项目后送时的信息和资产数据传输

AUGUST2023 项目后送时的信息和资产数据传输 Contents 节页面 1.Introduction3 2.钥匙消息4 3.项目管理5 4.符合 项目协议要求6 附录1 模板操作和维护PPP/PFI回交要求 工作簿。8 Section1 Introduction 合同到期后，ProjectCo及其供应链将被要求转移在合同期限通常为20至30年的资产数据和文件。 值得注意的是，“资产”通常是指使当局或后继承包商能够拥有、运营和维护项目的所有资产和权利，包括: 理想情况下，当局将在运营阶段进行定期数据质量审查，这意味着数据的最终质量检查应该成为相对简单的最终检查。在任何情况下，当局将需要确保在传输之前完成足够的审计以验证数据的完整性。 很容易低估多么困难和 1. 2. 3. 任何土地或建筑物。 任何设备。 任何账簿和记录（包括操作和维护手册、健康和安全手册以及其他专有技术）。 4.任何备件、工具和其他资产（以及与转让资 产有关的任何担保）。 5 6. 任何收入和任何其他合同权利。 任何知识产权。 为了有效地管理这种传输，当局将需要验证这些数据 的质量和传输过程。 在first中识别是耗时的 实例，需要什么数据集和什么格式，然后在足够的时间内提取和验证所需的交回数据信息，以确保成功的到期和交回转换过程。因此，为了最大程度地降低风险并留出时间采取任何纠正措施，建议当局，ProjectCo和FM服务提供商应在早期阶段计划并测试将数据传输到当局系统的过程。 Section2 关键信息 1. 2. 这些资产需要支持未来的服务提供。 当局已经为资产支付了费用，以满足退回 标准。 3.如果他们不符合这些标准，当局可能不 得不在未来的某个日期再次付款。 4.资产数据需要以安全、有效和高效的方 式管理和运营到期后的资产。 •尽早与ProjectCo及其FM服务提供商进行适当级别的合作，以建立管理资产状况和到期数据的流程，从而降低与各方交回相关的风险。 •带来合适的技术和项目管理专业知识。 了解与资产状况和数据相关的项目协议条款。 与当局的商业战略和项目关系管理计划紧密联系。 了解资产到期后需要什么。 • • • 为什么它事项。良好的资产退回涉及： 1. 2. 查看资产状况和资产数据的标准，直至交回。 在合同到期之前很好地了解可用的资产和 数据。 3.考虑数据包含在不同介质(纸张、CD-ROM 、共享驱动器等)中的过程含义以及合同/合同信息和数据可能存储的位置。 4. 5. 审计资产数据质量和数据传输过程的测试。 在交回点及其后创建数据转换的远期计划，因 为某些数据仅在正式交回日期后可用。 6.提前考虑应急计划，例如，信息/数据存在差距，直到交回。 7.考虑任何未来的预算要求和相应的计划 。 建议采取的措施包括： Section3 项目管理 预计，鉴于退回过程的复杂性，建议使用专用的项目管理资源，因为强大的项目管理对于确保成功的到期和过渡过程至关重要。信息和数据需要在不同的团队之间流动，活动需要排序，以确保在采取行动和做出决定之前有足够的知识。 考虑是否有任何数据库和操作系统将迁移到授权机构与现有系统兼容。授权机构应理想地与项目公司共同创建单个数据集，这建立了信誉和信任-参见附录1-模板操作和维护PPP/PFI回送要求工作簿。 ItwillbeimportanttocheckanduseallinformationreportingmechanismswithintheProjectAgreement.Therighttoinformationreportingusesoftenrequiresbytheauthority,asProjectAgreementsaregenerallystructuredaroundroughself-reportingofperformancebytheProjectCo. • • • 积极利用所有项目协议的信息权利。 挑战接收数据的完整性和准确性。 适当使用付款和绩效机制，以激励在退回前的正确行为。 这些因素使得在退回阶段的当局必须： •建立其他流程，以系统地收集、评估和跟踪支持回交流程所需的任何项目协议信息。 •审查并质疑当局收到的数据的完整性和准确性。 在项目协议到期后支持资产和服务的未来运营的背景下，积极评估项目协议下可用信息的充分性和数据的管理是重要的。数据和信息需要在到期后管理和运营安全合规的资产，以便有效和高效地提供公共服务。 这使得必须对与资产交回相关的所有流程进行早期和仔细的规划，无论是实物资产还是数据资产。到期和过渡过程中的一个重要部分是确保资产完全按照合同要求归还当局，其退回条件和相关数据的完整性对于实现物有所值和服务连续性的核心目标至关重要。 Section4 符合 项目协议要求 TheProjectAgreementwilldefineandsignpostthenecessarydatatoidentifycontractcompliancewithassetconditionsobligations. 重要的是审查和验证资产数据转让、法定合规信息、系统集成和关键人员、分包合同和专业供应链合作伙伴的保留要求，例如与电梯有关的保险信息，包括任何正 需要以及为什么这样的要求是合理的。