突发事件管理入门

白皮书 突发事件管理入门 雇主希望使他们的工作场所尽可能安全，尊重和高效。事件报告系统是实现这一目标的最强大工具之一，可以鼓励说话文化以及信任和尊重的气氛。 员工可以匿名或秘密报告不当行为指控的有效和可信赖的机制也是精心设计的合规和风险管理计划的标志。最有效的事件管理计划跟踪来自多个报告渠道的数据，以提供对道德和合规案例的准确和全面的视图，使组织能够发现和减轻驱动风险源。 尽管匿名举报至关重要，但当今授权的员工越来越多地将自己的名字放在不当行为指控的背后，从而提供了更丰富的信息。这种趋势对于采用策略来接收和调查这些报告的组织来说是一个福音。 组织内部的不当行为和腐败会造成一系列危害，从监管和财务损害到重大案件成为头条新闻时的声誉影响。当员工充当内部监督者，通过精心设计的事件管理计划分享不当行为的观察时，组织可以在案件发展为更大的风险之前进行调查和减轻。 通过强烈的自上而下的高管支持，具有发声文化的组织本来就不太可能看到那些首先产生道德和合规风险的行为。 成熟的事件管理计划可以成为全面战略风险管理方法的先锋，该方法涵盖了组织运营的所有方面。对于那些刚刚开始建立计划的人来说 ，正确的基础在管理道德和合规风险方面仍然非常有效。 各个事件管理计划的目标和操作将根据组织的监管环境而有所不同，对于组织来说，确保它们满足强制性要求至关重要。然而 ，从广义上讲，所有有效的事件管理计划都包括四个关键要素： •自顶向下支持。高层管理人员的可见支持在任何试图影响或改变员工行为的计划中都是至关重要的。如果一个计划被视为对高层管理人员不重要、令人讨厌或威胁，员工将不会信任或使用它。这涉及到各级领导，包括董事会。 NAVEX •多种报告方法。员工提出问题或提出问题的各种机制对于确保所有利益相关者在报告不当行为事件时感到舒适至关重要。这些方法必须促进一年365天的全天报告。 •通用数据库对于所有可以对其进行分类、验证、调查和最终关闭的报告。这也使得分析组织不同部分的报告数据成为可能，以确定可能需要注意的趋势和热点。 •零容忍报复。经理必须接受无报复政策的培训，组织必须确保该政策得到遵守。对报复的恐惧会扼杀员工报告事件的意愿。这些要素协同工作，为所有成熟度级别和监管环境创建强大的事件管理计划的基础设施和文化基础。 由于报告的摄入是有效事件管理过程的起点，因此有效的计划至少应提供这三个基本渠道 □电话热线 30% 的组织收到 超过一半他们通过电话热线申请。 无论组织是否强制实施电话热线报告计划，它仍然是任何道德和合规性的标准和预期组成部分 织 程序。有时，人们只是想和另一个人谈谈他们的担忧。最近的NAVEX客户数据显示，30%的组通过这个渠道收到了超过一半的摄入量索赔。 □基于Web的报告 46% 的组织收到 超过一半他们的摄入量要求通过 基于Web的报告。 相反,有些员工对与现场接线员谈论他们的问题感到不舒服,或者没有可用于拨打电话的私人位置。通过基于网络的报告,员工可以将信息输入到在线表格中,并在提交之前花时间思考和审查他们所写的内容。A 基于网络的门户应该可以从任何设备访问，并且是安全、保密和24小时可访问的。NAVEX客户数据显示，46%的组织通过这个渠道获得超过一半的摄入量。 □开门进水口 热线报告基于Web的报告其他 混合进气 Someemployeesfeelforcelledtotalktotheirmanagerdirectlyaboutaissueorproblem.Wecallthese“open-doorreports.”Ancomprehensivereportsandincidentmanagementsystemwillincludea 基于Web的工具，它允许每个经理和某些部门（如人力资源和法律部门）直接输入由其员工之一直接发送给他们的报告-很可能是口头的。一旦输入， 2 NAVEX 报告可以补充其他信息-采取的措施，补救措施，解决方案等。-就像通过上述渠道提交的报告一样。研究表明，大多数报告是由员工在与经理的会议中亲自交付的，因此捕获这些“开放式”报告应被视为全面的内部报告和事件管理系统的关键组成部分。 这三种方法确保所有员工都能够秘密或匿名分享不当行为报告，并记录所有事件。 实施事件报告程序 一旦组织确定了新的或改进的事件管理计划的结构，就必须正式启动。高层领导应明确表达该计划的重要性，并且应对员工进行有关报告事件的流程和可用渠道的培训。 成功的事件响应程序可实现以下几个关键功能： •Acknowledgement:Employeesreceiveacknowledgethattheirreportwasreceived.Thishelpsensureemployeesfeliefandtrustintheincidentreportingprocess. •透明度：对所有有效报告进行调查。只要有可能，调查都是透明的，并将结果告知报告方。 •文档报告和调查都有完整的记录，包括最初的收集，采取的行动，调查的最终处置和最终结束。这些信息有助于为方法的改进提供信息，如果调查触发审计或法律行动，这些信息可能是至关重要的。 •分析事件管理数据提供了一个了解工作场所文化的窗口,并且可以揭示某些业务领域或部门是否是风险热点。 虽然匿名报告渠道至关重要，但最近的NAVEX客户数据显示，当今的员工更愿意在报告问题和担忧时公布自己的身份。简而言之，我们看到所有报告渠道的匿名报告数量大幅下降。这种文化转变意味着组织有前所未有的机会与热切的利益相关者密切合作，以应对风险 ，并建立更强大，更道德的工作场所文化。随着越来越多的员工利用基于网络的报告渠道，同时仍然利用其他报告渠道，组织必须拥有正确的工具来接收和处理所有不当行为报告，这一点很重要。有了正确的基础，任何计划都可以利用报告方的资源来解决特定事件，同时推动更广泛的战略风险管理。 根据行业、法规环境和其他因素的不同，最佳事件管理计划是针对各个组织高度定制的。了解更多信息，开始构建一个计划，使您的组织能够在NAVEX资源中心实现强大的事件管理优势。 |info@navex.com|US+18662970224|EMEA+44(0)2089391650 NAVEX受到全球成千上万客户的信任，可帮助他们实现最重要的业务成果。作为集成风险与合规性管理软件和服务的全球领导者，我们通过NAVEXOne平台提供解决方案，该平台是业界最全面的治理，风险与合规性（GRC）信息系统。©2023NAVEXGLOBAL，INC。保留所有权利。|07.25.23