一种移动到基于云的 ERP 的现代方法

SHUTTERSTOCK.COM AGOVERNINGINSTITUTEHANDBOOK 一种面向基于云的 ERP的现代方法 执行摘要 州和地方的IT和业务领导者仔细研究了云，许多人发现 了许多好处，即使对于企业等核心应用程序也是如此 A 资源规划（ERP）系统。最近的数字政府中心（CDG）对141个公共部门决策者的调查发现，近三分之一的机构计划在升级或采购财务管理，人力资本管理（HCM）或集成解决方案时使用云在不久的将来。 要成功迁移到基于云的ERP解决方案，政府CIO必须应对潜在的采购、预算、安全和文化变化。本手册提供了最佳实践，可根据高管的经验制定全面的迁移策略 已经走完了路，或者已经完成了云ERP部署。 5关键Takeaway 本指南包括有价值的信息和实用建议 对于希望实施基于云的ERP解决方案的领导者 。以下是需要记住的5个最重要的要点。 正在进行升级 对于现有的内部部署ERP系统来说，耗时-有时跨越一年或更长时间-而且昂贵 ，成本高达100万美元。 减少开支的诱惑并不总是基于云的ERP 解决方案的最大吸引力。CIO报告说 ，现代业务能力的承诺 高效的工作流程通常比降低成本更重要。 基于云的ERP要求州和地方机构修改预算做法，以解决 从资本支出(CapEx)转向运营支出 (OpEx)。 安全在评估潜在的云供应商时，仍然是首要考虑因素，但是 越来越多的首席信息官认为，在软件即服务(SaaS)环境中，核心财务和人事数据可能更安全。 全面的变更管理战略，包括与利益相关者的定期沟通和最终- 用户培训，对于实施成功至关重要 。 SHUTTERSTOCK.COM 2 SHUTTERSTOCK.COM 云年龄的到来任务-关键应用 云承诺结束升级、修补和维护传统应用程序的持续斗争-a 消耗预算资金和人力资源的琐事。随着供应商添加新功能，基于云的系统保持现代化和相关性 以保持竞争力。云还允许机构将技术支出从CapEx 此外，在不久的将来升级或采购ERP解决方案的机构中有32％计划使用云。 对云的舒适度可能会越来越高，但 事实仍然是，关键任务应 转移到OpEx。尽管这种变化需要前期规划，但它可以使资金更加一致和可预测。 由于这些优势，州和地方的首席信息官正在考虑基于服务的 更多的组织正在移动核心应用程序，如ERP系统及其敏感的财务 用程序在将它们迁移到本地之前需要特别考虑。 根据正在进行或已经完成基于云的ERP部署的CIO，政府组织需要一个整体战略 28% 已实施ERP解决方案的州和地方组织正在利用云服务。 新的CDG研究发现，实施ERP解决方案的州和地方组织中有28％正在使用云服务。 不仅用于解决基于云的ERP的技术方面，还用于解决采购、预算、安全和文化 与这一过渡齐头并进的问题。 3 SHUTTERSTOCK.COM 重要信息采购前的步骤 4 制作云业务案例 对于纽约州罗切斯特，基于云的ERP解决方案是最强大的商业案例。影响城市选择的关键因素包括： 用户友好的界面 根据城市需求定制系统的能力 将元数据和应用程序数据存储在内存中而不是磁盘驱动器上的基础设计 减轻IT人员基础架构管理和维护职责的能力 G 步骤1：构建业务案例政府利益相关者精通创建详细的分析来证明新投资的建议。但是 一些独特的细微差别出现在云ERP的案例中。首先，CIO必须明确表示，迁移到云并不是对现有ERP系统的简单升级；它代表了与过去的根本突破。 StartwithdocumentingtheproblemsoflegacyERPsystems,manyofwhichhavebeeninoperation-tionforadecadeormore.Theselargeandcomplexsystemswerecomblytoimplementandmaintain-nancecontractsmakethemexpensibletorun. 