政策和程序管理最终指南

NAVEXOne®最终指南 政策和程序管理的最终指南 优化组织的政策和过程管理计划 Contents Introduction 3 4 5 核对表:您的政策和程序管理程序的有效性如何？6 6 6 7 9 9 10 11 11 12 调查问卷:政策和程序调查表13 14 14 18 19 21 策略管理生命周期的第四阶段：跟踪和更新23 24 24 24 25 调查问卷:您如何进行策略管理？26 28 Conclusion32 Overview 政策和程序管理最终指南是您有效和高效地管理组织的员工手册、行为准则和其他政策和程序的首选资源。无论您对政策管理的理解如何，或者您当前的系统可能有多有效，本指南都提供了实用的观点和见解。 为了帮助您浏览本指南，我们将其分为三个主要部分：计划,IMPLEMENTand措施。我们还包括一个关于人力和系统效率的奖金部分，当你自动在每个部分中，找到编写有效策略所需的信息和工具，评估策略和过程管理计划，并通过衡量和分析计划的影响来提高组织的地位。 什么是政策管理？简而言之，策略管理包括与管理组织的策略或过程相关的实践 在策略生命周期的所有阶段-包括起草，编辑，批准，更新，分发，获得员工认证和维护可审计的记录数据库。策略管理软件（或策略管理系统）是指能够实现更有效管理的技术 和执行这些做法。虽然我们在本指南中提到政策管理 ，但我们认识到许多组织不仅仅在其政策管理系统中管理政策。“政策”一词包括行为准则、标准操作程序和其他文件。 Introduction 什么是政策和程序管理，为什么它很重要？ 政策和程序是组织的支柱。它们是一个动态的共享标准体，用于加强和支持组织的成功。拥有必要的政策和程序，以及管理这些政策合规性的系统，将帮助您实现组织的战略愿景，同时保护其人员、声誉和底线。 贵组织的愿景、使命和价值观是其制定政策和程序的“北极星”。 就您的政策进行沟通和培训需要付出巨大的努力。如果您的团队被繁重的政策管理任务所淹没，他们可能会像许多公司一样，将政策和程序视为必要的邪恶和不便。 组织不能以这种方式思考。为了实现自下而上的采用，首先必须有自上而下的支持。行政领导必须倡导这样一种观点，即政策会改变行为，改变决策，并有助于推进组织的核心目标。 政策管理的更广阔视角 政策，程序，行为守则和员工手册已经存在了很长时间，但是“政策管理”作为一种商业惯例的艺术相对较新。 现代策略管理考虑到政策和程序在保护组织中发挥的关键作用。有效的策略管理-强大、管理良好的政策和 整个企业整合的程序-制定行为标准，以提高绩效和增强企业文化。 如果管理得当， 沟通和执行，政策可以： •传达组织的使命，并使其战略的执行 •确保员工清楚地了解期望和后果 •影响员工行为和决策 •创建一个积极和尊重的工作场所 •培养客户和业务合作伙伴的信誉和信任 •提高生产力和业务绩效 •确保组织符合运营所需的所有法律标准 •帮助组织避免诉讼和降低风险 •识别、预防和应对犯罪行为 •保护组织的人员、声誉和底线 政策和程序管理方面的最佳实践包括广泛的活动，除了将文档存储在活页夹或文件共享系统中。首先，强大而综合的政策管理系统有助于建立道德文化。对于具有远程或混合工人的组织，这种刻意的策略管理方法对于建立该文化框架尤其重要。 在运行良好的组织中，高管使用行为准则来确定遵守组织政策和程序的价值和重要性。 政策管理的其他主要活动包括： 跟上变化 必须定期更新政策，以反映不断变化的法律和行业法规和要求。 版本控制 必须在企业范围内跟踪策略，以确保员工可以访问每个策略和过程的最新版本。这包括维护策略和过程的当前父/子版本，以及针对国际受众的最新版本的翻译。 培训和沟通 定期对员工进行组织政策至关重要的培训，对他们的观点和行为产生积极影响。他们还应该与您的培训计划挂钩，以便员工可以参考公司关于该主题的政策。