零售企业支出管理制度手册

零售制度手册企业支出管理 前言Preface 01零售企业支出管理趋势 02零售企业支出管理现状调研 03零售企业支出管理最佳办法 附录零售企业支出管理制度范本（含电子下载路径） CONTENTS 前言Preface 随着线下消费场景的恢复，国内 2023 年第一季度商品零售和餐饮消费分别同比增长 9.1%和 26.3%，烟火气逐渐回归。同时，在社会消费品零售总额及同比增速方面，全国 16 城均实现了增长，恢复态势良好。1 不过，随着线上流量红利逐渐降低，平台间用户竞争日趋白热化，加剧了零售市场的不确定性。因此，零售企业开始利用数字化手段提质增效，优化成本结构。 企业支出是成本管理中不可忽视的模块之一。为了优化费用管理，零售企业的管理者们要求以精细化运营实现整体的效率提升，例如专注“事前管控”，精细化差旅规则，标准化审批流程等。 《零售企业支出管理制度手册》结合分贝通零售行业的客户最佳实践，并结合问卷调研（回收 892 份）和企业走访（145 家）的方式，分析、总结零售企业支出管理上的方法论以及降本成效，期待为更多还在探索中的零售企业提供标准参考。 01Chapter 零售企业支出管理趋势 零售企业支出管理趋势1.1 线上流量分散，线下渠道饱和，零售企业在红海市场中需要“时刻保存体力”。企业支出管理作为升级全员效率的关键模块，更能映射管理问题。零售企业经过大量的实践后，其企业支出管理逐渐呈现出“强掌控”、“精细化”、“重成效”等特点。 1. 分散式业务布局，企业更欲拥有“掌控权” 随着收入与消费模式的分流，加之消费在一二线城市的饱和，三四线城市成为零售企业必争之地。 但“熟人社会”“价格敏感”“线上化程度低”等特点，都成为制约企业在“下线城市”费用管理的关键因素。 因此，零售企业更期待实现全国集中式统一管理，拿到“主动权”。 2.以“人”为本，数字化管理工具的要义 尤其在餐饮连锁领域，数字化工具和门店管理系统的应用开始赋能导购，以实现与消费者更深入的连接。在费用管理中，零售企业越来越注重以“人”为出发点的规则调整，以实现效能最大化。 3. 内控管理的“密度”升级，关注细节直至每一张纸 近几年，企业不约而同在“费用 ”上有不同程度的精细化，包括差标调整精细到差旅城市，福利优化到具体的使用场景，甚至是员工使用的每一张“纸”都被有效管理。尤其，零售企业作为率先拥抱变化的先行者，很难抗拒来自系统带来的“高密度” “精细化” “灵活化”管理的诱惑。 4. 系统采购更务实，内部管理重“降本” 一些零售企业在进行数字化转型后发现预期的收益效果并不理想，因此更加关注实际成效。企业开始审视和优化数字化工具，确保其对业务增长、盈利能力或者是“降本”上的实际贡献。 5.数据驱动决策，进一步优化内部管理 随着数字化工具应用程度加深，数据资产成为企业内部重要资源。企业支出管理方面，零售企业致力将财务数据与业务数据相结合，以指导决策和管理。借助数字化工具，企业可以更好实现数据间的相互串联，从而形成策略依据，优化供应链和推动业务增长。 零售企业支出管理现状调研 零售企业支出管理现状调研2.1 为进一步了解零售企业支出管理的状态，分贝通自 2023 年 3 月到 2023 年 7 月期间持续调研，走访了 145家企业，发放 1000 份调研问卷（有效问卷 892 份），最终总结出零售企业在支出管理上的 5 大现状及特点。整体而言，尽管零售企业已经走在了数字化前列，但费用管理的精细化还有待加强。 调研数据显示，零售企业中有 44.47% 的公司“出差规则开始标准化”，有超过 20.12% 的从业者认为出差的审核开始变得非常严格。也就是说，超过半数的零售企业还在数字化企业支出管理的路上，迫切需要更行之有效的办法。 1. 主攻下沉市场趋势下，商旅相关的规则与业务脱节 《2022-2023 一体化企业支出管理报告》数据显示，零售行业最为看重下沉市场机会。