引入高自付额健康计划，可能已经在他们的考虑范围之内。记得也要考虑其他可能的变化。为了保持竞争力，成员团体是否需要添加更多的自愿福利，如身份盗用保护、宠物保险、学生贷款整合或长期护理保险 ？如果他们决定整体更换保险公司（例如人寿保险或长期残疾保险）会发生什么？你们选择的平台能否在高效满足成员团体受益人和退休人员需求的同时，适应这些变化？ 请注意，上述翻译是基于提供的英文文本进行的专业严谨翻译，并尽可能保留了原始格式和符号。 6.谁将培训我的员工并维护文档？ 没有人比信任与关系管理者更能了解员工流动的影响。如果你曾在年度注册期间失去团队成员，你就会明白其后果——你和你的团队必须投入更多工作时间，士气下降，而在“关键期”的任何失误都可能对剩余计划年产生问题。 您决定在内部处理以支持内包解决方案的管理服务所带来的更多好处，对敏捷和受过良好教育的团队的需求就越大由持续培训和详实流程文档支持 。如果已经建立了一个呼叫中心以在整个计划年内服务会员，这一点尤为重要。在这个环境下，每一天都是“行动时刻”。 7.我应该考虑哪些合规问题？ 集合保险集团同意承担额外✁受托风险在涉及HIPAA、ACA以及众多其他法规✁合规要求方面。在决定内部处理之前，请考虑所有相关事宜，包括所 需✁人力资源、技术以及福利管理将发生✁场所设施等。使用诸如文档影像等 工具未能验证参保人 员可能导致您✁成员 请记住，政府法规绝非可预测。随着市政、州及联邦层面合规问题日益复杂，确保组织内部✁法律和合规专家有足够✁资源来帮助您应对这一领域至关重要 。若无此能力，则需为额外资源预算做准备，或考虑采用由每日处理合规问题 ✁专家支持✁外包解决方案。 群体支付大量且不必要✁理赔费用。 8.在创建内