这些策略必须易于访问，并且采用可搜索的格式，以便于参考。另一个有用的做法是提供常绿链接。 直接在政策范围内进行培训，以便于参考。 强制执行公司必须有一个适当的系统来接收和解决不当行为 的报告。传达政策重要性的最有效方法之一是及时调查指控并在违规行为发生时执行政策。政策也应该与举报人计划紧密结合。 证明和认证 在审计或诉讼的情况下，必须跟踪和访问员工对政策的证明 。 测量和改进公司必须实施跟踪事件报告和调查、培训有效性、 证明和其他策略管理成功措施的方法，以针对需要进一步改进的领域。 赌注很高 在政策和程序管理方面，风险很高。随着法律和监管要求的持续增长、复杂的业务运营、全球扩张和员工诉讼，组织需要一种经济高效、全面和集成的方法来管理全球和企业范围的政策和程序。 同时，组织通常面临的政策和程序管理的挑战可能很复杂。根据2022年NAVEX调查，40 百分比的组织认为“使政策与不断变化的法规保持一致”是他们在政策和程序管理方面的最大挑战之一。近一半的人将员工“政策培训”列为最大挑战。实际上，只有8％的接受调查的组织表示他们没有任何政策管理挑战。 40% 百分比的受访者表示“使政策与不断变化的法规保持一致”是最大的挑战 48% 百分比的受访者表示“对员工进行无礼培训”是最大的挑战 您的政策和程序管理程序的有效性如何？ 下面是一个简短的调查，以帮助您考虑贵组织当前系统的实力。 如果您不能轻易地对所有这些问题进行肯定，那么您的组织可能会面临重大风险。 您知道您的完整业务政策最后一次受到审查的时间吗？ 您的法律部门是否定期审查您的每项政策，以确保遵守国内和国际业务的现行法律法规？ 您知道是谁创建了您的所有策略，以及用于实施和执行这些策略的标准和方法吗？ 您是否保持细致的证明记录，表明您的员工已经阅读并理解适用于他们的政策？ 您的员工能否在不到三分钟的时间内找到任何已分配策略的最新版本？ 6//NAVEX政策和程序管理最终指南 你的政策跟上了吗？ 除了保持现有的政策，跟上特定行业的变化步伐 应该是一个优先事项。鉴于业务和资金状况发展的惊人速度，政策和程序必须反映当前的现实。问一些关键问题，以确保您的政策与快速变化的业务状况保持一致。 跟上变革的步伐：要问的问题 劳动力 •你的劳动力的性质改变了吗？ •你的员工工作方式改变了吗？ 运营和业务结构 •产品、服务、资金来源或交付方式是否发生了变化？ •你现在正在外包某些工作吗？ •某些部门是否承担了额外的责任或监督？ •您的运营预算发生了变化吗？ •您是否为客户提供了新的支付方式？ 领导力 •您的政策是否反映了新领导层带来的方向转变 ？ 技术 •您的政策是否反映了当前使用的技术？ •员工是否使用自己的技术设备来履行其工作职能 ？ NAVEX.COM 受访者表示，他们的计划在处理法律和监管风险方面“很好”到“很好”。 •您的业务技术是否与客户的技术保持同步？与你的竞争对手？ 合规和法律 •你们的政策是否完全符合新的法律法规？ •您的政策语言是否清晰明确？ •员工是否通过电子签名证明了这些政策？ 政策与程序管理的价值 有效的政策管理计划提供了许多好处，组织跟踪一系列结果作为绩效指标。根据2022NAVEX调查数据，五分之一的组织 直接衡量减少的法律和监管罚款，以评估计划的有效性。近30%的指标反映了政策驱动的合规失败的减少，约四分之一衡量政策贡献对改善组织和员工文化的影响。绝大多数受访者(89%)表示他们的计划 在处理法律和监管风险方面是“好”到“优”。 使用每种指标衡量其政策管理计划有效性的受访者百分比 20% 减少法律和监管罚款 29% 减少策略驱动的合规性失败 24% 改善组织员工文化的政策贡献 使用本指南中概述的步骤，您可以制定组织的政策实践来实现多个功能： •传达您组织的愿景、使命、行为准则和战略计划 •表达和建立你想要的文化 •推动商业行为标准 •塑造、引导、优化和保护各个级别的性能 •帮助确保法规遵从性 •通过减少诉讼和责任来最大限度地降低风险 组织领导者有责任-法律，财务和道德-将政策管理作为优先事项。