零售企业支出管理制度手册

连锁经营零售品牌 零售企业支出管理制度手册 400-817-6868 北京、上海、广州、深圳、杭州、苏州、重庆、成都 前言Preface01 01 零售企业支出管理趋势02 02 零售企业支出管理现状调研04 03 零售企业支出管理最佳办法11 附录（含电子下载路径） 零售企业支出管理制度范本15 CONTENTS 前言Preface 随着线下消费场景的恢复，国内2023年第一季度商品零售和餐饮消费分别同比增长9.1% 和26.3%，1烟火气逐渐回归。同时，在社会消费品零售总额及同比增速方面，全国16城均实现 了增长，恢复态势良好。 不过，随着线上流量红利逐渐降低，平台间用户竞争日趋白热化，加剧了零售市场的不确定性。因此，零售企业开始利用数字化手段提质增效，优化成本结构。 企业支出是成本管理中不可忽视的模块之一。为了优化费用管理，零售企业的管理者们要求以精细化运营实现整体的效率提升，例如专注“事前管控”，精细化差旅规则，标准化审批流程等。 《零售企业支出管理制度手册》结合分贝通零售行业的客户最佳实践，并结合问卷调研（回收892份）和企业走访（145家）的方式，分析、总结零售企业支出管理上的方法论以及降本成效，期待为更多还在探索中的零售企业提供标准参考。 1数据来源：臻量-《2023年一季度零售商业行业报告：烟火回归，消费向暖》 01Chapter 零售企业支出管理趋势 零售企业支出管理制度手册MechanismofNewRetailSpendManagement 1.1零售企业支出管理趋势 线上流量分散，线下渠道饱和，零售企业在红海市场中需要“时刻保存体力”。企业支出管理作为升级全员效率的关键模块，更能映射管理问题。零售企业经过大量的实践后，其企业支出管理逐渐呈现出“强掌控”、“精细化”、“重成效”等特点。 1.分散式业务布局，企业更欲拥有“掌控权” 随着收入与消费模式的分流，加之消费在一二线城市的饱和，三四线城市成为零售企业必争之地。但“熟人社会”“价格敏感”“线上化程度低”等特点，都成为制约企业在“下线城市”费用管理的关键因素。因此，零售企业更期待实现全国集中式统一管理，拿到“主动权”。 2.以“人”为本，数字化管理工具的要义 尤其在餐饮连锁领域，数字化工具和门店管理系统的应用开始赋能导购，以实现与消费者更深入的连接。在费用管理中，零售企业越来越注重以“人”为出发点的规则调整，以实现效能最大化。 3.内控管理的“密度”升级，关注细节直至每一张纸 近几年，企业不约而同在“费用”上有不同程度的精细化，包括差标调整精细到差旅城市，福利优化到具体的使用场景，甚至是员工使用的每一张“纸”都被有效管理。尤其，零售企业作为率先拥抱变化的先行者，很难抗拒来自系统带来的“高密度”“精细化”“灵活化”管理的诱惑。 4.系统采购更务实，内部管理重“降本” 一些零售企业在进行数字化转型后发现预期的收益效果并不理想，因此更加关注实际成效。企业开始审视和优化数字化工具，确保其对业务增长、盈利能力或者是“降本”上的实际贡献。 5.数据驱动决策，进一步优化内部管理 随着数字化工具应用程度加深，数据资产成为企业内部重要资源。企业支出管理方面，零售企业致力将财务数据与业务数据相结合，以指导决策和管理。借助数字化工具，企业可以更好实现数据间的相互串联，从而形成策略依据，优化供应链和推动业务增长。 3 02Chapter 零售企业支出管理现状调研 2.1零售企业支出管理现状调研 为进一步了解零售企业支出管理的状态，分贝通自2023年3月到2023年7月期间持续调研，走访了145 家企业，发放1000份调研问卷（有效问卷892份），最终总结出零售企业在支出管理上的5大现状及特点。整体而言，尽管零售企业已经走在了数字化前列，但费用管理的精细化还有待加强。 调研数据显示，零售企业中有44.47%的公司“出差规则开始标准化”，有超过20.12%的从业者认为出差的审核开始变得非常严格。