关系管理和治理结构可能需要考虑升级为必要的。 当局还应该准备好，及早提供数据和及早识别数据质量或资产状况方面的任何问题将在到期阶段后期减轻所有各方的风险。如有需要，当局应利用项目协议下的可用激励机制，通常为： 在进行的维护合同，作为将转让哪些资产的更广泛考 虑的一部分。 重要的是要审查项目协议和相关变更文件，以获得到期时将转让的资产的清晰列表。这应包括作为在合同期内完成的任何变更的一部分而引入或变更的任何资产。可能有相当多的资产，包括新的和现有的（保留的房地产 ）建筑物，机械和电气设施和基础设施，固定和松散的家具和设备（FF＆E），以及相关的医疗设备。此外 ，信息资产可能以系统（例如，计算机辅助设施管理或商业信息系统），数字数据或硬拷贝的形式出现，例如操作手册和图纸，也应考虑与知识产权有关的任何数据 。 • • • • • • • 竣工图。 资产登记册。 建筑布置图。 餐饮和自动售货设备。清洁和废物管理设备。社区使用和第三方让信息。 合同管理信息。 TheProjectCoandFMserviceprovidermayberelimitabletoprovideinformation,andinthesecircumstances,anauthorityshouldreviewandenforceallrightstoinformationassetoutintheProjectAgreement.Althoughitshouldnotbenecessary,anauthorityshouldbepreparedtoexplayto •业绩扣除额。 •服务故障点。 •Ratchets继续报告失败。 •增加日常监测。 •检查和审计权利的应用。 预计项目公司应在整个合同期内维护基准资产数据 ，并在到期时将其移交给当局。这应包括但不限于以下信息： • • • • • • 可转让耗材 可转让FM办公设备。可转让股票。 TUPE信息。用户手册 变更/变更详细信息（包括维护和生命周期 更换是否包含在每个变更中的详细信息）。 •保修。 • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 设备清单。 外部和园林绿化设备。 信息自由的要求。健康与安全档案服务台记录。 ICT。 检验和测试报告。无形资产。 关键联系信息。密钥寄存器。 生命周期和维护计划。生命周期替换记录。维护记录。 强制性和法定合规记录。 操作和维护手册/用户手册。计划的预防性维护计划。 以前的状况调查。 建筑开发和更换工程记录。公用事业消耗记录。 公用事业采购记录。房间数据表。 住宿时间表。 示意图（M&E安装）安全和门卫设备。 第三方合同信息。 培训记录。 审查这些文件将有助于当局了解资产和相关数据的质量 。可能还需要使用当局的审计和保证权来验证资产状况和数据。这些数据也将是未来服务开发的重要输入。 附录1 模板操作和维护PPP/PFI回交要求工作簿。 信息和数据需要在不同的团队之间流动，活动需要排序，以确保在采取行动和做出决定之前有足够的知识 。 当局应考虑与ProjectCo共同创建单个数据集，因为这可以在各方之间建立信誉和信任。 所附模板提供了项目公司在退回项目之前和之前交付的行动和信息的基准清单。该行动清单来自PFI/PPP类型项目的横截面，应由相关机构进行审查、重新定义/改进，以最适合其特定项目退回要求 。 该工作簿还引用了（如果可用）NBSUiclass2015项目管理（PM）和系统（Ss）代码，该代码现已成为BIM和ISO19650信息管理流程的组成部分。这种方法将允许用户集成建筑和设施管理行业不同部分使用的Uiclass分类系统，以允许公共机构和设施管理者使用Uiclass代码对信息，数据和记录进行分类，以在项目完成回交过程时帮助管理回交信息。 正如上面所建议的那样，期望此表应在各方（项目公司，管理服务提供商，FM提供商和当局）之间进行协作审查，并重新确定（如果需要）。 TheOperations&MaintenancePPP/PFIHandbackRequirementsworbookconsiderestheinformationdeliverables,responsibilities,andpre-handoverrequirementsandthese 应通过C，D，L＆M栏确定。“C”栏表示项目协议所需的信息，“D”栏用于任何其他项目信息和/或数据。值得注意的是，“D”栏所需的信息可能不是合同要求，因此可能需要协商。 任何必要的表格调整应符合项目开始阶段可用的Uniclass2015项目管理（PM）和系统（Ss）表格版本。 可以通过以下链接找到有关Uniclass应用的背景和支持工具以及信息：- https://www.thenbs.com/our-tools/uniclass 请注意，Uniclass表格每季度更新一次，包含用户反馈，并且可以通过以下链接下载最新和历史的Uniclass表格： https://uniclass.thenbs.com/download 如果以前下载过这些表格，则应进行检查，以确保所使用的版本是最适合满足相关需求的版本。