使用 SharePoint OOTB 的审核视图技术启用程序

SharePoint OOTB Workflows审计视图技术使能器

主要内容

• 工作流概述：工作流主要用于支持企业中的大型业务流程。在这些流程中，审计通常用于确保合规性。
• 清理机制：SharePoint OOTB工作流在执行60天后会自动清理实例历史记录，但工作流历史记录项不会被清理，仍然保存在SharePoint数据库中。
• 挑战：清理操作后，用户无法通过默认视图访问历史记录。

解决方案

• 审计视图技术使能器：该工具允许用户查看所有当前和过去的流程历史记录，即使清理操作已经移除了任务与历史记录之间的链接。
• 实现步骤：
  1. 配置工作流历史列表视图。
  2. 创建过滤视图以显示特定工作流名称的历史记录。
  3. 将项目/文档ID链接传递给过滤视图，并查询相关历史记录列表。
  4. 在特定项目/文档ID菜单中集成审计启用功能。

技术解决方案

• 无缝集成：与SharePoint用户界面无缝集成，提供弹出窗口供用户审查。
• 配置简便：无需外部依赖，可以在站点内配置，不需要特殊支持。
• 安全性：采用原生SharePoint安全模型，确保数据安全。

关键特性

• 用户体验：提供简单且互动的用户界面。
• 适用范围：适用于独立站点和使用配置引擎的站点。
• 成本效益：使用内部SharePoint API，无需额外成本。

应用场景

• 审批工作流：文档或列表项在发布前需要经过批准。
• 收集反馈工作流：支持组织内部人员对多份文件进行反馈和评论。
• 其他应用场景：签名工作流和问题跟踪工作流等。

优势

• 用户界面友好：恢复了清理操作后的原始功能。
• 可重用性：适用于独立站点和配置引擎。
• 无额外成本：利用内置SharePoint API，无需第三方工具或库。

关键数据

• 清洁作业后60天的工作流历史记录仍然存在于SharePoint数据库中。
• 审计视图技术使能器通过配置视图和过滤视图来恢复历史记录的可见性。