也就是说，超过半数的零售企业还在数字化企业支出管理的路上，迫切需要更行之有效的办法。 出差规则开始标准化 44.47% 出差的审核非常严格 20.12% 出差审批领导过了就行，没限制 19.23% 出差审核没变化，本身管理很标准 10.67% 其他 5.51% 图2-12022-2023零售企业支出规则变化数据来源：分贝通调研数据 1.主攻下沉市场趋势下，商旅相关的规则与业务脱节 《2022-2023一体化企业支出管理报告》数据显示，零售行业最为看重下沉市场机会。2022年，餐饮连锁、新零售、家居家装等零售细分行业在三、四线城市的商旅预订量同比显著提升。 39.0% 33.4% 27.8% 28.3% 27.1% 24.8% 20.8% 18.1% 20.6% 20.3% 16.2%18.5%15.6% 13.6% 27.5% 34.1% 29.9% 38.5% 34.2% 45.5% 预订量占比50.0% 40.0% 30.0% 20.0% 10.0% 0.0% 餐饮连锁 传统制造 新零售 家居家装 生物医疗贸易物流智能制造建筑工程软件SaaS文娱传媒 20212022 图2-2不同行业在三四线城市的酒店预订量变化数据来源：分贝通平台数据 但是，据分贝通平台数据分析，在火车、机票、酒店3大场景的规则设置中，平均有70%以上的零售企业仅将规则配置在一、二线城市，未设置在三、四线城市的预订规则，费用管控规则精细化程度低。 企业占比 图2-3不同场景下的城市规则设置情况数据来源：分贝通平台数据 2.规则制定常常忽略“人”的因素，行为规范提上日程 2.1机票规则设置应“以人为本” 对于普通职级的员工，99%以上公司不对机票价格限制，更倾向于在舱位、折扣力度和预订行为上做规范。例如，有38.71%的企业通过设置“限制购买7折以下”机票的规则，以控制员工买高价票的行为。 3折以下,3.23% 5折以下,3.23% 6折以下,9.68% 不限制,35.48% 7折以下,38.71% 9折以下,6.45% 8折以下,3.23% 图2-4机票折扣限制数据来源：分贝通平台数据 尽管零售企业已经初步具备“控本”意识，但对于“预订行为”的管控却未落到实处。 目前，74.19%的企业还未进行员工“提前预订天数”限制。由于员工差旅行程有临时性和突发性，为了保证业务灵活，企业并未做严格的提前预订规范。不过，根据分贝通平台数据可知，提前3天预订机票的价格较提前1天预订机票约节省20%，通过在“预订行为”上下功夫更能降本。 6.45% 16.13% 3.23% 不限制提前预订天数74.19% 限制至少提前预订2天 限制至少提前预订3天 限制至少提前预订7天 图2-5机票预订行为限制数据来源：分贝通平台数据 数据显示，58.06%的企业机票规则设置单纯按照职级划分，25.81%的企业按照部门+职级组合的方式进行规则设置，更有16.13%的企业全员使用一套预订规则。 全员一致,16.13% 部门+职级,25.81% 职级,58.06% 图2-6机票规则划分依据数据来源：分贝通平台数据 其中，51.61%的零售企业仅配置2、3个类型的机票规则，比如仅配置“员工机票预订规则”和“管理层机票预订规则”；而能够前瞻性地配置5个以上机票规则的企业仅占比16.13%。由此不难看出，零售企业在机票规则设置上整体依然“粗放”，有进一步升级空间。 企业占比 35.00% 30.00% 29.03% 22.58% 16.13% 16.13% 9.68% 6.45% 25.00% 20.00% 15.00% 10.00% 5.00% 0.00% 1个 2个3个4个 图2-7机票规则个数 5个6及6个以上 数据来源：分贝通平台数据 2.2用车行为规范初有成效 零售企业存在大量日常门店巡查和渠道拓展业务，因公用车需求多。随着支出管理制度的普及和优化，零售企业在用车方面的规则执行已经初有成效。