采购研究和评估服务：CCDF 牵头机构和研究人员指南

研究报告采购研究和评估服务CCDF 牵头机构和研究人员指南2020 年 7 月OPRE 报告 #2020-89劳工、人力服务和人口中心 采购研究和评估服务2020 年 7 月OPRE 报告 #2020-89Teresa Derrick-Mills、Travis Reginal 和 Julia Isaacs小号提交给Meryl Barofsky 和 Alysia Blandon，儿童和家庭规划、研究和评估管理办公室的项目官员美国卫生与公众服务部合同编号：HHSP233201500064I小号提交人城市研究所项目总监 Julia Isaacs500 L'Enfant Plaza SW 华盛顿特区 20024本报告属于公共领域。无需复制许可。建议引用：Derrick-Mills、Teresa、Travis Reginal 和 Julia Isaacs (2020)。采购研究和评估服务：CCDF 牵头机构和研究人员指南，OPRE 报告 #2020-89，华盛顿特区：美国卫生与公众服务部儿童和家庭管理局规划、研究和评估办公室。D免责声明本出版物中表达的观点不一定反映规划、研究和评估办公室、儿童和家庭管理局或美国卫生与公众服务部的观点或政策。本报告和其他由规划、研究和评估办公室赞助的报告可在 www.acf.hhs.gov/opre 获取。注册 OPRE 通讯在 Twitter 上关注 OPRE @OPRE_ACF在 Instagram 上关注 OPRE @opre_acf喜欢 Facebook 上的 OPRE facebook.com/OPRE.ACF连接 LinkedIn 公司/opreacf 概述三概述介绍每个儿童保育和发展基金 (CCDF) 牵头机构都可以使用研究和评估服务。即使您的机构有内部研究部门，有时您也可能需要采购（即外包）专业研究或评估服务。如果您对您所在州的采购流程有所了解，您可以更成功地获得所需的研究和评估服务。目的本指南旨在帮助 CCDF 牵头机构了解有关采购的一些基础知识。它定义了关键的采购条款，并建议在哪里寻找您所在州的采购要求。该指南将引导您完成采购研究和评估服务的关键步骤。它还提供了一个清单和词汇表，以便于参考。资源在整个文档中都有链接，您可以在其中访问有关每个主题的更多信息。主要发现和亮点一开始，了解州采购要求可能具有挑战性。各国的具体采购程序各不相同，采购也有自己的词汇。要获得研究和评估服务，您需要采取以下步骤：确定你需要什么，了解您所在州的采购要求，写下并宣传您的需求，以及审查提案并选择谁来做这项工作。该过程中的许多步骤将需要您的团队向其他州机构寻求帮助。给自己一些准备时间来弄清楚所有必需的步骤和批准。 内容1.我们应该使用外部还是内部研究合作伙伴？ 42.3.4.5. 数据？216.提案23建议？23建议？23建议？24参考？277.非获奖者28投标人？28奖？28概括30清单32条款34被引38作者40执行41研究所41独立41 六A CK NOW L EDGM EN TS致谢本报告由美国卫生与公众服务部儿童和家庭管理局的规划、研究和评估办公室 (OPRE) 根据合同 #HHSP233201500064I 资助。我们感谢他们和我们所有的资助者，他们使 Urban 能够推进其使命。我们还要感谢 OPRE 和 Urban 的许多人，他们花时间担任本文档的审阅者和编辑。本出版物中表达的观点不一定反映规划、研究和评估办公室、儿童和家庭管理局或美国卫生与公众服务部的观点或政策。所表达的观点是作者的观点，不应归因于城市研究所、其受托人或其资助者。资助者不决定研究结果或城市专家的见解和建议。有关城市研究所资助原则的更多信息，请访问 urban.org/fundingprinciples。 介绍1介绍所有儿童保育和发展基金 (CCDF) 牵头机构都可以使用研究和评估来了解当前服务的运作方式以及所在州、部落或地区的儿童和家庭、计划和提供者的需求。