某汽车品牌百城车展活动策划执行方案
汽车百城车展活动策划执行方案 品牌 PlanningandImplementationPlanof BaichengAutoExhibition 项目 启动 确认 执行 沟通场地及物料， 完成预算,并提交 审批通过 确认执行 专题上线 礼品邮寄 物料 制作 展前准备活动 及会议进行 活动 总结 展前两个月2天内确认后一个周内提交后三天内 活动前一个月 活动前一个月 展后两个周内 活动启动确认执行 销售提交执行申请，抄送我中心该区域负责人 发出启动邮件至销售，抄送我中心该区域负责人 中心该区域负责人发送邮件至销售，制定该站对接人与销售对接 发布启动邮件； 启动邮件发布三天内销售回复邮件确认该站执行的时间地点； 该项工作须于活动前2个月完成（时间尽量提前） 确认场地，前期沟通 安排供应商应对场地进行测量与拍照，并提供场地平面图，并提出展位摆放方案供销售选择； 提醒供应商与场地确认是否有位置用于展示活动预热信息； 同时要求供应商提供备选场地推荐，并与场地方做好沟通工作； 该项目要求活动确认执行后一周内完成 活动预算审批 与供应商沟通完成相关费用填写，与销售沟通外采及礼品费用，确定该场最终的预算，完成《项目执行表》，表格按照模板填写相关费用，物料制作项、人员服务项、场地费用项等必须填写明细，包括人员的服务内容，物料的数量、材质，场地的报价、审批费用、配套服务内容及费用、各项杂费等，提报给城市群负责人，并提醒其在提报执行表三天内完成业务线审批流程 签订场地合同，完成审批 预算审批完成之后，邮件告知供应商立即签订场地合同，完成场地的相关审批工作，并要求供应商提供场地合同和审批文件的电子档备案； 供应商需对重点制作物说明实施办法、材质、工艺，并对全部制作物提供材料小样； 要求供应商与场地沟通配合提供公共设施、广告位、客户邀约、免费车位等资源，保证活动现场基本设施齐全正常使用（如：垃圾桶、洗手间等），配合活动现场情况安排人员完成夜间巡场、日间秩序维护、保洁等工作; 提醒供应商跟场地方沟通，活动开始前一周提前将活动信息板放置于场地人流量较大的位置进行活动预热 物料制作 预算审批完成之后，邮件告知供应商制作详细物料清单，清单内包括物料制作材质，尺寸，数量，完成时间等相关信息，经汽车品牌负责人确认后开始制作活动物料； 汽车品牌负责人在物料制作期间及时与供应商沟通，跟进物料制作进度，确保活动物料于活动前5天制作完毕，如出现问题及时与相关部门沟通协调解决； 汽车品牌负责人根据物料设计素材，与区域销售和供应商沟通展示内容。活动信息板上可添加礼品信息、场地品牌布局等等，可分为一块板展示，或两块板展示 礼品申请 活动预算审批通过后，该站负责人应及时与区域销售沟通，按照模板制定礼品申请表； 与销售沟通确认后，即刻提交礼品申请，保证礼品于活动开始前一周全部到齐； 所有礼品到达后要及时清点数量，检查是否有损坏，如有问题汽车品牌负责人及时与各部门沟通解决。 礼品申请 礼品申请邮件模板： 主送： 抄送：区域负责人 主题：【礼品申请】百城/区域车展礼品申请 正文： 亲爱的用户： 百城礼品申请单如附件，请安排礼品事宜，谢谢！ 1、活动前 区域同事提交专题制作申请车展项目部协调沟通 编辑部安排对接人 区域同事与编辑部对接人直接沟通制作专题 专题上线， 百度推广上线 专题制作 专题上线，百度推广，精准广告投放 预算审批通过后即申请该站专题制作，专题制作须预留10个工作日制作时间； 为保证活动信息的良好传播，应确保活动前专题有不少于1个月的线上展示时间，建议活动预算通过后尽快申请； 专题上线后应及时申请添加反馈短信，保证客户及时获取活动信息； 有外采预算的场次，及时提交百度推广和精准广告投放申请至邱冲。 