2022 年，餐饮连锁、新零售、家居家装等零售细分行业在三、四线城市的商旅预订量同比显著提升。 但是，据分贝通平台数据分析，在火车、机票、酒店 3 大场景的规则设置中，平均有 70% 以上的零售企业仅将规则配置在一、二线城市，未设置在三、四线城市的预订规则，费用管控规则精细化程度低。 2. 规则制定常常忽略“人”的因素，行为规范提上日程 2.1 机票规则设置应“以人为本” 对于普通职级的员工，99% 以上公司不对机票价格限制，更倾向于在舱位、折扣力度和预订行为上做规范。例如，有 38.71% 的企业通过设置“限制购买 7 折以下”机票的规则，以控制员工买高价票的行为。 尽管零售企业已经初步具备“控本”意识，但对于“预订行为”的管控却未落到实处。 目前，74.19% 的企业还未进行员工“提前预订天数”限制。由于员工差旅行程有临时性和突发性，为了保证业务灵活，企业并未做严格的提前预订规范。不过，根据分贝通平台数据可知，提前 3 天预订机票的价格较提前 1 天预订机票约节省 20%，通过在“预订行为”上下功夫更能降本。 数据显示，58.06% 的企业机票规则设置单纯按照职级划分，25.81% 的企业按照部门 + 职级组合的方式进行规则设置，更有 16.13% 的企业全员使用一套预订规则。 其中，51.61% 的零售企业仅配置 2、3 个类型的机票规则，比如仅配置“员工机票预订规则”和“管理层机票预订规则”；而能够前瞻性地配置 5 个以上机票规则的企业仅占比 16.13%。由此不难看出，零售企业在机票规则设置上整体依然“粗放”，有进一步升级空间。 2.2 用车行为规范初有成效 零售企业存在大量日常门店巡查和渠道拓展业务，因公用车需求多。随着支出管理制度的普及和优化，零售企业在用车方面的规则执行已经初有成效。《2022-2023 一体化企业支出管理报告》数据显示，2023 年开始，大量企业开始告别过去“无车型”限制的状态，将规则限制在“出租车、经济型”，更贵的舒适型、豪华型等车型的预订量大幅减少，分别同比减少 46.3%、43.2%。 不过，部分零售企业由于没有对车型进行员工预订行为限制，导致了大量隐形的浪费。举例而言，一家餐饮连锁公司分析用车订单数据发现，15% 的员工用车订单选择的是舒适型而非经济型。之后，该公司进行了规则调整，引导员工优先选择单价更低的经济型，仅这 1 条规则施行，就带来了近 10% 的用车费用节约。 3. 细分行业的酒店差标不一，缺乏可信赖数据依据 调研零售行业不同垂直市场发现，酒店差标的“起伏大“。数据显示，零售市场内日化品牌的酒店差标普遍较低，均价在 170 元左右，而新茶饮等品牌酒店差标遥遥领先，平均值超过 300 元。 究其原因发现，由于严重缺乏酒店差标制定的数据依据，因此企业酒店差标的制定基本依靠经验，导致出现大量差标不一致的情况。 4. “垫款报销”依然是主要矛盾，企业合规难度高 数据调研显示，仅 21.87% 的零售企业“分别拥有商旅、用车、外卖、报销等服务商”。55.46% 的新零售企业员工出差 / 商务消费的方式还停留在“员工自己先垫钱，后报销”的状态。 其中，垫款报销的企业中，有 60.23% 的企业员工消费规则制定依靠行政发布员工手册，预订时员工须自行遵守；24.50% 的企业通过财务审核来规范支出。但是具体执行中，所有的公司都无一例外地出现过“超规报销”“超预算报销”的情况。 且有 62.94% 的被调研财务表示，“发票、单据太多，财务审核耗时间”依然是当下零售企业费用管理上最为显著的问题。 5. 企业费用规则精细化程度低，覆盖模块少 根据调研，目前在支出相关规则的精细化上，仅有不到 10% 的零售企业实现了全场景多层次的规则制定，例如制定了覆盖商旅、福利、采购、报销、付款等费用模块规则。其中有 60% 以上零售企业仅在高频的商旅模块设置规则，更有近 10% 以上零售企业还没有制定相关规则。 