对于那些拼凑了所谓的最佳解决方案的组织来说 ，会产生额外的成本——个人财务、工资 和HCM应用程序-具有自己的许可证和维护合同 ，以及IT部门必须管理的自定义集成。旧版ERP应用程序还需要专用的IT基础架构，需要硬件、软件和人员资源。 记录所有这些因素都很耗时，但是在提出过渡到云的理由时，这项工作可能会很有启发性。例如 ，纽约州罗切斯特市正在准备从其1980年代的本地ERP系统转向云解决方案。 该市缺乏COBOL程序员，这使得定制过时的 通过用云服务取代二十多个本地系统，IT人员将被解除基础设施管理和维护职责。 当它开始寻找潜在的替代方案时，罗切斯特最初并不认为它是在基于云的解决方案或本地ERP之间做出选择。“我们的驱动力是寻求在薪资，人力资源和人员空间中满足我们各种业务需求的最佳方式，” Bobo说。 “因此，我们既考虑了内部解决方案，也考虑了公共云和外包的解决方案。” 系统。同时，供应商支持 因为旧技术正在衰退，纸质时间表记录是一个安全问题。 罗切斯特向云的过渡将取代25个用于管理人力资源 ，工资以及时间和出勤的系统 只有两个应用程序——一个基于云的ERP平台和一个第三方的时间和考勤解决方案。“我们目前有数据库、电子表格和不同的手动流程，并混合了一些自动化解决方案，遍布整个组织，”罗切斯特的首席信息官LisaBobo说。 信息转换成正确的格式需要很多 最终，市政府官员确定云解决方案是最强大的业务案例。影响他们选择的关键因素包括用户友好的界面，根据城市需求定制系统的能力以及存储的底层设计 元数据和应用程序数据在内存中，而不是在磁盘驱动器上 ，这是一种提供更高效、更灵活的报告和分析的方法。 检查表 1.构建业务案例2.记录现有和未来的费用，并制定预算3.超越硬数字 4.宣传利益并使利益相关者参与其中 采购前流程 5 步骤2：记录成本并建立预算 迁移到云需要进行财务规划，以分析三到五年的总拥 有成本。原因：传统的本地投资始于相对较高的第一年成本，反映了新硬件，软件和实施服务的采购，但在随后的几年中似乎会下降。这可能不是现实的真实反映。 相比之下，在整个合同有效期内保持一致的年度云订阅成本，对于高级管理人员来说可能看起来很高，他们将这些成本与该机构在现场ERP系统实施后的预算进行了比较。但同样，要对传统系统与云系统进行准确评估需要多年的时间。订阅费中固有的是由ERP供应商定期更新新的业务能力，基础设施修补和维护，网络安全和灾难恢复策略-所有相关成本可能未在内部部署资源的初始预算中明确说明。 2015年，加利福尼亚州圣马特奥县转向基于云的ERP ，为6000多名政府管理人力资源和工资单 员工。在转换之前，该县通过查看总拥有成本来计算费用，包括从云解决方案的许可和实施成本到本地选项的硬件、软件、支持和升级费用等。该县首席信息官乔恩·沃尔顿说：“政府倾向于为项目提供一次性资金，但往往难以规划未来的需求。”“因此，当基于场所的系统需要重大的软件升级或硬件更新时，机构并不总是能及时获得所需的资金。." Thatwasanimportantconsiderationbecausethecounty's25-oldlegacyERPplatformhadbeenregularlycustomizedovertheyearsandconsistedof17differentpayrollsystems.Inaddition,theprocessesstillreliedonpaperformsandmanualintervention. 功能工作需要定期维护，这耗尽了IT预算和员工时间 o“我们不仅考虑了实施成本 新系统；长期成本也是一个主要标准，“沃尔顿说。丹佛市在决定更换 6 “政府倾向于为项目提供一次性资金，但往往难以规划 因此，当基于房屋的系统需要进行重大的软件升级或硬件更新时，代理商并不总是及时拥有所需的资金。” JonWalton,CIO,SanMateo 大卫小孩 自2000年以来，ERP平台负责其人力资源，工资和财务流程。