技术 ： 解锁战略采购的关键

技术: 解锁战略采购的关键 经过两年前所未有的中断，采购领导者一直忙于制定计划，以确保未来的业务连续性。采购团队快速跟踪这一转变的一种方式是致力于数字化 。在本报告中，请听取CPO的意见，了解技术如何帮助该行业摆脱过去的交易和被动反应，以获得真正的战略业务合作伙伴的认可。 L egacytechnology,silloeddataandmanualprocesseshavelongbeenthebaxingofprocuresteams.Managingmultiplesuppliersacrossdistatecategoriesandgeographies, 由于繁琐且过时的解决方案，许多组织无法获得有关采购支出数据的全面可见性。许多这些传统解决方案 随着时间的推移，有时是由于合并或收购而增加的，为集中单一支出数据真相来源增加了额外的复杂性。 虽然传统和手动解决方案可能仍然有效，但它们限制了 从供应商数据的有效分析中获得额外的洞察力来获取采购和融资，这可以使他们能够最大限度地提高支出效率-例如通过减少特立独行的支出或由于规模经济而实现减少-或制定更广泛的购买策略可以带来长期利益。这， 反过来，限制了采购成为战略合作伙伴并证明其对企业可能产生的业务影响的能力。 英国律师事务所BevaBritta的合伙人，技术和外包专家AshWoodcoc认为 ：“如果组织没有合适的技术，他们将很难在合同中获得所需的知名度，以做出明智和审慎的决定。”“在没有可见性的情况下跳到采购活动中，是真正进入黑暗的飞跃，而且可能是昂贵和浪费时间的。".>> >>这种情况已经持续了几十年；在某些情况下，可以追溯到1970年代的原始大型计算机安装。 这场大流行突显了组织合作的重要性，很容易看到他们花费了多少和在哪里，并迅速应对供应链可能面临的任何压力。 剑桥大学计算和人类数据交互教授、深度技术知识管理公司iKVA的创始人理查德·莫蒂尔说：“随着组织投资于技术以适应不断变化的商业环境，大流行使数字化转型加速了数年。” “这种数字化转型旨在解决的挑战之一是访问存储在遗留系统上的知识的问题 ，其中信息可能分布在不同的档案，多种类型和格式以及许多地理位置。 采购团队经常因缺乏可见性而受到阻碍，此外，他们在工作日的大部分时间里都在寻找有效履行其职责所需的信息。" 除了内部效率低下之外，缺乏对主要供应商和次要供应商的可见性也会影响实践 Woodcock建议，“如果一个组织，无论是公共还是私营部门，没有其供应商和合同的细节，这是非常令人担忧的easilysearchableformat—andinmyexperience thiscanbethecasewheretechnologyisnotupdatedorfitforpurpose.Thiscanleadtoincorrectassumptionsandboorjudgances和决策，支撑着采购决策，”他警告说。 “如果组织没有合适的技术，他们将很难在合同中获得所需的可见性。 AshWoodcock，合伙人， BevanBrittan 更高的知名度是关键 JoathaColehower是咨询公司UST的全球供应链战略实践负责人。他指出，遗留技术和手动流程也可能导致合同管理出现问题，因为系统的设计不允许信息轻松共享和访问。“当今的许多软件即服务合同管理平台都旨在允许团队在整个企业中轻松，智能地使用合同，”他说。“它们可以被配置为处理任何类型的合同：买方，卖方，就业，租赁，NDA;无论您的业务需要什么。 这允许开发工作流程，以加快合同通过审批流程，而不是纸质红线。 缺乏足够的可见性也会在能够应对任何供应链中断方面产生严重的后果。“如今,在多层次供应链中,贸易伙伴需要‘看到’三个和四个梯队,以预测冲击并机会主义地获取价值,”Colehower说。 