2024大型活动标准化执行手册

Manual ForLargeEvents 大型活动标准化执行手册 STANDARDIZATIONIMPLEMENTATIONMANUALFORLARGEEVENTS 流程安排是纲领 前期准备是基础合作执行是关键控制应变是保障 细节的把控决定效果后期跟踪是超越的所在 目 01、手册说明 MANUALDESCRIPTION 录 02、活动环节一：信息沟通 ACTIVITYLINK1:INFORMATIONCOMMUNICATION 03、活动环节二：方案制定 ACTIVITYLINK2:PLANFORMULATION 04、活动环节三：开会分工 ACTIVITYLINK3:DIVISIONOFLABOR 05、活动环节四：活动筹备 ACTIVITYLINK4:EVENTCOORDINATION 06、活动环节五：全体排练 ACTIVITYLINK5:REHEARSAL 07、活动环节六：现场执行 ACTIVITYLINK6:SITEEXECUTION 08、活动环节七：会后跟进 ACTIVITYLINK7:FOLLOWUPAFTERTHEMEETING 09、工作人员礼仪 STAFFETIQUETTE 手册说明 本手册讨论对象为接待等项目，由于大型公开性活动工作较为复杂，涉及赞助招商、媒体宣传以及更多繁杂的现场服务等事宜，因此，大型公开性活动需要在具体执行中制定严谨周密 的活动执行方案，本执行手册仅为大型公开性活动提供原则性指导。 本手册将活动执行分为七个环节：信息沟通、方案制定、开会分工、活动筹备、全体排练、现场执行和会后跟进，以供执行负责人把握整个执行过程，避免因缺乏程序和规划而造成执行疏漏或偏差，实现清晰的活动把握、周到而创新的方案设计、明确的人员分工安排、完美的现场执行和持续到位的会后跟进，最终完成一个完美的活动执行过程。 活 宣 动 传 预 策划 策划 算 开拓整合资源规范专业执行构建完善模式 执行总结 执行管控流程 现场图片及录像 客户评价 人员分工 项目接洽 策划方案 项目统筹 物料准备 项 目接洽流程 项 目规划流 现场流程 物料申请审核流程经费申请付款采购 程 项目执行 资料收集反馈给客户并保存归档 成本清单反馈 执行人员评估项目宣传推广 朋友圈发文/微信公 众号推文/抖音/快手/ 小红书同步推广 项目前期职责构架 前商务 期部 项目负责人 项目管理流程 文案 创项 意目 文文 案案 策划 项目接洽流 程创视 意频 方/ 案图 片 /音乐 场场平地地面尺规图寸划 图图 项目执行人 3D预预算估 项 目 立项 设计 平面 尺 寸图 效 果 图 项 项 项 目 目 目 进 需 周 度 求 汇 表 表 报 报成 价本清 单 项目前期接洽流程 工作流程 准备工作 主要工作要求内容说明，洽谈重点 业务部 执行配合 ·提前提供客户需求表 勘察场地 拍摄场地实景图测量场地使用面积绘制场地规划图 ·对方企业官网，宣传ppt，微信公众号及相关资料 ·了解项目规模，场地及其可操作性 1.初步接触 ·了解其公司企业文化，企业背景、规模、相关产品及产品卖点等·本公司自有优势资源，活动经验，案例讲解 ·了解合作方关键人物，组织机构，合作意向，资金条件·了解对方初步想法和建议 ·公司案例展示PPT文档（辅以项目宣传视频/图文链 2.细节洽谈 接等，可多维度展示公司实力）·项目初步策划案构架（包括：活动主题方向，活动形式，主要内容建议；执行流程安排，大体预算等）·预约项目汇报时间及地点（根据项目大小，预留一 ·讨论策划案，获取客户对项目的具体要求及意见·获知项目的着重点及难点·客户倾向性 物料造价预算成本预测工程预测 周时间进行项目策划）·根据客户要求进行开展创意的策划案 3.