如何做好一场线下活动

如何做好一场线下活动 百世慧科技 市场部2024.07 主题 CONTENTS 01.活动前 02.活动中 03.活动后 ©百世慧2 活动前 活动成功的基石 百世慧科技 01 02 03 04 策划案 活动目的活动举办方 0708 活动嘉宾活动宣传（活动邀约） 活动对象规模 09 活动预算 活动主题 10 活动分工与执行 活动时间地点 11 风险控制及应急预案 活动内容议程 05 06 ©百世慧4 活动目的 0 品牌推广 通过活动提高品牌知名度、美誉度和影响力，让更多的人了解和认可品牌。 02 产品推广销售 直接展示和介绍产品，促进产品的销售，增加市场份额。 03 客户关系维护 加强与现有客户的联系，提高客户满意度和忠诚度。 04 培训教育 例如举办高研班、培训等活动，传播专业知识和技能。 05 庆祝与纪念 如公司周年庆、节日庆祝等，增强企业的文化氛围和员工的归属感 ©百世慧5 市场调研 产品/行业调研 了解当前市场趋势，确认活动主要产品或 行业，使活动更具吸引力。12 受众分析34 确定活动的潜在参与者群体特征。 了解他们对类似活动的参与意愿和期望。 竞争分析 时间/场地分析 分析不同时间段目标受众的空闲情况和参与可能性，以减少竞争和干扰。场地需要是目标受众集中地区。 研究同类型、同主题活动的举办情况，分析竞争对手的优势和不足，以便在策划中突出自身活动的独特卖点。 ©百世慧6 类型 1会议如行业峰会、学术研讨会、商务会议等，以交流信息、讨论问题和品牌产品推广为主要目的。 2展览会展示产品、技术、艺术品等，促进销售和合作。通常展览会参与企业众多，一般企业参与，第三方组织。 3走进客户 针对大型企业，深入了解客户需求、增强客户关系、提升客户满意度和忠诚度的活动形式。一般有两种方式： 1、仅客户内部参与。2、邀约外部客户一同参与。 4培训如技能培训、高研班等，时间较长的，传授知识和技能的活动。 5促销纯粹以产品销售为目的的活动，一般情况下活动针对C端用户较多。例如：618等线下活动。 6公益如慈善义卖、志愿者服务活动、环保行动等，推动社会公益事业。 ©百世慧7 预算 合理规划活动费用 预算执行与监控 跟踪活动成本，确保预算合理使用 预算编制方法 确定活动预算，包括场地、物料、人力等费用 预算调整与优化 根据实际情况调整预算，提高活动效益 预算分配策略 合理分配各环节预算，确保活动顺利进行 预算总结与评估 总结活动预算使用经验，为下次活动提供借鉴 ©百世慧8 场地 01 价格 场地的价格成本一定要控制，需要在预算范围内执 行。 空间 要根据活动预期人数选择 02能够足够容纳的场地。 交通 交通便利很重要，地铁附 03近是首选。若外地客户多，则高铁、机场交通需要考虑。 设备 主要看场地方是否能提供 04音响、话筒、LED屏幕、桌椅等一些会议必备的设备。物料布置是否具有合适空间。 ©百世慧9 议程 确定主题 设计议程框架 内容安排 时间安排 顺序编排 审核和调整 01 明确活动的核心主题，为议程的制定提供指导。主题明确需要注意： •相关性 •清晰度 •吸引力 •独特性 •简洁性 •可行性 •品牌一致性 02 设计一场线下活动的议程框架时，以下要点需要注意： •逻辑连贯性 •时间合理性 •多样性与平衡 •重点突出 •节奏把控 •引导和过渡 •高潮与结尾 03 在安排一场线下活动的议程内容时，以下这些要点需要留意： •目标契合 •层次分明 •难以适度 •实用性 •案例支撑 •广度与深度 •文化与价值观适配 04 一场线下活动的议程时 间安排需注意以下要点： •精确预估 •预留缓冲 •整体平衡 •考虑注意力集中段 •尊重参与者时间 •考虑交通、餐饮时间 •时间公式 •遵守时间承诺 05 一场线下活动的议程顺序编排需要注意以下要点： •开场吸引力 •重点前置 •逻辑连贯 •节奏变换 •考虑受众需求 •适应场地和时间限制 •动静结合（情况允许） 06 在初步制定议程后，进行内部审核和必要的调整，确保议程的合理性、连贯性和吸引力。