大会成立活动策划方案

福建省亚太经济贸易合作促进会成立仪式暨“亚太经贸合作论坛” 目录 CONTENTS 01 活动概况 Brief 场地规划 02 Layout 03 流程安排 Process 资源推荐 04 Ourresources 05 执行管理 Executivemanagement 风险预案 06 EmergencyPlan 1 活动概况 Brief •基本信息Brief •前期准备Pre—work 基本信息 Brief 活动时间：2021年9月28日上午08:30—12:00 活动地点：福州悦华酒店华庭厅 邀请对象：福建省人民政府领导，福建省商务厅领导、企业家代表，行业商协会领导、商界领袖，特邀嘉宾、媒体记者 活动人数：300人 前期准备 Pre－work SitesRecommendations 诚挚邀约 提前一周向所有参会者发送邀请函 场地考量 提前进行场地勘察及现场测量，提前1天进行现场场地搭建及布置。 物料准备 提前两周进行相关活动物料的制作与筹备。提前一周准备发言稿、MC串词稿等相关文案。 2 场地规划 Layout •设计导向DesignThinking •主视觉呈现KeyVisual •外场区OutfieldArea •内场区MeetingArea •延展物料设计OtherDesignServices 组织LOGO设计 平面规划 MeetingArea 茶歇区 合影墙 签名墙 嘉宾休息室 舞台 + 弧形屏 代表席 外场侧视图 MeetingArea 内场正视图 MeetingArea 内场侧视图 MeetingArea 氛围布置 OutfieldArea 主题包装搭配花艺装饰 导视牌 示意图 3 流程安排 Process •流程表FlowChart •流程细节Details 流程表 FlowChart 会议时间：08:30-12:00 会议签到 第一阶段：第一届第一次会员大会全体合影 第二阶段：福建亚太经贸合作高峰论坛午餐 注：以当日实际议程为准。 会员大会 论坛主题建议 《新时代背景下，如何让福建在经贸对外开放中保持高质量发展》 大合影 Groupphoto 推荐场地：福建会堂前空地 （图片仅供参考） 4 资源推荐 •图文直播Photograph •视频直播Livevideo 图文直播 云端摄影共享精彩 10 秒 5 分 专业摄影极速修片 10秒即可在手机端 获取专业摄影师拍摄的照片 拍摄后5分钟即可在手机端获得 经过数码师修饰后的照片 即时获取您的照片从未如此简单 最快3分钟就可以从手机端获得完美大片 1 2 3 4 人性化的手机端界面，只需简单4步操作即可将现场大片下载至手机 视频直播 机位+导播台 采集推流 流分发 流播放 5 执行管理 Executivemanagement •团队构架TeamStructure •现场人员安排Staffarrangement •时间进度Schedule •车辆交通Vehicle •VIP接待管理VIPreception Staffarrangement 现场人员安排 名称 现场工作管理 主控台管理 1、按照要求参加现场彩排，非常清楚全场流程及各环节画面、音效、灯光的要求；2、活动期间，负责整体管控控台区域工作，使画面、音效、灯光完美匹配和切换。 视频控制 1、按照要求参加现场彩排，清楚全场流程及各环节画面要求；2、活动期间，负责全场视频画面的切换，使画面与流程完美匹配和切换。 音响控制 1、按照要求参加现场彩排，清楚全场流程、各环节音效要求及舞台话筒的摆放调试；2、活动期间，负责全场音效的切换和话筒的管理，使音效与流程完美匹配和切换。 灯光控制 1、按照要求参加现场彩排，清楚全场流程及各环节灯光要求；2、活动期间，负责全场灯管的组合变化，使灯光与流程完美匹配和切换。 现场总控 1、确保从最开始了解和清楚活动各方面的需求和要求；2、带领搭建团队提前到场完成场地搭建，点检问题项，确保搭建无误；3、活动期间负责对接主办方、场地方、活动方等各方要求，整体把控全场工作，及时发现问题解决问题等。 Staffarrangement 现场人员安排 名称 现场工作管理 搭建管理 1、所有搭建项目的监督搭建，确保在指定时间节点之前完成所有项目和检查；2、现场随时关注搭建项目的情况，及时解决突发问题。 道具管理 1、活动前期，清楚掌握现场所需物料清单，并对物料进行打包管理；2、活动期间，负责签到道具、仪式道具、论坛沙发、嘉宾桌卡、同声传译器等一系列道具的管理、摆放、搬运等；3、后动结束后，负责道具的回收和运输。 后勤管理 1、员工、嘉宾接送车辆管理，确保指定时间到达指定位置和所有人准时上下车；2、茶歇用餐的对接管理，按时摆放到位，及时补充。 安保管理 1、配合安保部门做好安保力量的分配和指引；2、现场根据情况调动安保力量，预防突发问题发生。 机动人员 1、辅助道具人员完成所有道具的摆放和回收；2、在现场随时待命，各岗位如有问题需要人员补充，机动人员第一时间进行补充。 Staffarrangement 现场人员安排 名称 现场工作管理 1、提前一周，开始熟悉会议主持串词；2、按照要求参加现场彩排，对全场活动进行串场彩排，及时纠正问题；3、会议开始前，进行画外音提示会议即将开始； 主持人 4、做开场致辞，介绍到场来宾及活动情况；5、做好全场串词工作，积极调动全场气氛；6、按要求着装，标准语言主持。1、按照要求参加现场彩排，清楚自身站位和工作任务；2、活动开始前，引领来宾到达签到区进行签到，并向来宾发放嘉宾证；3、引领来宾入场，活动开始后在舞台两侧站位，引领相关领导上台致辞； 礼仪 4、在仪式等环节，负责部分道具的上下场，保证环节顺利进行；5、活动结束后，引领来宾按照路线离场；6、按要求着装，统一站姿，微笑接待，坚守岗位。 摄影师摄像师 1、按照要求参加现场彩排，清楚拍摄位置和重点环节拍摄要求；2、活动开始前拍摄空场及来宾签到入场画面；3、活动开始后拍摄领导画面及各环节的不同角度照片；4、活动结束后按照要求提供所有照片；5、要求统一着装，高质量完成拍摄工作。 THANKS！