机构如何使用分析来做出更好的决策

研究简报 机构如何使用分析来做出更好的决策 INTRODUCTION 公共部门是世界上最大的数据生产者，但是如果机构无法利用这些信息，这种区别就无关紧要。州和地方机构需要使用其数据的一种重要方法是了解其运营和服务的成本和性能。那是因为他们表面上面临着截然相反的任务：提供更多和更现代的服务，以响应公众的需求，同时看着他们的预算萎缩。 为了控制他们的成本并确定他们是否能承担这笔费用，机构必须根除低效率，简化运营并更明智地规划他们的资金。但是他们不能根据直觉来做到这一点。他们需要数据和分析才能使数据具有可操作性。 在这份报告中，我们解释了为什么机构需要成为数据驱动的组织，他们面临什么障碍，以及企业数据管理方法如何提供前进的道路。为此，我们分享了最近对70个州和当地员工进行的一项调查的结果，以及人力资源（HR）和财务软件公司Worday的专家的见解和最佳实践，该公司可以为机构提供帮助。 机构感到预算挤压 州和地方政府处理的大量数据可能会很快让他们不堪重负，特别是考虑到许多人人手不足和预算有限。在新冠肺炎危机之前就是这样，这场大流行只会让事情变得更糟: -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ 自疫情爆发以来，公共部门的就业已降至20年来的最低水平 。 2020年6月，全国城市联盟预测，从2020年到2022年 ，城市、城镇和村庄可能面临 3600亿美元的预算缺口。 尽管许多州和地方机构将削减列为暂时的，但由于机构努力平衡预算与流行病，有些机构正在成为永久性的。与ic相关的不足。例如，加利福尼亚州圣莫尼卡市取消了337个职位，预计预算将削减23％。 我们最近的调查支持这些发现： 63% 34% 46% 32% 受访者表示，他们承受着遏制压力 成本和精简运营，19%的人表示他们感到压力很大。 受访者表示，他们预计未来两到三年压力会增加，13%的受访者表示，他们预计压力会大幅增加。 的受访者表示，可以做很多工作来提高运营和服务的效率和有效性 。 他们说，他们看到麻袋的低效率和无效的解决 ，而只有16%的人说 ，他们总体上处于良好的状态。 机构如何使用分析来更好地决策3 44% 我们承受着控制成本和简化运营的压力 17% 预算在增长 20% 预算足够 19% 我们承受着控制成本和简化运营的 巨大压力 图1.哪一项陈述最恰当地描述了贵组织的运营和服务预算？ 13% 预算在增长 23% 预算可能会增 加 34% 减少压力支出将增加 30% 预算应该保持不变 图2.您如何看待未来两到三年预算压力的变化？ 专家的看法：“过去，组织认为基线是基线，但现在组织正在重新检查基线是什么：他们提供的服务、服务成本和 图3.您认为您的组织在多大程度上有机会提高运营和服务的效率和有效性？ 这是否合理或应该是预期的，”Workday政府 规划和分析负责人RayElwell说。“我们看到更多的组织回到基础，并质疑这是否真的是运营成本的准确描述。” 16% 我们总体上处于良好状态 46% 有很多事情可以做 什么是明确的：机构需要掌握数据，以使用数据来解决问题。但是访问和理解数据本身就是一个挑战。 4 6% 我不知道 32% GovLoop和工作日研究简报 有一些低效率/无效的问题需要解决 更好的可见性需求 机构不知道他们不知道什么。如果不了解他们的数据，官员必须做出有根据的猜测。因此，即使他们拥有大量数据，如果无法访问，他们也无法使用。 要归咎于三个主要障碍： 我们的调查发现： 55%ofrespondentsrankedtheirorganizationa3orlessonascaleof1(notatall)to5(definite-ly)fortheextenttowhichorganizationalleaderscanasilyaccessdatatounderstandwhat'sgoingonwithfinancial,people,operationsandservices.