美国经历了前所未有的降雪和寒冷天气。结果，整个电网发生故障，主要炼油厂和化学生产商被迫停止生产。>> “贸易伙伴需要‘看到’三个和四个梯队，以预测冲击并获取价值。 JonathanColehower，全球供应链战略实践主管，UST >>“对于使用聚乙烯包装的消费品制造商来说，天气事件和随后的停工在国家供应蒸发的几周内不会出现。如果制造商能够感觉到供应链中的三，四层中断，它可以预见短缺并调整生产以限制影响。” 摆脱手动流程和传统技术可能是一个大项目，这通常会限制组织解决房间里的大象。随着基于云的解决方案有效地消除了与历史系统完全集成的需求，许多领先的企业和采购组织现在正在转向协作数字解决方案，为采购创造更高的合规性和可见性，同时确保利益相关者和财务能够及时找到他们需要的东西。 Colehower说：“现代采购解决方案努力让采购专业人员和商业用户在中间见面 。 实时和灵活。业务用户可以快速发布采购订单并符合公司政策。这些系统 通常是最新的最新定价，并为机会性购买提供警报。 当今的大多数解决方案都是基于SaaS的，并且可以快速部署。” “今天的系统是用户友好，实时和灵活的” JonathanColehower，全球供应链战略实践主管，UST 提高效率和节省底线 当半导体和显示设备公司应用材料公司决定升级其采购系统时，运营效率是主要优先事项。当VeronicaJones 应用材料公司的间接战略采购于2019年加入该公司，她很快意识到现有解决方案的采用率非常低，采购团队依赖Excel和Word文档，通过电子邮件发送信息。 团队将使用白板跟踪项目，强烈依赖面对面会议；一旦新冠肺炎疫情在2020年3月爆发，这将被证明是不可能的。“目前，没有支出来源的指标基准，项目没有周期时间，计划需求或员工人数的能力非常有限，”她说。“工作人员、利益相关者和供应商之间的合作有限。." 一位曾在前一家公司使用过Workday的采购解决方案的高级同事建议这是可能的 solution.Jonesadmittedtherewassomeconcernsaboutmovingawayfromthecompany’sexistingERPsystemandpotentialintegration 问题，但看到了运行单独系统的好处 用于采购。>> “在10周内，我们举办了我们的第一场比赛，这是非常重要的 我们的转型之旅“ VeronicaJones，应用材料间接战略采购主管 >>她说：“在10周内，我们开展了第一次活动，这对我们的转型之旅具有重要意义。” 能够标准化我们的数据收 集和流程，并提高我们的管理可见性， 以及确保利益相关者的更大合作 和供应商”。 新的解决方案导致了一个可证明的 提高效率和底线节约。“。我们现在有能力 将有关项目的所有信息存储在一个位置， ”琼斯说。 “对于我们采购的支出，我们看到节省了25%，这证明了 我们的有效性改进。标准化供应商响应、快速比较和自动整合评级和排名的能力意味着我们可以做得更好和 更快做出更明智的决定。这是我们成功建立世界级间接采购组织的关键因素 o” 即将出现的其他发展也可以帮助采购克服与传统技术相关的问题。“采购团队有一个明显的机会，可以使用AI技术来处理存储在传统孤岛系统中的非结构化数据，对其进行整理，以使用户能够从整个组织的许多来源中发现知识，并使用公共来源进行扩充，”Mortier说。 “解锁这些知识可以提高组织效率并优化成功，尤其是在处理合同等复杂文档时 。研究表明，几乎 到2025年，四分之一的英国企业将采用人工智能，因此采购团队现在应该考虑如何部署人工智能工具，以保持竞争力。 “我们现在能够将有关该项目的所有信息存储在一个位置……我们看到节省了25％” VeronicaJones，应用材料间接战略采购主管 成为真正的战略合作伙伴 对于已经开始采用数字技术的组织来说，好处已经显而易见，并将为未来的创新提供一个平台。