物质管理需要扩展以满足您的需求

从简单到复杂的事务管理需要进行扩展以满足您的需求 白皮书 您的法律部门是否一遍又一遍地建造相同的单户住宅？还是创建定制的摩天大楼？也许是两者的混合，以及工作计划中的其他类型的项目？ 建筑项目的复杂性可能会有很大差异。简单的家庭 建立设置规范通常像时钟一样运行，与一组了解建筑规范和熟悉的分包商您可以使用预先配置的工作流程快速完成这些工作。 多单元摩天大楼具有无尽的复杂性，因为建筑商将框架就位，然后根据居住者的需求定制楼层和单个单元。项目中的项目. 如果你有一天运行单户家庭剧本的同一个人也必须建造那些复杂的摩天大楼，那又会怎么样？这是大量的上下文切换，而且通常，当团队可以解决复杂的问题时，他们在平凡的任务上花费了太多的精力。 法律部门管理着相同的复杂性。常规就业NDA可能会感到千篇一律，而合作协议需要更多的法律专业知识。合并或收购可能会感觉像是摩天大楼-项目中包含多个项目的复杂建筑。 法律部门如何管理这个品种？ 输入物质管理解决方案。现代法律部门使用技术支持持续有效地提供法律服务。全面的事务管理解决方案可以帮助您简化运营，以便您的内部律师可以花费更多 时间建议业务和更少的时间跟踪信息和完成日常任务。 “单户住宅”项目的自动化 现代管理系统可以帮助您简化和自动化日常事务和项目的部分。 InfraredCapitalPartners系统和运营副总监LaurenceHayes帮助其法律部门实施了事项管理系统。海斯说：“所有流程的有效自动化大大减少了在管理任务和电子邮件上花费的时间。” “例如，房地产团队每季度向内部团队成员和外部各方（如物业经理和会计师）发送合规问卷 ，但需要回答的问题的数量和性质取决于角色和资历，”Hayes解释说。 他说，从历史上看，每个利益相关者都会收到一封电子邮件。接下来会有更多的电子邮件来追踪那些没有回应的人。当收集到所有数据时，法律团队的人会手动整理结果并将其放入报告中。 现在，他的物质管理系统采用了自动化方法。“我们现在可以自动发送问卷，也可以定制问卷 ，以便人们 只收到与他们相关的问题，”海耶斯说。“然后有自动提醒和过滤报告和突出显示谁没有回应或报告的例外情况的能力。我们还可以自动为合规团队创建季度报告。” 物质管理系统还可以为您的业务合作伙伴简化工作。考虑您有自助服务机会的地方，利益相关者可以在不与团队成员交谈的情况下完成简单的法律任务。 JamesHall是总部位于洛杉矶的私人投资公司SyviewCapital的总顾问。霍尔估计，他每周从Syview的并购活动中获得约20个NDA。他不需要审查每一份合同。他只需要看到那些与众不同的人。霍尔说：“对NDA使用自助服务可以让我管理数字，我们正在与哪些政党接触，衡量风险，并确保我们没有任何重叠 。” “我们现在可以自动发送问卷，也可以对其进行定制，以便人们只能收到与之相关的问题，”海耶斯说。“有 然后自动提醒，并能够过滤报告并突出显示未响应的人员或报告的例外情况。我们还可以自动为合规团队创建季度报告。” 3 摩天大楼的工作空间很重要 自动化不仅仅是日常事务。事实上，许多复杂的事务也可以从精简中受益。想想复杂的多步骤项目 ，如诉讼支持或新的多方主服务协议。在这些项目中，有一些任务可以自动化。 Hall在收购中对NDA使用自助服务就是一个例子。一些法律部门使用其事项管理系统来简化应有的 并购工作中的尽职调查过程。尽职调查审查的一个挑战是组织关键文档，以便于访问和分析。内部律师可以使用ThomsonReuters®的HighQ之类的事项管理系统来搜索文档，对其进行标记，分析，共享并根据数据构建报告。 通常，摩天大楼式的项目涉及与律师事务所或另一方等外部利益相关者合作。事项管理系统可以在这些事项上进行沟通和协作。 例如，一家全球银行的知识管理主管认为，在事务管理平台上工作也使法律团队能够与外部各方分享知识。“我们与外部供应商和小组律师事务所的庞大网络合作，”这位领导人解释说。“他们可以直接添加信息，……这意味着他们可以在适当的讨论或项目发生时提供特定的有用信息，而不是通过电子邮件一次性发送或接收大量信息。我们的外部用户可以像内部用户一样轻松地与我们互动，这确实打破了沟通的障碍，并帮助我们成为一个联合团队。." 