丹佛计划于2017年初使用基于云的ERP。 遗留系统由34个数据库和22个服务器组成，仅应用程序本身每年的维护费用就为100万美元。这变得尤其难以证明，因为该市一直只是保持现有系统的运行而没有任何改进。“我们一直处于维护模式-没有任何新的更新或功能，因此我们没有为客户增加任何价值，”丹佛副首席信息官ChristieBiicer说。 过去，升级耗时且昂贵，通常需要一年以上的时间完成并花费100万美元。“这是一项繁琐的任务，到我们升级人力资源时，我们将在财务升级方面 落后，”Binnicker说。 第三步：超越硬数字高级决策者还必须了解云的潜力，以更有效地实现任务目标并提高运营效率。这 一点很重要，因为节省资金的机会并不是考虑云的唯一原因。实际上，“软利益”可以像硬数字一样引人注目。 机构应该考虑现代ERP是否 最后，城市领导者还希望随着需求的增加或减少而扩大其ERP席位-这是 云。“我们认为这是一个投资回报率的好处，即使我们没有硬美元来量化价值，”Binnicker说。 步骤4：吹捧利益并让利益相关者加入董事会已经迁移到云的组织报告了一系列 现代化优势，这些优势有助于获得利益相关者的支持，包括更复杂的分析。这部分来自整合了数十个手动和遗留流程，从而简化了低信息，并拥有用于切片和切割数据的新型应用程序。 例如，罗切斯特市将受益于新的分析功能，包括预先配置的仪表板，部门经理可以自定义以获得人力资源/工资单信息的整体视图。 罗切斯特的Bobo说：“我告诉人们，数据是昂贵的-如果我们实际上不打算将其用于分析目的，那么就没有理由收集它。”“我是使用数据分析的主要倡导者 系统提供易于使用的界面，简化用户与应用程序的交互，并帮助他们更快地执行任务。 对于丹佛来说，降低成本并不是最重要的因素。宾尼克说：“我们的业务运营没有利用最佳实践。”“当我们意识到自己没有以有助于推动城市向前发展的方式运作时，我们有一个'啊哈时刻'。” 此外，该市希望其服务提供商定期更新，以确保持续 决策”。 经理和员工还可以利用自助服务功能。员工可以访问ERP解决方案中的安全门户，而不是填写表格并让HR员工进行地址更改。 丹佛的遗产 ERP系统，由34 个数据库组成 和22台服务器，仅应用程序本身的维护费用就意味着每年100万美元 。 升级和持续维护，以优化性能和安全性 。 Binnicker表示，该市还希望避免因遗留系统中断而导致的生产力损失，并对一项云服务级别协议感到满意，该协议可保证99.99％的正常运行时间。 同样，工作人员可以使用门户审查其福利包或专业发展要求。 只要授权用户通过各种设备（包括智能手机和平板电脑）访问互联网，许多云平台就可以执行这些和其他操作。 7 实践云采购的最佳做法 SHUTTERSTOCK.COM 在许多方面，云正在重写标准采购流程。在承诺使用基于云的ERP之前，州和地方机构 正在彻底审查潜在供应商，调查云如何改变技术收购，研究IT需要如何与预算办公室合作，从资本支出过渡到运营支出，并审查安全要求。 彻底的兽医云供应商 罗切斯特市是采取额外措施确保在转向基于云的ERP 时做出正确决策的组织之一。“我们看到的云供应商告诉我们- 有点疲倦，我认为-我们的RFP流程比他们曾经合作过的任何其他市政当局都要广泛，”Bobo说。 ThecityexplainedavarietyofERPoptionsduringitsevaluationprocess.Toreachafinaldecision,cityleaderssoughtadeeperunderstandingof 每个供应商的能力都比从PowerPoint演示文稿中收集的能力强。Bobo说：“我们要求每个供应商整整五天来演示他们的系统将如何满足我们的端到端流程要求。