在酒店业中超越传统 ERP 的指南

白皮书 在酒店业中超越传统 ERP的指南 目录 1. 2. 3. 4. 5. 执行摘要 您的财务组织是否准备好充当您业务的战略部门？我们经常听到酒店组织受到细节的阻碍，例如必须将来自多个系统的日常企业范围的交易整合到一个集中的系统中。虽然这些细节很重要，但它们也会分散你的财务团队更大、更具战略意义的目标，特别是当你的组织正在成长或变化时。 所有部门之间的合作对于推动增长计划至关重要，首席执行官们正在转向首席财务官寻求更大的战略支持，为首席财务官创造了最合适的时间来为他们的组织移动针头。但是在财务承担这项任务之前，重要的是确定您的系统是否可以支持组织今天和未来的目标 。 在评估基于云的财务管理解决方案时，您应该努力实现以下五大目标。这样做可以帮助您从仅仅管理财务控制和交易发展到提供真正的洞察力，从而改变您的业务。 1.用真正的业务洞察力指导您的业务。 遗留系统旨在自动化和简化财务报告。他们为财务报告目的汇总交易数据，从原始交易中留下很少或根本没有信息。传统上是刚性和线性的，这个过程从捕获子分类账中的交易数据开始，到过帐到总分类账，最终创建用于生成财务报表的数据。但是，当会计过程汇总数据时，它会剥离交易细节，只剩下余额由会计密钥存储。 基于这种方法的系统仅旨在支持财务报告。为了提供丰富的业务洞察和管理报告，除了这些系统之外，组织还需要数据集市或仓库、商业智能解决方案和报告工具。虽然这种方法已经变得司空见惯，并且被认为是可以接受的，但它充其量只是一种解决方法。具有额外技术复杂性的解决方案的管理和维护成本很高，需要更多的工作来进行数据核对，并可能使企业面临不必要的风险。而且，根据一般分类账的数量，此解决方案会创建停滞的数据孤岛。 当LifeTime首次在Workday上线时，公司立即提高了财务管理效率，大大降 低了 其系统的复杂性和行政任务的负担。 60to1 10,000 to 1,000 从60到1的整合系统 将科目表从10,000减少到1, 000 66% reduction 48to1 减少了三分之二的FTE 财务支持 将工资单处理时间从48小时缩短至 1小时 工作日的差异 Worday采用了真正创新的方法，为您的组织提供完整的业务洞察。总结生成财务报告所需的交易的刚性过程已经一去不复返了。相反，所有交易都保留其丰富的业务数据，并在输入后立即反映在财务，管理和运营报告中。通过使用内存对象数据模型创建单个基于云的系统，该模型可捕获所有交易并支持核心基础流程，Worday使您的财务团队能够实时访问已批准的业务信息。 Worday中的所有数据都位于同一系统中，因此财务，管理和运营报告不仅代表数字。您可以按任何业务维度与数据交互并向下钻取数据，以了解推动业务绩效的因素并进行有价值的分析。特别是，这种对性能的深入了解使您能够了解入住率、预订、按物业划分的定价、销售点支票/门票详细信息、平方英尺、客流量、渠道等，而无需单独的数据仓库或其他报告工具。这些丰富的业务信息通过财务记分卡和仪表板提供-可从任何移动设备获得。高管们实时获取业务快照，因此您可以随时关注最重要的指标。此外，对业务的任何更改都会立即反映在您的基础数据和报告中。从来没有. 之前有一个单一的财务管理系统能够告诉你这么多。 2.充满信心地巩固和接近。 合并和关闭流程汇总了来自整个业务的数据，为财务报告做准备。虽然理论上听起来很简单，但实际上并非如此。传统的会计系统要求您的团队将所有数据汇总、合并、映射 、转换、移动和协调到一个环境中，以生成合并的财务报表。此过程所需的资源（时间 、人员和系统）数量非常多，并且每个月、每个季度和每个年末都会重复这个周期。材料变化的调整需要重新开始整个过程。