这位KM负责人还指出，拥有一个统一的平台“使团队能够在辖区和办公室之间共享知识，并真正知道信息的去向。它不仅会飞入以太坊，也不会被遗忘在尘土飞扬的硬盘上的未触及文件夹中。它将面向特定的人，而且还可以被其他需要它的人不断访问。” “[统一平台]使团队能够在辖区和办公室之间共享知识，并实际了解信息的去向，而不仅仅是飞行 offintotheetherorbeingforgotteninuntouchedfoldersonadustyharddrive.It’sgoingtospecificpeoplebutisalsoconstantlyaccessfulbyanyoneelsewhoneededit.” 4 跟踪所有的工作网站 如果每个人都只需要担心一件事，那么管理你的部门的任务和事项将是简单的。这不是现代法律部门的工作方式。每个人的收件箱都充斥着多个正在进行的事项，要求提供档案材料以及新事项的接收。事务管理解决方案是针对所有事务的单一存储库，使您可以了解整个团队的事务状态，并使历史记录可供所有人使用。. 霍尔说：“以前，我使用Outlook并不是很有效。”现在，他已经自动化了工作流管理，这样他就可以生成任务列表，获得反馈，发送提醒并跟踪团队的进度。而且他不必为实现这一目标而举手之劳。 霍尔说：“使用这项技术可以更轻松地控制整个法律支持功能，从诉讼和知识产权管理到房地产投资组合和正常事务管理。” 来自红外资本合作伙伴的Hayes总结了他的组织面临的运营挑战：“我们有更多的团队，我们正在投资更多的司法管辖区，复杂性和投资者的需求正在增加，新的法规一直在出现。我们需要更加敏捷 ，涵盖更大范围的可交付成果。” 他的团队在全球范围内已发展到140人。“随着企业的发展，孤岛自然会出现，甚至会阻碍最有效的工作并限制敏捷性。我们意识到，为了跟上不断增长的业务的压力，我们需要能够帮助我们以最一致和有效的方式标准化和改进流程的技术。” 沟通和建议 使用事务管理解决方案可以帮助法律部门的领导者将更多的时间花在值得信赖的顾问席位上，从而为企业提供对商业和运营影响他们的趋势和问题的洞察力。 例如，SkyviewCapital总法律顾问Hall指出，一项跨国收购带来了大约300种不同的员工索赔和诉讼事项，需要分析。霍尔说：“我根据我们拥有的索赔类型创建了一个数据可视化。”由此产生的图表帮助他确定了业务可以轻松合并的冗余。 “因为我有一个可视化，我可以看到问题在哪里，现在这些说法已经大大减少了，”他说。“在300 行的电子表格中，你不会看到这些东西以与图表中相同的方式弹出。” 霍尔认为，物质管理系统可以更快更有效地完成工作。他说：“最终，您正在尝试节省时间，以便您可以专注于对业务具有真正价值的事情，”而不是浪费时间的管理问题。 像HighQ这样的事务管理系统是为了扩展到法律部门之外而构建的。它可以与销售和财务部门等核心系统集成。它可以引发关于可以简化法律特定任务之外的内容的对话。“我们正在与人力资源、合规部、公司秘书交谈-有 改善所有这些业务领域的流程，”红外线的海斯说。“在未来的几年中，我们将真正尝试在整个业务中建立它。” “因为我有一个可视化，我可以看到问题在哪里，现在这些说法已经大大减少了，”霍尔说。“在300行的电子表格中，你不会看到这些东西以与图表中相同的方式弹出 。” 5 法律部门的蓝图 总法律顾问及其团队将始终是公司内部法律事务和任务的中心。这并不意味着他们必须动手处理每份文件，也不意味着他们必须在新问题出现和任务堆积时不断追赶。 物质管理系统将简化工作，并释放团队进行更具战略性的咨询工作。有了一个灵活的系统，可以处理内部工作的小房子和巨大的摩天大楼，您的部门就可以管理这一切。 正确的事务管理解决方案确实是您的业务需求运营方式的蓝图。它可以帮助您在有意义的情况下提供自助服务，管理任何法律事务中固有的任务和截止日期，在复杂事务上进行协作，分析数据并发现趋势。 借助ThomsonReuters的事务管理解决方案，获得所需的效率、可扩展性和可见性。您的团队和业务合作伙伴将不胜感激。 了解更多关于汤森路透的物质管理解决方案。 ©2024汤森路透TR4033526/02-24