大型活动会务接待方案

大型活动会务接待方案 氛围布置 机场布置 入住与餐标 酒店布置 接送部分 机场布置 接机流程 当客户走出飞机通道口，即可看到在旁边等候的礼仪小姐与接机牌，在确认身份信息后，礼仪小姐献上鲜花，并在礼仪的带领下，进入展台进行签到、合影，并前往等候区休息片刻。随后，客户将坐上专属班车接送客户前往酒店休息。 接机牌 LED屏欢迎板 周年大事记 酒店布置 XXX酒店XXX酒店 酒店名称 种类 XXXX酒店 XXXX酒店 规划性 ★★★★★ ★★★ 交通 ★★★ ★★ 价格 ★★★★ ★★★ 品牌 ★★★★★ ★★★★★ 配合度 ★★★★★ ★★★★ 综上所述： XXXXX酒店： 1、距离市中心最远，但离第二天场地最近，只需要5min左右的车程； 2、场内环境好，但场外环境较差，不利于美陈摆设； 3、由于XXXX酒店隶属于XXXX集团，在当地具有品牌唯一性，因此配合度也相对较低； 4、价格属于中等偏上，有一定性价比优势。 XXXXX酒店： 1、位于郊区与市中心的中间点，距离适中，地理位置优越； 2、场内场外的格局好，可规划性强； 3、与国际会展中心为邻，每年都有公司在此举办重大活动，经验丰富，配合度高； 4、价格最低，有很高的性价比优势。 入住与餐标 （酒店入住） 酒店入住背景板 “以下报价仅供您参考，合同未签订期间酒店保留因节假、入住率较高调整房价的权利，最终一切以合同为准，另报价期间涉及的客房及会场暂未预留” XXXX酒店客房数量及价格：（币种：人民币） 客房类型 入住日期 退房日期 每日房间数 优惠房价（人民币/间/晚） 市面价 （人民币/间/晚） 入住与餐标 （餐饮及会场安排） XXXX酒店餐饮及会场安排 基于所订酒店客房数量，酒店愿为贵公司提供以下特别优惠餐饮价格。酒店保留依据此次活动的住宿安排而变动餐饮套餐权力。 日期 活动形式 摆台形式 场地 预计场地 保证人数 价格 (未包含提前入场费用入场具体价格根据具体时间而定) XXXX酒店会场安排价格：（币种：人民币） 日期 时间 地点 活动名称 布置 预计人数 门市价格（人民币） 优惠价格（人民币） 接送部分 旅游大巴及别克商务车报价：（币种：人民币） 车型 接送地点 直客价 结算价 别克商务车 XX-XXX酒店 45座大巴 XX-XXX酒店 外场分组长 会务组长 即时通讯设备，保证整个活动 周年庆典 外联 内场分组长 物资 协调 导演 AV 舞美 外场接待 接机 接车 以上各小组分别由不同人员定点定人定时负责，做到一对一定点式对接，并全程配备无限 流程顺利进行。 接送宾客 分群分组 A：异地航空到达 把异地乘飞机来往XX，出席活动的宾客，统一航班出行的时间，定在10月11/12日到达XX机场。 统计好宾客到达时间安排专车直接从XX机场接到XX酒店， 直接入住酒店。 A：异地高铁到达 高铁到达宾客，统一在10月11/12号上午，到达接送地点：XXXX站 根据统计到宾客到达 出站的时间段。分成3个班次时间，用专程大巴来接送宾客，到XX酒店。 C：异地客运大巴到达 不建议安排接送服务XX当地客运站分散，无法做到统一接送与宾 客汇集通知。 建议在邀请时，通知宾 客可以通过滴滴打车的软件，自行安排出行。 A组 接送方案 XX机场—XX酒店 路程约42分钟，相隔43.5公里途径XX路，XX大道。 路程近：可以安排在上午接机，中午赶到酒店 10月11日第一班接送 10:30候车-11:15准时开 车 XX机场—XX酒店 A组 接送行程-大巴接送 预计到达酒店：11：15 嘉宾吃饭休息 第二班接送 14:20候车-15:05准时开 车 预计到达酒店：15:05 10月12日XX机场—XX酒店 11:30候车-12:15准时开车 嘉宾吃饭休息 A组 建议XX 1.指定接送机场（XX），XX可自行出行 2.指定接送车型（根据统计航班统一，宾客数量，建议大巴接送。反之，则建议安排商务专车接送。避免铺张浪费，时间点难统计，宾客参会体验差。） 3.X可在10月09-10月10日前落实好A组客户的出席情况，再与XX，进行最终确认，发布接送服务通知信息。 B组接送方案 XX高铁站—XX酒店 路程约15分钟，相隔7.5公里途径昌盛路，南湾南路。 路程近：可以安排在上午接机，中午赶到酒店 B组 建议XX 1.指定接送高铁站--XXXX站，宾客可选择做专程大巴&自己出行。 2.指定接送班次时间点（根据统计出站时间，宾客数量，设定大巴数量/接送班次/。不排除有些宾客不愿意花时间等待班车发车时间，自己叫车单独出行会场。） 3.X可在10月09-10月10日前落实好B组客户的出席情况， 再与XX，进行最终确认班车发车时间和班车数量，发布接送服务通知信息。 大巴及 向导介绍 金龙大巴 座位：限座53人，可容纳52位嘉宾座位。 向导 作用：可根据活动性质进行描述讲解。 候车时可招引嘉宾、提放行李、递水服务等。路途中活跃气氛，缓解嘉宾路途疲劳的感受。到站时提醒嘉宾下车时注意随身物品，指引帮 助嘉宾拿行李进入酒店。 建议：一车一向导搭配 商务车 介绍 奔驰威霆 座位：限座7人，可容纳6位嘉宾或工作人员座位。 专配司机：着装正式、白手套，帮助嘉宾提放行李 别克GL8 座位：限座7人，可容纳6位嘉宾 或工作人员座位。 专配司机：着装正式、白手套，帮助嘉宾提放行李 本田奥德赛 座位：限座7人，可容纳6位嘉宾或工作人员座位。 专配司机：着装正式、白手套，帮助嘉宾提放行李 运用移动互联网工具，发布活动相关信息，并提供报名页面 建议结构：首页（九宫格或下拉菜单）、会议介绍、嘉宾介绍、会议日程、会议报名、个人中心、参会指南、地图导航、联系我们等 360个字段报名表单随意配置 支持自定义字段 可设置字段间的逻辑规则和操作支持字段显示/隐藏模式 参会人信息随时增删改查 订单信息一目了然 报名状态实时追踪 付款提醒及时发送 审核管理清晰高效 说明： 1、国内嘉宾通常发送短信电子凭证，国外嘉宾通常使用邮件发送 2、二维码个人唯一 3、凭二维码到会场签到领取参会证件 车号 目的地 XX酒店 001 嘉宾出示电子参会凭证 机场扫码签到 身份验证 同步签到数据 会场接受信息 设置4个迎接点： ①XX机场 ①XXXX站 每个迎接点设置： 嘉宾迎接和媒体记者迎接 为了避免接送时发生错误，因此安排了机场和火车站签到，确认嘉宾身份 使用说明：来宾出示二维码电子票，在微光盒子上扫描，电脑验证身份，打印机快速出证。 •身份验证：输入签到码或者扫描二维码，验证参会者身份 •参会凭证：验证身份后，现场打印参会凭证 •前期准备：电子签到软件、电脑等硬件、签到员、需要导入的名单 工作人员可通过移动端、PC端、网页端实时掌握、管理签到数据 汇报完毕