为什么现在是最后一次

为什么现在是最后的正确时间 TACKLEMAVERICKSPEND 2|为什么现在是最终解决特立独行的正确时机 研究表明，特立独行的支出使企业损失了合同谈判价值的5％以上。随着经济衰退的临近，这是最终解决该问题的理想时机 I 在当前的经济环境下，每一分钱都对企业很重要，采购的工作是确保组织得到 专业的类别经理将与主要供应商建立良好的关系,并定期审查支出和合同。 不过，在间接类别中，情况通常不同。企业将在低价值商品上花费大量资金，分布在大量供应商中，这意味着建立直接关系和定期审查通常不是一种选择。 相反，组织依赖于内部 客户通过既定的购买过程，以预先商定的价格和通常的批量承诺购买物品。 然而，这个过程往往不能很好地工作，内部客户忽略了预先商定的安排，并找到自己的解决方案，要么使用 供应链咨询公司Proxima的采购执行副总裁SimonGeale说：“通常，发生这种情况是因为不清楚内部客户应该做什么，或者是因为官方采购过程比自己做更难，更慢或价值更低。” “很多特立独行的支出要么发生在尾巴上，要么在客户看来有一种难以理解的地方 进程到跟随”。>> 3|为什么现在是最终解决特立独行的正确时机 >>他补充说，遗留技术系统使问题变得更加复杂。“可以公平地说，虽然自动化和自助服务看起来像是解决方案，因为它们是明智的在纸面上具有成本效益，许多遗留系统以及它们自动化的政策、流程和选项并不总是能解决这些痛点，“他补充道。” 客户做他们想做的事,因为它更快、更好、更容易,而且没有任何后果。" 管理咨询公司HackettGroup对所谓的特立独行或合同外的主题进行了研究（MaverickSpendReport2019） 花费。“。它突出了许多 “与特立独行的支出相关的常见挑战，”采购执行顾问总监VickyKavan说，“这些挑战包括缺乏自助购买工具，最终用户认为 采购团队不完全了解他们的要求，或者他们将难以合作，混乱或不一致 采购政策，总体采购流程较慢。“ 图1.组织中特立独行支出的主要报告原因 % 缺乏自助服务/指导购买工具75 不合规心态69 尽管官方对行为改变的抵制 政策和程序69 流程很复杂或需要培训跟随58 42 无商品和服务目录购买50 33 33 无法进入adhoc的市场购买缺乏高接触援助当需要时 缺乏关于购买到支付的沟通政策 21 31 要求将PO用于每个购买无法根据用户配置文件/公司筛选类别角色 资料来源：用户体验和小牛支出研究，哈克特集团2019 严重的业务 4|为什么现在是最终解决特立独行的正确时机 虽然从未经授权的供应商处购买回形针，文具甚至IT设备对内部客户来说似乎并不重要，但无法控制支出的后果可能是严重的。哈克特的研究发现，由于特立独行的支出，平均公司损失了超过5％的谈判价值。“与普通公司相比 ，我们所说的'世界一流' 组织在控制支出方面更加有效，只损失了这一价值的一半，同时影响了整体支出的更大比例，“Kavan说。 即使在某些情况下通过未经授权的路线购买表面上更便宜，也可以通过标题价格以外的方式得出该值。“虽然买家可能会将价格解释为成本，但特立独行的总成本可能会扩展到与管理例外情况相关的其他费用，例如建立和支付一次性供应商，或提供购买后支持，从而抵消了任何感知的价格节省，”Geale指出。 “此外，偏离首选供应商或孤立行事也可能会影响组织最好地利用购买力的能力 ，因此该组织正在浪费金钱。”在某些情况下，工作合同背后的条款可能涉及数据传输或系统访问，他补充说，这可能会让关键知识产权受到损害，并使企业面临诉讼。 除了财务损失外，公司还将负面结果列为包括不满意的内部客户和质量 和服务问题是使用未经批准的供应商的直接后果，”Kavan补充说，“风险和质量立场产生更大的负面影响，以及声誉风险 网络安全、GDPR或童工等领域的潜在违规行为。“ “与一般公司相比， ‘世界级’组织 在控制支出方面要有效得多“ VickyKavan，Hackett集团采购执行顾问总监 78% 解决这个问题 在这种背景下，难怪德勤2021年全球首席采购官调查发现，78%的组织将提高运营效率作为主要优先事项。然而，从特立独行的支出角度来看，这将意味着在管理下获得尽可能多的支出的愿望-并相应地监管-与设计和执行此类安排所需的资源之间取得平衡。 Geale说：“现实情况是，团队需要优先考虑将重点放在哪里以及如何以及在哪里提供支持。”他确定了在管理下获得更多支出的四个支柱： 1对现状进行分析，包括采购需求、风险识别和客户体验 2解决方案设计，以创建适合不同客户群的东西 3围绕“如何”和“为什么”的沟通和支持 4确保解决方案有效并持续相关。 根据德勤2021年的数据，许多组织将提高运营效率作为主要优先事项全球CPO调查 >> 5|为什么现在是最终解决特立独行的正确时机 >>任何成功流程的核心是需要使内部客户尽可能轻松和协作地使用授权渠道。在这里 ，Kavan建议采取以下措施： •明确采购政策，持续教育用户，并为低风险和一次性供应商采用轻型入职流程 •采用更加用户友好且易于使用的购买技术工具 •对于特定的偶尔购物者群体，请考虑礼宾式帮助台或主购物者类型的概念 •培养采购团队在利益相关者管理和业务合作技能等领域的技能，以及在相关支出领域更深入的市场洞察力 如果需要，可以对不遵守的人采取更强硬的立场；相当于铁拳在天鹅绒手套方法 。早在2018年，瑞士航空服务公司Swissport就实施了无PO无薪政策，没有授权采购订单号的员工将不会获得任何购买物品的报销。