革命性的采购 ： Oracle 的无接触采购

白皮书May2024 革命性的采购： Oracle在行动中的无接触采购 Contents 摘要01 Introduction02 了解非接触采购03 Oracle非接触式采购04的主要特点 Oracle无接触采购的优势05 真实世界商业案例06 结论07 高效率。Oracle的无接触采购功能提供了简化且自动化的采购方法，能够消除手动任务、减少错误并加速周期时间。无接触购买过程通过自动将已批准的需求单转换为采购订单，并将其传达给供应商，从而增强订购过程的效率 。Hexaware拥抱供应链管理领域的最新发展，并利用Oracle云提供的功能来实现更好的商业成果。 Abstract在当今动态的商业环境中，组织不断寻求创新解决方案以简化采购流程并提 01 这份白皮书探索了Oracle无接触采购的关键特性、优势以及实施策略，通过展示实际业务案例和成功故事来阐述其变革性影响。此外，我们还探讨了无接触采购的特点，并描述了我们如何为客户提供该服务，自动化流程并提升用户体验。 Introduction0 2 在当今数字化时代，采购在推动组织成功中扮演着关键角色。传统的电子采购流程往往涉及手动任务、漫长的审批周期以及效率低下等问题，这些问题妨碍了组织的灵活性和成本效益。 尽管传统的电子采购简化了采购流程，但缺乏自动化且需要人工干预。随着采购业务的成熟，它经历了显著的变革，从一项战术性功能演变为数字化、无纸化和无接触的操作。这一演变降低了错误率和返工率，增强了对流程的控制和透明度，最终加快了订单处理速度。 借助Oracle的无接触采购解决方案，组织现在可以通过利用自动化、人工智能和机器学习来革新其采购操作，简化流程并实现前所未有的效率。 理解 无接触采购 03 通常，采购组织或部门负责从寻源到发出采购订单（PO）的整个过程。一旦发出采购订单，财务或应付账款部门则负责处理供应商发票的结算。在采购周期中，会识别出改进领域以减少成本或避免不必要的开支。降低采购订单成本的策略包括： 简化采购流程 这包括减少创建采购订单所需的步骤数量并简化审批流程。 自动化采购订单流程 实施自动化采购流程的技术可提高效率。 无接触采购代表了采购领域的一场范式转变，提供了一种完全自动化的端到端解决方案，消除了人工干预的必要。通过无缝集成OracleCloud，无接触采购使组织能够自动化请购创建、审批流程、采购订单生成、供应商沟通和发票处理，从而优化整个采购生命周期。 通过采用无接触购买方式，我们可以实现采购订单成本减少25-30%，并显著将从请购单（PR）到采购订单（PO）的平均时间缩短40%-50%。 Oracle的主要特性无接触采购 04 Oracle的无接触采购涵盖了一套全面的功能，旨在简化采购流程并提高运营效率。主要功能包括： 自动申请处理 自动将已批准的请购单转换为采购订单，消除手动数据输入并加快周期时间 。 智能审批路由 利用机器学习算法根据预定义的规则和阈值智能路由审批请求，减少瓶颈并确保合规性。 供应商集成 无缝集成供应商系统以实现实时通信与协作，提高透明度并促进更稳固的供应商关系。 预测性分析 利用先进的分析和报告能力，获取有关采购绩效、供应商趋势和成本节约机会的可操作见解，促进数据驱动的决策制定。 Oracle无接触采购的优势 05 Oracle的无接触采购采用为组织带来了多种好处。它减少了人为错误，从而提高了一致性和可靠性，改善了采购订单合规性和按时付款，并提升了速度 、效率和透明度。此外，这还有助于释放采购部门专注于更多增值项目/活动 。这些改进综合起来为企业带来了更多的成本节约。一些关键的好处包括： 成本节约 通过自动化手动任务和简化工作流程，无接触采购减少了运营成本并使组织能够实现显著的成本节约。 效率收益 自动化流程和智能路由加速了周期时间，提高生产效率，并整体提升过程效率。 减少错误 通过消除手动数据输入和人为错误，无接触采购提高了准确性和合规性，降低了costly错误带来的高风险。 自动化采购订单流程 提高效率 简化采购流程 交易成本降低25-30 % 减少人为错误 PR至PO周期时间减少40-50% 真实的商业案例 06 实施无接触采购已在各个行业中对组织产生了实际影响。例如，公司报告称，实现了25-30%的采购订单成本降低，并将从请购到采购订单（PRtoPO）的平均周期时间减少了40%-50%。这些改进不仅带来了直接的成本节约，还使采购团队能够专注于增值活动，如战略采购和供应商关系管理 。 无接触采购的优势清晰而令人信服。组织可以通过减少人为错误、提高效率 、实现成本节约、增强合规性以及提升透明度，将采购操作转变为战略性资产。随着采购环境的变化，无接触采购技术将在帮助组织在动态全球市场中保持竞争力和灵活性方面发挥关键作用。 利用非接触式采购功能转变采购 这些案例研究展示了无接触采购在推动运营效率、缩短周期时间以及使部门能够专注于核心活动方面的强大能力。Hexaware帮助组织利用OracleERP云的功能通过自动化采购流程实现显著的成本节约和运营改进。这些实施的成功凸显了无接触采购在各行业转型业务运营方面的潜力。 业务案例-1简化制造业中的采购 行业：制造和分销 挑战 一家领先家具制造组织的设计部门在获取办公用品时面临延误问题，这些用品经常需要立即使用。传统的采购流程对于他们快速的需求来说太过耗时。因此，他们希望避免通过采购部门来获取这些物品。