(SeeFigure4) 图4.在1到5的范围内，组织领导者能够在多大程度上轻松访问数据以了解组织的财务，人员，运营和服务方面发生了什么？（1=一点也不，5=绝对如此，0=不确定 ） 1.SILOS 数据存在于许多公共部门组织的孤岛中，没有企业对所有事物的看法。Workday政府规划和分析主管SamAshbaugh说：“组织很难将这些点联系起来。” 24%24% 4 17% 5 19% 中许多机构都有多个系统来根据数据的生成位置来管理数据-例如，人力资源与财务部门。因此，数据通常具有多种格式，并且具有不同级别的交易细节。 一般的不一致使机构的数据使用变得复杂，其 2.不一致性 11% 5% 0123 有时间来分析它。“只有当你能用这些信息做出决定或做一些不同或更好的事情时，数据才是好的，”Ashbaugh说。 工人们花了很多时间来编译和汇总数据，但没 机构如何使用分析来更好地决策5 超过35%ofrespondentsrankedtheirorganizationa3onascaleof1to5forhowaccuracyapictureindividualdepartmentsorareasofoperationsareperformingintermsofefficiency,effectiveness,budgetandoutsions. 56%表示他们的组织在跟踪某些领域多年的绩效和预算趋势方面做得很好，但 而不是其他人，而大约24%的人说很少被跟踪。(见图6) GovLoop和工作日 24% 不太好,非常小 被跟踪 56% 好在 一些地区, 不是在别人 20% 很好 图6.贵组织对多年业绩和预算趋势的跟踪情况如何? 图5.在1到5的范围内，您的组织是否准确了解各个部门或运营领域在效率、有效性、预算和结果？（1=完全没有，5=绝对如此，0=不确定） 30% 34% 15% 15% 3% 3% 0 1 2 3 4 5 专家的看法：“随着政府被迫用更少的钱做更多的事情，我们看到了更多的自动化计划，”Elwell说。“这产生了很多数据。获得可见性的最大挑 战可能是了解他们拥有哪些数据，如何理解这些数据以及这些数据与预算流程的关系，以及查看服务成本和每项活动的成本。” 什么是明确的：州和当地员工知道他们的数据可以做很多事情，但他们没有分析数据所需的工具。 6研究简报 最有用的度量 关于74%调查受访者表示，根据项目、计划、机构或赠款的目标跟踪成本、员工人数、劳动力和员工绩效的衡量标准是最有用的。一半引用了按成本类别和部门划分的支出，而48%的人表示员工满意度、效率和可用性。（见图7） 他们还希望更深入地了解这些领域： 潜在的废物通过隐藏的ineffi-ciences(73%) 员工流失率与填补职位的时间（56%） 工资率与行业标准（49%） Ashbaugh说，鉴于人们占机构预算的70％以上，这些都不令人惊讶，但机构需要超越投入和 产出是表面层面的，专注于效率和有效性措施。代理商希望了解员工对组织的承诺以及高绩效人员的特征，尤其是考虑到招聘和留住才华横溢的多元化劳动力的成本和挑战。 “获得及时有用的数据有助于组织了解他们从投资中获得的收益，以及组织如何随着时间的推移而改进。Ashbaugh说。 图7.在以下哪个领域中，跟踪指标最有用？最多选择三个。 按项目、计划、机构或赠款划分的成本、员工人数 、劳动力成本和员工绩效与目标的关系 73% 按成本类别和部门划分的支出 51% 工人满意度、效率 和可用性 47% 全部财产和资产维护成本 26% Worforce人口统计学 20% 转移到数据驱动的决策 对于需要驾驶执照，建筑许可证和医疗保健等服务的居民，州和地方机构通常是第一道，也是唯一的防线。 