一般最终审核需要和讲师进 行确认。 ©百世慧10 嘉宾 ©百世慧 专业能力 确保讲师在其相关领域具有深厚的专业知识和丰富的实践经验，能够提供有价值且权威的内容。 演讲经验 优先选择有良好演讲技巧和经验的讲师，他们能够清晰、生动地传达信息，吸引听众的注意力，并有效地与观众互动。 与主题的契合度 讲师的专业背景和经验应与活动的主题紧密相关，能够针对议程的核心内容进行深入且准确的讲解。 口碑和声誉 了解讲师在行业内的口碑和声誉，参考其过往参与类似活动的评价和反馈。 时间可用性 确认讲师在活动举办的时间段内有足够的时间进行准备和出席活动，避免因时间冲突而影响活动进行。 合作意愿 讲师应对参与此次活动表现出积极的合作意愿，愿意配合活动组织方的安排和要求 费用和预算 考虑讲师的费用是否在活动预算范围内，确保不会因讲师费用过高而影响活动的整体成本控制。 11 物料 宣传物料 •主KV •邀请函 •红头文件 •预热视频 现场物料 •签到处物料 •指引物料 •音响设备 •投影或屏幕 •展示物料 •氛围物料 •茶歇、礼品等 活动资料 •产品手册 •议程表 •嘉宾演讲稿（视情况而定） •签到表 注意要点 提前规划 质量把控 预算控制 运输存储 现场布置 应急预案 环保意识 人员培训 ©百世慧12 宣传推广邀约 网站、微信、知乎、微博、 自媒体渠道宣传 活动关联公司销售人员，并 工作人员朋友圈等。销售人员邀约 活动相关的媒体平 对销售人员进行邀约目标制定和邀约情况跟进。 台（网站、公众号、群、互动吧、活动行）等。 利用公司电销人员，拟定拟邀名单，进行电销一对一邀约。 外联媒体平台宣传 电销宣传邀约 宣传推广 客户邀约 合作伙伴邀约 软件、硬件合作伙伴推广邀约，现有合作客户推广。 第三方数据机构进行合作邀约客户，第三方需要关注其覆盖面和邀约质量。 第三方邀约渠道 诸如发邮件、短信等，都可 其他以尝试，也会有一点效果，但是相对来说，用户体验不 是很好。 ©百世慧13 参会人员 会务人员销售人员嘉宾讲师 行程安排 三类参会人员到达会议地点的时间，一般会务组会提前半天或一天到达，其他人员提前2小时到达 交通住宿 参会人员 确认参会人员的交通方式以及住宿酒店，在预算范围以内 ©百世慧14 工作推进表 活动时间推进表 计划内容 执行时间 执行人 2022年3月-4月 执行要点 序号 执行分类 项目 工作细项 开始日期 完成日期 负责人 协助人 4/25 4/26 4/27 4/28 4/29 4/30 5/1 5/2 5/3 5/4 5/5 5/6 5/7 5/8 5/9 5/10 5/11 5/12 5/13 1 活动筹备 社区联系 联系社区确定活动是否可举行 2022/4/27 2022/4/26 刘海瑞 - 活动覆盖范围、活动时间 2 活动场地选择 联系社区确定活动开展场地 2022/4/26 2022/4/26 刘海瑞 - 场地大小、场地可使用时间、场地照片 3 活动主题确定 根据活动时间及区域确定活动主题方向 2022/4/26 2022/4/26 蒋瑞 - 切合时间、当地人群需求、接地气 4 活动策划方案 对活动方案进行策划，确定活动执行细节 2022/4/26 2022/4/26 蒋瑞 - 可执行性强、要点明确、细节完善 5 费用预算 针对活动进行费用预算 2022/4/26 2022/4/26 蒋瑞 刘海瑞 保证活动效果的情况下节约成本 6 讲师邀请 根据活动主题邀请讲师并进行讲座资料准备 2022/4/27 2022/4/28 隋美玲 - 讲座内容切合主题、节约费用 7 合作商洽谈 根据活动主题邀请第三方合作商洽谈相应事项，确定参加方式及第三方产品信息。 