“投资适合目的的技术通常需要实质性的初始支出，但 有思想的组织将看到这项投资是值得的，因为它将支持良好的决策，并进一步节省时间和成本。” 当强生公司决定与Workday合作时，充分利用支出和供应商数据是医疗保健业务的关键驱动力。强生公司企业层首席采购官ShashiMandapaty说：“采购是一个数据丰富的功能。” 我们应该在决策过程中消耗大量数据。我们想建立一个架构，在这个架构上我们有一个共同的 数据层，可以使用和集成来自我们所有不同系统的数据。" 该解决方案有助于提供所需的洞察力，使采购职能部门能够以更具战略性的方式行事。“现在，我们能够使用数据 创造更强大的自动化，并以我们以前无法做到的方式洞察机会，“ 他说。>> “我们能够使用数据来创建更强大的 自动化并深入了解机遇” ShashiMandapaty,强生公司首席运营官 >>他补充说：“由于这种自动化，采购已经与我们的业务合作伙伴在更具战略性的层面上合作。”“从现在开始的五年后，我们将看到一个采购功能，这将使我们更加专注于与业务合作为公司创造总价值。” 除了通过识别显着降低成本的潜力来帮助组织和采购团队更有效地运营外，更好的可见性和更强大的数据还意味着更牢固的供应商关系;在许多组织竞争成为资源稀缺经济中的首选客户的时候，这可能被证明是至关重要的。 “贸易伙伴之间的信任水平从未低于今天，”Colehower总结道。“技术正在迅速成为客户/供应商关系中真理的新仲裁者。如果没有准确的可见性，买家将面临延迟交货，短运和假冒产品的现实。” “采购已经在与我们的业务合作伙伴合作 由于这种自动化，一个更具战略性的水平 “ ShashiMandapaty,强生公司首席运营官 10|技术：开启战略采购的关键 “没有准确和最新的信息，你就不能做出清晰的战略决策。 一个使用数字技术来创建更具战略性的采购功能的组织是伦敦的劳埃德公司。 劳合社首席采购官TonyWelch首次加入保险市场四年 他说：“有了Workday，我们现在能够在全球采购流程中提供一致性，并使我们的员工和经理能够做出更有效的支出决策。” 该系统有助于为劳合社提供所需的支出数据，以便能够做出更好的购买决策。他说：“在我们生活的世界中，数据是如此重要。”“获得清洁和有价值的数据在以前是极具挑战性的，并且需要大量资源。没有准确和最新的信息 你不能做出明确的战略决策，你变得非常被动和交易，因为很难计划。 使用Workday意味着劳合社不仅可以更好地了解其支出，还可以使其更好地了解其面临的风险；鉴于其作为领先的保险市场的作用，这一点至关重要。韦尔奇说：“我们现在知道在发生之前会发生什么，我们与风险团队的同事合作，以创建一种更加结构化和稳健的方法。” 新的设置还有助于改变与供应商的采购方式，并承担更具战略性的角色。他说：“我们可以提前与企业交谈，因此在他们做出预算决定之前。”“我们谈论的不是降低成本，而是投资机会，以及我们如何通过变革议程来帮助支持企业。” 11|技术：开启战略采购的关键 关键要点 •评估您是否对供应商和更广泛的供应链有真正的可见性。您是否依赖无法提供所需信息的旧遗留系统？ •您定期远程工作的功能设置如何？您是否受到技术的限制，要求人们在同一物理位置？ •考虑采购目前是否涉及战略讨论，例如围绕风险。如果没有，为什么不？ •考虑数字采购和采购系统如何帮助您的运营，并为此类投资提供商业案例。这可能包括由于更好地了解支出，降低风险和加强供应商关系而节省成本的潜力。 关于工作日 Workday成立于2005年，提供财务管理，人力资本管理和支出管理应用程序，专为全球最大的公司，教育机构和政府机构设计。要了解有关Workday支出管理的更多信息，请访问workday.com/strategic-sourcing