如此多的基于手动的步骤增加了错误的风险。问题是，你如何快速和容易地发现和解决这些错误？ 尽管许多公司正在寻找减少合并和关闭所需时间的方法，但他们也在寻找更准确和更自信的方法。财务报表中未被发现的错误可以 可能会影响您的底线和声誉。在传统的会计系统中，只有很多方法可以简化和改进如此复杂和严格的流程。 工作日的差异 Worday利用基于云的架构和基础，帮助财务从复杂、耗时且线性的流程转变为更快、更敏捷、更准确的方法。您无需在每个月、每个季度或每年结束时等待合并的业务视图，而是可以随时实时访问这些信息。Worday摆脱了这个关键过程通常需要的复杂编排。合并、分配、翻译和公司间淘汰结果随时可用，无论是中期还是传统的月份、季度或年终期间。您可以随时查看试算表或进行试算平仓，并在必要时进行调整。然后，您可以证明该更改已包含，并实时查看其对您的业务的影响。 此外，Workday使您能够使用期间关闭清单和仪表板来管理关闭流程。Workday不必等待发布或关闭程序，而是标记需要解决的问题，从而使您能够更好地控制，监督和了解您的业务。 借助Workday，您拥有一个系统，可以跟上您的业务步伐，并提供所需的见解，以便您的财务团队可以专注于管理，输出和分析。 “ 我们必须在正确的时间做出正确的战略决策。我们需要一个统一的系统，以确保所有与财务和人员相关的数据都可以在一个位置进行安全保护，并易于按需访问。 集团财务控制总监GroupeLucienBarryère 3.计划和准备接下来的事情。 在过去的20到30年中，计划、事务处理和报告功能传统上存在于不同的系统中，这是低效和复杂的。在多个地方拥有信息需要进行映射和对账，并且会使预测和方差分析变得更加困难。只有数据体操完成后，您才能准备开始实际的计划过程。难怪在这些遗留系统中 ，持续计划的概念从未成为现实。 让您达到这一点需要花费太多时间-并且计划通常从过时或过时的数据开始。当你试图向前看的时候，你是从过去开始的。尽管努力来回移动数据以获取最新的交易信息，但协调和将多个数据集放在一起所需的时间可能会很昂贵。如果您有一个用于报告、事务处理和计划的单一系统，该怎么办？如果您的团队从一开始就使用实时数据开始计划流程，该怎么办？您可以将多少时间重新分配给战略规划与数据管理？ 工作日的差异 Worday将财务和人力资源交易与报告和计划相结合，消除了数据移动和对账，并创建了一个更加迭代和高效的计划流程。规划基于实时更新和反映的实际交易数据，因此您的团队始终使用实时数据进行季度、年度或连续规划。独特的Worday，这提高效率和协作。 4.积极有效地降低风险。 最近动荡的金融，社会和地缘政治事件使金融团队的控制范围变得相当大。治理、风险和合规(GRC)成为公司投资以防范市场风险的关键领域。但是，大多数传统的金融系统都是在萨班斯-奥克斯利法案、巴塞尔协议II、偿付能力II和其他法规成为关键业务要求之前设计得很好的。因此，公司被迫购买昂贵的利基或点解决方案，以帮助管理职责分离并监控交易、工作流程和配置。 同样，许多传统的遗留解决方案都设计有审计跟踪，用于记录系统中发生的一切。由于其对系统性能的影响，这最终会被关闭，从而使跟踪和监视成为可选的。但是，保护您的公司免受欺诈或不可操作的业务运营真的是可选的吗？如果您无法跟踪这些关键业务要素的付款、批准和更改，您将如何保护。 你的组织? “ 我们的财务团队不再忙于管理任务。自从我们部署了Workday以来，人们终于有时间考虑改善公司的运作方式。 中城体育俱乐部首席信息官 工作日的差异 Worday是在Sarbaes-Oxley之后建立的，它不仅仅是通过帮助客户配置环境来管理和控制业务运营来监视交易。