1、活动前 专题制作 专题上线 专题制作申请邮件模板： 主送： 抄送：区域负责人，区域同事 主题：【专题制作】百城/区域车展专题制作申请 正文： Dear： 百城/区域车展地点举行。 现向您发送百城/区域车展专题制作申请，具体信息如下： 活动时间： 活动地点： 期望专题上线时间：（发送申请后预留10个工作日制作时间） 该站负责人： 1、活动前 专题制作 专题上线，添加反馈短信 主题制作完成上线后即时完成添加反馈短信申请 添加反馈短信申请邮件模板： 主送： 抄送：区域负责人 主题：【短信反馈】百城/区域车展专题制作申请 正文： Dear： 百城/区域车展专题已制作完成上线，现申请添加反馈短信，具体信息如下： PC端链接： 移动端链接： 反馈短信内容： 1、活动前 专题制作 百度推广 百度推广申请邮件模板： 主送： 抄送：各自区域同事 主题：【百度推广】百城车展百度推广 正文： Dear， 城市百城车展计划举办，现申请百度推广，请知晓。 百城车展 活动时间： 活动地点：地点 百度推广预算：每天预算500元起，根据各站预算调整百度投放时间建议： 投放关键词建议：关键词以文档方式提供，最好与销售同事沟通后选择至少30个关键词PC端链接： 移动端链接： 1、活动前 专题制作 精准广告剩余流量广告投放 精准广告投放须填写精准广告投放需求表，根据经销商提供信息准确填写优惠信息 精准广告导出信息会由邱老师在活动前一周的周五发送至该站车展负责人 此处所用表格：精准广告平台-页面制作需求表.xls 精准广告剩余流量申请邮件模板： 主送： 抄送：各自区域同事 主题：【精准广告投放】百城车展精准广告剩余流量推广申请 正文： Dear， 城市百城车展计划举办，现申请精准广告剩余流量申请，请知晓。 活动时间：活动地点： 精准广告投放时间建议： 其他业务线参展 车展项目部在该站百城预算审批通过后同步至其他业务线 公司其他业务线确认参展意向城市，填写体验营销中心项目需求表，并提供参展内容、车辆品牌、车型数量、优惠政策等信息 各站负责人与区域经销商销售确认是否有冲突，无冲突则通知供应商提交物料及场地分摊费用报价至参展业务线确认，若有冲突则通知相关业务线不能参加该站百城车展 参展业务线确认费用预算，费用审批通过后汽车品牌负责人按正常流程执行 短信邀约 活动前一周和前一天，导出专题报名数据，并结合易湃数据，进行短信群发邀约。注意一定记录好短信发送的条数，以便统计费用； 展前会议 建议活动前3天到达当地城市。要求销售和供应商参加三方会议，再次确定活动各环节以及沟通活动准备情况，并于供应商根据物料清单再次确认物料准确无误，要求供应商提供现场展位分布图、人员分工职责表、活动流程Rundown、紧急情况预案等相关文件。 确保活动礼品已经按时到达，数量质量无误。 供应商一起到达场地，按照场地规划图，对场地进行划线，方便经销商布展，并确保我们的舞台、欢迎板的摆放位置合理，要求供应商于活动开始前2小时保证质量的完成搭建。 每日提交出差日报，主送区域负责人，抄送车展项目部和相关领导，内容包括发现的活动现场的问题及出现原因、解决方案； 人员 数量 职责 百城负责人 1人 1.与销售和供应商召开三方会议，确认活动环节2.确认现场展位图，交与销售发给参展经销商知晓各自展位位置3.确认进场搭建、进车路线，沟通搭建和进车时间4.最后一轮邀约短信5.检查相关物料，与供应商确认礼品等物料运送细节 供应商 3人 1.现场展位划线，根据现场划线与销售确认参展经销商各自位置，制作现场展位图2.确认现场展位图，交与销售发给参展经销商知晓各自展位位置3.沟通进场搭建时间和搭建注意事项4.检查相关物料，确认礼品等物料运送方案5.制作现场紧急联系表、物料清单6.确认现场活动环节流程表7.根据情况安排兼职人员面试、培训 销售 1人-2人 1.确认现场展位图，并下发至参展经销商知晓各自展位位置2.检查相关物料，确认礼品等物料运送细节3.