征求建议书指南和大纲

建议书要求(RFP) 指南和轮廓 决定如何使用资源可能是培训经理做出的最具战略意义的决定之一。成功的培训经理有效地利用内部人才和外部培训供应商的能力。无论您所在的行业或组织规模如何，您都可能需要在某个时候寻求某种形式的服务、产品或技术。 Aproduct是一个对象或项目，例如学习管理系统（LMS）或完全开发的课程。服务是一个过程或操作，例如自定义内容开发项目或管理培训职能本身的过程。了解您是在寻找产品，服务还是两者兼而有之，将有助于您找到合适的培训合作伙伴。 培训不是商品。所有培训都不相同，管理它们的供应商也不相同。这就是为什么建议书请求(RFP)如此重要的原因:它为您提供了关于一个供应商与另一个供应商不同之处的有价值的信息。 RFP的目标是从各种供应商那里征求足够的信息，以确定哪些可以以合适的价格和在合适的时间范围内最好地管理您需要的流程和/或产品，从而使您的组织成功。 投标书类型 您在RFP中请求的提案类型将取决于您正在寻求的采购项目的类型。当一家公司想要购买商品时，它通常使用报价请求（RFQ），因为它不期望产品之间有任何差异。培训经理通常不购买商品，因此将RFI和RFP流程结合起来通常更好。然后通常将RFQ与RFP组合。 征求建议书是一份10至20页的文件，为供应商提供所有必要的信息，以提交提供部分或全部培训功能的全面和明确的方法。 信息请求（RFI）是一份三到五页的文档，其中包含买方寻求外包的操作的执行摘要。其主要目标是确定哪些供应商应收到RFP。如果您不熟悉潜在供应商或有众多潜在投标人，请使用它。 报价要求（RFQ）是一个单页的文件，它要求供应商提供成本信息，并且只有在一定程度的尽职调查之后才能完成，即在完成RFP之后或在RFP期间完成。 征求建议书指南和清单|20192 外包的七个阶段 BPO培训流程分为七个阶段： 1.评估您的培训需求：准确确定您从供应商那里想要什么，以及您期望他们在交付方面有多出色。 2.提交RFI、RFP和/或RFQ。 3.收集和评估有关每个供应商能力的信息，而供应商也这样做，以形成结构化和牢固的关系。 4.协商条款，并签订合同（通常是MSA或SLA）。 5.开始向供应商转移资源和责任。 6.管理业务和与供应商的工作关系。 7.将资源和责任传回您的组织。 培训外包的七个阶段 评估 转移 建议书 培训BPO Governance 尽职调查 过渡 Contracting SOURCINGENGEMENTS的类型 选择您希望与供应商合作的项目类型是确定内部需求的重要早期步骤。每种类型的项目都需要一组不同的合同文件，例如： •主服务协议（MSA）：一份全面的合同，详细说明各方的责任，包括合作伙伴关系每个功能领域的详细费率、服务和条款 •服务级别协议(SLA)：为双方定义特定可交付成果的质量和数量以及服务级别要求的合同，包括性能指标 •工作说明书（SOW）：定义项目范围，具体可交付成果，进度安排和买方要求的额外责任的合同；通常是具有约束力的合同，可以根据每个公司或项目的需要进行专业化或通用化 征求建议书指南和清单|20193 •PurchaseOrder:acontractdocumentthatdefinesdeliverables,quantities,andagreed-uponpricingtermsforproductandservices;alsoreferredtoasapurchaseagreement 业务流程外包(BPO) 任务外模型 业务流程外包(BPO)模型 在BPO中，供应商管理广泛的培训流程和活动。有两种类型的BPO业务： 全面的BPO：供应商管理买方的所有培训流程和活动 选择性BPO：供应商在一个功能区域或多个功能区域管理培训内容或服务，但不在所有功能区域 注：BPO业务使用每个合同文件。 Out-tasking 在任务外，供应商管理单个或极少数的培训流程、产品或技术。有两种类型的任务外： 许可：买方购买或许可使用供应商知识产权的权利。合同通常定义用户数量、使用次数、许可时间长度以及买方如何使用知识产权。许可协议通常使用采购订单。 承包：供应商执行一组任务或管理一组流程。合同通常定义每小时，每周，每月或每年的劳动力使用，并且合同的期限通常比其他形式的外包更具约束力。承包协议通常使用工作声明和采购订单。 征求建议书指南和清单|20194 在法律术语中，知识产权（IP）是人类智力的任何创造，有形或无形。在学习和发展中，诸如课程材料（在线或亲自）和技术 （i。Procedres.、LMS、交付平台等。)是知识产权的形式。拥有IP的人或公司通常是创建内容或与另一方签订合同以代表他们创建内容的人或公司。 如果您的公司向您支付创建内容的费用，则该公司拥有该材料的IP权利。当您的组织与供应商签订合同为您提供课程时，您实质上是在许可在给定时间段内查看其课程材料的权利。当您与讲师签约以代表您提供课程时，您并不是在向该讲师或他或她工作的公司放弃知识产权。同样，观看或参与课程并不赋予学习者以这种形式向另一方提供相同材料或信息的默示所有权。 组织可以许可其IP在指定的时间段内使用，该时间段在合同中表示和同意。 知识产权：谁拥有什么？ 创建RFP 没有一个模板可以满足每个RFP文档的需求。如果您的组织要求您使用电子采购平台，您的方法应该是提交一系列问题，要求供应商以尽可能清晰和简洁的格式提供有关您的请求的信息。如果您的组织允许您向供应商提交书面RFP，则应将您的请求放入清晰清晰的文档中。这两种方法都很好地服务于它们的目的，并且都要求您有一个明确的方法来定义您的需求，请求和投标提案期望。 RFP通常分为三个部分： 第1部分：背景/信息 在RFP的第一部分中，向供应商传达组织的当前状态。帮助他们了解您的文化，您的学习者以及您的组织是什么。