要转变您的政策管理实践，有七个关键步骤： 组建合适的团队 定义你的方法 优先考虑政策和程序 在整个生命周期中管理文档 评估您当前的方法 比较替代方案以进行改进 确定并实施行动方案 本指南的其余部分旨在帮助您更详细地了解每个步骤。 计划 为政策管理奠定坚实的基础 本节提供了用于开始使用策略和过程管理程序的工具和模板 。无论您当前的程序多么强大，这些步骤都为您的策略管理实践提供了坚实的基础。 一般来说，政策监督委员会应代表以下群体: •负责监管和批准政策的高级领导人 •代表与政策实施相关的关键领域的领导人，包括合规、法律、风险、信息技术、安全、质量和人力资源 •受政策影响的广泛员工群体的领导者 •对政策和程序过程进行监督的政策管理员 组建合适的团队 定义你的方法 优先考虑政策和程序 组建合适的团队 您的策略管理方法有一个一致的、非常重要的元素:人民虽然正确的技术可以改变政策管理的本质，但技术并不能做出战略决策或决定内容，而你的员工会做出这样的决定。 以下框架确定了政策和程序管理中的关键角色和职责。 政策监督委员会高级领导人和关键政策利益相关者负责制定和实施整个组织的政策、程序和控制。该委员会确保与组织的愿景、使命和价值观保持一致，将其作为业务的核心。这些领导人还通过将政策管理作为值得时间和资源的优先事项，为整个企业尊重政策实践定下了基调。 批准人与审稿人有类似的责任，但他们也有权在政策符合要颁布的标准时进行最终签署。审稿人可以也可以不作为批准人。 其他利益相关者文件所有者或作者经常要求参与开发过程 ，包括研究， 头脑风暴和制定政策大纲。这些额外的贡献者可能包括主题专家、受特定政策影响的员工和与运营有整体联系的非员工(如政府机构、债权人和工会)。 需要考虑的其他角色 政策监督委员会将角色和责任下放给其他政策利益相关者群体 ，其中包括以下内容。 文档控制管理员（也称为策略协调员）负责所有策略和过程管理功能，特别是当组织使用策略管理软件时。最佳的文档控制管理员是有效的培训师和熟练的主持人，因为他们负责指导他人完成策略创建过程。 文档所有者和作者从策略颁布时开始监控策略的实施和生命周期。所有者通常与作者相同，尽管紧密合作的单独人员可以创作然后拥有该政策。文档作者编写策略并管理其修订的各个阶段。作者必须精通与政策（尤其是法律法规）相关的问题，并且有能力。 制作清晰、直接、完整的政策文件。 审稿人由文档所有者分配，并且可以选择接受、拒绝或修订正在审查的策略。审阅者在策略管理生命周期的所有阶段评估现有策略和新策略。 代理作者代表文件所有者编写文件，该所有者可能太忙，但需要对文件承担最终责任。 合作者是内容或主题专家，他们可以帮助编写文档中与文档所有者不熟悉的主题相关的部分。 翻译者在批准文件之前将其翻译成其他语言。 头脑风暴委员会可以通过使用调查，关于特定主题的小组会议和策略管理软件来帮助该过程。 Otherresponsibilitiesincludedistributionpoliciesandmanagingthepromotionorawarenesseffortsaroundthepolicyrelease.Policiesthatrepresentedareasofparticularlysignificantrisktopeopleortheorganizationshouldbeseriouseenwithtrainedwith 最后，团队中的某个人需要承担维护用于审计和报告目的的关键文档的所有权。 政策和过程管理词汇表 当您准备起草政策时，重要的是要了解一些 经常引起混乱的关键术语。 Policy 规定组织决策和行动规范的文件 政策声明 关于员工或其他资源将做什么(但不是如何做)