《2022-2023一体化企业支出管理报告》数据显示，2023年开始，大量企业开始告别过去“无车型”限制的状态，将规则限制在“出租车、经济型”，更贵的舒适型、豪华型等车型的预订量大幅减少，分别同比减少46.3%、43.2%。 19.0% 12.8% -20.9% -26.3% -46.3% -43.2% 订单量变化百分比 20% 10% 0% -10% -20% -30% -40% -50% 出租车经济型优享型舒适型豪华型六座商务 图2-8用车场景各车型订单量变化数据来源：分贝通平台数据 不过，部分零售企业由于没有对车型进行员工预订行为限制，导致了大量隐形的浪费。举例而言，一家餐饮连锁公司分析用车订单数据发现，15%的员工用车订单选择的是舒适型而非经济型。之后，该公司进行了规则调整，引导员工优先选择单价更低的经济型，仅这1条规则施行，就带来了近10%的用车费用节约。 3.细分行业的酒店差标不一，缺乏可信赖数据依据 调研零售行业不同垂直市场发现，酒店差标的“起伏大“。数据显示，零售市场内日化品牌的酒店差标普遍较低，均价在170元左右，而新茶饮等品牌酒店差标遥遥领先，平均值超过300元。 差标平均价格/元 ¥400 ¥365 ¥350 ¥350 ¥345 ¥300 ¥300 ¥300 ¥306¥300 ¥293 ¥283 ¥262 ¥250 ¥230 ¥170 400 350 300 250 200 150 100 50 0 新茶饮服饰品牌连锁餐饮乳制品家居品牌食品制造酒水饮料日化品牌 一线城市二线城市及以下 图2-9不同细分行业企业的酒店差标数据来源：分贝通平台数据 究其原因发现，由于严重缺乏酒店差标制定的数据依据，因此企业酒店差标的制定基本依靠经验，导致出现大量差标不一致的情况。 4.“垫款报销”依然是主要矛盾，企业合规难度高 数据调研显示，仅21.87%的零售企业“分别拥有商旅、用车、外卖、报销等服务商”。55.46%的新零售企业员工出差/商务消费的方式还停留在“员工自己先垫钱，后报销”的状态。 21.87% 12.66% 10.01% 员工自己先垫钱，后报销55.46% 分别拥有商旅、用车、外卖、报销等供应商 商务消费平台+员工报销组合方式 集合商旅、采购、报销一体的供应商 图2-10零售企业员工的商务消费方式数据来源：分贝通平台数据 其中，垫款报销的企业中，有60.23%的企业员工消费规则制定依靠行政发布员工手册，预订时员工须自行遵守；24.50%的企业通过财务审核来规范支出。但是具体执行中，所有的公司都无一例外地出现过“超规报销”“超预算报销”的情况。 其他,1.19% 费用管理系统配置，14.08% 报销时财务审核,24.50% 行政发布员工手册,60.23% 图2-11当前零售企业如何规范支出管理数据来源：分贝通调研数据 51.85% 48.15% 44.43% 29.63% 0.18% 且有62.94%的被调研财务表示，“发票、单据太多，财务审核耗时间”依然是当下零售企业费用管理上最为显著的问题。 发票、单据太多，财务审核耗时间 62.96% 无法追溯到员工行为，规则制定全凭“经验” 员工垫款出差，体验感差 事后报销的方式没有办法管控 公司采购的系统多，审批到预订要多个系统不方便 其他 图2-12零售企业支出管理常见问题数据来源：分贝通调研数据 5.企业费用规则精细化程度低，覆盖模块少 根据调研，目前在支出相关规则的精细化上，仅有不到10%的零售企业实现了全场景多层次的规则制定， 例如制定了覆盖商旅、福利、采购、报销、付款等费用模块规则。其中有60%以上零售企业仅在高频的 商旅模块设置规则，更有近10%以上零售企业还没有制定相关规则。 03Chapter 零售企业支出管理最佳办法 3.1零售企业支出管理最佳办法 1.零售企业支出管理制度变迁 当前，企业支出管理正在由2.0向3.0转变，3.0