他们寻求一种解决方案，能够使设计师能够识别供应商、谈判价格并启动请购流程。 Hexaware解决方案 •Hexaware使用OracleSelf-serviceProcurementCloud和OracleProcurementCloud实施了无接触购买流程。 •这个过程允许将获批的请购单自动转换为采购订单，从而消除手动干预的需要。 •此设置使直接与供应商进行谈判成为可能，在批准请购后，系统会自动生成采购订单并通知供应商。 解决方案实施和执行 •首席设计师被指定为买方，负责部门内的所有文具采购。 •当首席设计师提出请求时，他们会记录供应商、物品/类别和数量，并启动审批流程，该流程将依次经过设计主管最终到达采购经理。 •请批准后，采购订单将自动创建并由采购员审批，并通知采购经理。 结果 这种方法显著缩短了从请购到采购订单的时间，使设计部门能够迅速采购材料。解决方案包括： 自动创建采购订单 无需人工协议，提高了速度和效率。 受控支出 通过审批工作流设置采购限额并确保预算分配。 增强的安全性 数据安全措施只访问相关项目。 建议的Oracle解决方案 使用的模块 •Oracle自助采购云和Oracle采购云是此解决方案中使用的唯一模块。 •设计人员只能在提出申请时访问Oracle自助采购。 •已为所有采购启用预算控制。 控件 这些控件通过以下方式启用： •将设计师设置为买家，并限制设计师可购买的商品类别（仅限办公文具类别/办公文具）。 •在请购获批期间，它会流转至采购经理以确保采购部门获知相关信息，并确保相关预算得到分配。 •适当设置采购限额以确保支出控制。 •设置数据安全性以仅访问相关类别项。 业务案例-2：通过灵活的采购为财务赋能 行业：金融服务 挑战 领先的投资公司在阿联酋总部的财务部门经常为各部门员工采购各种数字产品和配件。然而，精简的采购部门希望将采购人员的关注点转向更为关键的采购需求，而不是花费时间和精力在琐碎的任务上。此外，他们还寻求为请求人提供选择所需物品的灵活性。 因此，他们寻求一种解决方案，能够使财务部门直接访问供应商的商店和目录以购买相关的办公文具和数字配件。 Hexaware解决方案 Hexaware实现了一种无接触采购流程，使财务部门能够自主采购所需物品。这一过程通过两种基本机制得以实现： 合同协议 •根据与供应商签订的长期协议自动创建办公用品的采购订单。•合同条款中包含最大购买限额，并需获得批准。•采购团队可以创建包含办公用品的请购单，并引用合同条款；一旦获得批准，系统将自动创建采购订单。 Punchout目录 •通过Punchout目录，供应商可以维护目录信息。 •允许请求方直接访问供应商目录，确保他们能够以协商一致的价格购买最新的商品，并且在批准后自动生成采购订单（POs）。 •当请求方从供应商Punchout站点返回时，还可以保持合同引用号。 结果 财务部门在采购方面获得了灵活性，减少了对采购团队的日常物品依赖。这一streamlined过程确保了： 直接访问供应商 赋予员工直接选择和申请所需物品的能力。 自动创建PO 利用合同协议和punchout目录进行高效订购。 预算和支出控制 通过预定义的采购限额和合同协议。 建议的Oracle解决方案 使用的模块 •此解决方案中使用了Oracle自助采购云、Oracle采购云和Oracle采购云 。 •财务部门只能访问Oracle自助采购以提出申请。 •买家使用OracleSourcing云平台最终确定供应商以采购物品，使用OracleProcurement云平台管理采购流程。 •已为所有采购启用预算控制。 控件 这些控件通过以下方式启用： •合同协议由采购和财务部门的相关审批人准备并批准。•在申请获得批准的过程中，系统会路由至采购经理，以确保采购部门知情并确保相关的预算分配。•采购限额适当设定，以确保支出控制。•设置数据安全措施，仅允许访问相关类别项目。 Conclusion 07 无接触采购代表了重要的技术创新，提供了前所未有的效率、成本节约和合规优势。组织可以成功部署符合其业务需求并驱动价值的无接触采购解决方案。随着采购技术与业务需求的发展演变，持续的评估和适应将是最大化无接触采购益处的关键。 Oracle的无接触采购解决方案在采购领域提供了革命性的进步，为组织提供了提高效率、降低成本和增强灵活性的强大工具。通过自动化手动任务、简化工作流程并提供actionable洞见，无接触采购赋能组织在当今竞争激烈的商业环境中实现运营卓越和战略成功。 Hexaware，利用OracleERPCloud的优势，处于帮助组织过渡到这一新范式的理想位置，确保采购流程的顺畅和无误。希望优化其采购功能的企业被鼓励探索Hexaware在无接触采购方面的专业知识。 关于Hexaware Hexaware是一家全球性的科技和业务流程服务公司。我们拥有超过30,000名Hexawarian员工，他们每天怀着一个共同的目标醒来：通过优秀的人才和技术创造笑容。随着这一目标日益受到重视，我们正稳步迈向成为世界上最受喜爱的数字化转型合作伙伴的愿景。我们还致力于保护地球，为我们的客户、员工、合作伙伴、投资者以及运营所在的社区构建更美好的未来。 在全球范围内，我们通过与企业合作，构建、转型、运行和优化其技术及业务流程，使其能够在19个国家的50个办公室的支持下实现大规模和快速的数字化转型。 在https://www.hexaware.com上了解有关Hexaware的更多信息。 取得联系