企业经销商年会（引领·赋能·共赢主题）活动策划方案

**经销商年会 WIPESTAINDESTRIBUTORCONFERENCE 录 壹目 贰 叁 肆 壹 活动时间 2021年3月底/4月初 活动地点 （酒店待定） 活动人员 领导、员工、特邀嘉宾、经销商伙伴（150人左右） 活动内容 入住接待、经销商欢迎晚宴、经销商年会 主题推荐 形象：三头前进的牛 解读：永不停息的奋斗，犇是一种态度，一种精神1）威普斯丹永不止步的奋斗精神 2）威普斯丹人永不放弃的拼搏精神 3）威普斯丹服务追求完美的探索精神 整合客户、设计、企业等多方资源，引领涂料产业的创新与发展，深耕涂料领域，通过数字化能力和大数据技术，赋能涂料产业，携手经销商共赢。 年会内容 1、车辆接驳 （机场、火车站） 2、送达酒店（接待） 3、签到入住 1、邀约 （H5、纸质邀请函、电话） 2、确认嘉宾名单 （行程） 3、规划接待方案 4、海报发布 （倒计时、嘉宾、实时海报） 会议方案 1、签到入场 2、领取伴手礼 3、经销商年会 1、入座—经销商晚宴 （互动、表演） 前期准备-内容细则表 Pre-preparation-contentspecificationtable 日期 内容 物料 负责人 前25天 场地勘测（确定酒店信息）视觉设计 主画面视觉设计稿 设计部 前15天 H5邀请函上线定向发出 每个星期确认报名名单 H5邀请函 经销商邀约组 前10天 纸质邀请函打板确认，定向发出给VIP嘉宾 纸质邀请函 前7天 电话邀约确认嘉宾名单嘉宾分类详情 嘉宾名单 前7天 接送方案确认 电话核对嘉宾行程信息 接送方案 前5天 嘉宾海报上线 嘉宾海报 设计部 前3天 倒计时海报上线 嘉宾海报 ·场地勘测 ·视觉设计 活动筹备 前25天 ·活动介绍海报/嘉宾海报/媒体稿件传播 活动预热海报/媒体预热稿件传播 前3天 前15天 ·手机H5 ·纸质邀请函 活动H5传播/嘉宾邀约 当天 威普斯丹经销商年会 MEETINGINVITATION 前期邀约（嘉宾名单确认&分类） H5邀请函 纸质邀请函 电话邀约确认 ①活动前15天（普通嘉宾） 发布H5邀请函 通过公众平台发布、定向发送给经销商 ②活动前7天（VIP嘉宾） 确定VIP嘉宾名单（电话确认）定向发送纸质邀请函 （特种纸、烫金工艺） （正式、仪式感、重视类嘉宾） ③活动前7天 根据H5报名情况，一对一确认普通嘉宾的到场情况，提醒会议安排及航班动态。 ④活动前5天 确认所有嘉宾名单、航班动态、嘉宾分类、接送规划 倒计时海报嘉宾海报即时海报 在活动开始前，设计和投放倒计时海报， 融入年会内容简介，可设置悬念话题，增加关注度 在活动开始前，针对重要嘉宾，设计介绍海报 针对领导嘉宾的重要讲话，实时发布介绍海报 接待方案-内容细则表 Receptionprogram-contentspecificationtable 时间 接待 内容 物料 负责人 13:00-16:30 接机（机场） 1、嘉宾信息确认2、温馨短信发送3、车辆安排4、接机负责人对接 参会人员通信录， （包括姓名、地市、性别、联系电话、航班、房间号） 接机牌工作证矿泉水纪念品应急物品 年会流程卡伴手礼 ··· 接机组 接站（高铁站） 1、嘉宾信息确认2、温馨短信发送3、车辆安排4、接站负责人对接 接站组 13:00-20:00 酒店接待 1、嘉宾信息确认2、到达酒店时间确认3、房间确认（物料）4、礼宾迎接 温馨欢迎卡新鲜水果 商务正装、工作牌睡眠眼罩 ··· 酒店入住接待组 对接机每个人员发放或者自备一份参会人员通信录，包括姓名、地市、性别、联系电话、航班、房间号；事先打印好黏贴便签，印有地市、姓名、航班、房间号，由接机和跟车人员，在接到参会者后，协助拿送行李箱，直接送至酒店大堂.可以根据航班情况，安排接送车，若集中在一段时间，可以将人和行李分车运送。