项目汇报 ·检查策划执行方案，宣传方案，预算明细·准备汇报手提电脑，方案PPT文档（备用辅助展示方案其他视频资料等）·方案打印，盖章装订成册（投标使用） ·项目汇报·合同条款认定公众号营销星球 物料材质讲解施工安全解答供应商调度 ·汇报流程安排：主讲人，答疑人 项目前期执行配合细则 工作内容 注意事项 业务部 （设计部及执行） 场地勘察 了解可使用区域/规划活动动线/场地方限制/卸货通道 设计师，项目负责人，项目执行人 拍摄场地图 外场通道（局部及全景）/舞台（局部及全景，注意现场条件限制情况）/内场全厅 设计师，项目执行人 测量面积 实际场地面积/长宽高搭建区域面积/局部物料摆放位置不可用区域/预留通道 设计师，项目执行人 注：所有勘察结果形成文件形式存档，现场图片整理归档（文件名：场地地址/使用厅）；外内场地尺寸形成电子版文件归档（标注实际场地尺寸及使用面积尺寸） 创意方案 （头脑风暴） 形成方案 确认 推进周报 项目推进策划阶段 任务分工 参与部门 讨论重点 会后工作 任务分工 ￭ 项目背景，需求 ￭ 是否值得继续跟进 ￭ 撰写初步策划案 初次策划会议 业务部联络人，项目负责人，活动策划，执行统筹 ￭ 项目立项 ￭ 形成文字会议结果 初次策划会议 ￭￭ 活动概念和形式头脑风暴-创意收集与分析 ￭ 向领导汇报进展 •客户反馈意见 •撰写策划执行方案初稿活动内容，创意阐述，执行流程，宣传对策及预算•方案由策划师进行美化包装•向领导汇报进展 •策划案大体框架 提案后协调会议 业务部联络人，项目负责人，活动策划，执行统筹，设计师，渠道供应者 •形式和内容设计•创意亮点•初步设计（场地规划，平 提案后协调会议 面视觉设计，3D效果图等）•项目基本成本 ￭ 客户意见公众号营销星球 •撰写策划执行方案定稿（活动内容，执行流程，宣传计划及预算）•向领导汇报进展•确定供应商并开始联络，演绎，物料制作，场地等•执行负责人开展部署工作 细节谈判后协调会议 业务部联络人，项目负责人，活动策划，执行统筹，设计师，渠道供应者，执行负责人 ￭￭￭ 内容，执行细节确定现场效果图宣传推广方案确定 细节谈判后协调会议 ￭ 物料方案 ￭ 预算方案（成本/报价） 客户确定报价明细 项目后期职责构架 客户确定效果方案 项目执行人 出品把控 物料审核 人员调配 搭建物料 场地规划区域拆解 施工说明 成本控制 主持人 确认场地规划尺寸所需物料尺寸 制作物料确认方案 报管清单灯光清单 现场物料清单采购清单花艺清单 提供选择清单/档期 演绎统筹 化妆师演员 摄影摄像 客户选择确认 下单确认 客户确定活动流程 创意组 执行准备 兼职人员执行脚本 音/视频资料 流程道具清单 执行总结 现场图片及录像归档 客户回馈表执行人员评估 现场联络表 项目宣传推广 项目推进筹备管控 管控环节 主要工作要求及内容说明，洽谈重点 负责人 时间管控 制定项目时间推进表和节点控制。活动进行的时间是不可更改的，时间管理必须根据活动进行的时间来倒推。 项目负责人 供应管控 外包服务管理：外包人员服务要求，设备及物质资料的供应的调度。活动执行过程中会涉及到食宿，交通，灯光，音响，舞台，服装，道具，特技，录制等，这些对专业活动运营公司大都采用外包的模式，那就需要对外包的供应商进行有效管理。 项目成本监控：货比三家/价优质优态度良好优先选择/询价/问价/比价/把结果告知项目负责人及领导/确认下单/报备批款 进场程序调度：活动场地都有搭建时间的限制/确认可进场搭建时间根据供应商外包工作内容和搭建进程，按照搭建顺序分别通知进场时间，避免卸货环节冲突 项目执行人 人力监控 活动现场负责人，团队的人员配置和管理，甚至包括现场兼职人员的管理。 项目执行人 ·物料流通时间越短，速度越快，统筹的周期就会越短，项目执行的可控性越高。 ·低投入高产出，分散采购或者集中外包，减少中间环节，加工制造组装分配，运输调度。 · · · · 制定道具 预定服务人员 广告物料校稿下单采购询价下单 造价 渠道 原则 · · · · · 工艺材质/数量规格 货比三家/择优合作 可重复利用分摊成本 不可重复利用一次性消耗品可代替已用成品租赁 Manual ForLargeEvents 活动行业工作指南 STANDARDIZATIONIMPLEMENTATIONMANUALFORLARGEEVENTS 流程安排是纲领 前期准备是基础合作执行是关键控制应变是保障 细节的把控决定效果后期跟踪是超越的所在 活动信息沟通表 活动名称活动时间 活动地点 举办单位 协办/联办单位 执行负责人 活动规模 执行部门 执行单位负责人 活动目的活动意义主要领导嘉宾邀请媒体邀请主要流程活动标准其它要求 01 活动环节一：信息沟通 ACTIVITYLINK1:INFORMATIONCOMMUNICATION 信息沟通是活动执行中的第一环节，充分的信息沟 通以及对活动成熟地思考是活动举办成功的基础，也能尽可能避免由于活动理解偏差和信息失真造成的反工、遗漏和时间浪费等问题。因此项目总负责人须在活动正式筹备之前，与领导和其它人士进行充分沟通，在可允许的范围内争取了解尽可能多的信息，填写下列活动信息沟通表，再筹划下一步工作公众号营销星球。 02 活动环节二：方案制定 项目负责人信息沟通 填写活动信息沟通表 制定活动方案与执行方案 与项目组讨论（第二版） 将活动方案（第二版） 提交领导审阅 根据意见确定最终方案 ACTIVITYLINK2:PLANFORMULATION 整体流程如图： 活动方案是活动执行的指导性文件。 在活动信息沟通完成之后，项目负责人填写活动信息沟通表，项目组制定活动方案与活动执行方案（初稿），组织各部门讨论，根据修改建议形成活动执行方案（第二版），提交给领导审阅，最后根据领导反馈意见制定活动执行方案（最终版）。 02 方案基本要素 BASICELEMENTSOFTHESCHEME 一般性活动简要方案基本要素 重大活动精细方案基本要素 1、活动名称与目的； 1、活动名称、背景、目的、意义与口号； 2、活动时间与地点； 2、举办/承办/联办单位；3、活动时间地点； 3、举办/联办/协办单位； 4、活动与会领导、嘉宾、媒体与规模； 4、与会领导、嘉宾、媒体与规模； 5、活动详细流程； 5、简要流程。 6、赞助机构/作媒体；7、活动会务服务；8、其它事项。 02 活动执行方案基本要素 BASICELEMENTSOFTHEIMPLEMENTATIONPLAN 活动执行方案的基本要素 活动基本信息项目团队分工 活动时间、地点、名称、规模、与会领导、举办/联办单位等 A、项目总负责人；B、执行项目负责人；C、具体组员名单。 前期筹备事宜 A、筹备事宜列项;B、人员分工安排；C、筹备日程安排。 现场执行事宜 A、现场布置说明；B、现场活动流程；C、现场任务列项。D、人员分工安排； 活动后期工作 A、后期事项明细；B、人员分工安排；C、完成时限要求。 活动财务预算活动合同签订活动应急方案 其它事项 大型公开活动同时需制定招商赞助方案。 03 活动环节三：开会分工 ACTIVITYLINK3:DIVISIONOFLABOR 活动前期，成立活动项目组，由项目负责人定期召开沟通会议，进行初步的工作分工。 活动方案确定后，项目执行人召集全体工作人员，举行活动工作安排会，详细介绍活动信息及其具体人员安排，同时了解全体人员时间和工作任务情况，听取反馈建议，及时进行工作调整与方案完善，最终确定全体人员分工：（根据活动的规模及性质，报请领导召开各分协调会，得到更多的部分协助） · · · 讲述活动各项情况 明确人员分工安排 听取反馈意见 项目负责人制。项目负责人的统一安排， 团结协作互相配合，所安排的人员，从活动筹备前期到活动现场执行，再到活动后期，一直负责到底，从而进一步保证活动的进程速度和效率。 公众号营销星球 ·执行负责人主持会议， ·介绍活动基本情况 ·执行负责人介绍人员