但是，即使您的机构有内部研究部门，有时您也可能需要采购（即外包）专业研究或评估服务。本指南旨在帮助 CCDF 牵头机构了解有关州的一些基础知识1 全面的采购程序，并知道在规划和运行研究和评估采购时要考虑什么。我们首先定义采购。然后，我们提供有关采购研究和评估服务过程的信息、提示和资源。该指南最后对关键点进行了回顾，然后是研究和评估采购清单（见附录 A）和与采购相关的关键术语表（见附录 B）。在整个指南中，我们尝试以易于理解的方式介绍采购的技术术语和步骤，以便您在未来与您所在州采购办公室的工作人员进行对话。词汇表在大胆的它们第一次出现在文本中。什么是采购？采购是从外部来源获取商品和服务的过程，而不是在内部制造或提供它们。州政府采购所有类型的商品和服务，从办公用品到建筑合同用于道路和建筑物的研究和评估。无论采购的商品或服务如何，一些采购做法都很常见。但是，您应该了解适用于采购研究和评估服务的差异。公共采购是“确定需要什么的过程；确定谁是满足这种需求的最佳人选或组织；并确保在正确的时间以最优惠的价格将所需的东西交付到正确的地点，并确保所有这一切都在公平和公开的情况下完成”（经合组织公共采购委员会建议，2015 年）1尽管 CCDF 牵头机构位于州、领地和部落，但我们在此提及州是因为我们将审查重点放在州采购程序上。领土和部落的许多考虑因素可能相似。 2介绍以公平和公开的方式以最优惠的价格获得所需的服务通常涉及创建一个征集，通常称为征求建议书(RFP)。征集解释了政府正在寻找的东西，并且通常是张贴公开，以便所有符合条件的组织可以用他们的出价（建议的方法和完成工作的价格）。在本指南中，我们解释了您在设计和执行时应考虑的事项采购程序。一些州可能对采购有详细的内部指导，但并非所有州都有。本指南和随附的清单有七个部分，其中包含有助于指导您完成研究采购过程的关键问题：21.确定研究和评估需求2.了解您所在州的采购要求3.了解采购类型车辆4.在您的提案请求 (RFP) 中包含关键功能35.考虑项目数据需求和要求6.审查提交的提案7.通知选定的投标人和非获奖者2本简报是通过对专业评估组织、州采购办公室和其他突出采购程序经验教训的材料进行结构化扫描而制定的。我们从 CCDF 管理人员尝试进行研究和评估中吸取的经验教训扩展了文献。3我们使用征求建议书 (RFP) 一词作为所有招标的通用术语。各种类似的短语用于表示跨州的不同征集结构。 1. I D E N TI FY RE S E A RC H A N D EV A L U A TI ON 需要31.确定研究和评估需求CCDF 牵头机构可能需要研究和评估服务。任何一个部门都很难在他们执行的研究和评估的许多不同专业领域拥有专业知识，或者有时间进行牵头机构需要的所有研究和评估项目。有时资助者需要外部研究人员。因此，第一步是弄清楚你需要什么类型的研究和评估。接下来，您必须决定是否需要采购外部研究和评估服务，或者您的机构是否有内部能力来执行这项工作。哪些类型的研究和评估服务可以帮助我们？您可能对采购研究和评估服务感兴趣，以更好地了解您当前的服务如何满足家庭的需求。您可能对跟踪新计划或政策的实施方式感兴趣，包括记录最初计划的挑战和变化，以了解如何对您的计划和政策进行必要的调整。您可能需要帮助衡量运营方面的成功（例如效率、等待时间、客户服务）和交付的服务数量。您可能需要一个影响评估，它可以帮助您严格评估计划和政策的结果，以便您了解它们如何影响儿童的发展和可负担性、可及性和护理质量。所有这些都是您可以要求研究人员开发方法来回答的问题类型的示例。有关 CCDF 牵头机构的研究和评估的更多信息，请参见研究和评估能力建设：儿童保育和发展基金牵头机构资源指南（Rohacek、Coffey、Isaacs 和 Stevens 2019）。有关研究和评估类型的定义，以及使用评估和持续质量改进来构建幼儿系统，请参阅幼儿系统建设指南，“第 8 章：计划评估和持续质量改进”（Child Care State Capability Building Center 2019）。 