到酒店后，由专人负责将行李送至房间。 事先打印好黏贴便签，印有地市、姓名、航班、房间号，由 接机和跟车人员，在接到参会者后，协助拿送行李箱，直接 送至酒店大堂.可以根据航班情况，安排接送车，若集中在 一段时间，可以将人和行李分车运送。到酒店后，由专人负 责将行李送至房间； 确定好接机的2个跟车人员，及与酒店对 接人员；提前一周确定运送次数；由接机负责人来统筹牵头负责接机，以及与之衔接的跟车等事宜。 在每个过程中 明确每个节点、环节的负责人； 在整个安排确定后，为每位工作人员进行一次全流程培训或者会务整体安排的告知，让大家熟悉整体情况，以免参会者问起，答不上来；印发工作人员操作手册，里面印有参会人员名单（姓名、地市、性别、联系电话、航班、房间号）、整体计划安排、各个环节的内容、统一负责人及联系方式，工作人员分工联系表等。 嘉宾确认职责明确接机人员工作手册 嘉宾登机前24小时短信提醒航班信息&天气情况。核对起飞时间并告知到达口指引信息 接机当天安排专人实时查询航班落地时间，做好接待准备 接机负责人及志愿者分别到三个候机楼等候 接机人员举牌迎接嘉宾，并引领嘉宾乘坐前往酒店的车辆 乘坐专车 乘坐指定车辆 到达酒店 嘉宾自己准备车辆或其他交通工具 接机人员引领至专属车辆乘车位置 指引中巴车orGL8车辆乘车位置 递交温馨提示卡&饮用水，告知酒店具体位置 尊贵VIP级嘉宾 VIP嘉宾 无需接机嘉宾 为每位参会嘉宾在车辆上准备矿泉水零食和紧急联络人卡（承办方联系人）。 接机负责人依据嘉宾姓名核对嘉宾类别，引领到各级别指定乘坐车辆位置 会务接待-温馨短信 Conferencereception-pick-upprocessmanagement *具体短信内容及发送时间视嘉宾航班情况而定 航班起飞前，由统一负责短信发送的人员，负责发送温馨提示短信： （短信在起飞前30分钟发出） 中文版: “X先生/女士，您好，我是”威普斯丹经销商年会“会务工作人员小李，您的航班将在x月x日xx时刻到达杭州萧山机场，落地气温为25℃。届时我将在T1航站楼A位置持“威普斯丹经销商年会”接站牌等您，有任何需求都可以和我联系（联系电话158XXXXXX），祝您旅途愉快”。 英文版: DearSir/madam,Iamxiaoli,astaffmemberofReflexDestributorConference.YourflightwillarriveatBeijingcapitalinternationalairportat15o'clockonMay9thwiththelandingtemperatureof25℃.Atthattime,Iwillholdthe"ReflexDestributorConference"atpositionAofT1terminal,andwaitforyou.Ifyouhaveanydemand,pleasefeelfreetocontactmeat158XXXXXX.WishyouApleasanttrip. 会务接待-接机接站人员安排 Conferencereception-pick-upprocessmanagement 人员分配（场景模拟） 1号2号接机人员（其中一个举牌子）和2个跟车人员在机场出口等待，3号接机人员机动调配；在航班落地后，1号或2号接机人员电话联系参会者，在见到参会者后，由1号或2号接机人员上前，“您好，我是威普斯丹会务人员小李，欢迎您来到北京。请您稍作休息，稍后会送您到宾馆。行李请交给我们，我们直接为您送到酒店您的房间；这时，1号跟车人员负责接过行 李箱，贴上事先准备好的行李标签，将行李送至大巴车上，2号跟车人员负责带参会者引领至大巴车上；完毕后，1、2号跟车人员和接机人员再次在机场出口汇合，接下一位；1、2号跟车人员先确认行李安全无误，1、2号跟车人员，1人在前，1人在后，带引参会者上车； *具体接待人员人数安排视接站嘉宾人数及航班安排而定 人员要求 接机过程中，始终保持微笑，递送东西时要双手。