当时的首席采购官ReierOrth描述了该公司的采购流程，然后将该政策引入类似于“狂野西部”。 “现实情况是，团队需要优先考虑将重点放在哪里，以及他们如何以及在哪里提供支持。 SimonGeale，Proxima采购执行副总裁 6|为什么现在是最终解决特立独行的正确时机 技术支持 任何试图控制特立独行的支出的尝试都需要有效使用技术，检修过时的遗留系统或手动流程，并确保通过授权渠道成为首选，而不是最后手段。 采购软件提供商Workday使用其自己的WorkdayStrategicSourcing系统来帮助控制间接支出。该解决方案指导内部客户完成采购流程，以确保每个项目都指向适当的路线，从而平衡易用性和适当的批准。 Workday全球采购高级经理JessicaSorenson说：“我们已经为低美元，低风险的交易建立了ExpressBuy流程，我们利用模板和PO条款。” 高美元，高风险和复杂的项目，我们聘请我们的采购经理主题专家协商条款，以提供最佳价值并减轻风险。 该软件充当所有参与该过程的人员的平台，包括法律和安全团队以及供应商本身。它还充当合同存储库，这意味着所有合同都存储在中央位置。 “每笔交易都有一个采购路径来优化周期时间和每笔交易产生的价值” 杰西卡·索伦森, 全球采购高级经理，Workday >> 7|为什么现在是最终解决特立独行的正确时机 >>自从向自己的用户介绍软件以来，该公司在内部客户满意度提高的同时，也将特立独行的支出减少了2个百分点。购买请求导致已签订合同或PO的时间长度下降了35％，而其采购功能的净发起人得分提高了48分。 此类平台还可以提供对公司支出的重要见解，帮助提供数据，从而可以在项目或供应商选择方面做出更明智的决策，即使需要改变战略也是如此。德勤的CPO调查发现74.6％的CPO 相信在试图推动储蓄时，使用支出和储蓄绩效分析是有价值的。 Geale指出，这种信息也可以超越储蓄数据。“在当今世界，我们可以超越成本节约和丰富支出数据，以帮助我们更好地了解我们如何解决其他企业优先事项，如供应链风险，多样性，脱碳和其他可持续发展目标，”他指出。“了解你如何消费以及如何消费背后的数据非常重要，特别是在进入衰退时，削减第三方支出可能是一个重点领域。." 35% 自工作日战略采购以来， 采购请求导致签署合同或采购订单所需的时间减少系统介绍 8|为什么现在是最终解决特立独行的正确时机 >> 数据质量差和缺乏整合仍然是最大的挑战 您认为在采购中有效应用数字技术的主要障碍是什么？（选择并排名前三） 数据质量 % 10.84 应用程序之间的集成差 16.10 缺乏预算/资金 12.07 不明确的ROI和困难的论证过程 6.81 等级1 缺乏内部IT资源/支持 10.22 等级2 技术老化的困难（例如ERP） 11.15 等级3 与利益相关者进行变更管理 10.53 数据的可用性 4.33 熟练劳动力的可用性 6.81 资料来源：德勤2021年全球CPO调查 9|为什么现在是最终解决特立独行的正确时机 3.72 4.02 4.64 8.67 9.91 7.43 11.15 6.81 8.98 9.60 11.46 12.38 13.31 15.17 16.41 13.00 16.72 22.91 >>然而，许多组织对此类问题不够清晰。根据WorkdayStrategicSourcing的一项调查，46%的采购领导者承认他们需要更多的可见性，他们需要实现节约 不过，在采用这种技术方面仍然存在很大的障碍。德勤的研究发现，提出的主 要原因是数据质量差，跨应用程序的集成差以及缺乏预算/资金。 组织可以获得的潜在洞察力令人印象深刻。例如,WorkdayStrategicSourcing允许采购团队跟踪估计的支出和节省、最终支出和节省、总合同价值和按项目实现的节省。“您可以配置 可跟踪和可报告的储蓄数据要特定于您的业务需求和目标，”Soreso说。“WordayStrategicSorcig中的所有数据字段都是可报告的，因此我们可以按交易类型，项目完成时间，项目节省以及总合同价值和已实现节省的总和报告交易数量。“反过来，这使采购团队能够主动解决和确定更多的节约机会。 ，42%的采购领导者认为将支出与业务目标联系起来是关键。 增加的好处 对于那些从事采购工作的人来说，除了做节省成本的日常工作外，在特立独行的支出之上还可以带来进一步的收益。Geale指出：“经济衰退是创造力的机会，并通过帮助他们以传统花费的时间和金钱实现更大的价值来解决客户问题。”“这无疑意味着节省成本，而这正是企业所需要的，但它可以而且也应该意味着超越，证明与供应商和采购更紧密的合作可以创造我们不知道的价值。." 这也可以为采购职能带来更广泛的机会，一旦任何衰退结束，这可以使其处于更有利的地位。“如果采购的目标是成为一个现代化、更具战略性和业务支持的团队，那么它需要腾出时间来支持运营采购，以便更好地专注于战略支出管理主题，”Kava说。“为了实现这一目标，采购团队需要更有效地采用标准化、无接触、数字自助服务方法，以快速使业务利益相关者能够获得所需的商品和服务，作为其业务角色的一部分。." “经济衰退是创造力的机会，并通过帮助他们为他们花费的时间和金钱实现更大的价值来解决客户问题” SimonGeale，Proxima采购执行副总裁 10|为什么现在是最终解决特立独行的正确时机 关于工作日 Workday提供了一套完整的云支出管理解决方案，可帮助您简化运营和控制间接支出。单击此处了解有关如何帮助您控制特立独行的支出的更多信息。