2022/4/27 2022/4/28 刘海瑞 蒋瑞 布展要求、产品选择、现场布置 8 活动宣传文案 根据活动方案进行活动内容进行文案包装，确定活动宣传文案及发布方式 2022/4/29 2022/4/29 蒋瑞 - 醒目、引人、构建需求、满足需求《活动物料规划表》 9 活动宣传物料 对活动物料进行设计、制作 2022/4/29 2022/5/8 蒋瑞 姚敏 醒目、格调、大气、健康 10 活动设备筹备 根据需求进行检测设备准备 2022/5/5 2022/5/8 蒋瑞 刘海瑞 运行状态、电源、备用设备、打包 11 活动物资筹备 根据活动策划方案对小礼品等物资进行筹备 2022/5/5 2022/5/8 蒋瑞 刘海瑞 礼品实用、接地气、引人、实惠 12 活动人员安排 根据活动规模及现场布置情况进行现场人员布置及安排 2022/5/5 2022/5/8 蒋瑞 刘海瑞 能够参会、专业相关 13 活动宣传渠道及执行 确定活动宣传渠道并进行宣传 2022/5/8 2022/5/10 刘海瑞 蒋瑞 社区渠道、人流集中区域、横幅、线上渠道 14 现场执行（讲座环节） 现场布置 根据现场布置图进行活动现场物料及设备布置 2022/5/11 2022/5/11 蒋瑞 刘海瑞、李萍萍、 李虹霖 参照《活动现场执行表》 15 讲座设备调试 对投影、电脑、话筒进行调试 2022/5/11 2022/5/11 蒋瑞 李萍萍 16 检测设备调试 对检测设备运行状况进行检查 2022/5/11 2022/5/11 李虹霖 刘海瑞 17 合作商准备事项 协助合作商进行布展 2022/5/11 2022/5/11 刘海瑞 蒋瑞 18 讲师预演 讲师到场后进行演讲设备进行试用预演 2022/5/11 2022/5/11 蒋瑞 - 19 防疫工作准备 防疫检测工作准备（体温枪、场所码、隔离区等0 2022/5/11 2022/5/11 蒋瑞 李萍萍 20 入场查验及引导 引导用户检查防疫工作后入场入座 2022/5/11 2022/5/11 蒋瑞 李萍萍 21 现场纪律维护 讲师开场后进行对现场纪律进行维护 2022/5/11 2022/5/11 刘海瑞 - 22 现场宣传资料拍摄 对现场活动宣传资料进行照片、视频的拍摄（包含体验环节全程拍摄） 2022/5/11 2022/5/11 蒋瑞 - 23 现场活动直播 利用微信视频号进行活动现场直播（包含体验环节全程直播） 2022/5/11 2022/5/11 蒋瑞 - 24 现场执行（体验环节） 体验引导人员 讲座结束后引导用户前往体验区进行健康体验 2022/5/11 2022/5/11 李萍萍 - 25 体温、血压、体脂、体重检测 专人负责该区域的检测工作，并告知客户相应的检测结果 2022/5/11 2022/5/11 支援人员 - 26 尿机检测 专人负责，指导用户检测流程 2022/5/11 2022/5/11 刘海瑞 - 27 心电检测 引导用户进行检测 2022/5/11 2022/5/11 支援人员 - 28 血糖、胆固醇、尿素检测 专业人员进行采血检测 2022/5/11 2022/5/11 李虹霖 - 29 社群引导加入及小礼品赠送 负责对健康小屋等再次与用户交流，引导用户加入健康小屋社区并赠送参会小礼品 2022/5/11 2022/5/11 蒋瑞 - 30 活动结束 现场设备、物资清场 整理现场设备、物资进行清点整理，分类入箱 2022/5/11 2022/5/11 蒋瑞 刘海瑞、李萍萍、李虹霖 31 现场卫生清理 对现场卫生进行清理，座椅归位 2022/5/11 2022/5/11 蒋瑞 刘海瑞、李萍萍、 李虹霖 32 活动后期 活动传播 对活动进行文案及图片编写美化，对视频进行简介。在传播渠道进行宣传。 2022/5/11 2022/5/12 蒋瑞 姚敏 传播及时、文案切合民生、品宣为主，视频新