该部分包括三个部分： •Section1:ExecutiveOverview 组织的高级概述 •Section2:关于贵公司的背景信息 概述您的工作、您所在的位置、供应商将支持的受众的性质、您为什么需要供应商的服务/产品、您将如何使用这些服务/ 产品、您的学习者将如何消费它们以及您当前管理的流程 •Section3:需求的定义 在过程或产品术语中描述您需要供应商的内容：您希望采购哪些过程，技术或产品，以及您希望供应商提供与这些过程，技术或产品相关的哪些服务 征求建议书指南和清单|20195 在这一部分中，包括一个责任矩阵，如下面的样本。 工艺 工艺业主 正时/频率 服务质量 教学设计 供应商 按需 Supplierprovidesoverallinstructionaldesignservicesbasedonbuyerrequirements.Measabledeliverablesandtimingforeachprojectwillbescoped根据客户/买方的具体需求。 课程要求 买方 按需 向供应商提供一份课程设计文件，清楚地阐明学员对课程设计和开发的要求和期望。 课程设计建议 供应商 一个月内沟通的学习要求 提案文件包括课程开发的模式、内容元素、格式和定价；根据批准的定价框架进行定价。 课程开发 供应商 在批准供应商开始项目之后 课程开发将遵循课程设计文档。 媒体设计 供应商 根据需要 供应商将设计和开发最终课程产品所需的媒体；供应商可以根据需要使用分包商进行媒体开发。 根据需要向表中添加行。 对团队资源进行资格预审 与供应商签订合同通常涉及将其资源用于交付，教学设计或行政服务。确保这些资源满足您的需求的最佳方法是提前适当定义您的需求和期望。最客观和可衡量的资格预审要求通常是相关的经验，教育和/或认证证书。还有许多主观的资格预审要求 ，例如沟通和行为技能，您可以在筛选（面试）时进行测量。重要的是要了解，资格预审要求越严格，资源成本就越高。确保使您的要求与您的性能期望保持一致。 第2部分：您的请求 清楚说明您希望供应商代表您做什么。清楚他们将管理哪些流程以及您将管理哪些流程，并阐明您期望的质量和速度水平。 确保您的服务水平期望与您的成本期望一致。如果您想要卓越的质量或特定的时间范围，则期望相应的成本。如果可能的话，这也是提供责任矩阵的好地方，为您和供应商概述流程，任务和绩效期望。 征求建议书指南和清单|20196 第2部分包括三个部分： •Section4:详细的项目范围和可交付时间框架 •Section5:服务级别/性能预期 •Section6:地理要求（如果有） 合同约定的任期根据约定的类型而变化。如果您的参与是交付课程的任务外合同，那么您的任期是交付时间。如果是访问在线内容的许可协议，则取决于您期望访问的时间。如果你承诺全面的BPO参与，任期可能会更长——通常至少三年，有些长达五年或更长时间。 重要的是要注意，参与的持续时间与您的风险承受能力以及您承担的风险水平与您期望供应商承担的风险水平高度相关。通常 ，合同期限越长，你承担的风险越大，每单位服务的价格应该越低。这是正确的，因为供应商可以在更长的时间内摊销固定的间接费用（例如获取客户的成本），并将这些成本节省的费用转嫁给您。这种方法是用于大规模BPO参与定价的常用策略 。 你的合同应该持续多久？ 第3部分：提案期望 在第3部分中，概述您对供应商应如何提出解决方案的期望。传达您的期望，包括他们必须回答的所有问题，提案到期时，如果有任何问题，他们应该联系谁，在提案过程中不应该联系谁，您将如何评估提案以及他们应该如何提交提案（在线或书面文件）。 要求供应商描述他们的媒体和交付方式，描述他们的教学设计方法，提供客户参考，并描述你将从他们那里采购的能力。第3部分包括四个部分： •第7节:提案要求 本节应包括有关如何准备和交付提案的具体要求，例如格式（打印和/或数字）以及将提案发送到何处（以及向谁发送）。 •Section8:到期日 这些术语应定义提案的到期时间以及与提案提前或延迟交付时发生的情况有关的条件。 •第9节:联系人 Thesetermsdefinewhothesupplierscancontactduringtheevaluationandproposalstage.IncludingthesetermslimitssuppliersfromcontactemployeeswhomaybenotfamiliarwiththeRFP. 征求建议书指南和清单|2019年7 •第10节:您将如何评估提案 包括阐明您将如何评估提案和最重要的变量的术语。 •第11节:特殊条款 您的组织可能希望在RFP中传达各种其他特殊条款，并期望它们也将包含在合同中。术语可以定义或限制机密性，转让权，为方便而终止和因原因而终止，责任限制，知识产权保护权以及与课件和软件相关的限制。您的采购官员可能还希望包含许多其他特殊条款。我们建议您咨询您的采购官员，以确保您包含您组织要求的所有条款。 如何使用此指南 您确定的特定目标将决定所使用的采购和信息收集流程。由于没有一个指南可以涵盖所有可能的情况，因此您应该使用本指南中的信息来构建适合您特定业务需求和情况的最佳流程。 培训行业提供的其他资源 TrainingIndustrycomputsawiderangeofinformationthatcanhelpyoursourcingprocesses.TheCertifiedProfessionalinTrainingManagement™program,forexample,taughtstrategiesforsourcingtrainingandmanagingvendorrelationship.Inaddition,youmayfindtheseserv •免费推荐服务，帮助您将供应商采购和RFP开发与最符合您需求和目标的供应商保持一致：ht