接待的基本要求是：礼貌得体、热情大方、不卑不亢；接机过程中，各角色可以轮流担当；着装统一要求：男生黑皮鞋，白色衬衣，此次新发的工作服裤子；女生，黑皮鞋，白色衬衣，此次新发的工作服裙子，长发的统一扎马尾辫，不要佩戴过于招眼的耳环、等首饰，尽量不要化妆或淡妆。 前期： 确定领导人行程安排，是否需要接送，是否需要入住酒店。 期间： 车上物品：水、零食、晕车药等；车辆调度： 建议重要领导人个人一辆车，普通领导人两到三人一辆即可；循环接机、车辆具体数量以实际为准；车辆型号：奥迪A6L等 *具体车辆安排视VIP嘉宾数量而定 前间：会议前期接待时，及时收集与会嘉宾到站方式， 制定安全、便捷、顺畅、快速的交通线。 司机：5年以上驾龄，3年以上接待服务经验。 车辆：车况优良，干净整洁，经确认过：1交强险标志、 2环保标志、3年检标志。 *具体大巴车安排视嘉宾数量和到站时间而定 1、根据与会人员酒店距离，规划行车路线，确保会场秩序，不出现混乱、拥挤的情况，确保与会人员的安全性与便利性； 2、与会领导停车、进场路线规划，确保时效性与安全性； 会务接待-接机接站物料效果参考 Conferencereception-pick-upprocessmanagement 应急用品 准备纸巾、湿巾、充电宝、充电线、供嘉宾使用 专属标示 所有为嘉宾准备的细节用品上均有“瑞福莱经销商年会”标识，使嘉宾每时每刻感受到瑞福莱的用心诚意 另外准备手机充电线供嘉宾应急充电、纪念U盘供嘉宾存储资料、年会流程卡供嘉宾阅览 会务接待-接站物料效果参考 Conferencereception-pick-upprocessmanagement 杭州东站/南站-接站安排(11：00、15：00两趟) 1、制作手举牌接站，提前沟通出站口位置，安排接待人员出站口迎接嘉宾 2、接站横幅制作，方便现场接站后合影留念 3、接车车辆定制车贴标志，内配备餐饮能量包，供重要来宾车上使用，以备不时之需 *具体接待人员人数安排、接站站点视接站嘉宾人数及高铁站安排而定 会务接待-酒店细节 Conferencereception-pick-upprocessmanagement 提前至少一天打印出次日抵店人员名单（VIP专属名单），检查有无特殊要求，对有特殊要求的客人，提前做好准备。 抵店前，正门站立4名礼宾员及3名酒店人员迎接，负责迎接 的人员在大堂门口等候，服装整洁、挺括、精神饱满、面带微笑。 机场人员在接到嘉宾后应通知酒店人员客人抵店的时间，酒店接待人员在客人抵达前20分钟通知相关人员前来大厅等候，并告知嘉宾具体抵达时间。 非接机嘉宾：工作人员核对嘉宾姓名，确认后指引到前台办理入住。 接机嘉宾：司机提前电话通知嘉宾到达酒店后，工作人员持活动手举牌迎接嘉宾并指引到前台办理入住手续。 会务接待-酒店报到住宿流程管理 承办方：酒店接待负责嘉宾下榻酒店的接待工作，协调酒店柜台设置专属接待台，为来宾办理入住并与接机组保持联系。 Conferencereception-hotelcheck-inprocessmanagement 前期： 搭建酒店报道处，并有专人协助会务组分发资料， 嘉宾办理入住后，工作人员指引嘉宾至电梯,提醒查看客房内的欢迎卡【房间】 证件登记： 尊贵VIP提前准备拿取房卡专人指引checkin（走特殊通道）VIP嘉宾：专人引领checkin（设定专用通道） 办理相关入住手续。 缓解嘉宾旅途劳顿、有助睡眠 表达对参会嘉宾的诚挚问候 使嘉宾感受到宾至如归 商务正装、工作牌等 1 嘉宾抵店前30分钟，打开房门，开启室内照明灯。在贵宾入住5分钟内，根据客人数送上欢迎茶和 2 小毛巾。 嘉宾入住前在房间桌子上摆放一份报纸或者杂志。 3 当客人抵达饭店时，由门童开车门并用饭店标准语言欢迎客人光临本饭店。