制作经销商现场负责人联系表 进场搭建、进车 供应商进场搭建要求： 优先原则：需与AV灯光配合完成的施工内容应优先完成（例如舞台） 安全原则：制作物搬入、搬出、施工过程中，应确保场地方的硬件设施不因施工造成破损。施工过程中，应充份考虑到周边器材、人员、用电的安全问题。 用电原则：因施工所要使用场地方电源时，应由场地方电工将电源引出供搭建商使用，我方应问清电量、电压等基础信息，以防因施工方用电超标造成跳闸，线路通过人流车流通道必须铺设压线槽。 施工辅料：搭建商应自备一定量的施工辅料以确保不影响搭建的最终效果或破坏场地方的硬件设施（例舞台地台搭建完毕后应第一时间辅设地膜，以防地台因工作人员践踏造成污染或破损；比较重的制作物在搭建前应于地面辅设地毯，以防对场地方地面/地毯/地砖造成划伤）。 为了保证车展正常进行，要求各参展商统一于车展前一天完成展车入场、物料进场摆放工作，要求参展商保证自身物料不影响其他参展商正常参展，保证不堵塞通道； 要求供应商安排一名人员于车辆入口指挥经销商车辆迅速找到各自展位，车辆入场后必须慢速行驶，避免事故发生； 要求供应商安排一名人员协调参展经销商按照各自展位区域搭建，保证活动现场展位统一性； 木结构背景板的底和拼缝一定要用腻子粉补平再贴画面，并保证画面的平整感 地毯的拼缝一定要平，不能有前后搭接，重叠的位置应该切掉，然后再贴地毯胶 舞台在拼完标准舞台后，再盖上一层18厘木工板，以保证舞台台面的平整度和整体性 舞台的侧面应先包一层木工板再贴地毯，以保证地毯的平整度 桁架背景板正面应平整不能有皱或者突点，侧面出血位应包到桁架的背面，背景加黑丝绒遮光布 AV控台应搭建折叠架遮挡控台设备现场电线应以压线槽或者黑胶带遮挡固定 室外地毯应以地毯胶收边 舞台铺完后应盖上保护膜，以免彩排时踩坏或者踩脏 线缆地面铺设时要增加压线擦，避免车辆人员碾压，防止出现用电安全问题 立牌，木制烤漆或木制贴不干胶车贴，可用于区域指示及购车抽奖流程、二维码展示等 舞台示意图 户外服务区帐篷建议增加围挡，提高私密性及物料安全，围挡及帐篷顶部喷制汽车品牌Logo 室内服务区建议使用展板搭建展位，门楣印制汽车品牌Logo，外墙面可张贴购车风云榜等 抽奖箱建议材质为亚克力材质，加车贴画面 PVC材质异型台卡，可循环使用， 汽车品牌服务区IBM桌、宴会椅，要求带白色桌布、桌围和白色椅套 支持人手卡，PVC材质，背面为汽车品牌百城车展主题画面，正面贴主持人串词 兼职人员应统一服装，保证干净整洁，便于识别，并佩戴工作标识； 现场验收 当天活动开幕前两小时到达场地，对供应商搭建项目检查验收，检查供应商物料材质是否与预算表提供物料相符，发现问题及时与供应商沟通解决， 提醒销售催促各参展商在活动开始前半小时完成展车及相关物料摆放，并发放安全协议书，开幕前，各参展商签字后收回； 人员环节沟通 汽车品牌负责人与主持人沟通活动主持需求，并发送开幕稿，同时，培训兼职人员，要求兼职人员 汽车品牌负责人应提前与供应商沟通活动期间表演环节流程，并确保所有人员在活动开始前半小时更换完毕服装，所有演艺人员了解各自负责环节； 现场兼职人员数量建议：签到人员一名，签到礼品发放人员一名，购车登记人员一名，购车礼发放人员一名，如场地不提供保安保洁人员，则供应商还需安排：安保人员10名，保洁人员5名，兼职人员应着统一服装，佩戴工作人员标识； 人员 数量 职责 百城负责人 1人 1.督导现场搭建，保证供应商按照搭建标准搭建舞台，检查现场设备2.确认车展现场各职能负责人，确认工作内容3.安排我方供应商检查经销商自有搭建供应商进场搭建，保证现场搭建统一性 供应商 3人 1.按照展前会议安排进场搭建，保证现场搭建安全，2.安排人员指挥参展经销商展车进场，帮助其迅速找到自己的展位3.安排主持人、演艺人员和兼职人员面试及培训