41. I D E N TI FY RE S E A RC H A N D EV A L U A TI ON 需要我们应该使用外部还是内部研究合作伙伴？4开始时，请考虑是否要使用外部或内部研究伙伴.通常，最好的选择可能是同时使用两者。在某些情况下，一组可能比另一组更受欢迎。作为州政府的同事，内部合作伙伴（在某些州，这包括州内大学）可能被允许访问您的管理数据，但对数据共享的要求较少；因此，他们可能能够比外部合作伙伴更快地进行研究。同样，响应立法要求的快速周转分析也最好在内部完成。但是，外部合作伙伴可能具有设计和开展特定类型研究的专业知识。当您期望研究结果特别敏感时，利益相关者可能会认为外部合作伙伴产生的结果更可信。有时外部资助者需要外部研究人员。您还可能会发现同时与多个合作伙伴合作最能满足您的需求。内部和外部研究人员一起工作可以增强彼此的工作。例如，外部研究合作伙伴可以担任顾问，审查内部研究的拟议研究方法。内部合作伙伴可能对如何解释分析和呈现结果有更好的见解，以便许多受众可以理解。同样，外部研究人员将需要一些内部支持来了解行政数据结构和定义，以及您所在州的计划和政策背景。您可能还想与多位具有不同专业领域的外部研究人员合作，以支持您同时实现多个目标。如果您需要外部研究人员或评估人员，您需要获得研究和评估服务。有关选择外部与内部评估者的更多信息，请参阅“选择评估者的五个步骤：课外时间从业者指南”（Bronte-Tinkew、Joyner 和 Allen 2007）。4我们在本简报中使用术语研究合作伙伴来指代提供研究和评估服务的所有类型的组织和安排。在某些情况下，研究合作伙伴表示国家与研究组织之间关系的特定类型或结构。 1. I D E N TI FY RE S E A RC H A N D EV A L U A TI ON 需要5我们知道潜在的研究合作伙伴吗？当您考虑您的研究需求时，考虑可能成为的潜在研究合作伙伴可能会很有用投标人采购机会。这些合作伙伴可能在州内或州外，可能包括以下人员：学术研究人员可能隶属于州内或州外大学或学院的学术部门或研究中心。感兴趣的研究人员可以关注儿童和人类发展、儿童保育、早期保育和教育、经济学、社会服务、项目评估、公共政策或其他领域。独立研究机构可能是非营利、营利或员工所有的合作社。一些组织专注于单一的政策领域，例如教育，而其他组织可能涵盖广泛的主题。咨询公司通常是大型组织，主要是为了盈利。他们倾向于关注业务管理或政策问题。小型企业有时提供研究和评估服务。这些主要是为了利润。他们更有可能专注于某种类型的研究或评估服务。以社区为基础的多用途组织可以提供培训、补贴或家长教育服务，但也可以进行研究。他们的从业者 - 研究人员镜头可能很有用。托儿资源和转介机构就是这类组织的一个例子。独立顾问可以为短期问题或长期顾问提供他们的专业知识。有时他们在上面列出的公司之一工作，但也可能独立签约。州政府的研究人员，但在您的部门之外，可能有能力为您开展研究项目。与“防火墙后”的人合作可能会加快数据共享过程。 62. L E A RN PROCU R E M E N T R E Q IRE M E N TS IN YOU R S T A TE2.了解您所在州的采购要求了解采购的基础知识和您所在州的采购要求非常重要。您将想了解要求前您对采购研究和评估服务感兴趣。这种先进的知识将帮助您进行计划，因为您将了解您的采购办公室期望和允许什么。您将知道需要多少个月才能开始进行新的研究或评估项目以及其他有助于使流程更顺畅的重要信息。我们在哪里可以找到相关的采购指南？您可能需要咨询您所在州的中央采购办公室以及您所在州的特定机构内部可能存在的要求。如果您使用的是州预算以外的资金流，那么您还需要参考这些资助者的指导方针。根据您所在机构的人员配置结构，可能会分配一名工作人员来了解州指南的最新信息。在