为了确保他们能够有效地提供这些数据，组织需要可靠的实时数据和正确的分析工具来识别、监控潜在问题并采取行动，从而实现数据驱动的决策。 机构可以掌握紧急响应呼叫量，以确保及时接听和调度。 呼叫中心领导者可以研究呼叫接受者的工作量和成本，以了解这些工作量和成本如何随着时间的推移而演变，或者哪些单位做得更好，以便向他们学习。组织可以使用当前和未来员工和经理的人力资源数据来研究多样性，公平性和包容性工作的效果。 以下是正确的分析工具的示例： 但调查受访者列举了诸如“管理层缺乏牵引力等障碍 。 需要提高数据质量，“一种‘我们一直这样做’的稳定心态”和“缺乏员工培训和知识管理”，这些都是他们机构数据驱动决策的障碍。 我们的调查发现： 1.被要求根据其正在向数据驱动的决策发展的程度 ，对其机构进行1到5的等级排名，受访者在整个量表中几乎平均分配。 2.受访者表示，使用数据跟踪性能，效率和有效性的最大挑战是： 关键系统之间缺乏互操作性- 数据质量问题- 员工缺乏数据专业知识- 使用数据没有明确的目标- 数据可访问性问题- 缺乏分析工具- 缺乏管理工具- 专家的看法：“能够封装您拥有的所有数据，理解它，使其可关联，然后使其可访问，这确实是我们看到组织绩效改善的地方，”Elwell说。 什么是明确的：向数据驱动决策的转变取决于领导层的支持。组织领导者既需要为使用数据提供清晰的愿景，又需要为IT部门和员工提供正确的工具。 8GovLoop和工作日研究简报 的声音 社区: 的好处数据驱动决策 以下是我们的调查受访者表示，他们认为数据驱动决策的潜在优势： “我认为数据驱动的决策是对管理洞察力，经验和直觉的关键补充，但不能替代。随着组织从项目管理（根据管理层的指示按时按预算完成项目）转向产品所有权（基于洞察力和迭代的持续改进和开发），这将是一个重要的枢纽。” “包容性使所有利益相关者和社区都参与进来 ，这将导致更好的决策。消除孤岛，以在我的工作流程中促进更好的协作。” 使用数据恢复信任 尽管调查显示，机构在很大程度上甚至在采用数据驱动的决策过程的范围内，但压倒性的77%的人表示，他们认为更多地使用它们可以帮助机构培养公众信任，只有约2%的人说没有。 在公众信任度仍然很低的时候，这是一个至关重要的考虑因素。至少在大多数情况下，只有大约四分之一的美国人认为政府做正确的事情。 Ashbagh说，使流程透明是关键-数据是关于选民还是员工，以及是供外部还是内部使用。“您可以将大量数据用于公共消费，但是我们应该如何处理这些数据，或者我们将如何解释它？”他说。“你可以使用数据来结束一个程序，人们对此并不满意，但你证明了它有。 结果不佳或运营效率低下，或者为什么你需要投资于后台运营而不是面向公众的服务。“ “拥有数据是一回事，共享数据并让公众了解决策方式是另一回事，”埃尔威尔说。“我认为这是恢复信任的关键。” “数据驱动的决策将允许更好的干预，一个整体的方法来帮助公民，机构将分担责任给客户，允许没有错误的服务点。 “如果提出正确的问题，则可以根据事实做出更好的决策，并能够识别问题领域并更快地进行调整。” 图8.您是否认为更多地使用数据驱动的决策过程可以帮助 22% 不确定 机构培养公众信任？ 2% No 76% Yes 企业分析中心案例 14 轻松的数据共享和治理 清楚地了解预算美元的去向 -以及他们可以被重 数据是政府面临的挑战及其应对这些挑战的能力的核心定。向因的此地，方管理它的集中式系统是解决方案机构所需要的，这并不奇怪。它被称为企业分析中心，将所有数据放在所有员工的指尖，为最新数据提供单一的真相来源。WordayPrism Aalytics与Worday人力资本管理和Worday财务管理一起提供了此类记录系统。5 什么是企业分析中心？ 更多的主动性，因为有了这些信息 ，员工可以做出更多的决定- 对未来需求或目标的定义和预测 目标设定和衡量实现目标