零售企业支出管理最佳办法 零售企业支出管理最佳办法3.1 1. 零售企业支出管理制度变迁 当前，企业支出管理正在由 2.0 向 3.0 转变，3.0 形态下的数字化企业支出管理更强调从根源上解决问题，并能够实现流程上闭环和规则复盘，实现“以人为本”的规则落实。 2. 零售企业支出管理 3.0 规则体系 3.0 形态下的企业支出管理规则体系应该以“集中化费用数据基础”为根基，从全场景规则、标准化流程、系统前置管控、动态 / 真实订单数据和业务财务数据辅助策略的闭环，从而实现数字化企业支出管理规则的制定。 零售企业支出管理想要全面拥抱数字化，除了深刻理解管理流程闭环外，还需要进一步重视在全部使用场景下的管理问题。当前可以以软件和支付两大模块为主，一边是以费控管理流程规范为基底，另一边是以员工消费管控为目的，从而形成完整的企业支出管理模式。 3. 分贝通对零售企业的管理价值 3.1 场景一体 聚合机票、酒店、火车、用车、外卖、采购等全商务消费场景资源，员工所有因公消费统一入口申请、审批和预订，实现所有因公支出的一体。 3.2 流程一体 实现“OA- 分贝通 - 业务 - 财务”整条链路互联互通，从员工的基础信息、组织架构的业务动作转换为财务语言，实现流程一体化后，为企业带来全面的数字化。 3.3 支付一体 通过整合商旅、商城等合作方和更多优质银行资源，全面拉通因公消费场景，由此打造了更深入、更全面、更完整的一体化支付解决方案。 3.4 数据一体 所有员工支出数据进行自动沉淀后，财务能够通过分析数据趋势，发现问题和做出总结，从而让动态、真实的信息真正变为数据资产。 3.5 业财一体 实时的订单数据自动沉淀在系统中，可助力企业打造数据资产，实现费用数据与业务数据的融合，从而形成业财一体，为企业业务策略提供数据依据。 零售行业代表企业 附录：零售企业支出管理制度范本4.1 在企业支出管理方面，结合大量零售企业最佳实践，和一批数字化解决方案先行者的优秀经验。分贝通最终打造《零售企业支出管理制度范本》，以供更多零售企业参考。 扫描下方二维码可直接下载 word 版范本 附录：零售企业支出管理制度范本4.1 为了解决员工商务支出审核复杂、提高公司办公效率并实现公司支出智能化管理的问题，我司采用名为“分贝通”（可以替换为公司真实名称）的企业支出管理软件。具体执行标准详见下方规定。 1. 适用范围 本规则适用于全体员工。 根据员工职级、岗位的不同，将按照总裁办、管理层、员工（职能）、员工（营销）四类划分员工权限，并分别设置权限、规则、管控方式。所有员工需按照本文件所规定之条款使用分贝通。 2. 分贝通使用范围及概述 自本规则发布之日起，所有公司的因公支出，必须使用分贝通 App，分贝通 App 无法覆盖的，使用分贝通企业卡或银企直联进行支付，详见下图。 2.1分贝通商务消费使用概述： 全体员工的商旅用餐类消费，应在分贝通商务消费中发起使用，并按照公司规定提交申请及预订。全体员工的办公采购类费用，应由行政员工在分贝通的采购模块中采购。公司的快递，应由行政人员或结算人员使用分贝通的快递或闪送功能发起寄送。 2.2 分贝通个人消费使用概述： 全体员工的业绩激励、餐补、节假日福利金、生日福利金等，将以分贝券的形式下发到对应员工个人消费账户，员工在个人消费的指定消费模块可以使用分贝券进行消费。 2.3 分贝通企业卡使用概述： 允许全体员工开通分贝通企业卡，用于补充分贝通 App 尚未支持的消费类型。公司团建费使用企业卡额度下发，企业卡使用及管理办法请见本规则第 7 条之规定。 2.4 分贝通对公付款使用概述： 为部分员工开通对公付款功能，用于公对公支付。对公付款使用及管理办法请见本规则第 8 条之规定。 2.5 分贝通报销使用概述： 允许员工使用分贝通 App 发起报销。当员工的消费类型分贝通 App 无法覆盖的情况下，或特殊情