Ventana ： 采购采购报告的数字化转型

许可人: 分析师视角 罗伯特·库格尔高级副总裁和研究总监 数字化转变采购以提高绩效 财务办公室的数字化转型多年来一直是一个反复出现的主题，但是当办公室被锁定并且组织必须远程协作时，采用速度加快了。它涉及将通常通过电子邮件中的电子表格完成的手动工作转移到软件和系统以提高性能。 转型过程的实际方法涉及一系列举措，而不是单一的、巨大的努力来彻底改革部门。这是因为通常很难腾出员工时间进行转型项目，同时仍然有足够的时间来完成基本的日常工作。此外，逐步的方法使部门能够应用所学到的经验教训，例如建立时间表或项目管理技术。组织应评估其业务转型的顺序，并优先考虑高回报和风险有限的努力。 采购是一个很好的起点。采购功能通常向非制造组织的首席财务官报告，甚至在许多经营实物产品的企业中。除了明显的效率和成本节约优势之外，采购的数字化转型使组织能够降低供应商风险，更深入地了解供应链，缩短流程周期时间并实现更有效的采购，尤其是在商业服务中。 采购应该是数字化转型的优先事项，因为在大多数组织中，该功能将继续运作，主要是在20世纪中期th世纪。采购应确保它至少在两个重要方面满足组织的需求：对于其直接或战略性采购（作为其产品不可分割的一部分的商品和服务），它应该是知情的购买者，其知识使组织能够提高其产品和服务的质量，性能和成本。采购还应简化所谓的间接商品和服务（例如计算机和办公用品）的获取，同时最大程度地减少其成本并控制支出。 采购部门可以在整个组织中发挥更积极、更高效的作用 业务系统。基于市场和供应商的知识，它可以为研发提供建议 有关技术发展和定价趋势的部门，这些趋势将影响例如产品成本，功能，耐用性，可生产性和可服务性 。在制造和物流方面，它可以找到与有限数量的供应商合并采购的方法，以利用批量折扣。专门从事广告和数字营销的部门可以在制定差异化战略方面与产品经理一起发挥不可或缺的作用。 在间接方面，财务和会计部门投入大量时间来处理和控制成本。在许多组织中，这些支出占运营费用的很大一部分，并且繁重的交易量可能具有挑战性。经理必须及时了解任何交易的细节。为了确保遵守间接支出政策，该部门应该使流程尽可能简单和无缝。 想要改变其部门使命的采购主管应该认识到软件可以发挥的重要作用。通过简化流程并减少手动系统固有的摩擦，专用应用程序可以使购买成为管理人员和工人的推动者而不是障碍。为了鼓励使用，该软件应使授权用户可以从智能手机和平板电脑以及台式机和笔记本电脑等移动设备访问系统。 在战略采购和采购中，专用应用程序端到端地管理流程，为采购主管提供活动和计划采购项目组合的完整视图。具有工作流的单个集中式系统可确保将采购项目和请求路由到正确的个人，并且人员和部门之间的移交始终清晰。工作流还自动执行异常和升级。通过提高可见性，管理流程、供应商关系和合同义务变得更加容易。该软件在出现问题时提供警报-例如任务未按时启动或进程落后于计划。 战略采购部门之间的协作至关重要。最好的软件使跨职能团队能够共享信息，并使用它来记录讨论以及存储和访问文档。这使每个人都可以随时访问与购买相关的信息，而不必通过分散的电子表格和电子邮件进行搜索。将所有与采购相关的数据整合到单个系统中，还可以使部门更轻松地分析其绩效。VetaaResearch断言，到2025年，只有三分之一的组织将拥有 数字化转变采购和采购。那些这样做的人将节省金钱和时间。 对于高管来说，购买间接商品和服务的支出似乎微不足道，但可以合计占可控费用的很大一部分。自动化采购到支付流程的软件使工人更容易遵守政策，同时为财务组织提供更大的控制，以实现批量折扣并避免浪费支出。日益复杂的支付卡系统可以加强控制，同时降低管理成本并为工人提供所需的灵活性。使用专用应用程序进行间接支出管理，可以更轻松地处理大量的间接购买。它汇总了可能分散且不一致的费用数据，从而更容易发现和管理不合规的采购。该软件可自动进行数据捕获，以大大提高准确性和及时性。 考虑采购数字化转型的组织应期望通过以下方式提高绩效： 节省成本，因为减少了特立独行的支出，并且根据发票价格跟踪折扣由例外管理。 降低了风险，因为可见性暴露了未来的现金承诺，并识别了购买过程中的不良行为者。 通过自动化、异常管理和更高的准确性提高效率。 更好的控制，因为系统使合规性变得更加容易。 通过促进采购和采购与组织其他部门之间的更好合作，提高部门效率。 出于这些原因，我建议首席财务官和采购专业人员仔细评估当前流程和支持它们的系统，并确定应用数字化转型的机会。 尊敬的罗伯特· 库格尔 高级副总裁和研究总监 要阅读Rob的更多观点，请访问https://robertkugel.ventanaresearch.com/ RobertKugel-VentanaResearch高级副总裁和研究总监 RobertKgel负责财务和业务研究办公室，专注于信息技术与财务组织和业务的交叉。他的研究议程 包括将IT应用于财务和业务流程优化，特别关注ERP和连续会计，财务绩效管理，预测计划，价格和收入管理，收入和租赁会计以及机器人财务。