在Worday内移动的每一条信息-什么，哪里，谁和何时-都是由我们的业务流程框架（BPF）驱动的。BPF是基础工作流引擎，同时创建了一个普遍且不可战胜的始终在线审计跟踪，以捕获所有更改。您可以管理、监督和配置适当的批准限制，同时主动和连续地设置阈值和分离职责。 控制器和内部审计师可以访问报告和仪表板，以帮助跟踪和监控重要指标，例如无收据的支出、已对账与未对账的银行账户、供应商对发票的控制以及客户控制。这些报告和仪表板使操作立即可见，并且易于管理和审核。报告和仪表板产生内部和外部审计师需要的电子证据，以完成审计，节省大量的时间和成本。 使用Workday，您可以确保定义审批、工作流和路由流程，同时保留审批和变更的完整审计跟踪。通过将这些功能作为功能核心的一部分提供，Workday可帮助组织有效降低风险。 5.拥抱变化。 财务可能会面临不断变化的挑战-如何最好地响应、管理变化并将其有效地纳入业务运营。收购或新的策略或指南通常需要超级用户或IT类型的资源来处理跨系统的配置和部署。 不幸的是，这需要几天、几周甚至几个月的时间。您的企业花费宝贵的时间和资源来努力跟上变化，而不是利用新的机会。 工作日的差异 Worday使您能够随时进行更改和配置，远远超出部署。通过角色和职责的分离，授权人员可以更改批准的路由方式，组织层次结构的结构，并调整报告层次结构以合并控制和衡量业务的不同维度。这些更改可以在Worday中轻松进行，而无需致电IT或为超级用户提供资金。更改配置一次，并立即应用于财务、人力资源和规划中的相关组织、交易记录和报告。 借助Workday，您可以拥有一个财务管理系统，使您不仅可以适应变化，还可以通过主动和战略性地做出反应来在变化中取得成功和成长。 “ 在Workday之前，我们必须要求人们给我们帐户余额并向我们显示日记帐分录。现在有了Workday，我们可以看到我们需要的一切，而无需要求其他人提供信息。 高级内部审计师ShakeShack Conclusion 随着技术从大型机发展到客户端-服务器，再到互联网再到基于云的应用程序，大多数软件提供商并没有从整体上重新考虑他们的方法，只是将云视为一种部署方法。因此，大多数提供商都复制了他们的传统架构，以订阅服务定价在云中托管解决方案，并受到线性处理、数据表和大量集成的困扰。 为了帮助您评估当前财务管理系统的长期可行性，请回答以下五个问题： 1您是否能够快速准确地采取行动并提供超出数字的信息，并深入了解该数字是如何得出的 为什么？ 2在一个周期结束期间，您需要重新启动关闭和合并过程多少次，这需要多长时间 ？ 3您如何轻松地集成计划和预测数据，以便决策者可以根据实际情况快速评估绩效，并评估您今天的位置，相对于明天的位置？ 4您能否跟踪、监控和控制整个企业的每笔交易，并确保数据的完整性？ 5您是否能够授权您的团队快速做出决策，然后推动所需的变化，以围绕这一变化调整您的业务？ Workday通过为所有财务流程提供单一的基于云的系统，重新构想了财务管理方法。这种真正创新的方法为决策者提供了可操作且实时可用的财务和业务洞察力。 您如何通过Workday超越传统ERP的界限？转到：workday.com/hospitally +1-925-951-9000+1-877-WORKDAY(+1-877-967-5329)传真：+1-925-951-9001workday.com ©2023Workday,Inc.保留所有权利。WORKDAY和Workday徽标是Workday,Inc.在美国和其他地方注册的商标。所有其他品牌和产品名称是其各自持有人的商标。 20230210-指南-移动-超越-传统-erp-酒店-白皮书-enus